Kontrole w zakresie FATCA i CRS raportujących instytucji finansowych

Kontrola CRS

Kontrola wykonywania przez raportującą instytucję finansową obowiązków w zakresie CRS przeprowadzana jest przez Szefa KAS na podstawie przepisów rozdziału 9 działu III ustawy o wymianie informacji podatkowych z innymi państwami. Jednak na mocy rozporządzenia organem upoważnionym do przeprowadzenia kontroli na terytorium całego kraju został Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie.

W toku kontroli organ może weryfikować wywiązanie się przez raportującą instytucję finansową z obowiązku stosowania procedur należytej staranności oraz procedur sprawozdawczych (przede wszystkim chodzi o wykonanie obowiązku raportowania informacji o rachunkach raportowanych i nieudokumentowanych na CRS-1), rejestrowania czynności podejmowanych w ramach procedur należytej staranności, jak również gromadzenia dokumentacji wymaganej w ramach stosowania procedur należytej staranności, w szczególności oświadczeń o rezydencji podatkowej posiadaczy rachunków oraz osób kontrolujących.

Procedury należytej staranności różnią się w zależności od tego, kto jest posiadaczem rachunku oraz z jakim rodzajem rachunku mamy do czynienia (inne procedury przewidziano dla rachunków nowych, a inne dla rachunków istniejących) oraz obejmują m.in. pobieranie oświadczeń o rezydencji podatkowej od posiadaczy rachunków, przeszukiwanie baz danych oraz podejmowania dodatkowych czynności weryfikacyjnych w przypadku powzięcia wątpliwości co do rezydencji podatkowej.

Szczególną uwagę warto zwrócić na obowiązek rejestrowania podejmowanych przez instytucję finansową czynności, który z kolei nie jest przewidziany w przypadku FATCA. Przepisy nie przewidują dokładnej formy jaką ma mieć ten rejestr, zatem instytucje finansowe mają pewną swobodę w jego kształtowaniu. Niezależnie od wyboru formy prowadzenia rejestru powinien on obejmować rejestrację daty, rodzaju oraz opisu przeprowadzonej czynności.

- zwraca uwagę Alina Buwaj, doradca podatkowy, starszy konsultant w dziale Doradztwa Podatkowego

Rejestrowanie czynności może następować z wykorzystaniem innych rejestrów prowadzonych w szczególności na potrzeby procedur z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu.

Do kontroli w zakresie CRS odpowiednie zastosowanie znajdą przepisy Ordynacji podatkowej i Prawa przedsiębiorców, w tym dotyczące konieczności zawiadomienia kontrolowanego o zamiarze wszczęcia kontroli podatkowej oraz miejsca prowadzenia kontroli. W toku kontroli organ może żądać udostępniania akt, ksiąg i wszelkiego rodzaju dokumentów związanych z przedmiotem kontroli oraz innych materiałów w zakresie objętym kontrolą. Występując z żądaniem organ obowiązany jest zwracać szczególną uwagę na zasadę wzajemnego zaufania między instytucjami finansowymi a ich klientami, a wszystkie żądania kierowane w toku kontroli powinny być oznaczone klauzulą „Tajemnica skarbowa”.

Z czynności kontrolnych organ sporządzi protokół kontroli, do którego instytucja finansowa będzie mogła złożyć zastrzeżenia lub wyjaśnienia w terminie 14 dni. W przypadku ich niezłożenia przyjmuje się, że kontrolowany nie ma zastrzeżeń do ustaleń kontroli.

Kontrola kończy się wraz z doręczeniem kontrolowanemu wyniku kontroli, który zawiera m.in. informację o stwierdzeniu nieprawidłowości oraz wskazanie terminu na ich usunięcie (od miesiąca do 6 miesięcy). Raportująca instytucja finansowa powinna poinformować organ o sposobie usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości lub przyczynach ich nieusunięcia.

