Zarządzanie stronami trzecimi - drugi co do ważności priorytet organizacyjny firmy

Strony trzecie stanowią jeden z najważniejszych nośników wartości firmy, o znaczeniu współpracy z podmiotami zewnętrznymi dla rozwoju i sukcesu przedsiębiorstwa głośno jest od połowy lat dziewięćdziesiątych ubiegłego wieku. Strony trzecie - to nie tylko dostawcy towarów i usług czy strategiczni partnerzy z łańcucha dostaw, ale również podmioty ujęte w systemach sprzedaży, a więc detaliści, dystrybutorzy, wspólne przedsięwzięcia, alianse, podmioty zależne i stowarzyszone.

Możliwość redukcji kosztów od zawsze jest główną przyczyną uzależniania się firm od stron trzecich, jednak inne czynniki stopniowo zyskują na znaczeniu i sprzyjają opracowywaniu bardziej aktywnych strategii ukierunkowanych na długoterminowy wzrost wartości. Przedsiębiorcy dostrzegają bowiem, jak współpraca z odpowiednio dobranymi stronami trzecimi może przełożyć się na mierzalne korzyści w zakresie zwinności działania, innowacyjności, dostępu do specjalistycznych kwalifikacji i zasobów wiedzy czy racjonalizacji procesów. Wszystko to stanowi coraz wyraźniejszą zachętę do dalszego budowania współpracy ze stronami trzecimi.

Inwestycje w zarządzanie stronami trzecimi pozwalają na pełne wykorzystanie potencjału organizacji. Dzięki sprawnemu zarządzaniu rozszerzone przedsiębiorstwo może generować wartość dodaną i stwarzać organizacji możliwość zyskania istotnej przewagi nad konkurencją. Zarządzanie stronami trzecimi jest bardzo złożonym zagadnieniem, większość firm musi stale weryfikować przyjętą metodologię zarządzania wskutek nagłych zmian warunków działania stron trzecich.

Outsourcing i strony trzecie - rozwiązania na przyszłość

Jak pisaliśmy we wcześniejszych publikacjach, po wybuchu pandemii wiele przedsiębiorstw rozważało całkowitą lub częściową rezygnację z outsourcingu wskutek obaw, że strony trzecie nie wywiążą się z zobowiązań lub z obawy o utratę kontroli nad działalnością objętą outsourcingiem. W większości przypadków jednak skończyło się na planach. Z jednej strony większość firm miała bowiem świadomość, że nie są w stanie podjąć się samodzielnej realizacji zadań objętych dotychczasowym outsourcingiem ani pozyskać odpowiednich zasobów w perspektywie średnio- i długoterminowej, z drugiej zaś występowała silna presja na koszty, zniechęcająca je do wydawania znaczących kwot na prowadzenie działalności droższej niż w przypadku korzystania z usług podmiotów zewnętrznych. Dyskusje skupiły się zatem na kwestii wzmocnienia odporności i kontroli nad systemami stanowiącymi własność stron trzecich w połączeniu z innymi działaniami zwiększającymi odporność, takimi jak dywersyfikacja źródeł dostaw. Bez względu na trudności występujące w relacjach z podwykonawcami i na rynku, organizacje zdecydowanie częściej wybierają koncentrację na sposobach utrzymania i zabezpieczenia tych relacji niż na rezygnacji z nich, ponieważ postrzegają to jako jedyną możliwość na utrzymanie konkurencyjności swojego przedsiębiorstwa w złożonym i dynamicznie zmieniającym się środowisku rynkowym.

Przejrzystość działania rozszerzonego przedsiębiorstwa: pierwszy krok usprawniający zarządzanie stronami trzecimi

Od roku 2018 nasze badania dotyczące rozszerzonego przedsiębiorstwa (Extended Enterprise Risk Management Survey/ Third Party Management Survey) sygnalizują wzrost złożoności umów zawieranych ze stronami trzecimi, wynikający z rosnącej popularności podwykonawców, angażowanych na różnych poziomach działalności. W wielu przypadkach strony trzecie zlecają dalszym podmiotom prowadzenie działań, których podjęły się na mocy umowy, co powoduje powstawanie relacji ze stronami czwartymi. Łańcuch ten może ciągnąć się dalej, obejmując coraz niższe poziomy relacji. Ekspansja łańcuchów podwykonawców nie tylko komplikuje sprawy, ale też zmniejsza przejrzystość i możliwość śledzenia działania systemów zarządzanych przez strony trzecie. Może się zdarzyć, że działania „strony szóstej” wpływają na działalność pierwotnego zleceniodawcy, powiązanego z nią za pośrednictwem strony trzeciej, czwartej i piątej. Proces zarządzania stronami trzecimi powinien zatem uwzględniać różne poziomy współzależności i relacji pomocniczych, zwiększanie złożoności i wymagania poprawy przejrzystości systemu.
Doświadczenie zebrane w toku realizacji projektów dowodzi, że zwykle 60-80% bezpośrednich i pośrednich kosztów operacyjnych oraz 50-100% przychodów w przedsiębiorstwie, którego model biznesowy zakłada znaczące uzależnienie od stron trzecich przy realizacji podstawowych zadań, można przypisać stronom trzecim.

