Monitoring pracowników uregulowany ustawowo

Planowana data wejścia w życie nowych przepisów to 25 maja 2018 roku, co jest skorelowane z początkową datą obowiązywania rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych i związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), zwanego w skrócie RODO.

Pozostałe planowane zmiany do Kodeksu pracy między innymi przepis określający zakres danych, jakich firmy będą mogły żądać od kandydatów oraz pracowników, czy regulacje dotyczące przetwarzania i zabezpieczaniem danych biometrycznych, ciągle nie trafiły pod obrady Sejmu. na podstawie projektu ciągle procedowanego przez rząd ma zostać dodany również przepis wyraźnie przyznający pracodawcom prawo do przetwarzania danych osobowych kandydatów/pracowników na podstawie ich zgody (co wcześniej wzbudzało wątpliwości).

Jakie będą dozwolone formy monitoringu?

Przepisy wprost zezwalają na stosowanie na terenie zakładu pracy monitoringu wizyjnego (kamer przemysłowych) umożliwiających rejestrację obrazu oraz monitoringu poczty elektronicznej. Dopuszczają także stosowanie innych form monitoringu (niewymienionych wprost). W tej ostatniej kategorii może mieścić się w szczególności monitoring aktywności pracowników w Internecie, stosowanie urządzeń GPS w samochodach służbowych pracowników terenowych, czy przeglądanie wiadomości tekstowych. Wydaje się, że na tej podstawie dopuszczalne może być także stosowanie przeszukania pracowników, mającego na celu zapobieganie wynoszenia przez nich mienia pracodawcy.

Jest to istotne rozszerzenie zakresu dopuszczalnych form monitoringu w stosunku do pierwotnie zaproponowanego przez rząd. Początkowo w projekcie przepisów wprowadzających ustawę o ochronie danych osobowych (tam jeszcze do niedawna znajdowały się wszystkie zmiany do kodeksu pracy) zaproponowano usankcjonowanie wyłącznie monitoringu wizyjnego. Jednak po fali krytyki, z jaką spotkała się ta propozycja, rząd zdecydował się na wprowadzenie autopoprawki w tym zakresie. Niewątpliwie jest to krok w dobrym kierunku. Już teraz bowiem w praktyce stosowany jest znacznie szerszy katalog form monitoringu niż tylko telewizja przemysłowa. Należy się liczyć z tym, że w przyszłości, wraz z rozwojem techniki katalog sposobów monitorowania pracowników jeszcze się rozszerzy.

Kiedy będzie można stosować monitoring?

Monitoring wizyjny będzie można stosować, gdy jest to niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania tajemnicy przedsiębiorstwa. Z kolei monitoring poczty elektronicznej (a także inne formy monitoringu) będzie można stosować, gdy jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. Decyzję co do „niezbędności” tego środka nadzoru podejmować będzie pracodawca.

Treść uchwalonych przepisów budzi pewne zastrzeżenia co do sposobu w jaki regulują dozwolone przypadki stosowania poszczególnych form monitoringu.

Niezrozumiałe jest np. niewskazanie wprost ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa jako jednej z przesłanek zastosowania monitoringu poczty elektronicznej. Naruszenia tajemnicy przedsiębiorstwa zwykle stwierdza się właśnie w drodze badania korespondencji mailowej pracownika, czy wykorzystania przez niego sprzętu komputerowego pracodawcy. Tą drogą zwykle dochodzi bowiem do „wycieków” informacji, czego w drodze monitoringu wizyjnego nie da się ustalić. Podczas gdy treść przepisu odnoszącego się do monitoringu poczty może sugerować, że ustawodawca dopuścił jego stosowanie dla celów weryfikacji, np. czy pracownik nie korzysta ze sprzętu pracodawcy do celów prywatnych. W uzasadnieniu do autopoprawki brak wyjaśnienia w tym zakresie.

Zastanawiające jest również dopuszczenie w ustawie monitoringu wizyjnego na potrzeby kontroli produkcji z jednoczesnym usunięciem (w stosunku do pierwotnej propozycji) zapisu, że monitoring nie może być stosowany jako środek kontroli wykonywania pracy przez pracownika. Dotychczas, w oparciu o przepisy ogólne dotyczące ochrony dóbr osobistych przyjmowano, że kamery przemysłowe nie mogą stanowić środka kontroli wydajności. W praktyce oznaczało to, że kamery monitoringu musiały obejmować szeroki plan, nie mogły natomiast być skierowane na indywidualne stanowiska pracy. Również w tym przypadku w uzasadnieniu do autopoprawki nie było wzmianki o powodach stojących za takimi zamianami redakcyjnymi. Wydaje się jednak, że dotychczasowe „wytyczne” powinny jednak pozostać w mocy.

Niezrozumiałe jest też, dlaczego monitoringu wizyjnego nie można stosować do weryfikacji wykorzystania czasu pracy, skoro dopuszczone jest to w przypadku monitoringu poczty elektronicznej. Wydaje się, że w tym przypadku bardziej naturalnym sposobem kontroli jest monitoring wizyjny, który pozwala potwierdzić, czy pracownik przebywa w czasie pracy na swoim stanowisku, czy może jednak korzysta z przerw w sposób nadmierny. Tutaj również brak jakiegokolwiek wyjaśnienia ze strony ustawodawcy.

