Podcast Podatki/Prawo: Pytania o KSeF – rozmowa z ekspertem z Ministerstwa Finansów

Maciej Guzek rozmawia o Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) z ekspertami Deloitte:

• Norbertem Wasilewskim, Partnerem associate w dziale doradztwa podatkowego,
• Wojciechem Michalakiem, starszym menedżerem w dziale doradztwa podatkowego,

a także z gościem specjalnym – Krzysztofem Rogowskim, który jest kierownikiem projektu KSeF w Ministerstwie Finansów.

Obecnie funkcjonuje model fakultatywny KSeF, z którego firmy mogą korzystać dobrowolnie. Część spółek rozważa jego wykorzystanie przez lipcem 2024 r., gdyż może to ułatwić późniejsze docelowe wdrożenie systemu.

Jak wskazuje Krzysztof Rogowski przez pierwsze pół roku obowiązywania przepisów będzie funkcjonował okres przejściowy, podczas którego firmy będą miały dodatkowy czas na całkowite dostosowanie się do regulacji. W tym czasie nie będą zasadniczo nakładane kary za niewdrożenie KSeF. To jednak nie oznacza, że proces implementacji rozwiązań zapewniających wysyłkę faktur do KSeF należy odkładać w czasie. Procedura jest złożona, dotyczy wielu interesariuszy w firmie, przez to jest to dość długa droga, która wymaga odpowiednich przygotowań.
 

KSeF a aspekty techniczne

Jak wskazują eksperci, KSeF to nie tylko proces technologiczny i księgowy, ale także proces biznesowy. Dotyczy wielu działów przedsiębiorstwa.

Przeprowadzając wdrożenie niezwykle istotna jest analiza przedwdrożeniowa określająca procesy zachodzące w spółce. Analiza pomoże w późniejszym przeprowadzeniu wdrożenia w sposób zgodny z prawem, a także zapewniający efektywne funkcjonowanie procesów powiązanych z fakturowaniem.

Dodatkowo, wdrożenie KSeF przeprowadzone w przemyślany sposób, może umożliwić dodatkowe automatyzacje ułatwiające i przyśpieszające pracę np. działów finansowych.
 

Eksperci Deloitte zadają szereg pytań i wraz z ekspertem z Ministerstwa Finansów poruszają m.in. następujące zagadnienia:

• termin wdrożenia KSeF – czy 1 lipca 2024 r. to termin ostateczny czy może jeszcze się zmieni?
• sankcje za niewdrożenie przepisów od lipca 2024 r., jak również po okresie przejściowym (tj. od 1 stycznia 2025 r.),
• wpływ regulacji unijnych (pakiet “VAT in Digital Age”) na obowiązek KSeF,
• świadomość KSeF wśród podatników z pespektywy Ministerstwa Finansów,
• wystawianie faktur w trybie offline po wejściu w życie KSeF,
• jak postępować w sytuacji niedostępności KSeF?

Zapraszamy do odsłuchania podcastu!

Transkrypcja do podcastu "Pytania o KSeF – rozmowa z ekspertem z Ministerstwa Finansów":

Maciej Guzek
W dzisiejszym odcinku mamy gościa specjalnego pana Krzysztofa Rogowskiego, kierownika projektu e-faktur z Ministerstwa Finansów. Oprócz tego mam też 2 gości z Deloitte, Norberta Wasilewskiego partnera associate w dziale doradztwa podatkowego, specjalistę z zakresu podatku VAT i Wojtka Michalaka, starszego menedżera w dziale doradztwa podatkowego, specjalizującego się w doradztwie tax technology. Temat naszej rozmowy to są e-faktury. Krajowy System e-faktur (KSeF) zbliża się nieubłaganie. Norbert, w którym miejscu teraz jesteśmy?

Norbert Wasilewski
KSeF, może na początek parę słów wyjaśnienia czym jest w ogóle faktura strukturyzowana i czym się różni od faktur elektronicznych, które dzisiaj funkcjonują? Przede wszystkim są dwie największe różnice. Pierwsza różnica to jest to, jak sama nazwa wskazuje, że nowe faktury będą elektroniczne, będą mieć postać strukturyzowaną, czyli będą wystawiane zgodnie z określoną przez Ministerstwo Finansów schemą. Druga najważniejsza różnica to jest to, że będą wysyłane nie bezpośrednio do kontrahenta, tylko będą wysyłane za pośrednictwem Platformy Krajowego Systemu e-Faktur, czyli KSeF i stamtąd będą pobierane przez nabywcę.