Od struktury silosowej do jednolitego systemu

Zintegrowane podejście do zarządzania stronami trzecimi wymaga, prócz analizy wszystkich warstw powiązań, uwzględnienia całego cyklu życiowego współpracy z tymi podmiotami, od ich wyszukania, pozyskania i zakontraktowania, poprzez monitoring, obsługę finansową, aż do podejmowania decyzji na najwyższym szczeblu. Takie podejście staje się po prostu warunkiem koniecznym poprawy efektywności, redukcji kosztów (w tym wydatków na strony trzecie i kosztów zarządzania nimi) oraz spełnienia zobowiązań ESG.

Rosnąca skala oddziaływania i częstotliwość występowania incydentów z udziałem osób trzecich dowodzą konieczności wprowadzenia usprawnień.

Wiele firm nadal zmaga się z negatywnymi skutkami incydentów z udziałem stron trzecich, co jest sygnałem, że ich systemy nie radzą sobie z rosnącą skalą i zróżnicowaniem rozszerzonego przedsiębiorstwa.

Kolejnych 31% było nieco łagodniejszych w skutkach.

Skutki finansowe obejmują m.in. kary, odszkodowania i utratę przychodów. W ujęciu bezwzględnym 19% badanych oceniało swoją ekspozycję finansową na ryzyko istotnych incydentów z udziałem stron trzecich na kwotę co najmniej 500 mln USD, a 11% na ponad 1 mld USD. Wpływ takich incydentów na finanse firmy w ciągu ostatnich pięciu lat wzrósł co najmniej dwukrotnie, jedna piąta badanych twierdzi zaś, że dziesięciokrotnie. Co więcej, 30% uczestniczących w badaniu spółek giełdowych utrzymuje, że cena akcji po takim incydencie może spaść o 10% lub więcej, jeżeli firma nie potrafi efektywnie zarządzać ryzykiem osób trzecich. Co ciekawe, jedna dziesiąta ankietowanych nie ma pewności, czy tego rodzaju incydent wydarzył się w ich firmie, czy nie. Dowodzi to albo braku systemu zarządzania ryzykiem stron trzecich, albo braku świadomości, co naprawdę dzieje się w firmie, wynikającego ze struktury silosowej i ukierunkowania na określone aspekty zarządzania stronami trzecimi, takimi jak ich wyszukiwanie, pozyskiwanie, obsługa finansowa czy kontraktowanie.

