Pojęcie stosunków gospodarczych, a sposób liczenia 5-letniego okresu przechowywania dokumentacji/informacji na gruncie art. 49 ust. 1 Ustawy AML

Zgodnie z art. 49 ust. 1 Ustawy AML instytucje obowiązane przechowują:

• kopie dokumentów i informacje uzyskane w wyniku stosowania środków bezpieczeństwa finansowego, 
• dowody potwierdzające przeprowadzone transakcje i ewidencje transakcji, obejmujące oryginalne dokumenty lub kopie dokumentów, konieczne do identyfikacji transakcji,

przez okres 5 lat, licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono stosunki gospodarcze z klientem.

W celu określenia, jak długo w praktyce instytucja obowiązana powinna przechowywać dokumenty i informacje – należy przede wszystkim doprecyzować znaczenie pojęcia stosunków gospodarczych.
 

- mówi Agata Jankowska-Galińska, Radca prawny, Senior Managing Associate w Deloitte Legal

Przez pojęcie stosunków gospodarczych można rozumieć stosunek prawny wynikający z pojedynczej umowy z klientem. Na instytucji obowiązanej spoczywałby w takiej sytuacji obowiązek przechowywania informacji/dokumentacji w związku z tą konkretną umową. Usunięcie informacji/dokumentacji, byłoby wówczas możliwe po upływie 5 lat licząc od pierwszego dnia roku następującego po roku, w którym zakończono tę umowę.

Można także przyjąć, iż pojęcie stosunków gospodarczych odnosi się do całego ciągu relacji umownych z danym klientem. W konsekwencji, wypełnienie obowiązku, o którym mowa w art. 49 ust. 1 Ustawy AML, wiązałoby się z koniecznością przechowywania dokumentacji i informacji przez cały okres współpracy z klientem, również dla umów, które zostały zakończone ponad 5 lat wcześniej. Ta interpretacja w niektórych przypadkach może doprowadzić do przechowywania informacji/dokumentacji nawet przez kilkanaście/kilkadziesiąt lat.

- mówi Julia Rojewska, Senior Associate, Aplikantka adwokacka w Deloitte Legal

Jak zatem wskazano powyżej, interpretacja pojęcia „stosunków gospodarczych” ma więc kluczowe znaczenie dla określania, jak długo Bank ma obowiązek przechowywać dokumentację i informacje na potrzeby wypełnienia obowiązków z zakresu AML/CTF.