Artykuł
Praca zdalna za granicą - kwestie ubezpieczeniowe
Praktyka ZUS w przypadku workation
Strefa Pracodawcy 32/2023 | 30 sierpnia 2023 r.
Obecnie praca w wielu branżach może być wykonywana z dowolnego miejsca, w którym zapewniony jest dostęp do Internetu. Jak pokazuje praktyka rynkowa, z tej możliwości chętnie korzystają polscy pracownicy. Wśród nich są również tacy, którzy chcą okazjonalnie wykonywać pracę zdalną poza granicami Polski. Tzw. workation pozwala im połączyć obowiązki zawodowe z pobytem w miejscu wypoczynku.
Przesuń stronę do:
- Workation – ubezpieczenie wyzwaniem dla pracodawców
- Nowa praktyka ZUS
- Workation – przykładowe zastosowanie nowego podejścia ZUS
Workation – ubezpieczenie wyzwaniem dla pracodawców
Fakt świadczenia pracy poza granicami kraju zatrudnienia może wpłynąć na sytuację pracownika, a także na obowiązki pracodawcy pod względem ubezpieczeń społecznych. Nawet czasowa praca za granicą może zadecydować o zmianie systemu ubezpieczeń, pod który podlega ubezpieczony. Do tej pory kwestia ta stanowiła wyzwanie dla polskich pracodawców, którzy – obawiając się powstania dodatkowych obowiązków w innych krajach, często ograniczali swoim pracownikom możliwość pracy zdalnej za granicą.
W zakresie regulacji unijnych generalną zasadą jest bowiem podleganie systemowi ubezpieczeń w kraju, w którym się wykonuje pracę („pay where you work”). Wyjątkiem od tego są np. pracownicy w trakcie oddelegowania, gdy wykonując pracę np. w ramach oddelegowania do Hiszpanii, pracownik przynależy dalej do systemu ubezpieczeń kraju macierzystego (np. Polski). Wówczas można uzyskać w dość prosty sposób (o ile spełnia warunki oddelegowania) potwierdzające to zaświadczenie A1.
Dotychczas jednak Zakład Ubezpieczeń Społecznych twierdził, że nie można uzyskać zaświadczenia A1 na podstawie art. 12 Rozporządzenia 883/2004 (czyli dotyczącego pracownika oddelegowanego) w sytuacji pracy zdanej, a należy to zrobić w trybie porozumienia wyjątkowego (art. 16), w przypadku którego tryb jest bardziej skomplikowany i czasochłonny.
Nowa praktyka ZUS
W 2022 roku zostały jednak opublikowane wytyczne Komisji Europejskiej dotyczących koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Pozwalają one na rozszerzenie stosowania regulacji Rozporządzenia 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego na sytuacje pracy wykonywanej zdalnie za granicą. To istotna zmiana, która wyszła naprzeciw potrzebie zabezpieczenia sytuacji ubezpieczeniowej osób pracujących zdalnie poza granicami kraju dla swojego pracodawcy.
Zakład Ubezpieczeń Społecznych w rozmowach potwierdził stosowanie praktycznego podejścia umożliwiającego wydanie zaświadczenia A1 w sytuacji, kiedy ubezpieczony pracuje dla polskiego pracodawcy zdalnie z kraju Unii Europejskiej, Europejskiego Obszaru Gospodarczego lub Szwajcarii. Ustalenia ZUS dotyczą sytuacji, kiedy pracownik świadczy pracę za granicą w sposób zdalny na podstawie uzgodnienia z pracodawcą, przy czym nie jest to formalne oddelegowanie.
Organ potwierdza możliwość wydania zaświadczenia A1 dla ubezpieczonego w takiej sytuacji po spełnieniu określonych warunków. Wydanie takiego certyfikatu poświadcza pozostanie ubezpieczonego w polskim systemie ubezpieczeń społecznych, tym samym eliminując ryzyko powstania obowiązku opłacania składek w kraju, w którym ubezpieczony pracuje zdalnie oraz zabezpiecza sytuację pracodawcy (w szczególności chroni przed powstaniem obowiązku rejestracji polskiej spółki jako płatnika składek w kraju, gdzie pracownik świadczy pracę zdalną).
Wydaje się zatem, że obecnie będzie możliwe wydawanie przez ZUS zaświadczeń A1 w sytuacji tzw. workation na podstawie art. 12 Rozporządzenia.
Workation – przykładowe zastosowanie nowego podejścia ZUS
Przykład 1:
W praktyce nowe podejście ZUS znajdzie zastosowanie przykładowo w przypadku pracownika, który po dwutygodniowym urlopie w Hiszpanii, zostaje tam na kolejne osiem tygodni, podczas których będzie wykonywał swoje obowiązki dla polskiej spółki za pomocą sieci teleinformatycznej. Po uzyskaniu certyfikatu A1 dla takiej osoby, fakt wykonywania pracy przez 8 tygodni z terytorium Hiszpanii nie wpłynie na powstanie tam obowiązków na płaszczyźnie ubezpieczeń społecznych.
Przykład 2:
Z nowej praktyki rozszerzenia stosowania przepisów Rozporządzenia 883/2004 w zakresie oddelegowania także do pracy zdalnej (gdy jest wykonywana za zgodą pracodawcy) skorzysta też pracownik, który po uzgodnieniu z pracodawcą wyjedzie do Niemiec np. na pół roku w celu opieki nad chorym rodzicem, ale wciąż będzie wykonywał pracę dla polskiej spółki. W takim przypadku okres pracy zdalnej z Niemiec powinien zostać objęty certyfikatem A1, aby zabezpieczyć sytuację pracownika i polskiego pracodawcy przed ewentualnymi roszczeniami ze strony zagranicznej instytucji ubezpieczeniowej lub inspekcji pracy.
Niezależnie od powyższego należy pamiętać o tym, że w przypadku tymczasowej pracy za granicą mogą pojawić się również wyzwania inne niż z zakresu ZUS, np. kwestie podatkowe czy dotyczące prawa pracy. Jeśli w Państwa organizacji pojawiają się przypadki workation lub jesteście Państwo w trakcie wprowadzania regulaminów czy innego uzgadniania pracy zdalnej z zagranicy, zapraszamy do kontaktu.
Szkolenie on-line: Jak współpracować na podstawie B2B? Zasady, ryzyka i dobre praktyki
Współpraca z osobami prowadzącymi indywidualną działalność gospodarczą z perspektywy prawnej i podatkowej
Otwarte szkolenie on-line: 10 października 2023 r., godz. 10:00 – 14:30
Kontakt:
Aldona Szady-Ślaska
Partner Associate w Zespole ds. rozwiązań dla pracodawców
