Monitoring praktyk płatniczych - opracowane przez Deloitte narzędzie wspierające raportowanie praktyk płatniczych

Wzmożone postępowania UOKiKu związane ze zwalczaniem tzw. „zatorów płatniczych” są dodatkową motywacją dla opracowania przemyślanego i konsekwentnego podejścia do tych regulacji. Jednak nawet w przypadku bardzo dobrze zorganizowanych organizacji odnalezienie się wśród tych nowych wymagań nie zawsze jest łatwe.

Wychodząc naprzeciw potrzebom rynku oraz wsłuchując się w głos naszych Klientów, Deloitte przygotował rozwiązanie wspierające analizę praktyk płatniczych w kontekście wspomnianych wymagań. Rozwiązanie umożliwia bieżące monitorowanie stosowanych w praktyce terminów płatności i opóźnień w regulowaniu należności i zobowiązań, śledzenie zbliżających się zaległości i notyfikowanie o potencjalnych przekroczeniach dopuszczalnych limitów opóźnień, a także przygotowanie do ewentualnego postępowania przed Prezesem UOKiK.

Jak działa narzędzie do monitoringu praktyk płatniczych?

Narzędzie proponowane przez multidyscyplinarny zespół Deloitte pozwala na zaciągnięcie wyselekcjonowanych danych z systemu księgowego i automatycznie przeprowadza kalkulacje. Umożliwia też bieżące gromadzenie danych niezbędnych do dopełnienia nowego obowiązku sprawozdawczego i wygenerowania zestawu danych w układzie odpowiadającym ustawowym wymogom sprawozdawczym.

Nasze rozwiązanie zostało opracowane w oparciu o funkcjonalności aplikacji Microsoft PowerBI. Powszechność tego programu powoduje, że istotne zautomatyzowanie procesu raportowania praktyk płatniczych nie musi wiązać się z koniecznością dokonywania kosztownych zmian w systemach finansowo-księgowych.

Kluczowe funkcjonalności rozwiązania do monitorowania zatorów płatniczych

Wprowadzanie przez użytkownika i edycja danych o kontrahentach:

• Nazwa kontrahenta
• Numer referencyjny kontrahenta

Wprowadzanie przez użytkownika i edycja następujących parametrów kontrahenta:

• Status kontrahenta (Duży, MŚP, Publiczny)
• Informacja, czy kontrahent jest podmiotem publicznym będącym podmiotem leczniczym

Zasilanie danymi o kontrahentach z plików przygotowanych przez użytkownika o wcześniej ustalonej strukturze

Wprowadzanie i edycja danych o fakturach:

• Numer transakcji
• Numer referencyjny kontrahenta
• Nazwa kontrahenta
• Rodzaj transakcji (transakcja handlowa / inna transakcja)
• Rodzaj płatności (należność / zobowiązanie)
• Wartość płatności (w PLN)
• Data wystawienia faktury
• Data otrzymania faktury
• Data płatności
• Data rozliczenia

Analiza faktur o określonych (nieustawowych) terminach płatności

Generowanie listy faktur o terminach płatności przekraczających określoną ilość dni

Zasilanie danymi o transakcjach z przygotowanych przez użytkownika plików zewnętrznych o wcześniej ustalonej strukturze

Sortowanie i wyszukiwanie danych dotyczących faktur w oparciu o uprzednio zdefiniowane kryteria

• Wybór analizowanego kontrahenta
• Wybór okresu analizy
• Kalkulacja liczby świadczeń otrzymanych/nieotrzymanych w terminie
• Kalkulacja wartości świadczeń otrzymanych/nieotrzymanych w terminie w podziale na przedziały terminów płatności
• Kalkulacja liczby świadczeń rozliczonych/nierozliczonych w terminie
• Kalkulacja wartości świadczeń rozliczonych/nierozliczonych w terminie w podziale na przedziały terminów płatności
• Generowanie bądź podświetlanie listy faktur powiązanych z danym wynikiem analiz
• Eksport wyników analiz do plików PDF

