Jak uniknąć błędów w określeniu miejsca pracy w umowie?

Niewskazanie lub niewłaściwe wskazanie miejsca pracy nie skutkuje nieważnością umowy o pracę. Może mieć jednak wymierne konsekwencje finansowe, tak dla firmy, jak i dla pracownika. Określone zbyt wąsko może skutkować np. koniecznością wypłaty pracownikowi świadczeń, w szczególności diet z tytułu podróży służbowej. Z kolei określone zbyt szeroko w stosunku do rzeczywistego miejsca pracy może skutkować nieważnością takiego zapisu, jako zmierzającego do obejścia przepisów o podróżach służbowych.

Jak określić miejsce pracy?

Miejsce wskazane w umowie o pracę powinno odzwierciedlać miejsce faktycznego wykonywania obowiązków przez pracownika. W praktyce jednak bardzo często zapisy w umowie o pracę odbiegają istotnie od rzeczywistości. Dotyczy to zwłaszcza pracowników, których miejsce pracy jest „nietypowe”.

Z uwagi na specyfikę zadań pracownika, miejsce wykonywania przez niego pracy może być ukształtowanie na trzy sposoby:

• punktowo (stacjonarnie), 
• poprzez wskazanie pewnego obszaru geograficznego, na którym pracownik wykonuje pracę lub 
• poprzez wskazanie ruchomego (zmiennego) miejsca pracy.

Punktowe miejsce pracy

W przypadku pracowników, którzy wykonują pracę w stałym miejscu (w szczególności pracowników biurowych, czy zatrudnionych w zakładach produkcyjnych) wystarczy wskazać w umowie pewien punkt geograficzny, w którym pracownicy wykonują regularnie swoje obowiązki. Może to być dokładny adres pracodawcy, ale wystarczy podanie miejscowości, w której praca jest wykonywana. Wskazane w ten sposób miejsce pracy, pomimo że faktycznie obejmuje obszar całego miasta, będzie traktowane jako punktowe, a nie obszarowe. Jeśli w umowie wskazany jest konkretny adres firmy, wszelkie późniejsze zmiany tego adresu w zasadzie powinny być również odzwierciedlane w umowie.

Miejsce świadczenia pracy nie musi być tożsame z siedzibą pracodawcy. Jeśli zatem dana firma ma w Polsce kilka biur, każde z nich może być wskazane dla pracujących w nim osób jako ich miejsce pracy.

Miejsce pracy jako obszar geograficzny

W przypadku pracowników „terenowych”, takich jak np. przedstawiciele handlowi, dla których kluczowym elementem obowiązków jest ciągłe przemieszczanie się „od zadania do zadania”, miejsce pracy może obejmować pewien obszar geograficzny. Ważne, żeby tak sformułowane miejsce pracy odzwierciedlało rzeczywisty zakres terytorialny odpowiedzialności pracownika, czyli obszar, na którym pracownik jest zobowiązany do przemieszczania się w celu wykonywania obowiązków.

Obszarowe miejsce pracy nie może zostać oznaczone zbyt szeroko (np. terytorium całej Polski). Pracownik powinien mieć bowiem możliwość dojechać do pracy, wykonać zadanie i wrócić do domu, a wszystko to w godzinach pracy. To dlatego, że w przypadku pracowników mobilnych, ze względu na to, że przemieszczanie się jest jednym z ich obowiązków pracowniczych, czas podróży wliczany jest do czasu pracy. Z tego powodu wyznaczenie zbyt rozległego obszaru mogłoby skutkować koniecznością rekompensaty pracy w nadgodzinach.

Ruchome miejsce pracy

Jeszcze inaczej jest w przypadku pracowników branży budowlanej czy w firmach świadczących czasowe usługi u klientów (np. przy wdrażaniu systemów informatycznych). Charakter pracy tych pracowników jest o tyle nietypowy, że ich miejsce pracy zmienia się, ale w dłuższej perspektywie czasowej. Wykonują oni pracę przez pewien czas w jednym miejscu, gdzie pracodawca realizuje zlecenie (np. na placu budowy), by po pewnym czasie przenieść się w kolejne miejsce. Często miejsca te są od siebie znacznie oddalone. Z drugiej strony miejsce pracy takich osób cechuje jednak pewna stabilność. Praca wykonywana jest bowiem w danym miejscu zazwyczaj przez z góry wiadomy (często dłuższy) okres.

Dla tej grupy pracowników najbardziej adekwatne jest wskazanie w umowie ruchomego (zmiennego) miejsca pracy. Będą to w konsekwencji te poszczególne lokalizacje, do których zostanie przez pracodawcę skierowany w danym czasie.

Inny sposób określenia miejsca pracy dla tej grupy osób byłby nieadekwatny. Wskazanie punktowego miejsca pracy wymagałoby częstego aneksowania („aktualizacji”) umów, co byłoby niepraktyczne. Z drugiej strony określenie miejsca pracy jako obszaru geograficznego nie odzwierciedlałoby rzeczywistego stanu rzeczy, gdyż podróżowanie nie jest jednym z obowiązków zawodowych tej grupy pracowników. Możliwe jest natomiast wskazanie w umowie obszaru, na jakim pracownik może być kierowany do pracy. Będzie to jednak także ograniczenie dla pracodawcy.

Miejsce pracy a podróż służbowa

Sposób określenia miejsca pracy w umowie o pracę może rzutować na to, jak potraktowane będzie wykonywanie przez pracownika obowiązków poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Może to być uznane za wykonywanie zwykłych obowiązków niepociągających za sobą żadnych dodatkowych świadczeń lub (w pewnych okolicznościach) za podróż służbową, za którą należą się pracownikowi od firmy dodatkowe świadczenia.

Z podróżą służbową mamy do czynienia, kiedy pracownik incydentalnie wyjeżdża w celach służbowych poza siedzibę pracodawcy (co do zasady miejscowość, w której ma siedzibę organ zarządzający) lub swoje stałe miejsce pracy. W praktyce pojawiają się wątpliwości, kiedy mamy do czynienia z podróżą służbową w przypadku obszarowego miejsca pracy. Podróż nie stanowi bowiem zjawiska incydentalnego i nadzwyczajnego, lecz należy do standardowych obowiązków takiego pracownika. Nie będzie on w związku z tym uprawniony do diet z tytułu podróży służbowej wykonując swoje zwykłe zadania w różnych miejscowościach na przypisanym mu terenie, pomimo że faktycznie nieustanne przebywa w trasie. Inaczej będzie jednak, gdy pracodawca wyda takiemu pracownikowi polecenie wykonania jednorazowego zadania poza obszarem wskazanym w umowie, a zmiana miejsca wykonywania pracy będzie zmianą o charakterze krótkotrwałym. Przy wadliwym określeniu miejsca pracy pracownikom terenowym istnieje zwiększone ryzyko konieczności wypłaty diet.

Pracownicy z punktowym lub zmiennym miejscem pracy uprawnieni będą do diety wykonując na polecenie pracodawcy każde incydentalne zadanie poza miejscowością, w której wykonują zwykłe obowiązki.

***

Establishing a place of work in an employment contract so that it reflects the factual status of an employee is very important from the practical perspective. It may have financial implications, if travels for business purposes occur. This may in particular be an issue in case of field employees (e.g. salesmen), who travel on a daily basis. Depending on the type of work performed by a given employee, the place of work may be established as a spot, area or even as a moveable place of work – to reflect the factual status properly.