Gdzie będzie można instalować kamery?

Kamery będzie można montować zarówno na terenie samego zakładu pracy, jak i wokół niego. Pomieszczeniami „wolnymi” od monitoringu co do zasady pozostaną łazienki, toalety, szatnie, stołówki, palarnie, a także pomieszczenia udostępnione związkom zawodowym. W tych pomieszczeniach monitoring będzie można stosować tylko w wyjątkowych przypadkach, jeśli będzie to niezbędne dla realizacji celu instalacji oraz o ile nie będzie to naruszało godności oraz innych dóbr osobistych pracowników oraz niezależności związków zawodowych. Ma to być realizowane w szczególności poprzez stosowanie technik uniemożliwiających identyfikację osób przebywających w tych pomieszczeniach.

Dotychczas powszechnie przyjmowano, że kamer monitoringu nie można instalować w toaletach, łazienkach, czy szatniach ze względu na poszanowanie godności i prywatności pracowników. Niezrozumiałe jest natomiast uwzględnienie na tej liści palarni, chyba że ustawodawca kierował się w tym zakresie sensytywnym charakterem informacji o nałogach.

Jak długo będzie można przechowywać nagrania z monitoringu?

Nagrania z monitoringu będzie można przechowywać maksymalnie trzy miesiące. Jeśli jednak będą one stanowić dowód w postępowaniu, okres przechowywania zostanie wydłużony do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po tym czasie nagrania zawierające dane osobowe powinny zostać zniszczone.

Jest to istotna zmiana w stosunku do poprzedniego brzmienia zaproponowanego zapisu, który wskazywał, że nagrania mogły być przechowane przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego były gromadzone. Istniała zatem podstawa do argumentowania, że nagrania można przechowywać nawet do 10 lat. Tyle wynosi bowiem okres przedawnienia karalności kradzieży. Różnica jest zatem istotna.

W jakim zakresie będzie można monitorować pocztę elektroniczną?

Monitoring poczty, a także inne formy monitoringu nie będą mogły naruszać tajemnicy korespondencji oraz innych dóbr osobistych pracownika. W przypadku kontroli treści e-maili oznacza to, że uprawnienie pracodawcy ograniczone będzie wyłącznie do korespondencji służbowej. Szef nie będzie mógł czytać e-maili oznaczonych jako prywatne. Również jeśli w toku weryfikacji korespondencji okaże się, że mail ma charakter prywatny pomimo wyraźnego braku oznaczenia w tym zakresie, powinien natychmiast przerwać czytanie. Zasada ta nie ulegnie zmianie nawet jeśli w regulaminie obowiązującym w firmie wyraźnie zakazano korzystania ze sprzętu firmowego do celów prywatnych.

Z kolei przeszukanie pracowników powinno być prowadzone w sposób nienaruszający ich godności. W szczególności powinno odbywać się w zamkniętym pomieszczeniu, bez dostępu ogółu pracowników. Powinno być również prowadzone przez osobę tej samej płci, co przeszukiwany pracownik.

Jak będzie można wprowadzić monitoring?

Decyzję o wprowadzeniu pracodawca będzie co do zasady podejmował samodzielnie. Zasady prowadzenia monitoringu powinny jednak zostać ustalone w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu (jeżeli w danej firmie nie obowiązuje układ zbiorowy i nie ma ona obowiązku wprowadzania regulaminu). Pracodawca powinien w nich w szczególności wskazać cele, zakres i sposoby zastosowania monitoringu.

Pracownicy powinni również zostać poinformowani o wprowadzeniu monitoringu w sposób przyjęty u danego pracodawcy nie później niż dwa tygodnie przez jego uruchomieniem. W zależności od dotychczasowej praktyki, informacja może być przekazana pracownikom e-mailowo, poprzez zamieszczenie informacji w intranecie, czy na tablicy informacyjnej. Nowo zatrudnieni pracownicy powinni otrzymać taką informację na piśmie przed dopuszczeniem do pracy.

Dodatkowo pomieszczenia oraz teren objęty systemem kamer powinien zostać przez pracodawcę oznaczony w sposób widoczny i czytelny jeszcze przed uruchomieniem monitoringu. Obowiązek informacyjny będzie ciążył na pracodawcy również w stosunku do osób trzecich wchodzących na teren zakładu.

Co to oznacza dla pracodawców?

Pracodawcy będą musieli dokonać przeglądu obowiązujących u nich zasad monitoringu i zweryfikować, czy są one zgodne z przepisami nowej ustawy o ochronie danych osobowych. Może to oznaczać zarówno konieczność dostosowania parametrów technicznych stosowanego monitoringu, jak i odpowiednią modyfikację przepisów wewnętrznych obowiązujących w tym zakresie.

Ustawodawca nie przewidział okresu przejściowego na dostosowanie się do nowych wymagań (brak przepisów przejściowych w tym zakresie). Uznać zatem należy, że wszelkie niezbędne zmiany w zasadzie powinny być dokonane niezwłocznie.