Sygnalista – nowe obowiązki związane z instytucją sygnalisty

Znaczna część polskich przedsiębiorstw, a także jednostek samorządu terytorialnego będzie zobowiązana do stawienia czoła nowym wyzwaniom w zakresie dostosowania się do obowiązków dotyczących szeroko pojętej ochrony sygnalistów. Wśród nich znajdzie się m. in. konieczność wdrożenia procedur informowania o nielegalnych lub nieuczciwych działaniach i różnego rodzaju nieprawidłowościach naruszających prawo.

Trwają bowiem prace nad implementacją do polskiego porządku prawnego dyrektywy UE nr 2019/1937 z dnia 23 października 2019 roku w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii [„Dyrektywa”]. Polskie władze mają czas tylko do 17 grudnia 2021 r., aby uchwalić przepisy wdrażające.

Kim jest sygnalista?

W powszechnym znaczeniu „sygnalista” to osoba, która nagłaśnia i informuje o nielegalnej lub nieuczciwej działalności zidentyfikowanej przez niego w danej organizacji, przedsiębiorstwie lub instytucji.

Sygnalista to osoba pracująca w sektorze prywatnym lub publicznym lub utrzymująca kontakt z taką organizacją w związku ze swoją działalnością zawodową. Zgodnie z Dyrektywą, sygnalistą jest osoba dokonująca zgłoszenia na temat naruszeń w kontekście związanym z pracą lub wykonywaną działalnością firmy niezależnie od tego, czy stosunek prawny łączący sygnalistę z organizacją trwa, ustał, czy dopiero ma zostać nawiązany.

Sygnalistą może zostać zatem nie tylko pracownik danej organizacji, ale także stażysta, praktykant, zleceniobiorca lub inne osoby współpracujące z danym przedsiębiorstwem (np. kontrahenci).

Zgłoszeniu podlegać będą nie tylko informacje na temat konkretnych, już dokonanych naruszeń prawa. Sygnalizować będzie można także uzasadnione podejrzenia, że naruszenie miało miejsce, a także próby ukrycia naruszeń, a nawet zgłaszać potencjalne i prawdopodobne naruszenia. Aby być chronionym, sygnalista musi mieć uzasadnione przypuszczenia, że zgłaszane informacje są prawdziwe.

Co istotne, sygnaliści muszą również dokonywać zgłoszeń zgodnie z przewidzianymi procedurami. Przewiduje się umożliwienie sygnalistom dokonywania zgłoszeń przez trzy rodzaje kanałów zgłaszania nieprawidłowości – wewnętrzny, zewnętrzny i publiczny.

Trzy kanały zgłaszania nieprawidłowości przez sygnalistę

Stworzenie wewnętrznych procedur umożliwiających sygnalistom zgłaszanie zaobserwowanych lub odkrytych naruszeń stanowi jeden z głównych obowiązków (i wyzwań) dla przedsiębiorców oraz jednostek samorządu terytorialnego, w stosunku do których będę obowiązywały nowe przepisy. Podmioty te powinny opracować i wdrożyć (lub zmodyfikować albo dostosować istniejącą) procedurę postępowania w sprawie zgłoszeń. Procedura będzie musiała zapewniać anonimowość sygnalistom oraz poufność ich zgłoszeń. Osoba dokonująca zgłoszenia będzie uprawniona do otrzymania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia. Samymi zgłoszeniami powinna zajmować się bezstronna osoba lub niezależny dział – niekoniecznie wewnątrz organizacji. Procedura powinna również przewidywać to, w jaki sposób podejmowane będą działania następcze, których celem jest ustalenie czy w istocie doszło do naruszenia i by zapobiec przyszłym naruszeniom. Nie należy również zapominać o odpowiednim przeszkoleniu pracowników i współpracowników co do przysługujących im uprawnień oraz obowiązków spoczywających na osobach, które będą zajmować się zgłoszeniami.

Dodatkowo, polskie przepisy powinny przewidywać utworzenie zewnętrznych kanałów zgłoszeń, które powinny być obsługiwane przez kompetentne organy państwowe. Podobnie jak w wypadku kanałów wewnętrznych, również tutaj istotną cechą będzie ich anonimowość oraz obowiązek następczego działania (w tym przypadku - ze strony organów państwowych).

Sygnalista będzie miał prawo dokonać zgłoszenia albo za pośrednictwem kanału wewnętrznego, a następnie zewnętrznego, albo od razu za pomocą kanału zewnętrznego. W wypadku, gdyby te zgłoszenia nie przyniosły efektów, wówczas sygnalista może ujawnić naruszenie w sposób publiczny, np. za pośrednictwem mediów lub internetu. Zgłoszenia publicznego będzie można dokonać z pominięciem kanałów wewnętrznego i zewnętrznego wówczas, gdy istnieje zagrożenie interesu publicznego lub gdy osoba zgłaszająca ma podstawy, aby sądzić, że nawet zgłoszenie zewnętrzne nie uchroni jej od działań odwetowych.

Trzy procedury zgłaszania nieprawidłowości, z których będą mogli korzystać sygnaliści obejmą:

• procedurę wewnętrzną danej organizacji, wdrożoną na poziomie przedsiębiorstwa, jednostki samorządu terytorialnego (która powinna być wykorzystywana w pierwszej kolejności);
• procedurę zewnętrzną polegającą na zgłaszaniu w określony sposób nieprawidłowości bezpośrednio do wskazanego organu państwa;
• procedurę publiczną poprzez ujawnienie informacji o naruszeniach publicznie, np. w internecie, w mediach.

Sygnaliści pod ochroną

Ze względu na doniosłą rolę osób zgłaszających nadużycia lub nieprawidłowości, w ślad za Dyrektywą polska regulacja ma wprowadzić również zakaz dokonywania działań odwetowych lub grożenia takimi działaniami w stosunku do sygnalisty. Jako przykłady działań odwetowych można wymienić np. zwolnienie z pracy, degradację, negatywną ocenę wyników, kary dyscyplinarne czy nieprzedłużenie umowy o pracę. Sygnaliści mają również mieć prawo do bezpłatnej pomocy prawnej i informacji na temat przysługujących im praw. Organy państwa będą również zobowiązane do skutecznego wspierania sygnalistów, także w sprawach karnych.

Niezależnie od powyższych uprawnień dla sygnalistów, przewiduje się sankcje dla osób fizycznych lub prawnych które utrudniają dokonywania zgłoszeń, dokonują działań odwetowych, naruszają obowiązek zachowania poufności zgłoszeń lub stosują nękanie sygnalistów za pomocą postępowań sądowych lub innych.

Rodzaj i charakter sankcji, a także inne szczegółowe rozwiązania w odniesieniu do kwestii instytucji sygnalisty poznamy już w najbliższych tygodniach, kiedy pojawią się konkretne rozwiązania w polskich, nadal jeszcze projektowanych, przepisach.