Zarządzanie stronami trzecimi a regulatorzy

W ciągu kilku ostatnich lat na całym świecie widocznie wzrosło zainteresowanie regulatorów kwestiami zarządzania stronami trzecimi w przedsiębiorstwach. Co do zasady podmioty działające na rynku regulowanym ponoszą odpowiedzialność za działania i zaniechania wykorzystywanych przez siebie podmiotów zewnętrznych. Choć sektory usług finansowych czy farmaceutycznych prowadzą w tej dziedzinie, regulatorzy zaczynają coraz bardziej interesować się innymi branżami, takimi jak nauki biologiczne, energetyka i zasoby, telekomunikacja czy dobra konsumpcyjne. Doprecyzowują, kto jest uważany za „stronę trzecią”, a pojęcie to obejmuje już nie tylko dostawców, ale wszystkie podmioty działające w ramach rozszerzonego przedsiębiorstwa. Uwaga regulatorów, w przeszłości skupiona na dostawcach, teraz obejmuje również usługodawców z obszaru technologii informatycznej, wsparcia procesów biznesowych, wszystkich wykonawców, partnerów i agentów marketingowych, brokerów, franczyzobiorców i inne osoby działające na podstawie umów o współpracę, a także podmioty zależne, stanowiące integralną część programów zarządzania stronami trzecimi. Co więcej, regulatorzy wnikliwie analizują usługi wewnątrzgrupowe i świadczone przez podmioty stowarzyszone. Pewne strony trzecie mogą z kolei korzystać z outsourcingu określonych działań, które wykonują dla nich podwykonawcy lub usługodawcy, czyli w tym ujęciu „strony czwarte”. Wytyczne wydawane przez regulatorów zaczynają już uwzględniać takie podmioty, jeżeli ponoszą one ostateczną odpowiedzialność za wspieranie działalności gospodarczej stron trzecich. Można również zaobserwować nowy trend: regulatorzy na całym świecie zaostrzają kary i podnoszą wartość mandatów za niezachowanie zgodności z nałożonymi obowiązkami. Financial Conduct Authority (FCA, brytyjski organ regulacyjny) wprowadził na przykład nowy system kar, którego celem jest pozbawienie ukaranego wszystkich korzyści finansowych uzyskanych niezgodnie z regulacjami, z możliwością dalszego zwiększania kwoty kary z zastosowaniem odpowiednich mnożników, co ma służyć zniechęcaniu do łamania przepisów. Z danych FCA dotyczących egzekwowania kar za rok kalendarzowy 2021 wynika, że nowe zasady spowodowały naliczenie kar w rekordowej kwocie 567.765.219 GBP (około 770 mln USD), czyli o 375.195.201 GBP (ok. 508 mln USD) więcej niż w roku 2020, kiedy to kwota naliczonych kar osiągnęła wartość 192.570.018 GBP (ok. 262 mln USD).

Wzrost wartości naliczonych kar można zaobserwować w odniesieniu do wszystkich kluczowych organów regulacyjnych, w tym Financial Industry Regulatory Authority (FINRA) i FED w USA, singapurskiego Monetary Authority (Bank Centralny Singapuru) i australijskiej Securities and Investments Commission. Niektóre aspekty prawne i regulacyjne nie ograniczają się do poszczególnych sektorów, lecz oddziałują w skali globalnej. Przykładem może być amerykańska ustawa Foreign Corrupt Practices Act (FCPA), która obejmuje wszystkie branże i wpływa na działalność prowadzoną za granicą. Dziesięć najbardziej spektakularnych akcji związanych z egzekucją postanowień FCPA dowodzi, że najwięcej przypadków nieprzestrzegania nowych przepisów spotyka się za granicą, a kwoty naliczanych kar mieszczą się w przedziale od 180 mln USD do 800 mln USD, z czego większość ma związek z praniem pieniędzy i innymi praktykami korupcyjnymi, uprawianymi przez strony trzecie lub z naruszeniem interesów konsumentów.

Jak najlepiej wykorzystać możliwości

Nasze badania prowadzone od roku 2015 dowodzą, że firmy, które efektywnie kontrolują swoich partnerów gospodarczych nie tylko unikają kosztów naliczanych kar czy utraty reputacji, ale zyskują przewagę nad konkurencją, generując zwrot z kapitału własnego wyższy o 4-5%, co w przypadku firm z rankingu Fortune 500 i FT500 oznacza dodatkową kwotę EBITDA rzędu 25-500 mln USD.

Ci, którzy konsekwentnie inwestowali w dobre relacje w ramach łańcucha dostaw, mogą również cieszyć się coraz lepszą reputacją. Skuteczne zarządzanie w skali rozszerzonego przedsiębiorstwa może przyczynić się do poprawy wyników poprzez:

• zwiększanie przychodów, dzięki możliwości rozpoznania i odzyskania ich niedoszacowanych strumieni;
• minimalizację kosztów, dzięki możliwości wyboru odpowiednich relacji, wzmacniających markę, racjonalizujących koszty, ograniczających ryzyko regulacyjne i związane z nim kary;
• zwiększenie wartości relacji z osobami trzecimi, dzięki usprawnieniom (na przykład w formie integracji technologicznej), poprawie jakości obsługi, zwiększeniu zwinności i szybszej reakcji na zmiany warunków rynkowych.

Z badań naukowych wynika, że najlepsi z najlepszych realizują sformalizowane, wszechstronne programy koordynujące działalność komórek organizacyjnych, dostawców i klientów, zgodnie z celami przyjętymi przez firmę. Zarządzanie ryzykiem stron trzecich i wynikami wymaga również opracowania odpowiednich strategii ukierunkowanych na budowanie zaufania. Ich skuteczność można zwiększyć dzięki całościowej analizie powiązań ze stronami trzecimi, co jest możliwe dzięki poprawie przejrzystości.

