Miejsce pracy zmieniło swoje znaczenie

Nowa definicja miejsca pracy

Słysząc określenie „miejsce pracy”, jakie skojarzenia w pierwszej kolejności przychodzą nam do głowy? Najpewniej jedną z najczęstszych odpowiedzi będzie „miejsce”, „budynek” lub „biuro, do którego ludzie chodzą, aby pracować. A być może, za sprawą pracy zdalnej wykonywanej z domu, która zyskała na popularności w trakcie pandemii, wyobraziliśmy sobie osobę siedzącą przy kuchennym stole lub na kanapie, z otwartym laptopem i smartfonem w dłoni. Co w sytuacji, gdy żadne z tych wyobrażeń nie przystaje do obecnej roli miejsca pracy? Pandemia COVID-19 z pełną mocą dała nam do zrozumienia, że ludzie nie muszą fizycznie przebywać razem, aby móc razem pracować. Udowodniła także, że praca z domu nie wpływa na obniżenie produktywności. Wręcz przeciwnie, może przyczynić się do jej zwiększenia, jednak wówczas mamy do czynienia z innego rodzaju wyzwaniami.

Innymi słowy, określenie „miejsce pracy” przestało funkcjonować w naszej świadomości jako miejsce, w którym pracownicy wykonują swoją pracę. Ponadto, w dobie pracy zdalnej przestało być utożsamiane z konkretnym miejscem, w którym przebywają pracownicy. Zgodnie z nową definicją miejsce pracy jest tam, gdzie praca faktycznie się odbywa, czyli w środowisku cyfrowym czy też w aplikacjach służących do współpracy i komunikacji, stosowanych przez pracowników realizujących powierzone obowiązki.

Z uwagi na fakt, iż tego rodzaju wyzwania są charakterystyczne dla pracy w modelu cyfrowym, stworzenie produktywnego miejsca pracy w oparciu o technologię warto rozpocząć od zmiany podejścia. Należy odejść od traktowania miejsca pracy wyłącznie jako lokalizacji i zacząć postrzegać je jako sieć relacji i interakcji funkcjonujących w środowisku cyfrowym. Kierując się tym nastawieniem, firmom łatwiej będzie znaleźć nowe sposoby promowania współpracy, dzielenia się informacjami i kreatywnego rozwiązywania problemów w ramach zespołów pracujących zdalnie, a jednocześnie wynagrodzić wszelkie niedogodności wynikające z braku kontaktu bezpośredniego. Celem takiego działania jest powierzenie decyzyjności zespołom z myślą o tym, aby szybko znalazły własny sposób na rozwiązanie zarówno oczekiwanych, jak i nieoczekiwanych wyzwań, a co za tym idzie, aby łatwiej mogły osiągać sukces w szybko zmieniającym się świecie niepewności.

Trzy pokrywające się definicje miejsca pracy

Zanim przejdziemy do odkrywania czynników wspierających produktywność w cyfrowym środowisku pracy, w pierwszej kolejności warto przyjrzeć się podziałowi, jakiego technologie cyfrowe dokonały w ramach miejsca pracy.

Fizyczne miejsce pracy, czyli miejsce, z którego pracownicy wykonują swoją pracę. Może być to biuro, dom czy też inna lokalizacja, np. kawiarnia. W tradycyjnym rozumieniu za fizyczne miejsce pracy uważano konkretny budynek, do którego pracownicy firmy przychodzili, aby realizować swoje zadania służbowe. Przed pojawieniem się technologii cyfrowej tego rodzaju fizyczna lokalizacja stanowiła jedyne miejsce, z którego pracowano. Wymagało to dojazdu do firmy, w której personel miał do swojej dyspozycji potrzebne materiały i narzędzia, mógł spotkać się z innymi pracownikami, co sprzyjało nawiązywaniu relacji, umożliwiało korzystanie z dostępnych urządzeń oraz pozyskanie informacji niezbędnych do realizacji powierzonego zadania. Nawet obecnie, gdy technologia pozwala na pracę z dowolnego zakątka świata, „miejsce pracy” jest nieustannie utożsamiane z tradycyjną koncepcją, czyli z fizycznym miejscem wykonywania pracy. Cyfrowe miejsce pracy może stanowić czwartą, dopiero wyłaniającą się kategorię nowego środowiska pracy wymagającego nowych zasad, które dopiero się kształtują.

Samodzielne cyfrowe miejsce pracy oznacza środowisko, w którym wyłączną odpowiedzialność za realizację zadań ponoszą poszczególni pracownicy. Natomiast w ramach współdzielonego cyfrowego miejsca pracy to zespoły wspólnie realizują powierzone zadania. Podczas gdy każdy pracownik wykonuje swoje obowiązki w ramach pracy indywidualnej, nic nie stoi na przeszkodzie, aby oprócz tego był również zaangażowany w realizację projektów w ramach modelu współdzielonego, dołączając do określonego zespołu lub konkretnej grupy roboczej.

Wybuch pandemii COVID-19 doprowadził do nagłego odseparowania zarówno samodzielnych, jak i współdzielonych cyfrowych miejsc pracy od tych tradycyjnych. Tego rodzaju podział często sprowadzał się do przejścia z pracy w biurze na pracę zdalną z domu, przy czym w kontekście zwiększenia produktywności warto postrzegać tego rodzaju zmianę jako możliwość całkowitego przejścia na pracę w środowisku cyfrowym, bowiem pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki z dowolnego miejsca, które nie jest biurem. Jednak w praktyce okazało się, że dla większości z nas oznacza to po prostu pracę z domu.  Zamiast pracować przy wykorzystaniu narzędzi cyfrowych w tradycyjnym biurze, nagle musieliśmy przestawić się na funkcjonowanie w miejscu pracy, które w pełni stało się podporządkowane technologiom cyfrowym.

