Zaświadczenie A1 na podróż służbową

Analizy

Zaświadczenie A1 na podróż służbową

Zagraniczne podróże służbowe a koordynacja systemów ubezpieczeń społecznych w UE, EOG i Szwajcarii

Strefa pracodawcy: podatki i prawo 12/2019 | 4 października 2019 r.

W ostatnim czasie zaobserwować można wzmożoną aktywność ZUS oraz odpowiadających mu organów zagranicznych w zakresie kontroli posiadania przez pracowników wykonujących pracę za granicą zaświadczeń o ustawodawstwie właściwym dotyczącym zabezpieczenia społecznego – zaświadczenie A1. Szczególnie na uwagę zasługuje fakt, iż coraz częściej ZUS wymaga posiadania zaświadczenia A1 bez względu na długość pobytu za granicą oraz kwalifikację takiego pobytu (oddelegowanie lub podróż służbowa). Podobnie do tematu podchodzą zagraniczne organy. W konsekwencji, nawet krótkie podróże służbowe za granicę mogą wiązać się z dodatkowymi obowiązkami formalnymi, których wielu pracodawców nie jest świadomych.

Kwestie związane z koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego, obejmujące swoim zasięgiem kraje UE, EOG i Szwajcarię, regulują w szczególności:

  • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z dnia 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (dalej: Rozporządzenie nr 883/2004),
  • Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z dnia 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Warto zaznaczyć, iż celem wprowadzenia przepisów o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego w państwach członkowskich UE, EOG oraz w Szwajcarii, na podstawie których wydawane są zaświadczenia A1, jest wspieranie swobodnego przepływu osób oraz podniesienie poziomu życia tych osób oraz warunków ich zatrudnienia.

- Katarzyna Kurzawska-Puchała, Dyrektor w Dziale Doradztwa Podatkowego

Zgodnie z ogólną zasadą wyrażoną w przepisach unijnych, dana osoba podlega systemowi ubezpieczeń społecznych w kraju, w którym pracuje. Jednocześnie jednak dana osoba może w danym okresie podlegać ustawodawstwu tylko jednego państwa członkowskiego. Tym samym, w przypadku osób wykonujących czasowo pracę poza krajem stałego wykonywania pracy, przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego co do zasady dopuszczają pozostanie w systemie kraju macierzystego pod określonymi warunkami przez okres 24 miesięcy (okres ten może zostać przedłużony łącznie do 5 lat). Potwierdzeniem pozostawania w systemie danego kraju jest wydane przez ten kraj zaświadczenie A1.

Zaświadczenie A1 – kiedy należy o nie wystąpić?

W kontekście powyższego otwarte pozostaje pytanie, w jakich okolicznościach konieczne jest wystąpienie o wydanie zaświadczenia A1. Dominująca praktyka polskich pracodawców wskazuje na to, iż zaświadczenia A1 są uzyskiwane głównie dla pracowników formalnie delegowanych do pracy za granicą, natomiast nie są one uzyskiwane dla pracowników udających się w zagraniczną podróż służbową. Także sposób, w jaki skonstruowany jest wniosek o wydanie zaświadczenia A1, wskazuje raczej, że procedura ta dotyczy oddelegowań, a nie dotyczy podróży służbowych. Problem polega jednak na tym, że mimo iż przepisy unijne literalnie odnoszą się do pracowników „delegowanych”, nie zawierają one definicji delegowania, czy delegowanych pracowników, a podział na podróż służbową i oddelegowanie nie został uwzględniony w przepisach unijnych. Tym samym, przepisy o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego milczą na temat odmiennego traktowania krótkich wyjazdów (nawet jednodniowych) oraz dłuższych wyjazdów (zazwyczaj przyjmuje się, że oddelegowanie jest właśnie dłuższym wyjazdem, który w szczególności wiąże się z czasową zmianą miejsca wykonywania pracy w formie aneksu do umowy o pracę).

Czy powyższe oznacza, że na zagraniczną podróż służbową, nawet jednodniową, pracodawca powinien każdorazowo uzyskać dla pracownika zaświadczenie A1?