Pandemia niestety uniemożliwiła właściwie wszystkim przedsiębiorstwom pełne wykorzystanie tych możliwości przy całkowitej eliminacji ryzyka. Wiele firm przyznaje, że nie były przygotowane na zarządzanie stronami trzecimi w tak nietypowych i niepewnych warunkach, co spowodowało wydłużenie czasu realizacji i wzrost kosztów. Pandemia uwidoczniła ponadto złe strony tak znaczącego uzależnienia, powodując niepowodzenia o wymiarze strategicznym, a także uświadamiając wszystkim, jak szybko tego rodzaju ryzyko rozprzestrzenia się w czasie realnym w świecie superszybkich połączeń. Niezależnie od strat spowodowanych pandemią, w organizacjach wyraźnie widać brak systemów sprawnego zarządzania rozszerzonym przedsiębiorstwem oraz planowania, niezbędnych do prawidłowego reagowania na tak znaczące zdarzenia.

Czym wyróżniają się najlepsi?

Po pierwsze, wysoce skuteczne zespoły zarządzające stronami trzecimi stale dopasowują swoje modele operacyjne do zmieniających się warunków, wskaźników i metod pomiaru. Ankieta dla dyrektorów ds. zaopatrzenia, przeprowadzona przez nas w 2021 roku, odzwierciedla zmianę podejścia do pomiaru wyników zespołów zarządzających stronami trzecimi. Tradycyjne wskaźniki oceny dotyczyły przede wszystkim zwrotu z inwestycji (ROI), skuteczności operacyjnej i wyników stron trzecich. Nie straciły one wprawdzie na ważności, ale uzupełniono je parametrami dodatkowymi, przede wszystkim możliwością zaspokojenia i zrównoważenia rozbieżnych celów różnych grup interesariuszy (na przykład równoważenia potrzeby działania w sposób odpowiedzialny z koniecznością cięcia kosztów lub utrzymania odpowiedniej rentowności), a co ważniejsze, o możliwość i zakres wpływu na decyzje podejmowane przez interesariuszy. Poziom oddziaływania takich zespołów koresponduje również z modyfikacją wskaźników, takich jak udział kosztów ponoszonych w związku z aktywnym poszukiwaniem możliwości obsługi wewnątrz firmy. Dotyczy to również bardziej tradycyjnych wskaźników, takich jak skuteczność operacyjna zespołu zarządzającego stronami trzecimi, którą liderzy rynkowi aktywnie obserwują i mierzą wykorzystując takie wskaźniki, jak na przykład wysokość wydatków przypadających na jeden etat w zespole.

Po drugie, najlepsi z najlepszych wprowadzają praktyki zwiększające zarówno odporność, jak i zwinność niezbędną do eliminacji niepewności i wieloznaczności, związanej ze złożonością rynku. W tym celu szczegółowo dopracowują posiadane modele zarządzania stronami trzecimi, oparte o technologie cyfrowe i pełną integrację. Takie całościowe podejście umożliwia im poszerzenie propozycji wartości: poza redukcją kosztów i gwarancją dostaw oferują coś dodatkowego - kształtowanie zapotrzebowania i innowacyjność przy ścisłej współpracy stron trzecich i dostawców strategicznych, dzięki czemu mogą skrócić terminy realizacji, zapewnić ciągłą poprawę i zgodność z obowiązującymi przepisami. Osiągnięcie takiego poziomu wymagało jednak gruntownej modyfikacji tradycyjnych procesów, zasad, wskaźników, narzędzi i postaw, przy jednoczesnym zapewnieniu stałego wzrostu wartości, widocznego w sprawozdaniach finansowych. Ponad 85% członków zarządów firm, które potrafią wypracować równowagę między priorytetami krótko- i długoterminowymi uważa, że proces adaptacji do wydarzeń z lat 2020-2021 przebiegł w ich przedsiębiorstwach bardzo sprawnie.

Złożoność znacząco poszerza perspektywę, im bardziej złożone środowisko, tym większa gama możliwych interakcji i opcji do wyboru. Choć podejmowanie decyzji wymaga pewnej intuicji, szczególnie na poziomie strategicznym, dane dostępne w czasie rzeczywistym, dzięki wykorzystaniu zintegrowanego systemu zarządzania stronami trzecimi mają kluczowe znaczenie dla osób decyzyjnych w zespołach osiągających najlepsze wyniki. Przedsiębiorstwa, które stworzyły zintegrowany system zarządzania stronami trzecimi mogą więc szybko wykorzystać nadarzające się okazje, dzięki pogłębionej analizie dostępnych danych, co daje im zdecydowaną przewagę nad konkurencją.