Delegowanie pracowników: Podatkowe obowiązki informacyjne związane z pracą cudzoziemców w Polsce (PIT-11, IFT-1/R)

Spółka polska zatrudniająca cudzoziemca, poza uzyskaniem dla niego (w przypadkach, gdy jest to konieczne) zezwolenia na pracę odpowiedniego typu oraz przechowywaniem w swoich aktach kopii dokumentu stwierdzającego legalne przebywanie na terytorium RP (w przypadku osoby niebędącej obywatelem Unii Europejskiej), jest obowiązana do wypełnienia wszystkich innych standardowych obowiązków pracodawcy związanych z zatrudnieniem nowego pracownika lub zleceniobiorcy, a wynikających z przepisów prawa, w tym Kodeksu Pracy, Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (updof) oraz Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

W szczególności, w ciągu roku podmiot zatrudniający, działając jako płatnik, ma obowiązek obliczać, pobierać i przekazywać na rachunek urzędu skarbowego zaliczki na podatek dochodowy należne od wynagrodzenia osób zatrudnionych na umowie o pracę, na podstawie umów cywilnoprawnych (w przypadku gdy osoby te nie prowadzą pozarolniczej działalności gospodarczej) lub wynagradzanych w związku z funkcją pełniona w organach spółki (zarząd rada nadzorcza). W przypadku, gdy wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych lub należności z tytułu członkostwa w zarządzie lub radzie nadzorczej dokonywane są na rzecz osoby podlegającej w Polsce ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu (nierezydent podatkowy) w ciągu roku podatkowego płatnik zobowiązany jest do poboru podatku w formie ryczałtu, z zastrzeżeniem, że przepisy ustawodawstwa polskiego stosuje się z uwzględnieniem postanowień umów o unikaniu podwójnego opodatkowania (art. 29 updof). Aby prawidłowo wykonać ciążące na nim obowiązki płatnik powinien więc w pierwszej kolejności ustalić status rezydencji podatkowej cudzoziemca w Polsce.

Zgodnie z art. 3 ust. 1a updof za osobę mającą miejsce zamieszkania w Polsce (rezydenta polskiego) uważa się osobę fizyczną, która posiada w Polsce ośrodek interesów życiowych lub gospodarczych albo przebywa w Polsce dłużej niż 183 dni w roku podatkowym. Wystarczy spełnienie jednego z warunków ustawowych, aby uznać daną osobę za polskiego rezydenta. Osoba mająca w Polsce miejsce zamieszkania i tym samym będąca polskim rezydentem podatkowym podlega w Polsce obowiązkowi podatkowemu w stosunku do całości swoich światowych dochodów. Osoba, która nie posiada na terytorium Polski miejsca zamieszkania podlega z kolei ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu (nierezydent). Przepisy powyższe stosuje się z uwzględnieniem postanowień umów o unikaniu podwójnego opodatkowania.

Obowiązki ciążące na płatniku zatrudniającym cudzoziemca w Polsce będą zatem zależały od rodzaju umowy na podstawie której spółka dokonuje wypłat na jego rzecz, jego statusu podatkowego w Polsce, a także od tego z jakich źródeł uzyskuje swoje dochody. W przypadku dochodów ze stosunku pracy kluczowe jest, aby płatnicy pamiętali, ze źródłem tych przychodów jest kraj, w którym wykonywana jest praca, nie zaś kraj, w którym siedzibę na zatrudniający pracodawca.

Po zakończeniu roku podatkowego, w zależności od rodzaju dokonywanych wypłat oraz statusu podatkowego cudzoziemca w Polsce, w terminie do końca lutego, płatnik zobowiązany będzie do przygotowania odpowiedniej informacji rocznej, w której wykaże przychody uzyskane przez podatnika oraz do jej przekazania zarówno podatnikowi jak i urzędowi skarbowemu właściwemu ze względu na jego miejsce zamieszkania.