• Wybór daty oraz okresu raportu
• Kalkulacja wartości i liczby świadczeń, do których otrzymania/spełnienia podmiot jest uprawniony/zobowiązany w analizowanym roku
• Kalkulacja wartości świadczeń otrzymanych/spełnionych w terminie w podziale na przedziały terminów płatności
• Kalkulacja wartości świadczeń nieotrzymanych/nierozliczonych w terminie
• Kalkulacja procentowego udziału świadczeń nieotrzymanych/niespełnionych w terminie w całkowitej wartości świadczeń pieniężnych, do których otrzymania/spełnienia uprawniony/zobowiązany jest podmiot
• Generowanie bądź podświetlanie listy faktur powiązanych z danym wynikiem analiz
• Generowanie raportu z praktyk płatniczych
  
• Eksport wyników analiz do plików PDF

• Wybór daty analizy
• Przeprowadzanie analizy w okresach 3-miesięcznych mogących podlegać postępowaniu UOKiK
• Przeprowadzanie analizy dla trzech przyszłych 3-miesięcznych okresów w celu bieżącej kontroli nad ryzykiem przekroczenia dopuszczalnych limitów opóźnień w płatnościach
• Generowanie bądź podświetlanie informacji o przekroczeniu dozwolonych limitów w okresach 3-miesięcznych
• Kalkulacja ilości i sumy niespełnionych świadczeń w okresach 3-miesięcznych
• Kalkulacja szacunkowej wartości kary UOKiK zgodnie ze wzorem opisanym w Ustawie
• Generowanie listy faktur powiązanych z danym wynikiem analiz
• Eksport wyników analiz do plików PDF
  

Zakres naszego wsparcia

Ograniczony przegląd prawny w ramach 20 godzin (czas szacunkowy) wsparcia prawników Deloitte Legal, mający na celu wskazanie kluczowych zasad i reguł wspierających wyodrębnienie specyficznych danych, niezbędnych do prawidłowego przygotowania raportu z praktyk płatniczych oraz, w dalszej perspektywie, monitorowania praktyk płatniczych Spółki.

Na etapie ograniczonego przeglądu prawnego wyodrębnione zostaną, we współpracy ze Spółką, podstawowe kategorie:

• transakcji,
• kontrahentów,
• uregulowań umownych i faktycznej praktyki w zakresie płatności występujące w Spółce.

Na bazie tych generalnych kategorii zostaną sformułowane bardziej uniwersalne reguły klasyfikacji faktycznych zdarzeń i przyporządkowywania ich do określonych Ustawą danych istotnych z punktu widzenia monitorowania i raportowania praktyk płatniczych.

Zebrane dane będą również pomocne, jako dane wejściowe do Narzędzia, o którym mowa w punkcie 3 poniżej, gdyby zdecydowali się Państwo na jego wdrożenie.

Bieżące doradztwo prawne związane ze szczegółowymi zagadnieniami wynikającymi dla Spółki z konieczności stosowania Ustawy (zidentyfikowanymi w ramach „Ograniczonego przeglądu prawnego” lub samodzielnie przez Spółkę) i wymagające pogłębionej analizy oraz ewentualnej opinii prawnej.

Wdrożenie Narzędzia pozwala na przeprowadzenie weryfikacji zgodności praktyk płatniczych z wymogami Ustawy, bieżącą analizę terminów płatności i opóźnień w regulowaniu należności i zobowiązań, okresowe raportowanie praktyk płatniczych oraz przygotowanie do ewentualnego postępowania przed UOKiK.

Kluczowe funkcjonalności rozwiązania obejmują:

• wsparcie merytoryczne w przygotowaniu logiki przetwarzania danych,
• integrację systemów źródłowych z Narzędziem,
• implementacja w Narzędziu zdefiniowanych reguł biznesowych,
• ewidencjonowanie należności i zobowiązań podlegających rygorom Ustawy,
• możliwość przeprowadzenia analizy biznesowej praktyk płatniczych,
• możliwość generowania raportu z praktyk płatniczych,

• analizę praktyk płatniczych w okresach 3-miesięcznych

– szkolenie merytoryczno-techniczne, przygotowujące do stosowania narzędzia oraz omawiające podstawowe aspekty prawne, dla których opracowane zostało Narzędzie.

Z przyjemnością odpowiemy na wszystkie Państwa pytania. Chętnie pogłębimy ten temat podczas indywidualnej rozmowy. Być może będziemy mogli pomóc Państwu w znalezieniu rozwiązań problemów, które zidentyfikowali Państwo w swojej organizacji.

Zapraszamy do kontaktu.