Workation – praca zdalna z zagranicy a konsekwencje w zakresie PIT i ZUS

Wakacje już za nami, więc powoli także sezon urlopowy dobiega końca. Jednak zawsze gdzieś na świecie świeci słońce, a czasami także inne okoliczności w danej lokalizacji mogą przyciągać pracowników, którzy swoją pracę mogę wykonywać z dowolnego miejsca, o ile tylko jest tam zapewnione dobre łącze internetowe.

Część pracodawców może nawet nie wiedzieć o tym, że ich pracownicy pracują za granicą. Niemniej, coraz więcej przedsiębiorstw zauważa ten trend, a część musi mierzyć się z oczekiwaniami pracowników, którzy nie widzą przeciwwskazań do wykonywania pracy poza granicami Polski, nawet przez kilka miesięcy w roku. Warto jednak pamiętać, takie sytuacje powinny być przeanalizowane z perspektywy prawnej, podatkowej i ubezpieczeniowej.

Zgodnie z obowiązującymi od kwietnia 2023 r. przepisami Kodeksu pracy, miejsce wykonywania pracy zdalnej pracownik musi każdorazowo uzgodnić z pracodawcą. Pracownik nie może więc zadecydować o miejscu wykonywania pracy jednostronnie, nie informując o tym pracodawcy. Powyższe jest o tyle istotne, że decyzja o wykonywaniu pracy za granicą, poza prawem pracy i zagadnieniami takimi jak choćby kwestie BHP, może mieć swoje konsekwencje również w zakresie PIT i ZUS zarówno po stronie pracownika, jak i pracodawcy.

W przypadku wykonywania pracy za granicą, kluczowe znaczenie ma rezydencja podatkowa pracownika. Co do zasady, polskim rezydentem podatkowym jest osoba przebywająca w Polsce powyżej 183 dni w roku kalendarzowym lub mająca w Polsce ośrodek interesów życiowych (centrum interesów osobistych lub gospodarczych, w praktyce często decydujące znaczenie dla określenia rezydencji ma fakt zamieszkiwania w Polsce na stałe najbliższej rodziny podatnika). Wyjeżdżając za granicę wskazane jest, aby pracownik zweryfikował czy i w jakich okolicznościach może stać się rezydentem podatkowym według przepisów lokalnych danego kraju.

Kolejnym etapem jest ewentualne rozstrzygnięcie konfliktu rezydencji (jeżeli okaże się, że pracownik spełnia warunki uznania go za rezydenta obu krajów) zgodnie z przepisami mającej zastosowanie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania (jeżeli została zawarta między Polską a danym krajem, w razie braku takiej umowy przepisy obu krajów stosuje się równolegle i możliwe jest podwójne opodatkowanie). Dalsza część komentarz odnosi się do workation wykonywanej z krajów, z którymi Polska zawarła takie umowy.

Zazwyczaj jednak, przy klasycznym workation, czyli wykonywaniu pracy zdalnej w kraju innym niż podstawowy kraj zamieszkania pracownika, pobyt w drugim kraju nie jest długi, a ośrodek interesów życiowych pozostaje w Polsce. Dlatego jest prawdopodobne, że w wielu przypadkach pracownik utrzyma status polskiego rezydenta podatkowego¹. Tym samym, jego wynagrodzenie za pracę będzie podlegać opodatkowaniu w kraju wykonywania pracy innym niż Polska tylko, jeżeli będą spełnione warunki z mającej zastosowanie umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania². Zazwyczaj opodatkowanie w drugim kraju może wystąpić, jeżeli spełniony jest przynajmniej jeden z następujących warunków:

• pracownik przebywa w drugim kraju powyżej 183 dni w dowolnym dwunastomiesięcznym okresie,
• wynagrodzenie pracownika jest ponoszone przez podmiot mający siedzibę w drugim kraju (np. polski pracodawca refakturuje koszty wynagrodzenia na podmiot z siedzibą w kraju wykonywania pracy),
• wynagrodzenie pracownika jest ponoszone przez zakład podatkowy, który polski pracodawca posiada w drugim kraju. 

Jednocześnie, w razie powstania obowiązku podatkowego w kraju wykonywania pracy poza Polską, na polskim pracodawcy będzie ciążył obowiązek odpowiedniego uwzględnienia tego faktu w liście płac, a następnie także w informacji PIT-11. W zależności od tego jaka metoda unikania podwójnego opodatkowania ma zastosowanie w danym kraju, pracodawca może być zobowiązany odpowiednio wyodrębnić wynagrodzenie podlegające opodatkowaniu za granicą przy naliczaniu zaliczki na PIT (przy spełnieniu określonych w ustawie o PIT warunków przychód, który podlega opodatkowaniu za granicą nie jest brany pod uwagę przy naliczaniu zaliczek na PIT) oraz w informacji PIT-11. Następnie, po zakończeniu roku, pracownik będzie także zobowiązany odpowiednio uwzględnić fakt podlegania opodatkowaniu za granicą w swoim zeznaniu rocznym, aby uniknąć podwójnego opodatkowania przychodu.

