Co nowego w prawie pracy w 2019 roku?

Analizy

Co nowego w prawie pracy w 2019 roku?

Strefa pracodawcy: podatki i prawo 2/2019 | 22 stycznia 2019 r.

Początek 2019 roku obfituje w zmiany w prawie pracy. Niektóre z dotychczasowych rozwiązań ulegną istotnej zmianie. Wprowadzone zostają również nowe rozwiązania, jak np. Pracownicze Plany Kapitałowe. Poniżej przedstawiamy zestawienie najistotniejszych nowości.

1. Pracownicze Plany Kapitałowe

Z dniem 1 stycznia br. weszła w życie zapowiadana od dłuższego czasu reforma systemu emerytalnego. Począwszy od tego roku pracodawcy będą zobowiązani do tworzenia Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK). W pierwszej kolejności, od 1 lipca 2019 roku, obowiązek ten obejmie największych pracodawców, zatrudniających (nie tylko na podstawie umowy o pracę) co najmniej 250 osób. W kolejnych latach obowiązek ten obejmie także mniejsze podmioty.

Zwolnione z obowiązku utworzenia PPK będą tylko firmy, które wcześniej wprowadziły dla swoich pracowników pracownicze plany emerytalne – PPE (przy czym dla podmiotów objętych obowiązkiem wprowadzenia PPK od lipca w zasadzie jest już za późno na przeprocesowanie tego rozwiązania). W innych przypadkach jedynie pracownicy będą mogli zrezygnować z udziału w PPK. Jednak osoby, które skorzystają z tej możliwości będą ponownie zapisywane do PPK w cyklach czteroletnich.

Z wprowadzeniem PPK dla pracodawców objętych PPK w pierwszej kolejności wiąże się konieczność zawarcia w drugiej połowie tego roku umów o zarządzanie PPK z wybraną instytucją finansową oraz umów o prowadzenie PPK dla indywidualnych pracowników/współpracowników, a także odprowadzenie pierwszych składek i przeprocesowanie ewentualnych rezygnacji. Koszty składki na PPK rozdzielone będą pomiędzy pracodawcę i pracownika. Po stronie pracodawcy wyniesie ona w podstawowej wysokości 1,5% podstawy (o tyle wzrośnie koszt zatrudnienia danej osobowy). Po stronie pracownika co do zasady składka podstawowa wyniesie 2% podstawy (o tyle mniejsze będzie wynagrodzenie, jakie pracownik otrzyma na rękę po wszystkich potrąceniach). Począwszy od tego roku należy się zatem liczyć ze wzrostem budżetu na wynagrodzenia, zarówno ze względu na dodatkowe obciążenia, jak i z powodu zwiększenia presji na podwyżki ze strony zatrudnionych. Z administrowaniem PPK wiązać się będą dodatkowe obowiązki (konieczność pilnowania terminów, zapisywania pracowników, czy ewidencjonowania rezygnacji). Z kolei za uchybienia przy wdrażaniu i administrowaniu PPK grozić będzie grzywna w wysokości do 1,5% funduszu wynagrodzeń lub do 1 mln zł – w zależności od rodzaju uchybienia. Warto zatem zawczasu dobrze przygotować się do nowych obowiązków, np. poprzez wprowadzenie stosownych procedur.

Więcej o Pracowniczych Planach Kapitałowych

Firma Deloitte przygotowała model symulacyjny, umożliwiający analizę porównawczą wpływu utworzenia PPE i PPK i wybór najkorzystniejszego rozwiązania

Dowiedz się więcej

2. Związki zawodowe dla zatrudnionych na podstawie umów cywilnoprawnych

Od tego roku prawo do tworzenia i wstępowania do związków zawodowych zostanie przyznane również osobom świadczącym pracę na podstawie umów cywilnoprawnych, w tym także osobom samozatrudnionym (prowadzącym jednoosobowo działalność gospodarczą, które same nie zatrudniają pracowników). Współpracownicy należący do związków zyskają uprawnienia wiążące się z prowadzeniem działalności związkowej (np. prawo do zwolnienia od pracy na okres kadencji w zarządzie zakładowej organizacji związkowej, czy w celu wykonania doraźnej czynności związkowej, a także prawo do ochrony przed wypowiedzeniem). W praktyce może to ograniczyć elastyczność zatrudnienia osób na zleceniu (nawet krótkotrwałym), a decyzje skutkujące odmową kontynuacji zatrudnienia takiej osoby mogą być oceniane przez pryzmat dyskryminacji z tytułu przynależności związkowej.
Osoby zatrudnione na podstawie cywilnoprawnej zyskają też prawo do wszczynania i przystępowania do sporów zbiorowych, np. na gruncie warunków wynagradzania, czy wykonywania pracy. Będą mogły również brać udział w referendum strajkowym i ostatecznie także w strajku. Informacje o liczebności organizacji związkowej będą od tego roku składane w cyklach półrocznych, nie kwartalnych.