Maciej Guzek
W którym miejscu jesteśmy, jeśli chodzi o legislację?

Wojciech Michalak
Jeśli chodzi o legislację, to mamy już ustawę, która wprowadza obowiązkowe fakturowanie od 1 lipca 2024 roku, a także pierwsze projekty rozporządzeń, które doprecyzowują wprowadzenie obowiązku KSeF. Mamy także część dokumentacji technicznej, która pomoże nam i przede wszystkim podatnikom, w dostosowaniu się do obowiązku wysłania faktur ustrukturyzowanych do KSeF.

Maciej Guzek
Mamy projekty rozporządzeń, kiedy możemy oczekiwać, że one się pojawią i staną się obowiązującymi?

Krzysztof Rogowski
Mamy kilka projektów, które ujrzały światło dzienne, weszły w tryb konsultacji społecznych, czyli w tryb legislacyjny. Po zakończeniu trybu legislacyjnego rozporządzeń, które są udostępnione, wtedy one będą już tak jakby "zaklepane" i finalnie opublikowane w Dz.U. Pracujemy też jeszcze nad jednym rozporządzeniem, które chcielibyśmy opublikować, pewnie na przełomie listopada/grudnia do konsultacji. Mowa tutaj o rozporządzeniu w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-faktur. To rozporządzenie w zasadzie też już było. Projekt tego rozporządzenia był dołączony do projektu ustawy, który był procedowany. Część przedsiębiorców, dostawców oprogramowania, mogło się zaznajomić z ogólnymi zasadami. Jak będzie wyglądał proces generowania kodów QR, bo zakładam, że jest to bardzo istotny temat, który jest często poruszany na różnych webinarach, spotkaniach. Dopiero po opublikowaniu rozporządzenia, o którym przed chwilą powiedziałem, chcę udostępnić specyfikację techniczną, żeby to był komplet. Te 2 dokumenty tworzą całość. Rozporządzenie opisuje na wyższym poziomie ogólności zagadnienia, które później są już szczegółowo technicznie opisane w tej specyfikacji, więc w pierwszej kolejności udostępnimy do konsultacji rozporządzenie, a w ślad za tym pójdzie specyfikacja techniczna.

Maciej Guzek
Czy ministerstwo planuje odraczać termin wejścia w życie KSeF, bo już mieliśmy z tym do czynienia?

Krzysztof Rogowski
Faktycznie była zmiana terminów. Było to spowodowane różnymi czynnikami, czy to wydłużonym procesem legislacyjnym, czy też wcześniej dłuższym procesem derogacyjnym, aby uzyskać zgodę na wprowadzenie faktury. Warto tutaj zaznaczyć, żeby wprowadzić obowiązek fakturowania elektronicznego, musimy uzyskać tzw. decyzję derogacyjną, która pozwala państwu członkowskiemu na wprowadzenie zasady ogólnej, która wynika z dyrektywy. Pewne elementy wcześniej faktycznie determinowały przesunięcie tego obowiązku, ale na tę chwilę mogę powiedzieć jasno, że mamy opublikowaną ustawę, a w niej zaszyte konkretne terminy, czyli 1 lipca dla czynnych podatników VAT. W ramach konsultacji skłoniliśmy się do pewnego wydłużenia dla najmniejszych przedsiębiorców, którzy też wystawiają faktury. Mam tutaj na myśli podatników zwolnionych z VAT'u.

Maciej Guzek
Plan jest taki, że to wchodzi 1 lipca i nie przewiduje się już dalszego przesuwania tej daty?

Krzysztof Rogowski
Mamy opublikowaną ustawę i tego się trzymajmy. Terminy są jasne i wiemy już z czym się i kiedy trzeba mierzyć.

Wojciech Michalak
A co w przypadku niedostosowania się na czas? Czy ministerstwo przewiduje łagodniejsze podejście, przynajmniej w tym pierwszym okresie, jeżeli chodzi o sankcje?

Krzysztof Rogowski
Tak, jak najbardziej. Jeśli chodzi o niedostosowanie się w terminie, czyli mówimy tutaj np. o 1 lipca, to mamy półroczny okres karencji, gdzie żadne kary nie będą nakładane na tych przedsiębiorców.

