Zarządzanie kryzysowe – praktyczne podejście

Nowy szczep koronawirusa (2019 n-CoV) został po raz pierwszy zidentyfikowany w Wuhan, prowincja Hubei, Chiny, w grudniu 2019 r. Do tej pory potwierdzono tysiące przypadków infekcji na całym świecie.

Władze publiczne w Chinach i na arenie międzynarodowej podejmują zdecydowane działania, aby zareagować na pojawiające się zagrożenie dla zdrowia publicznego: wydając porady dotyczące podróży, poddając kwarantannę miastom i zwołując Komitet doraźny Światowej Organizacji Zdrowia (WHO). WHO 11 marca uznało serię zachorowań na COVID-19 występującą od grudnia 2019 za pandemię.

To eskalujące zagrożenie skłoniło firmy do rozważenia własnych środków gotowości na wypadek pandemii. Ważne jest, aby organizacje były proaktywne i przygotowane, a jednocześnie pozostały pragmatyczne, ponieważ sytuacja ciągle ewoluuje.

Działania początkowe

• Oceń zagrożenia. Jeśli twoja organizacja posiada dużą ekspozycję na kraje o dużych ogniskach zachorowań będziesz musiał podjąć bardziej zdecydowane działania. Aby ustalić proporcjonalną reakcję kluczowe jest zrozumienie zależności oraz ekspozycję na zagrożenie.
• Zweryfikuj plany ciągłości działania jak również struktury zarządzania kryzysowego. Wiele organizacji opracowało plany ciągłości działania dla poszczególnych procesów biznesowych bądź plany postępowania w przypadku materializacji ryzyk związanych z pandemią. Obecna sytuacja przypomina, że aktualność tych planów oraz ich regularne testowanie ma zasadnicze znaczenie dla odporności organizacyjnej.
• Przygotuj proporcjonalną reakcję. Jeśli nie są jeszcze uwzględnione w planach ciągłości działania określ kluczowe zdarzenia bądź scenariusze aktywujące poszczególne działania. Zaplanuj odpowiednią komunikację z uwzględnieniem swoich kluczowych pracowników, procesów biznesowych i centrów operacyjnych.
• Monitoruj podróże służbowe. Zaleca się monitoring restrykcji w przemieszczaniu się zarówno z perspektywy globalnej jak również lokalnej. Ważnym czynnikiem jest koordynacja i bieżąca aktualizacja informacji (w tym zapewnienie kontaktu z podróżującymi) jak również współpraca z wszelkimi zewnętrznymi podmiotami.

Komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna

• Komunikuj się ze swoimi pracownikami często i bez zwłoki. Pracownicy będą słusznie zaniepokojeni spływającymi informacjami i będą oczekiwać od swoich przełożonych dokładnych i wiarygodnych informacji. Budowanie świadomości pracowników może być oparte o dotychczasowe mechanizmy komunikacji wewnętrznej. Warto dzielić się infografikami i informacjami od władz, edukować podróżujących służbowo oraz symptomów, które powinny skłonić pracowników do kontaktu ze służbą zdrowia.
• Współdziałaj ze swoimi krytycznymi dostawcami. Przedsiębiorstwa powinny zdefiniować środki gotowości na wypadek wystąpienia pandemii również u swoich krytycznych dostawców i zachęcać do ciągłego dialogu na temat gotowości w obecnej sytuacji.
• Pozostań w kontakcie z kluczowymi interesariuszami. Konieczna może być koordynacja z lokalnymi i krajowymi władzami publicznymi w ramach działań w zakresie gotowości regionalnej. Komunikacja z innymi zainteresowanymi stronami, w tym inwestorami i klientami, będzie kluczem do utrzymania zaufania wszystkich stron.

Zaplanuj, monitoruj i sprawdź swoją odporność

• Opracuj scenariusze zdarzeń. Wykorzystaj planowanie z wykorzystaniem różnych scenariusz aby zweryfikować jak organizacja może się przygotować do sytuacji w której zmaterializują się wybrane ryzyka. Rozważ absencję pracowników, ograniczenia w poruszaniu się, zakłócenia łańcucha dostaw.
• Bądź na bieżąco z najnowszymi informacjami. Będą to międzynarodowe i krajowe organy zdrowia publicznego udzielające informacji i porad. Opublikują również najnowsze statystyki dotyczące podejrzanych przypadków, które zapewnią przydatne dane do śledzenia ewoluującego zagrożenia.
  
• Weryfikuj polityki, plany i procedury. Planowanie ciągłości działania jest procesem iteracyjnym. Plany i instrukcje powinny być aktualizowane w ramach pojawiających się zagrożeń, aby zapewnić, że organizacja pozostaje przygotowana i chroni swoich pracowników, reputację, strategię i wyniki finansowe.