Podróż służbowa a oddelegowanie

W myśl Dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług, „pracownik delegowany” oznacza pracownika, który przez ograniczony okres wykonuje swoją pracę na terytorium innego państwa członkowskiego, niż państwo, w którym zwyczajowo pracuje. Jednocześnie, przepisy dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego nie definiują pojęcia „delegowania” pracownika. Tym samym, warto odnieść się do przepisów lokalnych obowiązujących w poszczególnych krajach, w tym w Polsce. Niestety także w tym przypadku ciężko o jednoznaczne rozstrzygnięcie. Co prawda polskie przepisy prawa pracy przewidują definicję podróży służbowej, ale nie definicję oddelegowania. Odnośnie pojęcia oddelegowania posiłkowo można odwołać się do ustawy o delegowaniu pracowników (wydanej na podstawie Dyrektywy 96/71/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 16 grudnia 1996 r. dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług (dalej: Dyrektywa 96/71/WE) oraz Dyrektywy Parlamentu Europejskiego i Rady 2014/67/UE z dnia 15 maja 2014 r. w sprawie egzekwowania dyrektywy 96/71/WE), która wskazuje, że pracownikiem delegowanym jest pracownik tymczasowo skierowany do pracy na terytorium danego państwa przez pracodawcę. Brak precyzyjnej definicji oddelegowania powoduje, że do zbioru znaczenia delegowania mogą zaliczać się także podróże służbowe, które są specyficznym rodzajem delegowania.

Na marginesie warto także wskazać, iż zgodnie z planowaną zmianą Rozporządzenia nr 883/2004, ma się ono odnosić, w art. 12 dotyczącym delegowania pracownika do wykonywania pracy najemnej w państwie innym niż państwo, w którym pracodawca normalnie prowadzi swoją działalność, do definicji pracownika delegowanego w rozumieniu Dyrektywy 96/71/WE. Tymczasem, do 30 lipca 2020 r. państwa członkowskie są zobowiązane do przyjęcia przepisów implementujących zmiany Dyrektywy 96/71/WE, które obejmują miedzy innymi ograniczenie okresu, w którym do pracownika delegowanego mogą być stosowane przepisy kraju wysyłającego (12 miesięcy z możliwością przedłużenia do 18 miesięcy). Niemniej jednak w kontekście rozważań dotyczących delegowania oraz podróży służbowej w rozumieniu przepisów unijnych, zmieniane przepisy nie wprowadzają nowych rozstrzygnięć.

Jednocześnie, brak precyzyjnej definicji oddelegowania na poziomie przepisów UE powoduje, że poszczególne kraje objęte koordynacją systemów zabezpieczenia społecznego mogą uznawać za oddelegowanie każde, nawet najkrótsze wykonywanie pracy w jakiejkolwiek formie na terenie danego kraju.

- Maja Zabawska, Dyrektor w Dziale Doradztwa Podatkowego

W konsekwencji, poszczególne kraje UE, EOG lub Szwajcaria w przypadku braku zaświadczenia A1 na okres podróży służbowej, mogą uznać, że z tytułu wykonywania pracy na terytorium ich kraju, pracownik podlega obowiązkowemu systemowi ubezpieczeń społecznych, a składki należne od wynagrodzenia za tak wykonywaną pracę, powinny zostać zapłacone w tym kraju, zgodnie z zasadą ogólną (płacisz tam, gdzie pracujesz).

Minimalny okres

I chociaż wydaje się, że konieczność posiadania zaświadczenia A1 na każdy dzień wykonywania pracy za granicą nie wynika wprost z obowiązujących przepisów, to jednocześnie próżno szukać przepisów, które wyłączałyby taki obowiązek wprost. Dlatego też, zarówno w Polsce, jak i w części krajów europejskich można spotkać się z interpretacją, że zaświadczenie A1 należy uzyskać dla pracownika od pierwszego dnia pracy wykonywanej za granicą bez względu na fakt, czy praca wykonywana jest w ramach oddelegowania czy podróży służbowej. Jednocześnie, w praktyce, część krajów wymaga legitymowania się zaświadczeniem A1 w przypadku, gdy praca w danym kraju trwa powyżej kilkunastu dni lub miesiąca (np. Belgia, Cypr, Irlandia, Holandia, Szwajcaria). 

Kara za brak zaświadczenia A1

Mimo przedstawionych wyżej wątpliwości interpretacyjnych, brak zaświadczenia A1 na okres wykonywania pracy za granicą (w tym w ramach odbywanej podróży służbowej w rozumieniu polskich przepisów) może wiązać się z karami finansowymi. Warto bowiem wskazać, iż niektóre państwa członkowskie ustanowiły wysokie grzywny za brak zaświadczenia A1 sięgające od kilku do nawet kilkunastu tysięcy euro. Przy czym kar można czasami uniknąć poprzez przedłożenie dokumentu potwierdzającego fakt, że stosowny wniosek został złożony, ale zaświadczenie A1 nie zostało jeszcze wydane. Wspomniane wyżej kary wprowadziła m.in. Francja, do której, zgodnie ze statystykami ZUS, w 2018 r. delegowana była druga co do wielkości część polskich pracowników – ok. 11,57%. Co więcej, w wybranych krajach (np. Chorwacja, Słowenia) kary mogą być nałożone zarówno na pracodawcę, jak i na osoby odpowiedzialne za reprezentację pracodawcy.