Kontrola FATCA

Zgodnie z ustawą FATCA kontrola wykonywania przez raportującą polską instytucję finansową obowiązków związanych z informowaniem o amerykańskich rachunkach raportowanych jest wszczynana niezwłocznie po otrzymaniu zawiadomienia organów USA o istotnym nieprzestrzeganiu obowiązków wynikających z umowy FATCA. Zatem organ nie może samodzielnie, bez wniosku władzy amerykańskiej, wszcząć takiej kontroli. Ustawa ani umowa FATCA nie precyzuje przy tym, jakiego rodzaju naruszenia przepisów należy uznać za „istotne”, a zatem w praktyce kwestia ta pozostaje do uznania amerykańskiej władzy podatkowej. Również w przypadku tej kontroli, organem upoważnionym do przeprowadzenia kontroli jest Naczelnik Pierwszego Mazowieckiego Urzędu Skarbowego w Warszawie.

Do kontroli FATCA, podobnie jak CRS, odpowiednie stosowanie znajdują przepisy Ordynacji podatkowej dotyczące kontroli podatkowej oraz sposobu jej zakończenia. Warto przy tym zwrócić uwagę, iż w przypadku kontroli FATCA, w przeciwieństwie do kontroli przeprowadzanej na podstawie działu III ustawy o wymianie informacji nie mają zastosowania ograniczenia czasu trwania kontroli i zakazu prowadzenia jednoczesnych kontroli przewidziane w ustawie Prawo przedsiębiorców z uwagi na wyłączenie w tym zakresie.

Uchybienia mniejszej wagi

Zarówno w przypadku FATCA jak i CRS przewidziany został odrębny tryb postępowania w przypadku naruszeń mniejszej wagi (FATCA) i niewymagających przeprowadzenia kontroli (CRS). Tu ponownie, ocena odnośnie do wyboru tego trybu postępowania stanowi kwestię uznaniową organu – przy czym w przypadku FATCA nie jest już wymagany uprzedni wniosek władzy amerykańskiej do podjęcia działań przez polski organ.

Sankcje administracyjne i karnoskarbowe

Ustawa o wymianie informacji przewiduje zarówno sankcje administracyjne jak i karnoskarbowe w przypadku identyfikacji naruszeń w zakresie raportowania CRS.

Kara pieniężna do maksymalnie 1 mln zł może zostać wymierzona raportującej instytucji finansowej, która uchybiła obowiązkowi stosowania procedur sprawozdawczych, zasad należytej staranności, rejestrowania czynności, czy gromadzenia dokumentacji, w tym oświadczeń posiadaczy rachunków oraz dowodów w postaci dokumentu. Z karą może się spotkać również brak usunięcia w terminie nieprawidłowości stwierdzonych przez organ w toku kontroli.

Ponadto osobie fizycznej, która działając w imieniu lub interesie raportującej instytucji finansowej, dopuszcza się wyżej wymienionych naruszeń grozi kara grzywny na podstawie KKS do 6,2 mln zł, zaś w przypadku mniejszej wagi do 52 tys. zł.

Ustawa FATCA nie przewiduje kary administracyjnej w przypadku stwierdzenia uchybień w toku kontroli. Natomiast w postępowaniu karnoskarbowym osobie, która wbrew obowiązkowi nie składa w terminie informacji o amerykańskich rachunkach raportowanych sąd może wymierzyć karę grzywny do 6,2 mln zł w 2020 r. (w przypadku złożenia informacji nieprawdziwej nawet do 8,3 mln zł).

Kontrola – jak można się przygotować?

Właściwe przygotowanie do kontroli, w tym przede wszystkim uprzednia weryfikacja poprawności wywiązywania się przez raportującą instytucję finansową z obowiązków FATCA i CRS, powinna pozwolić na ograniczenie ryzyka identyfikacji ewentualnych naruszeń przez organ i wymierzenia kar administracyjnych i sankcji karnoskarbowych. Przygotowując się do ewentualnych kontroli w zakresie FATCA czy CRS warto dokonać w szczególności przeglądu obowiązujących w raportującej instytucji finansowej procedur i właściwego archiwizowania dokumentacji. Należy dodatkowo przeanalizować, czy instytucja prowadzi na bieżąco rejestr czynności na potrzeby CRS oraz będzie w stanie go dostarczyć na żądanie organu oraz czy zawiera on wszystkie elementy wymagane przepisami prawa.