Maciej Guzek
Dla tych opornych będzie jeszcze czas...

Krzysztof Rogowski
Tak, dokładnie. Kary będą nakładane od 1 stycznia 2025 roku, ale też warto zaznaczyć, że w przepisach wprowadzono mechanizm, po pierwsze miarkowania kar, ale też możliwość odstąpienia od jej nałożenia. To, że w ustawie są takie przepisy karne, nie znaczy, że w każdym przypadku będą stosowane, ponieważ tutaj mogą być różne okoliczności. Jest też odwołanie do katalogu przesłanek, które determinują wysokość kary, bądź też nawet odroczenie od nałożenia jej, więc nie jest powiedziane, że będą one nakładane zero-jedynkowo od samego początku.

Maciej Guzek
Powiedzmy, że się ktoś nie dostosuje się. Co się dzieje z prawem do odliczenia, czyli nie zaczynam wystawiać i odbierać faktur poprzez KSeF, mimo że 1 lipca już minął?

Norbert Wasilewski
To jest bardzo dobre pytanie, bo analizując przepisy i pracując na wielu projektach z różnymi klientami, to faktycznie to pytanie dość często się przewija. Z jednej strony, przepisy określają dość szczegółowo kary dotyczące podatku należnego. Tak naprawdę nie ma specyficznych regulacji dotyczących kwestii prawa do odliczenia podatku naliczonego, czyli kwestia związana z niewłaściwą formą faktury. Wydaje się, pytanie czy taka jest intencja, przynajmniej na tym etapie, ze strony ministerstwa, żeby to wpływało na prawo do odliczenia. Jaki był zamysł ministerstwa? Czy są planowane jakieś zmiany legislacyjne?

Krzysztof Rogowski
Jeśli chodzi o prawo do odliczenia, to tak jak słusznie zauważyłeś, analizując przepisy, nie ma tam żadnych dodatkowych obostrzeń, ograniczeń. Jeżeli faktycznie mamy jakiś związek z czynnościami opodatkowanymi, przysługuje nam prawo do odliczenia, to fakt otrzymania faktury wystawionej nie w taki sposób, jak powinna być wystawiona, to prawa co do zasady nie ogranicza. Większy nacisk, byłby położony na wystawcę faktury, który wystawił ją z pominięciem KSeF.

Norbert Wasilewski
Zastanawiam się jeszcze na taką rzeczą. Mamy przepisy dotyczące VAT in Digital Age, czyli regulacje, które są wprowadzone na poziomie unijnym, dotyczące fakturowania elektronicznego. Jak ministerstwo podchodzi do tej kwestii, długofalowego obowiązku fakturowego? Czy tutaj planowane są jeszcze jakieś modyfikacje? Jak wygląda udział Polski w dyskusjach dotyczących tych przepisów?

Krzysztof Rogowski
To też jest pytanie, które bardzo często do nas trafia, nawet z takim złym wydźwiękiem, że po co my to robimy skoro i tak za chwilę wszystko będziemy musieli zmienić. Nie byłbym aż tak pesymistycznie do tego nastawiony. Zwróćcie uwagę, że nawet ostatnio Komisja Europejska zakomunikowała, że do tego procesu, do tej części ViDA potrzeba jednak trochę więcej czasu, żeby przedyskutować te tematy. Ostatnio coraz więcej krajów Unii Europejskiej również chce wprowadzić e-faktury: Niemcy, Francja czy też inne kraje. Pojawiają się "lokalne systemy do fakturowania", mniej lub bardziej zbieżne z wizją Komisji Europejskiej. Poczekałbym na finalny projekt, jak on będzie wyglądał i finalne zapisy dyrektywy. Co do zasady jest tutaj trochę więcej czasu, ponieważ wymaga to jednak większych konsultacji z członkami Unii Europejskiej.

Norbert Wasilewski
Rozumiem, że uczestniczymy w rozmowach jako Polska. Rozumiem, że założeniem będzie, żeby możliwie dostosować przepisy do takiej sytuacji, żeby model polski, który wdrażamy dzisiaj, spełniał wymogi. Dzisiaj, przynajmniej w pierwotnym kształcie przepisów, element tego pre-clearancu, czyli wysyłki przez portal publiczny, był elementem, który był traktowany jako niedozwolony. Czy w tym zakresie spodziewamy się zmian?

