Biała Lista podatników VAT – pomaga czy wymaga?

Biała Lista – zakres regulacji

Od 1 września br. na stronie Ministerstwa Finansów (dalej: MF) dostępny jest elektroniczny wykaz podmiotów, w którym można sprawdzić status swojego kontrahenta dla celów VAT. Wykaz pozwala zweryfikować, czy na dany dzień, w ciągu ostatnich 5 lat, dany podmiot był zarejestrowany na VAT (jako podatnik VAT czynny lub zwolniony), wykreślony z rejestru podatników, bądź czy jego rejestracja została następnie przywrócona. Wykaz zawiera takie dane jak m.in. nazwę podmiotu, adres siedziby, NIP, oraz numery rachunków bankowych zgłoszonych i potwierdzonych przez STIR. Biała Lista aktualizowana jest raz dziennie, a w przypadku odnotowania przez podatnika, że jego dane opublikowane w wykazie są nieaktualne, bądź wymagają uzupełnienia, istnieje możliwość zwrócenia się do Szefa KAS z wnioskiem o ich usunięcie lub sprostowanie.

Przepisy przewidują, że podatnicy nie będą mogli uwzględniać w kosztach podatkowych płatności, które przekraczają 15 000 PLN w części, w jakiej zostały zrealizowane przelewem na rachunek inny, niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w wykazie. Ponadto, w takim przypadku podatnikowi grozi sankcja w postaci solidarnej odpowiedzialności za zaległości podatkowe dostawcy - w części VAT proporcjonalnie przypadającej na tę transakcję. Istnieje możliwość uwolnienia się od sankcji, poprzez zawiadomienie w terminie do trzech dni od dnia zlecenia przelewu naczelnika US właściwego dla dostawcy o dokonaniu płatności na rachunek inny, niż wskazany na Białej Liście. W przypadku solidarnej odpowiedzialności innym sposobem na uwolnienie się od sankcji będzie użycie mechanizmu podzielonej płatności.

Kierunek nowelizacji

Jak wynika z krótkiego podsumowania przedmiotu regulacji, z jednej strony Biała Lista stanowi narzędzie pozwalające podatnikom w stosunkowo prosty i przejrzysty sposób weryfikować status swoich kontrahentów, a dzięki temu, pomóc zabezpieczyć swoją pozycję w przypadku ewentualnego sporu z organem podatkowym w kontekście przestrzegania należytej staranności. Jednakże, druga strona medalu pokazuje, że w praktyce nie mamy do czynienia z możliwością, lecz z koniecznością korzystania z nowego narzędzia przygotowanego przez MF, a w przypadku nie spełnienia nowych wymogów, czekają podatników poważne i dotkliwe sankcje, odczuwalne zarówno w ramach rozliczeń VAT, jak i CIT (PIT).

Co istotne i warte odnotowania, wprowadzane obecnie przez ustawodawcę rozwiązania podatkowe, takie jak Biała Lista czy obowiązkowy split payment, mimo, że mają w założeniu uszczelnienie systemu podatku od towarów i usług – tak wskazują uzasadnienia obu projektów ustaw – faktycznie wpływają bezpośrednio, nie tylko na regulacje i rozliczenia w zakresie VAT, lecz także w innych podatkach, chociażby dochodowych. Pokazuje to pewien kierunek nowelizacji podatkowych, który obecnie zaczyna się wyraźnie kształtować. Jest to dążenie do „domykania” wszelkich luk podatkowych rozwiązaniami o charakterze globalnym, systemowym, nieograniczonymi do poszczególnych podatków, lecz wpływającymi na całościowe rozliczenia podatkowe.

Problemy i wątpliwości dot. Białej Listy

Warto wskazać, że już dziś znane są sytuacje problematyczne w kontekście weryfikowania podatników, a w szczególności ich rachunków rozliczeniowych, za pośrednictwem Białej Listy, które mogą nastręczać faktycznych problemów podatnikom korzystającym z wykazu.