Należy także wskazać, iż chociaż część krajów europejskich nie posiada odrębnych przepisów przewidujących kary grzywny za brak zaświadczenia A1, w praktyce pracownik wykonujący pracę na terytorium danego kraju bez zaświadczenia A1 może zostać uznany za podlegającego ubezpieczeniu społecznemu w tym kraju zgodnie z zasadą ogólną, co skutkowałoby koniecznością zapłacenia należnych składek.

W konsekwencji, aby uniknąć zapłaty składek w dwóch krajach za ten sam okres, należałoby wystąpić z wnioskiem o wydanie zaświadczenia A1 w Polsce za okres przeszły i wystąpić o zwrot składek zapłaconych w kraju czasowego wykonywania pracy lub wystąpić o zwrot składek zapłaconych w Polsce (jeżeli zaświadczenie A1 nie może być wydane).

- Magdalena Dzikowska-Dzioba, Menedżer w Dziale Doradztwa Podatkowego

W przypadku, gdy zapłata składek w kraju wykonywania pracy okaże się nieunikniona, pracodawca może być także zobowiązany do rejestracji w systemie ubezpieczeń społecznych danego kraju (np. Szwecji). Ponadto, zakwalifikowanie pracownika jako podlegającego ubezpieczeniu w kraju wykonywania pracy (poza stałym miejscem wykonywania pracy) może wiązać się z dalszymi konsekwencjami, przykładowo w Norwegii, zgodnie z wewnętrznymi przepisami, pracodawca może być zobowiązany do zaoferowania pracownikowi prywatnego planu emerytalnego.

Zaświadczenie A1 retrospektywnie

W kontekście powyższych rozważań, należy dodać, iż co do zasady w Polsce możliwe jest ubieganie się o wydanie przez ZUS zaświadczenia A1 za okres przeszły. Niemniej jednak nie każdy kraj zaakceptuje zaświadczenie wydane post factum (w szczególności jeżeli sam wniosek o wydanie zaświadczenia A1 był złożony już po zakończeniu okresu wykonywania pracy za granicą – np. takich zaświadczeń może nie zaakceptować Francja).

Co więcej, nawet w razie uzyskania zaświadczenia A1 retrospektywnie, w przypadku, gdy składki zostaną zapłacone w kraju wykonywania pracy, konieczne będzie ich odzyskanie. Tymczasem w niektórych krajach członkowskich m.in. w Irlandii, Łotwie, czy na Malcie procedura zwrotu wiąże się z długimi i żmudnymi formalnościami.

EKUZ dla pracowników

Wzmożone zainteresowanie ZUSu kwestią zaświadczeń A1 wydawanych na podróże służbowe ma ścisły związek z tematem ubezpieczenia zdrowotnego pracowników wykonujących pracę za granicą.

Mianowicie, przebywając za granicą na terytorium Unii Europejskiej warto jest mieć przy sobie Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ), która potwierdza prawo do korzystania na koszt NFZ z niezbędnych świadczeń zdrowotnych w czasie tymczasowego pobytu na terytorium innego państwa członkowskiego.

- Aneta Surmiak, Menedżer w Dziale Doradztwa Podatkowego

W przypadku wykonywania pracy za granicą należy we wniosku o EKUZ wskazać, iż celem pobytu jest właśnie wykonywanie pracy. Załącznikiem wymaganym przez NFZ jest wtedy właśnie zaświadczenie A1, a jednocześnie wzór wniosku dostępny na stronie internetowej NFZ wskazuje wprost, że pracownik składając wniosek deklaruje, iż wyjazd jest związany z wykonywaniem pracy – na podstawie A1.

Brak EKUZ w razie nagłego wypadku za granicą może skutkować koniecznością zapłaty za udzieloną pomoc medyczną z własnej kieszeni. Jednocześnie, w razie, gdyby okazało się, że pracownik wykonując pracę za granicą zamiast EKUZ w związku z wykonywaniem pracy uzyskał EKUZ wyłącznie w celach turystycznych, uzyskanie zwrotu kosztów leczenia z NFZ może okazać się bardziej uciążliwe i czasochłonne. W szczególności NFZ może w takim przypadku zażądać uzyskania zaświadczenia A1 retrospektywnie. W praktyce więc EKUZ, a także zaświadczenie A1 mają szczególne znaczenie w razie wypadku w trakcie wykonywania pracy za granicą.

W przypadku, chęci uzyskania dodatkowych informacji w powyższym zakresie, zapraszamy do kontaktu.

Subskrybuj newsletter "Strefa pracodawcy: podatki i prawo"

Subskrybuj na e-mail powiadomienia o nowych wydaniach

Czy ta strona była pomocna?