Niezłożenie takiej informacji skutkować będzie utratą przez związek uprawnień. Przewidziana została również procedura sądowej weryfikacji podanej przez związek liczby członków. Jeśli zatem pracodawca ma wątpliwości, czy podane przez związek informacje są rzetelne, warto rozważyć skorzystanie z tego mechanizmu.

Zmianie uległy również kryteria uznania organizacji związkowej za reprezentatywną. Zmienił się również katalog naruszeń przepisów ustawy związkowej podlegających karze. W przypadku naruszeń po stronie pracodawcy będą to m.in.: (i) niepodjęcie negocjacji ze związkiem w razie planowanych zmian warunków zatrudnienia w związku z przejściem zakładu pracy (lub jego części) na nowego pracodawcę; czy (ii) niepotrącanie składek członkowskich pomimo wniosku związku i zgody pracownika. Z kolei działacze związkowi będą mogli zostać ukarani grzywną m.in. w razie: (i) przeznaczania dochodów związku na cele niestatutowe lub dzielenia tych dochodów pomiędzy związkowców; lub (ii) zawyżania liczby członków organizacji związkowej.

3. Dokumentacja pracownicza

Począwszy od tego roku pracodawcy mogą prowadzić dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. Skrócony został także okres przechowywania tej dokumentacji po ustaniu zatrudnienia z 50 do 10 lat, przy czym nowe przepisy znajdą automatyczne zastosowanie tylko do pracowników zatrudnionych od 1 stycznia tego roku. Z kolei dla osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 roku a 31 grudnia 2018 roku skrócony okres przechowywania akt znajdzie zastosowanie tylko pod warunkiem spełnienia dodatkowych obowiązków.

Zmianie ulegnie także sam sposób prowadzenia akt osobowych. Przede wszystkim od tej pory mają być one podzielone na cztery części (odrębna część zarezerwowana będzie teraz dla kwestii związanych z odpowiedzialnością porządkową pracownika).

W celu dostosowania się do nowych regulacji konieczne może okazać się wprowadzenie w firmie dodatkowych procedur postępowania z dokumentacją pracowniczą, w tym procedur digitalizacji, dostępu do dokumentacji, tworzenia kopii zapasowych, przechowywania, zabezpieczenia, czy kontroli funkcjonowania zabezpieczeń. Dostosowanie się do nowych wymogów prowadzenia i przechowywania akt osobowych może również wymagać przeglądu wprowadzonych procedur ochrony danych osobowych.

4. Forma wypłaty wynagrodzenia

Od stycznia 2019 roku domyślną formą wypłaty wynagrodzenia za pracę będzie przelew na rachunek bankowy pracownika. Dotychczas było to możliwe jedynie za pisemną zgodą pracownika, a domniemaną formą była wypłata gotówki do rąk własnych. Osoby, które otrzymywały wynagrodzenie w tej formie powinny zostać niezwłocznie poinformowane o obowiązku podania numeru rachunku lub złożenia wniosku o wypłatę wynagrodzenia w dotychczasowy sposób.

5. Nowe wynagrodzenie minimalne

Wynagrodzenie minimalne za pracę wynosi w tym roku 2.250 zł, co oznacza wzrost o 150 zł w stosunku do 2018 roku. Kwota ta będzie miała z mocy samego prawa zastosowanie w stosunku do pracowników, których umowy o pracę przewidują niższe wynagrodzenie. Z kolei wypłacanie pensji w kwocie niższej stanowić będzie naruszenie praw pracowniczych.

Podwyższenie wynagrodzenia minimalnego będzie miało też wpływ na wysokość innych świadczeń związanych ze stosunkiem pracy. Do 33.750 zł wzrośnie ustawowy limit wysokości odprawy z ustawy o zwolnieniach grupowych. Odpowiednio wyższy będzie również dodatek za pracę w porze nocnej.

Do 14,70 zł wzrośnie z kolei minimalna stawka godzinowa, wypłacana na podstawie umów zlecenia i umów o świadczenie usług.

Czy ta strona była pomocna?