Co wpływa na produktywność zespołów cyfrowych? Trzy istotne elementy

Produktywność zespołów pracujących w ramach cyfrowego modelu pracy w dużej mierze zależy od zapewnienia przez organizację odpowiednich warunków w ramach trzech kluczowych obszarów.

Bezpieczeństwo psychiczne odnosi się do sposobu, w jaki jednostka lub grupa postrzega konsekwencje wynikające z podejmowanych działań. Bezpieczeństwo psychiczne zapewnia członkom zespołu poczucie, że mogą otwarcie się wypowiadać bez obawy przed byciem osądzanym i daje im pewność, że mogą podejmować ryzyko, przedstawiać niekonwencjonalne pomysły oraz podejmować konstruktywną polemikę z myślą o osiągnięciu wspólnych celów.  Tworzy przyjazną przestrzeń zachęcającą do eksperymentowania i wykazania się kreatywnością niezbędną do identyfikowania i rozwiązywania problemów - zarówno w obszarze funkcjonujących procesów, jak i samej organizacji pracy.

Drugim czynnikiem warunkującym skuteczność działań zespołu pracującego zdalnie jest umiejętność korzystania z technologii. Kompetencje informatyczne oznaczają zdolność poruszania się w środowisku narzędzi, technologii i platform, które można wykorzystać w pracy i komunikować się zdalnie za ich pomocą, innymi słowy stanowi umiejętność skutecznego wykonywania swoich obowiązków w miejscu pracy, które stało się podporządkowane technologiom cyfrowym.

Wyznacznikiem produktywnego środowiska cyfrowego do pracy zespołowej jest zapewnienie wszystkim użytkownikom komfortu korzystania z zastosowanych rozwiązań, uwzględnienie potencjalnych zmian i wyzwań, takich jak brak kompatybilności systemów, z których korzystają zespoły w ramach różnych organizacji, które wychodzą poza standardowe narzędzia i szkolenia oferowane przez pracodawcę. Korzyści płynące z posiadania kompetencji informatycznych są w tym przypadku oczywiste: zespoły wyposażone w tego rodzaju umiejętności będą potrafiły skuteczniej poszukiwać alternatywnych rozwiązań, a następnie je wdrażać, aby zniwelować lukę cyfrową.

Trzecim czynnikiem odpowiedzialnym za produktywność zespołów pracujących w ramach modelu cyfrowego jest wspieranie przez kadrę zarządzającą elastyczności i chęci eksperymentowania wśród pracowników. Wsparcie ma zachęcać zespoły do poszukiwania i wprowadzenia nowych, lepszych rozwiązań, również takich, które nie funkcjonują w ramach standardowego środowiska operacyjnego firmy, ale mogą zostać wdrożone, jeśli zajdzie potrzeba zmiany. To podejście stoi w sprzeczności z metodą, w ramach której firmy zapewniają swoim pracownikom gotowy zestaw narzędzi i technologii, wspólną platformę oraz szkolenia wspierające.

Stworzenie produktywnego cyfrowego miejsca pracy

Podstawą produktywności zespołów jest spójne, współdzielone cyfrowe środowisko pracy. W sytuacji, gdy członkowie zespołu pochodzą z różnych lokalizacji i firm, a co za tym idzie różnych środowisk cyfrowych, oraz wywodzą się z odmiennych kultur, w pierwszej kolejności powinni wspólnie ustalić, jakie narzędzia będą wykorzystywać w ramach wspólnego modelu pracy cyfrowej. W ten sposób działają zespoły o wysokim poziomie produktywności. Okazuje się, że wiele firm nie uwzględniło tego elementu w swoich planach wspierających pracowników w przejściu na pracę zdalną z domu lub nie miało świadomości jego znaczenia.

Ponadto, organizacje zazwyczaj skupiają się na wiedzy oraz umiejętnościach poszczególnych pracowników, czyli na czym dana osoba się zna i czym w związku z tym może się zająć. Natomiast rozwinięcie kompetencji informatycznych jest uzależnione zarówno od samego pracownika, jak i miejsca pracy. Przy czym w firmach o złożonej i mało przejrzystej kulturze organizacyjnej presja bycia postrzeganym jako osoba kompetentna wstrzymuje pracowników przed przyznaniem się do pomyłki lub niepewności. W tym przypadku rolą pracodawcy jest promowanie podejścia dającego przyzwolenie na uczenie się i stopniowe podnoszenie kompetencji, pod warunkiem aktywnego zaangażowania i chęci ze strony pracowników.

Praca w świecie cyfrowym wymaga odpowiedniego dopasowania koncepcji miejsca pracy. Brak jakichkolwiek działań w tym zakresie może przyczynić się do zaprzepaszczenia możliwości wsparcia zespołów w pełnym wykorzystaniu ich potencjału. To, jak postrzegamy i tworzymy cyfrowe miejsce pracy, oraz jakie podejście przyjmiemy wobec specyfiki pracy w ramach tego modelu, będzie miało wpływ na to, czy będziemy w stanie w pełni czerpać z korzyści, jakie ono oferuje.