W przypadku cudzoziemców będących rezydentami podatkowymi w Polsce, niezależnie od rodzaju umowy na podstawie, której dokonywane są wypłaty na ich rzecz, informacją przygotowaną przez płatnika po zakończeniu roku podatkowego będzie informacja o dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy PIT-11.

W przypadku cudzoziemców będących nierezydentami podatkowymi w Polsce rodzaj sporządzonej przez płatnika informacji będzie natomiast uzależniony od tytułu prawnego będącego podstawą do wypłaty wynagrodzenia cudzoziemca. Jeżeli tytułem tym będzie umowa o pracę, informację o uzyskanych przez podatnika dochodach płatnik przekaże mu na formularzu PIT-11. Jeżeli natomiast podstawą do wypłaty wynagrodzenia cudzoziemca będzie umowa cywilnoprawna, uchwała o wynagrodzeniu członka zarządu lub członka rady nadzorczej, po zakończeniu roku płatnik sporządzi dla cudzoziemca informacje o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania IFT-1R.

W informacji PIT-11 płatnik ma obowiązek wskazać m.in. zakres obowiązku podatkowego podatnika w Polsce (ograniczony vs nieograniczony obowiązek podatkowy), dane osobowe podatnika oraz przede wszystkim informacje o kwocie wypłaconych przychodów, kosztach uzyskania przychodu odprowadzonych zaliczkach na podatek dochodowy oraz składkach na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Warto dodatkowo wskazać, że w przypadku cudzoziemców, którzy pozostając zatrudnionymi przez polski podmiot wykonują pracę poza terytorium Polski, zakres informacji o uzyskanych dochodach wskazanych w informacji PIT-11 uzależniony będzie od zakresu obowiązku podatkowego tej osoby w Polsce oraz specyficznych postanowień umów o unikaniu podwójnego opodatkowania. Natomiast, jeśli cudzoziemiec wykonywał pracę w Polsce i jest polskim rezydentem podatkowym, sposób przygotowania dla niego informacji PIT-11 będzie analogiczny jak w przypadku pracowników polskich. Przygotowany przez płatnika formularz PIT-11 będzie dla podatnika podstawą do przygotowania swojego rozliczenia rocznego.

W przypadku informacji IFT-1R sporządzonej dla cudzoziemca wykonującego swoje obowiązki w Polsce, w zależności od tego, czy uzyskane przez podatnika dochody podlegają opodatkowaniu w Polsce zgodnie z postanowieniami odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, płatnik wskaże w informacji IFT-1R m.in. kwotę dochodów zwolnionych z opodatkowania w Polsce na podstawie umów, kwotę dochodów opodatkowanych w Polsce, stawkę podatku mającą zastosowanie oraz wysokość pobranego podatku. Dochody uzyskane przez nierezydentów, wykazane w informacji IFT-1R, od których płatnik pobrał podatek w formie ryczałtu nie podlegają rozliczeniu w zeznaniu rocznym chyba, że podatnik zdecyduje, że rozliczenie tych dochodów na zasadach ogólnych (opodatkowanie progresywne) jest dla niego korzystniejsze. W takie sytuacji, o ile spełni warunki wskazane w updof, może uwzględnić te dochody w swoim zeznaniu rocznym, traktując podatek pobrany przez płatnika w formie ryczałtu jak zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych.

Końcowo warto podkreślić, że w przypadku cudzoziemców podlegających ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu w Polsce, polscy płatnicy powinni zadbać o uzyskanie od takich osób certyfikatów rezydencji podatkowej z innych krajów, które będą pomocne w przypadku ewentualnych dyskusji z organami podatkowymi, co do prawidłowości wypełniania obowiązków płatnika (w niektórych przypadkach uzyskanie certyfikatu jest zgodnie z postanowieniami updof konieczne, aby płatnik nie pobrał podatku lub pobrał podatek wg obniżonej stawki wynikającej z umowy).