Nowe formularze dotyczące delegowania pracowników na terytorium Polski

Analizy

Nowe formularze dotyczące delegowania pracowników na terytorium Polski

Strefa pracodawcy 23/2020

Od 4 września 2020 r. obowiązują znowelizowane przepisy ustawy o delegowaniu pracowników w ramach świadczenia usług. Nowelizacja wdrożyła do polskiego systemu prawnego regulacje wynikające z Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2018/957 z 28 czerwca 2018 r. zmieniającej Dyrektywę 96/71/WE dotyczącą delegowania pracowników w ramach świadczenia usług.

W związku z nowelizacją opublikowane zostały nowe wzory/formaty dokumentów, które pracodawca delegujący pracownika na terytorium Polski powinien złożyć Państwowej Inspekcji Pracy (PIP), tj.:

  • Oświadczenie o delegowaniu pracownika na terytorium Polski,
  • Zawiadomienie o zmianie danych w oświadczeniu o delegowaniu pracownika na terytorium Polski oraz 
  • Umotywowane powiadomienie w celu przedłużenia okresu stosowania minimalnych warunków zatrudnienia pracownika delegowanego na terytorium Polski (powyżej 12 miesięcy).

Powyższe dokumenty są dostępne zarówno w polskiej jak i angielskiej wersji językowej na stronach internetowych Państwowej Inspekcji Pracy.

Znowelizowane przepisy utrzymały możliwość złożenia formularzy do PIP zarówno w formie papierowej (za pośrednictwem poczty lub osobiście), jak i elektronicznej (z podpisem złożonym za pomocą Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego). Jednak nowością jest to, że oprócz formularzy w formacie Word i PDF, PIP udostępniła również interaktywne formularze pozwalające na ich elektroniczne wypełnienie oraz bezpośrednie wysłanie z podpisem złożonym przez Profil Zaufany lub z podpisem kwalifikowanym bez konieczności dodawania załączników (wymaga to uprzedniej rejestracji i zalogowania się na portalu).

Jeżeli chodzi o same formularze i ich treść, to wynikiem zmian obowiązujących od 4 września są:

  • Oświadczenie o delegowaniu pracownika na terytorium Polski – zasadniczo oświadczenia funkcjonują na takich samych zasadach jak dotychczas i powinny być składane dla każdego delegowania niezależnie od długości jego trwania, tj. zarówno dla delegowań trwających do 12 (lub 18 miesięcy), jak i dla delegowań, które przekraczają ten okres;
  • Zawiadomienie o zmianie danych w oświadczeniu o delegowaniu pracownika – zmienił się zakres danych, których zmiana, powoduje konieczność zawiadomienia o zmianie; wcześniej były to tylko dane identyfikacyjne pracodawcy, dane osoby upoważnionej do pośredniczenia w kontaktach z PIP oraz miejsce przechowywania dokumentów dotyczących delegowania, aktualnie są to wszystkie dane objęte oświadczeniem – w szczególności daty rozpoczęcia i zakończenia delegowania;
  • Umotywowane powiadomienie – formularz ten służy do przedłużenia możliwości stosowania minimalnych warunków opisanych ustawą do delegowań trwających ze standardowych 12 do 18 miesięcy; formularz ten należy złożyć najpóźniej do upływu 12 miesięcy trwania delegowania.

Dla przypomnienia, nowelizacja przepisów przyniosła m.in. następujące zmiany:

Pracodawca, który deleguje pracownika na terytorium Polski, zgodnie z nowym brzmieniem przepisów, ma obowiązek zapewnienia takiemu pracownikowi warunków zatrudnienia nie mniej korzystnych niż wynikających z przepisów Kodeksu pracy oraz innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników. Nowelizacja rozszerza minimalne kryteria – nie tylko minimalne wynagrodzenie, ale wszystkie obowiązkowe składniki wynagrodzenia wynikające z przepisów Kodeksu pracy oraz innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników (w tym dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych) należy spełnić w odniesieniu do pracownika delegowanego na terytorium Polski. Przy porównywaniu wynagrodzenia wypłacanego pracownikowi delegowanemu i wynagrodzenia ustalonego zgodnie z minimalnymi kryteriami, porównuje się całkowite kwoty wynagrodzenia brutto, a nie poszczególne składniki wynagrodzeń.

Powyższe regulacje mają zastosowanie do delegowań trwających do 12 miesięcy lub maksymalnie 18 miesięcy pod warunkiem złożenia umotywowanego powiadomienia do Państwowej Inspekcji Pracy. Umotywowane powiadomienie powinno być złożone najpóźniej do upływu okresu 12 miesięcy tego delegowania.

Jeżeli okres delegowania pracownika na terytorium Polski przekracza 12 miesięcy (w przypadku złożenia umotywowanego powiadomienia – 18 miesięcy), pracodawca delegujący ma obowiązek zapewnienia takiemu pracownikowi wszystkich warunków zatrudnienia nie mniej korzystnych niż wynikających z przepisów Kodeksu pracy oraz innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników (brak ograniczenia do minimalnych warunków zatrudnienia), z wyjątkami określonymi w ustawie.

Zarówno regulacje unijne, jak i polskie doprecyzowują kwestię sumowania okresów delegowania. Zgodnie z nimi delegowanie należy analizować nie z perspektywy indywidualnego pracownika, a stanowiska pracy. Przy obliczaniu okresów delegowania sumuje się okres delegowania wszystkich pracowników delegowanych na terytorium Polski kolejno przez danego pracodawcę do wykonywania tego samego zadania w tym samym miejscu.

Przepisy przejściowe

Nowelizacja przepisów dotyczących delegowania pracowników weszła w życie 4 września. Zgodnie z przepisami przejściowymi w przypadku delegowania pracownika na terytorium Polski trwającego w momencie wejścia w życie zmian (delegowania trwające poniżej 12 miesięcy lub do 18 miesięcy), nowe przepisy stosuje się od dnia ich wejścia w życie, przy czym nie ma obowiązku składania umotywowanego powiadomienia w celu przedłużenia stosowania minimalnych kryteriów do upływu 18 miesięcy. Po upływie tego okresu, tj. 18 miesięcy, pracodawca ma obowiązek zapewnić warunki zatrudnienia nie mniej korzystne niż wynikające z przepisów kodeksu pracy oraz innych przepisów regulujących prawa i obowiązki pracowników.

Podkreślenia wymaga fakt, iż znowelizowane przepisy polskiej ustawy nie obowiązują polskich pracodawców wysyłających pracowników do innych państw. Wówczas zastosowanie mają przepisy państwa członkowskiego, na terytorium którego pracownik został wysłany z Polski. Dodatkowo, o ile regulacje unijne obejmują swoim zakresem państwa członkowskie UE oraz EOG, o tyle polskie przepisy nakładają obowiązki wynikające z wdrożenia dyrektyw również na zagranicznych pracodawców mających siedzibę w krajach trzecich. Oznacza to, że japoński czy amerykański pracodawca ma takie same obowiązki, jak pracodawca z UE wysyłający pracownika w celu świadczenia usług do Polski.

Subskrybuj newsletter "Strefa pracodawcy: podatki i prawo"

Subskrybuj na e-mail powiadomienia o nowych wydaniach

Czy ta strona była pomocna?