Z dniem 1 stycznia 2022 r. rozpocznie się funkcjonowanie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

W 2022 r. stosowanie nowego rodzaju faktur będzie fakultatywne, a zgodnie z naszymi doświadczeniami, krąg podmiotów zainteresowanych wprowadzeniem fakturowania strukturyzowanego już teraz, będzie ograniczony.

Chcielibyśmy zwrócić uwagę, że skutki związane z możliwością wystawiania faktur ustrukturyzowanych mogą potencjalnie odczuć także podatnicy, którzy nie zdecydują się na korzystanie z KSeF w początkowym stadium jego działania.

Ustawa wprowadzająca nowe rozwiązania wskazuje, że jeśli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF, faktury mogą być przesłane temu podmiotowi w postaci z nim uzgodnionej. Jednakże brak w ustawie o VAT określenia w jaki sposób ta akceptacja powinna zostać wyrażona, nie ma w niej również katalogu sposobów, które można uznać za postaci dopuszczalne.

Biorąc pod uwagę powyższe, w naszej ocenie na początku 2022 r. podatnicy powinni wprowadzić procedury zabezpieczające sytuacje, w których będą otrzymywać faktury za pomocą KSeF nie mając pełnej świadomości, że takie faktury otrzymują.

W pierwszej kolejności warto przeanalizować zawarte dotychczas oraz zawierane w 2022 r. umowy z kontrahentami pod kątem występowania w nich klauzul, które mogą stanowić zgodę na wystawianie faktur strukturyzowanych (analogicznych jak wprowadzające zgodę na otrzymywanie faktur elektronicznych).

Celem takiej weryfikacji powinno być zabezpieczenie możliwości dorozumianej akceptacji fakturowania strukturyzowanego w przypadku, np. zaakceptowania ogólnych warunków umowy. Pozwoli to uniknąć negatywnych konsekwencji spowodowanych sytuacjami, w których kontrahenci uznawaliby, że uzyskali akceptację, podczas gdy nie zostałaby ona wyrażona wprost, więc odbiorca nie miałby odpowiedniej świadomości jej istnienia.

Zasadne będzie także wprowadzenie procesu, który będzie miał na celu potwierdzenie czy pomimo braku zgody na otrzymanie faktur za pomocą KSeF, kontrahenci jednak nie wystawili faktur za pośrednictwem tego systemu, w szczególności kiedy nie wysyłają oni jednocześnie tej faktury w innej postaci, jak również sposobu postępowania jeśli takie faktury w KSeF się pojawią.

Należy bowiem pamiętać, iż w sytuacjach, w których podatnik nie będzie miał świadomości otrzymania faktur przez KSeF, ale od strony prawnej było to możliwe z uwagi na wyrażoną zgodę, naraża się np. na opóźnienia w zapłacie faktur. Powyższe może skutkować także, z perspektywy VAT np. upływem terminu na odliczenie VAT naliczonego.

Ponadto, w przypadku wysyłek faktur w formie strukturyzowanej przez KSeF oraz jednocześnie także w formie ustalonej przez strony, mogą pojawić się problemy techniczne czy rozbieżności, które również mogą wymagać odpowiedniego zaadresowania ze strony podatnika.

Dla przykładu można tu wymienić sytuacje rozbieżności wartości faktur KSeF oraz ich odpowiedników przesyłanych poza KSeF lub przypadków otrzymania odpowiedników faktur strukturyzowanych wstawionych przez KSeF, które sam KSeF odrzuci.

W razie Państwa wątpliwości, chętnie porozmawiamy o problemach, które mogą pojawić się w tym obszarze. Zapraszamy również na szkolenie poświęcone tematyce faktur ustrukturyzowanych.

Na moment publikacji alertu finalna wersja produkcyjna platformy KSeF nie została opublikowana.