Pracownik wystawił pustą fakturę, ale odpowie za to pracodawca, jeżeli nie dochował należytej staranności

Polska spółka prowadziła stację paliw. Kierowniczka tej stacji, będąca pracownikiem spółki, w okresie 2010-2014 wystawiła 1679 fikcyjnych faktur, na których jako sprzedawca widniała spółka. Pracownicy stacji przekazywali kierowniczce paragony fiskalne, na podstawie których ta wystawiała faktury ze wskazaniem nabywców, którzy w istocie nie dokonali zakupów. Tym samym mogli przez to niezasadnie odliczyć podatek VAT naliczony.

Działalność kierowniczki odbywała się bez zgody i wiedzy zarządu spółki. Faktury były wystawiane poza systemem generującym „standardowe” faktury. Po wykryciu procederu rozwiązano umowę o pracę z kierowniczką.

Zgodnie z art. 108 polskiej ustawy o VAT (odpowiednio art. 203 dyrektywy VAT) osoba, która wykaże kwotę podatku VAT na fakturze, zobowiązana jest do jego zapłaty. W związku z tym organy podatkowe stanęły na stanowisku, że spółka powinna ponieść odpowiedzialność i zapłacić podatek wykazany na fakturze. Argumentowały, że nie zapewniono właściwego nadzoru nad pracownikami, a to spółka widniała na fakturze jako sprzedawca.

Trybunał zatem stanął przed następującym dylematem: Czy za „puste” faktury wystawione przez pracownika (z podaniem danych podatnika-pracodawcy) odpowiada pracodawca (podatnik VAT), czy pracownik? [o opinii Rzecznik Generalnej w tej sprawie poprzedzającej wydanie wyroku pisaliśmy wcześniej tutaj: Przegląd podatkowy: VAT 6/2023 | Deloitte Polska]

Adresując to zagadnienie Trybunał w wyroku z 30.01.2024 r. wskazał w szczególności, że:

• Art. 203 dyrektywy VAT stanowi o tym, że zobowiązaną do zapłaty podatku jest „każda osoba, która wykazuje VAT”, a zatem również osoba niebędąca podatnikiem (czyli np. jego pracownik);
• Wystawca widniejący na fakturze działający w dobrej wierze (którego tożsamość została „przywłaszczona” przez inną osobę) nie powinien odpowiadać za wykazany podatek;
• To, czy podatnik działa w dobre wierze należy oceniać według standardu dochowania należytej staranności podobnego do tego wypracowanego w sprawach dotyczących innych oszustw na gruncie podatku VAT.

Co zatem należy zrobić, aby dochować należytej staranności i pozostać w dobrej wierze?

Tego Trybunał nie sprecyzował. Warto jednak zwrócić uwagę na następujące kwestie odnotowane przez sąd unijny:

• Jeżeli istnieją przesłanki, by podejrzewać nieprawidłowości lub oszustwo, przezorny przedsiębiorca powinien w zależności od okoliczności konkretnego przypadku podjąć odpowiednie kroki;
• Obowiązek odpowiednich działań kontrolnych istnieje szczególnie wobec pracowników, którzy zobowiązani są do wystawiania faktur w imieniu w imieniu i na rzecz swojego pracodawcy;
• Nie jest w dobrej wierze podatnik, który „nie dochował należytej staranności wymaganej w celu kontrolowania działań swojego pracownika i uniknięcia w ten sposób możliwości wykorzystania przez tego pracownika jego danych identyfikacyjnych do celów VAT do wystawiania fałszywych faktur w celu popełnienia oszustwa”.

Można uznać, że wyrok w istotnym stopniu pozytywnie rozstrzyga podstawowe zagadnienie, które było dyskusyjne – mianowicie podatnicy (spółki) co do zasady mogą uwolnić się od odpowiedzialności z tytułu wystawiania nierzetelnych faktur przez ich pracowników lub współpracowników. Jednakże konieczny jest tutaj przegląd i odpowiednie funkcjonowanie procedur wewnętrznych (i ich praktyczne stosowanie), aby upewnić się, że obowiązki są prawidłowo rozłożone, a odpowiedni nadzór nad pracownikami zapewniony.

Wyrok dostarcza również istotnych argumentów ochronnych dla podatników, których aktualnie dotyczą podobne spory z organami podatkowymi.