Ponadto, dany kraj, w którym powstanie obowiązek podatkowy może nakładać na pracownika i pracodawcę dalsze obowiązki (np. rejestracja, zgłoszenie itp.), które należy zweryfikować w każdym kraju niezależnie.

W sytuacji, gdy obowiązek podatkowy za granicą nie powstanie, fakt wykonywania pracy za granicą nie będzie miał wpływu na rozliczenia PIT pracownika oraz pracodawcy. Nie jest jednak wykluczone, że dany kraj i tak będzie wymagać zgłoszenia faktu wykonywania pracy lub nakłada w tym zakresie inne obowiązki na pracownika i/lub pracodawcę.

Skutki wykonywania pracy za granicą w zakresie ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia społecznego zależą od kraju, do którego pracownik wyjeżdża:

• w przypadku krajów UE, EOG i Szwajcarii zasady podlegania ubezpieczeniom regulują przepisy unijne,
• w przypadku krajów, z którymi Polska zawarła umowy o zabezpieczeniu społecznym (np. USA, Kanada, Ukraina), zasady podlegania ubezpieczeniom regulują zawarte umowy,
• w przypadku pozostałych krajów stosuje się równolegle przepisy lokalne danego kraju i przepisy polskie (ryzyko obowiązku zapłaty składek w dwóch krajach). 

Pracownicy wyjeżdżający do pracy w krajach UE, EOG lub w Szwajcarii podlegają w szczególności regulacjom rozporządzenia 883/2004 Parlamentu Europejskiego i Rady (WE). Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z ww. rozporządzenia, ubezpieczony podlega systemowi zabezpieczenia społecznego tylko w jednym kraju. Jest to kraj wykonywania pracy. Wyjątkiem jest sytuacja oddelegowania pracownika do czasowego wykonywania pracy w innym kraju. Należy jednak zaznaczyć, iż w przypadku klasycznego workation (praca zdalna), pracownik nie jest delegowany, stąd wątpliwości czy ten wyjątek może mieć zastosowanie. W odpowiedzi na te wątpliwości w 2022 r. Komisja Europejska wydała wytyczne, na podstawie których obecnie polski ZUS wydaje zaświadczenia A1 (potwierdzające podleganie pod polski system zabezpieczenia społecznego) dla osób wykonujących pracę zdalną za granicą. Uzyskanie zaświadczenia A1 jest jednak zależne od spełnienia określonych warunków i jest ograniczone czasowo. Więcej szczegółów w tym zakresie można znaleźć w artykule Praca zdalna za granicą - kwestie ubezpieczeniowe.

Warto także w razie pracy za granicą pamiętać o ubezpieczeniu zdrowotnym, które ograniczy negatywne skutki finansowe w razie wypadku za granicą. Na podstawie otrzymanego zaświadczenia A1 pracownik powinien więc wystąpić z wnioskiem o S1 lub EKUZ (Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego) oraz zapoznać się z zasadami korzystania z publicznego systemu opieki zdrowotnej kraju wykonywania pracy (w zależności od kraju mogą występować różnice w dostępie do darmowych, częściowo płatnych lub refundowanych świadczeń).

Możliwość wykonywania pracy z dowolnego miejsca na świecie może stanowić dla pracowników realny benefit, który przy dużej konkurencji na rynku pracy może być istotną przewagą dla pracodawców, którzy umożliwiają taką formę pracy. Należy się także spodziewać, że bez względu na branżę, pracownicy, którzy już teraz pracują zdalnie w Polsce prędzej czy później zainteresują się workation z zagranicy. Warto więc już teraz przyjrzeć się temu rozwiązaniu, zrozumieć wiążące się z nim ryzyka (np. kwestie podatkowe i ubezpieczeniowe) oraz rozważyć uregulowanie kwestii związanych z workation, np. w regulaminie pracy zdalnej, w sposób odpowiadający polityce firmy w tym zakresie.

¹ Rezydencja podatkowa powinna być zawsze analizowana w danym stanie faktycznym
² W każdym wypadku należy odnieść się do konkretnej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, gdyż w zależności od kraju, treść umów może być istotnie różna.