Ryczałt za pracę zdalną po pół roku

Praca zdalna od kwietnia 2023 r.

Pomimo, że praca zdalna na szeroką skalę funkcjonuje na polskim rynku pracy od wybuchu pandemii COVID-19, dopiero w 2023 roku została uregulowana przepisami Kodeksu Pracy. Nowelizacja stworzyła definicję legalną pracy zdalnej i nałożyła na pracodawców szereg praw i obowiązków w tym zakresie.

Co istotne z perspektywy podmiotu zatrudniającego, ustawodawca ukształtował po stronie pracodawcy:

• obowiązek pokrycia kosztów związanych z wykonywaniem pracy zdalnej oraz
• obowiązek wypłaty ekwiwalentu w sytuacji używania do pracy zdalnej narzędzi własnych pracownika (niezapewnionych przez pracodawcę).

Regulacje stanowią, że wypełnienie tego obowiązku może być zastąpione poprzez wypłatę ryczałtu za pracę zdalną. Wysokość ryczałtu odpowiadać ma przewidywanym kosztom pracy zdalnej, które ponosi pracownik w związku z tym, że pracuje poza miejscem pracy wskazanym przez pracodawcę.

Ryczałt za pracę zdalną – brak przychodu, brak podatku PIT

Jasne rozstrzygnięcie przewidziane jest z kolei w art. 6725 Kodeksu Pracy w stosunku do opodatkowania kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przepis ten stanowi, że to, co pracownik otrzyma od pracodawcy celem pokrycia kosztów pracy zdalnej (ryczałt/ekwiwalent/zwrot kosztów/materiały i narzędzia) nie jest dla niego przychodem w rozumieniu ustawy o PIT. Co za tym idzie, pracodawca nie powinien potrącać podatku PIT od wypłaconych z tego tytułu wartości, jak również składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.

Wysokość ryczałtu za pracę zdalną w praktyce

Po wprowadzeniu nowych przepisów pracodawcy stanęli przed wyzwaniem, jak w praktyce właściwie ustalić wysokość ryczałtu za pracę zdalną dla pracowników, aby nie było to podważane z jednej strony przez samych pracowników, a z drugiej nie budziło wątpliwości organów podatkowych.

W przypadku wypłaty ryczałtu niewspółmiernie wysokiego do ponoszonych kosztów, organy skarbowe i ubezpieczeniowe mogą zakwestionować brak opodatkowania oraz oskładkowania takiego składnika. Z kolei, jeśli pracownik otrzyma ryczałt o wartości niewspółmiernie niskiej do ponoszonych kosztów, kwestia ta może stanowić podstawę kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy pod kątem uchylania się przez pracodawcę od wypełniania obowiązku ponoszenia kosztów pracy zdalnej.

Katalog refundowanych kosztów może być dowolnie rozszerzony, o ile da się obiektywnie uzasadnić związek pomiędzy wypłatą ryczałtu a kosztami ponoszonymi po stronie pracownika oraz ich podłoże w świadczeniu pracy w sposób zdalny.

Sposób wypłaty ryczałtu za pracę zdalną

Kwestia ustalenia sposobu wypłaty ryczałtu za pracę zdalną również nie została szczegółowo określona w przepisach, pozostając w sferze decyzyjnej pracodawcy. Znaczna część polskich pracodawców zdecydowała się na określenie ryczałtu za pracę zdalną w wysokości miesięcznej i w takim okresie wypłaca go pracownikom. Nie jest to jednak jedyne dozwolone rozwiązanie, można spotkać także wypłaty występujące w innych okresach, np. kwartalnie.

Wypłata ryczałtu za pracę zdalną w założeniu rekompensować ma koszty, które pracownik ponosi w związku z tym, że wykonuje pracę poza siedzibą pracodawcy. Aby zrealizować to założenie w praktyce, należy rozważyć czy wprowadzić wewnętrzne systemy rejestrujące dni/godziny pracy zdalnej poszczególnych pracowników w okresie rozliczeniowym, czy wystarczy jednak uśrednić wartość dla wszystkich zatrudnionych.

Ryczałt za pracę zdalną a podejście organów

Od czasu wejścia w życie omawianych regulacji, organy skarbowe wydały kilka interpretacji indywidualnych, we wszystkich potwierdzając brak opodatkowania podatkiem PIT kwot przyznanych w związku z wykonywaniem pracy zdalnej.

Przykładowo, w interpretacji indywidualnej z 22 maja 2023 r. (nr. 0115-KDIT2.4011.170.2023.1.KC) spółka zapytała Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, czy w stosunku do osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę jest zobowiązana do poboru zaliczki na podatek od kwoty wypłacanego ryczałtu za pracę zdalną (obejmującego koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych). Organ stwierdził, że to pracodawca jest odpowiedzialny za zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, dlatego ich zapewnienie nie stanowi przychodu w rozumieniu PIT (a tym samym spółka nie jest zobowiązana do pełnienia roli płatnika podatku PIT).

Analogiczne stanowisko, pozytywne dla podatników zajęły również organy podatkowe w interpretacjach z dnia 21 lipca 2023 r. (nr. 0115-KDIT3.4011.417.2023.1.PS) oraz w interpretacji z 12 maja 2023 r. (nr. 0114-KDIP3-2.4011.341.2023.2.MN).

Co do sposobu wyliczenia i wypłaty ryczałtu za pracę zdalną, podejście organów wynikające z dotychczasowych interpretacji jest dość liberalne (w odniesieniu na przykład do potrzeby dokumentowania wydatków). Nie powinno to jednak uśpić rzetelności pracodawców w prawidłowym ustaleniu kwoty ryczałtu za pracę zdalną dla pracowników, bowiem może być ona przedmiotem indywidualnej kontroli ze strony organów podatkowych, ubezpieczeniowych oraz Inspekcji Pracy.