Zmiany w prawie pracy zachęcają pracodawców do digitalizacji dokumentów pracowniczych

Nowe dokumenty, które pracodawca musi przechowywać w aktach pracownika

W 2023 r. wraz z obszernymi zmianami w kodeksie pracy wprowadzono nowe dokumenty, które pracodawca i pracownik mogą sporządzać w postaci elektronicznej np.:

• wnioski i oświadczenia dotyczące pracy zdalnej,
• wnioski o zmianę rodzaju umowy o pracę lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy,
• wniosek o elastyczną organizację pracy,
• od kwietnia 2023 r. pracodawca może poinformować pracownika o warunkach zatrudnienia i ich zmianach.

Wszystkie te dokumenty powinny znajdować się, w części B akt osobowych obejmującej oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika.

Pracodawcy, którzy zdecydowali się wprowadzić kontrole trzeźwości w swoim zakładzie pracy, są zobowiązani przechowywać szereg informacji o przeprowadzonych kontrolach w części E akt osobowych.

Jeśli pracodawca prowadzi akta osobowe w postaci papierowej, to aby włączyć dokumenty wytworzone elektronicznie do akt osobowych będzie musiał je wydrukować i opatrzyć podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Można jednak działać prościej.

E-teczka – możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej elektronicznie

Od 1 stycznia 2019 r. istnieje możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej (w tym akt osobowych) w postaci elektronicznej (e-teczka). Dokumentacja prowadzona w takiej postaci, jeśli są spełnione wymagania opisane w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej ("Rozporządzenie”), jest równoważna dokumentacji papierowej.

Kodeks pracy zezwala także na zmianę postaci, w której pracodawca prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą z papierowej na elektroniczną. Taki proces warto dobrze zaplanować i się do niego przygotować. Konieczne będzie wybranie właściwych narzędzi, zaplanowanie działań, opracowanie procedur, przeszkolenie pracowników działu HR.

Warto jednak podjąć to wyzwanie, bo digitalizacja akt osobowych, to nie tylko postęp technologiczny i ograniczenie ilości używanego papieru (zmniejszenie śladu węglowego), to także większy komfort pracy dla pracowników działów HR.

Systemy e-teczki ułatwiają:

• przeszukiwanie dokumentów pracowniczych z użyciem różnych filtrów,
• niektóre ułatwiają sporządzanie raportów w oparciu o dane zgromadzone w e-teczkach,
• a także przypominają o ważnych datach (np. zbliżającym się końcu ważności badań pracowniczych, czy przeszkolenia bhp, końcu umowy na czas określony).

Współautorka:
Marta Dychto, Junior Associate w Kancelarii Deloitte Legal