Pierwszy przypadek dotyczy podmiotów zagranicznych, które mogą prowadzić w Polsce działalność i być zarejestrowane na VAT, lecz nie posiadać rachunku rozliczeniowego w polskim banku, który byłby zweryfikowany przez STIR i wykazany na Białej Liście. Z literalnego brzmienia przepisów wynika, że w przypadku dokonania przelewu na taki rachunek, w celu uniknięcia sankcji, powstanie konieczność dokonania zgłoszenia tego faktu do urzędu skarbowego. Dla zagranicznych podatników, może to w praktyce, z pobudek czysto biznesowych, oznaczać konieczność otwierania rachunków, które znajdą się w wykazie.

Problematyczna może być także kwestia współpracy z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą, które nie posiadają rachunków rozliczeniowych w rozumieniu prawa bankowego, a w ramach działalności korzystają z prywatnego rachunku, który na Białej Liście się nie znajdzie.

- Adam Doroszuk, Starszy Konsultant w Zespole Doradztwa Podatkowego dla Instytucji Finansowych

Nie ma również jasności co do praktycznego sposobu korzystania z wykazu w przypadku struktur faktoringowych, w szczególności z udziałem faktora zagranicznego, niezarejestrowanego w Polsce na VAT. Taki podmiot w ogóle nie znajdzie się w wykazie, w związku z czym pojawia się pytanie, czy istnieje obowiązek zgłoszenia dokonania przelewu na jego rachunek?

Powyższe, to tylko wybrane przykłady, które można wskazać jako budzące istotne wątpliwości już dziś, a praktyka obrotu gospodarczego z pewnością przyniesie kolejne, podobne kwestie.

Co dalej?

Co powyższe oznacza dla podatników? Niewątpliwie coraz więcej obowiązków compliance’owych do zrealizowania oraz konieczność bieżącego planowania podatkowego. Szczególnie, że przestrzeganie przepisów materialnych prawa podatkowego w dużym przedsiębiorstwie, nie jest dziś możliwe bez odpowiedniego przygotowania technicznego i systemowo-informatycznego.

W kontekście Białej Listy, istotnym jest odpowiednie przygotowanie przedsiębiorstwa do spełnienia wymogów stawianych przez nowe regulacje. Konieczność weryfikowania kontrahentów za pośrednictwem Białej Listy, która w praktyce nadejdzie z początkiem przyszłego roku, to temat, który warto podjąć już dziś. W przypadku większych podmiotów, weryfikacja manualna będzie procesem wyjątkowo pracochłonnym i uciążliwym (jeżeli nie wręcz niemożliwym do przeprowadzenia) dlatego należy jak najszybciej uzbroić się w narzędzie pozwalające weryfikować wykaz automatycznie – czy to przy pomocy dodatkowej nakładki do systemu ERP, z którego korzystamy, czy w formie autonomicznego rozwiązania. Niezbędne jest również wprowadzenie odpowiednich procedur wewnętrznych, które pozwolą ze spokojem traktować wszelkie płatności jako koszty podatkowe i nie obawiać się solidarnej odpowiedzialności w VAT, w szczególności w kontekście obowiązku raportowania przelewów dokonanych na rachunki spoza Białej Listy.

Podsumowując, Biała Lista niewątpliwie jest narzędziem użytecznym z perspektywy podatników. Pomaga ona dochować należytej staranności oraz może dać większą wiedzę na temat poszczególnych kontrahentów. Nie jest to jednakże w praktyce rozwiązanie mające wyłącznie ułatwić podatnikom rozliczenia. Można odbierać je, jako wprowadzające szereg nowych, koniecznych do spełnienia wymogów, obarczonych dotkliwymi sankcjami, w przypadku ich nie przestrzegania.

Autor:

Adam Doroszuk, Starszy Konsultant w Zespole Doradztwa Podatkowego dla Instytucji Finansowych