Dyrektorzy regionalni - błędny zapis miejsca pracy może pracodawcę wiele kosztować

Problematyczne miejsce pracy dyrektorów regionalnych

Postępująca globalizacja sprawia, że w ostatnich latach można coraz częściej zaobserwować przypadki zatrudniania polskich pracowników na stanowiskach, które wymagają odpowiedzialności za pewien obszar działalności spółki lub grupy kapitałowej na poziomie określonego regionu. Planując zatrudnienie takiego pracownika, pracodawca może napotkać jednak szereg praktycznych wątpliwości dotyczących przede wszystkim prawidłowego określenia miejsca pracy w umowie o pracę oraz rozliczania podróży służbowych. Obecnie przepisy nie uwzględniają bowiem w dostateczny sposób specyfiki pracy takich osób, co powoduje problemy z zastosowaniem ich w praktyce.

Sposób określenia miejsca pracy w umowie o pracę

Pracodawca ma obowiązek określić w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy przez pracownika. Wymóg ten wynika z art. 29 par. 1 kodeksu pracy. Przepisy tego kodeksu nie precyzują jednak, w jaki sposób pracodawca powinien to zrobić. O ile w przypadku wielu pracowników kwestia ta nie nastręcza większego problemu, to w przypadku niektórych stanowisk pracodawca może mieć istotne wątpliwości, jak prawidłowo określić miejsce pracy.

Mimo że kodeks pracy nie zawiera wytycznych odnośnie sposobu określenia miejsca pracy w umowie o pracę, pomocne może być sięgnięcie do orzecznictwa sądów, w którym wyróżnia się trzy możliwe sposoby określenia miejsca pracy:

1. punktowo (adresowo), czyli poprzez wskazanie miejscowości (np. Warszawa) albo konkretnego adresu (np. Pl. Defilad 1, Warszawa) – ten sposób stosowany jest m.in. w przypadku pracowników biurowych;
2. obszar geograficzny (np. województwo mazowieckie) – ten sposób stosowany jest m.in. w przypadku przedstawicieli handlowych;
3. tzw. ruchome (zmienne) miejsce pracy (np. budowy realizowane przez pracodawcę na terytorium Polski) – ten sposób stosowany jest m.in. w przypadku pracowników zatrudnionych na budowie.

W przypadku pracowników odpowiedzialnych za określony obszar działalności pracodawcy lub całej grupy kapitałowej w wyznaczonym regionie nie da się jednoznacznie przesądzić, który ze wskazanych powyżej sposobów określenia miejsca pracy jest prawidłowy. W każdym przypadku konieczne jest uwzględnienie zakresu obowiązków na konkretnym stanowisku i sposobu, w jaki będą one wykonywane. Niekiedy nawet te same obowiązki mogą być różnie wykonywane przez różne osoby – jeden pracownik będzie bowiem wolał spotkać się osobiście z podwładnym pracującym w innej miejscowości albo z klientem, a inny większość spraw będzie załatwiał zdalnie w drodze kontaktu telefonicznego lub mailowego. 

Nie jedno, a kilka miejsc pracy w umowie

Dosłowne brzmienie art. 29 par. 1 k.p. wskazuje, że w umowie należy określić jedno miejsce pracy. Można się jednak zastanawiać, czy w przypadku niektórych pracowników możliwe jest określenie ich miejsca pracy punktowo, ale jednocześnie przy wskazaniu więcej niż jednej lokalizacji. Dotyczy to m.in. sytuacji, gdy pracownik wykonuje pracę nie tyle na określonym obszarze geograficznym, co w więcej niż jednej konkretnej lokalizacji, np. w centrali spółki i zakładach produkcyjnych. Dodatkowo, osoby zatrudnione na kierowniczych stanowiskach w międzynarodowych korporacjach mogą niekiedy odpowiadać za działania korporacji w regionie obejmującym więcej niż jeden kraj (np. Europę Środkowo-Wschodnią). Jednocześnie jednak ich obowiązki nie zawsze będą wymagały przemieszczania się po całym tym regionie, a np. jedynie odbywania spotkań i wykonywania pracy w siedzibach spółek z grupy w poszczególnych krajach.

Wyjazd pracownika to niekoniecznie podróż służbowa

W praktyce mogą powstać wątpliwości, kiedy wyjazd dyrektora regionalnego powinien być traktowany jako podróż służbowa. W przypadku, gdy taki wyjazd związany jest z wykonywaniem przez pracownika obowiązków wynikających z umowy o pracę, to nie ma on charakteru incydentalnego. Dodatkowo, w szczególności w przypadku pracowników należących do wyższej kadry menedżerskiej, którzy samodzielnie planują wykonywanie powierzonych im zadań, w tym również poszczególne wyjazdy służbowe, brak może być podstaw do stwierdzenia, że pracownik otrzymał od pracodawcy polecenie wyjazdu w celu wykonania konkretnego zadania służbowego.

Z perspektywy pracodawcy istotne jest zatem precyzyjne wskazanie w umowie miejsca, w którym pracownik stale będzie zobowiązany wykonywać pracę. Gdy pracodawca na skutek określenia miejsca pracy zbyt wąsko będzie traktował określone wyjazdy pracownika jako podróż służbową, może to zostać zakwestionowane przez ZUS. Z drugiej strony, gdy w celu uniknięcia wypłaty należności z tytułu podróży służbowej pracodawca określi miejsce pracy w umowie o pracę szeroko, wykraczając poza obszar, w którym pracownik faktycznie systematycznie wykonuje pracę, naraża się na wystąpienie przez pracownika np. z roszczeniami o zapłatę diet.

Konsekwencje nieprawidłowości

Coraz większa mobilność pracowników, nie tylko na obszarze kraju, ale także Europy czy nawet świata, a także częstsze wykorzystywanie możliwości pracy zdalnej przy użyciu telefonu i komputera, może powodować problemy z prawidłowym ustaleniem, w jakim miejscu dyrektor regionalny stale wykonuje pracę. Nieprawidłowe wskazanie miejsca pracy, w oderwaniu od rzeczywistego sposobu jej wykonywania, może wiązać się z konsekwencjami finansowymi dla pracodawcy. Sposób określenia miejsca pracy pracownika ma bowiem najczęściej wpływ m.in. na to, w jaki sposób pracodawca będzie rozliczał podróże służbowe oraz czas pracy pracownika. W przypadku dyrektorów regionalnych jest to o tyle istotne, że ich praca często wiąże się z wykonywaniem pracy poza biurem lub licznymi podróżami.

Szerzej na ten temat eksperci Deloitte Legal wypowiadali się w artykule w Tygodniku Kadry i Płace, w Dzienniku Gazecie Prawnej z 17 marca 2017 r.