Hybrid Team Scan

Artykuł

Hybrid Team Scan

Organizacja pracy z perspektywy zespołu jest kluczowa dla skuteczności modelu hybrydowego

PLEASE SCROLL DOWN FOR THE ENGLISH VERSION

Powrót do biura po zakończeniu pandemii nie będzie łatwym zadaniem. Konieczność zrozumienia różnych oczekiwań i potrzeb pracowników w tym zakresie to poważne wyzwanie, z którym przyjdzie się zmierzyć wielu firmom. Niektórzy cenią sobie komfort i elastyczność, jakie dawała im przez ostatnich kilkanaście miesięcy praca zdalna, i nie chcieliby tego zmieniać w najbliższym czasie. Innym brakuje atmosfery biura i nie mogą się wręcz doczekać, kiedy znów usiądą przy swoim biurku albo utną sobie pogawędkę z kolegami w kuchni przy kawie. Jak pokazują nasze ostatnie badania, większość osób chciałaby jednak korzystać z obu tych możliwości, pracując i w biurze, i w domu. Przynajmniej od czasu do czasu.

I chociaż nikt nie wie, co dokładnie oznacza odpowiedź „od czasu do czasu” ani jakie rozwiązania sprawdziłyby się najlepiej w konkretnej firmie lub branży, większość respondentów zgadza się co do tego, że model hybrydowy jest najlepszą opcją w nowej rzeczywistości, w jakiej obecnie żyjemy. W dużej mierze spełnia bowiem oczekiwania pracowników, a jednocześnie pozwala uspokoić rosnące obawy o wydajność i zaangażowanie. Co zatem decyduje o skuteczności modelu hybrydowego? Jedno jest pewne: nie ma rozwiązania uniwersalnego. To, co sprawdzi się doskonale u jednego pracodawcy lub w jednym zespole, niekoniecznie będzie działać w innej firmie czy nawet w innym dziale.

Naszym zdaniem to perspektywa zespołu ma kluczowe znaczenie dla wszystkich działań związanych z zaprojektowaniem koncepcji hybrydowego modelu pracy oraz jego późniejszym wdrożeniem i monitorowaniem jego skuteczności. Znaczenie zespołów podkreśla się już od dłuższego czasu, a pandemia i ostatnie dwa lata pracy zdalnej przyspieszyły tylko rozwój tego trendu. Rozproszenie sprawiło, że o więziach między pracownikami a firmą decyduje przede wszystkim bycie częścią zespołu. Na tej podstawie buduje się obecnie poczucie przynależności i zaangażowania.

To właśnie na poziomie poszczególnych zespołów powinny teraz zapadać najważniejsze decyzje dotyczące pracy hybrydowej. Zanim nowy model zostanie wdrożony, trzeba będzie przemyśleć wiele różnych spraw i poszukać odpowiedzi na takie pytania, jak: Przez ile dni w tygodniu zespół powinien pracować w biurze? Jaką rolę spełnia biuro i jak zmienić jego aranżację, aby sprostać nowym wymogom? Jakie czynności należy wykonywać codziennie na poziomie zespołu, aby model hybrydowy był skuteczny?

Działania te mają zasadnicze znaczenie dla powodzenia zarówno modelu mieszanego, jak i w pełni zdalnego. Obejmują między innymi spotkania organizacyjne, udzielanie informacji zwrotnej czy burze mózgów. Wszystkie decydują o sukcesie na takich płaszczyznach, jak: zarządzanie realizacją celów, kreatywność, zdobywanie wiedzy czy budowanie relacji, zarówno wewnątrz, jak i na zewnątrz zespołu.

Właśnie taki punkt widzenia przyjęliśmy, kiedy tworzyliśmy narzędzie diagnostyczne Hybrid Team Scan. Punktem wyjścia jest badanie, które pomoże firmie zmierzyć efektywność zespołów przechodzących na model hybrydowy, a także poznać oczekiwania i nastawienie pracowników w różnych jego wariantach. Tym, co odróżnia nasze narzędzie od badań satysfakcji pracowników, jest informacja zwrotna pozwalająca na podjęcie konkretnych działań – pytania sformułowano w taki sposób, aby zachęcić członków zespołu do zgłaszania swoich własnych pomysłów i propozycji zmian.

Uwzględniliśmy w nim dziesięć czynników decydujących o skuteczności pracy hybrydowej. Pięć z nich to czynniki o charakterze krótkoterminowym, które łatwiej dostrzec i które bezpośrednio przekładają się na wydajność. Są to: wykorzystywanie technologii w komunikacji, zarządzanie zadaniami i planowanie, wyznaczanie rytmu dnia pracy, przejrzystość zadań i celów, jakość spotkań oraz interakcje z klientami.

Pozostałe wywierają wpływ na funkcjonowanie zespołu w dłuższej perspektywie czasowej. Są mniej oczywiste i zazwyczaj rzadziej brane pod uwagę. Należą do nich: wymiana informacji, budowanie relacji, udział w podejmowaniu decyzji i planowaniu długoterminowym, udzielanie informacji zwrotnej i uczenie się od innych oraz poczucie wspólnego celu.

W nowej, postpandemicznej rzeczywistości firmy na całym świecie muszą podjąć zdecydowane działania, aby odbudować poczucie przynależności i zaangażowania wśród swoich pracowników. Najbardziej racjonalnym podejściem wydaje się wybór modelu hybrydowego i organizacja pracy z perspektywy zespołu.

ENGLISH VERSION

The Hybrid Team Scan - Team focus is key to effective hybrid work

The post-pandemic return to the office is not an easy process. It’s a big challenge for organizations to find a common ground of understanding for its employees: some workers have enjoyed the comfort and flexibility of working from home over the past months and would like to see things go unchanged in the nearest future; others miss the hum-drum life of office work and can’t wait to sit at their good old desks or have a quick chat with their colleagues over by the proverbial water cooler. A majority of them, however, as our recent surveys showed, would like to go both ways: be in the office and work from home. At least from time to time.

Even though no one knows exactly what this ‘from time to time’ actually means and what would work best in their organization or industry, most agree that going hybrid is the best option in our new reality. To a large extent, this meets the expectations of the workforce and addresses the growing concerns about falling productivity and engagement. So, how can you implement hybrid work to make it effective? There’s absolutely no ‘one size fits all’ model. What may work well in one company or in one of its teams does not necessarily mean that is can be easily applied to another company or even to another team in the same organization.

We believe it’s crucial to focus on the team while designing a hybrid work model and also later when implementing it and measuring its efficiency. Teams have been gaining prominence for quite a while and the pandemic has further accelerated this trend over the last two years of remote work. As employees became dispersed among their home offices, their teams actually became a main point of connection with organizations and a basis for building a sense of belonging and engagement among employees.

In the new reality it is at the team level that the most important decisions regarding hybrid work should be made. These include a wide range of issues to be decided on at the start of hybrid work: how many days a week should a team work from the office? What is the role of the office and how should the office space be arranged to meet these new requirements? What daily team activities do we need to perform to make hybrid work effective?

These team activities are the fundamentals of a good hybrid or remote work model. We call them team rituals or ceremonies, and they include among others planning meetings, feedback and brainstorming sessions. All of them have an impact on a team’s success in areas such as goal management, creativity, learning and building relationships within and between teams.

We have adopted this team perspective in our diagnostic tool – the Hybrid Team Scan. Based on a survey, it allows companies to measure the efficiency of teams implementing hybrid work and discover the expectations and attitudes of employees considering different hybrid work variants. What distinguishes our tool from job satisfaction surveys is an actionable feedback: its questions are formed in such a way as to ask employees for suggestions as to what could be changed and implemented in a team.

While developing the survey we have identified 10 areas which make hybrid teams effective. Five of them deal with short-term factors that are more easily noticeable and have an immediate impact on productivity: use of technology for communication, task management and planning; setting the rhythm of a working day; clarity of tasks and goals; meeting quality; and creating interactions with clients.

The other five areas have an impact on a team’s long-term performance. They are less obvious and often less commonly addressed: sharing information, building relations, the ability to participate in decision-making processes and long-term planning, as well as sharing feedback and learning from each other, and having a sense of shared direction.

In the post-pandemic reality organizations worldwide need to take quick steps to rebuild a sense of connection and engagement among their employees. Going hybrid and focusing on a team perspective appears as the most reasonable approach.

Czy ta strona była pomocna?