Krzysztof Rogowski
Nie chciałbym za bardzo wchodzić w kuchnię tych negocjacji, ponieważ to się toczy w zamkniętym kręgu, ale jak najbardziej uczestniczymy w tym i chcemy pokazać Komisji Europejskiej dobre aspekty systemu, który zostanie docelowo w Polsce wdrożony w przyszłym roku.

Norbert Wasilewski
Zapewne ministerstwo monitoruje jak wygląda proces wdrożenia procesu u różnych podatników? Jak to wygląda w modelu fakultatywnym?

Krzysztof Rogowski
Świadomość jest coraz większa, niemniej jednak wiemy i widzimy, że wymaga to jeszcze trochę pracy, aby dotrzeć do mikro przedsiębiorców, które stanowią największą część przedsiębiorców w Polsce. Duże firmy, duże przedsiębiorstwa mają świadomość KSeF. Widzą o tym, nie powiem, że są na półmetku, wy to pewnie wiecie lepiej, w którym są miejscu, jeśli chodzi o wdrożenie. Niemniej jednak widzimy wzrost od momentu opublikowania drugiej wersji struktury, która miała miejsce we wrześniu. Taki też był nasz cel, aby opublikować ją stosunkowo wcześnie, aby dać dostawcom oprogramowania, bo tutaj też duża ich rola, do tego, aby odpowiednio dostosować oferowane programy do wymogu krajowego systemu e-faktur. Tutaj widzimy bardzo duże zainteresowanie. Od września coraz więcej użytkowników testuje to środowisko, testuje swoje integracje. Pomimo tego, że podobno wszyscy czekają na to rozporządzenie, czekają na dodatkowe funkcjonalności, które wynikają z ustawy. Niemniej jednak KSeF w 90% jest tym, co będzie w wersji docelowej, dojdzie tylko ok. 10%. Dojdą kody QR, identyfikatory płatności, które troszeczkę będą zmodyfikowane po konsultacjach. Jeżeli wdrożymy to, co jest teraz, to w dużej mierze będziemy mieli załatwioną sporą część pracy, jeśli chodzi o tą wersję docelową. Podsumowując dużo osób już teraz zaczyna proces integracji, bo elementy core'owe jak autoryzacja, uwierzytelnienie, przeglądanie faktur, pobieranie już są.

Maciej Guzek
Chyba też szykujecie, zwłaszcza dla tych mniejszych podmiotów, mikro przedsiębiorców, dodatkowe akcje informacyjne?

Krzysztof Rogowski
Tak, jeśli chodzi o akcje informacyjne, to tak jak już wspomniałem, chcielibyśmy do nich dotrzeć. Chcielibyśmy regionalnie rozpocząć promocję KSeF na przełomie listopada i grudnia wśród mikro przedsiębiorców. To jest pierwszy krok. Oczywiście, pewnie zauważyliście, w dużej mierze staram się uczestniczyć w różnych wydarzeniach, spotkaniach, chociaż dzisiejsze spotkanie jest tego przykładem, aby powiedzieć ludzkim głosem o KSeF, że naprawdę nie jest taki straszny? Powtórzyłem już kilkakrotnie w różnych miejscach i jestem przekonany, że za 2 lata wszyscy zapytają, jak mogliśmy żyć wcześniej z papierowymi fakturami.

Maciej Guzek
Tak, to będzie zmiana technologiczna, do której się pewnie szybko wszyscy przyzwyczaimy. Nie chciałbym, żeby umknął nam wątek dotyczący przygotowania. Chłopaki, pracujecie w zasadzie non stop z klientami nad wdrożeniem tych projektów. Jaka jest wasza perspektywa jakie jest przygotowanie polskich przedsiębiorców do wdrożenia KSeF?

Norbert Wasilewski
Muszę powiedzieć, że faktycznie wszystkie przesunięcia, które miały miejsce, spowodowały, że klienci bardzo ten proces przesuwali. Natomiast faktycznie mam poczucie, że teraz po publikacji schemy, przepisów wykonawczych, o których Krzysztof powiedział, mocno wzięli się do przygotowań. Tak naprawdę w tej chwili wszyscy z tym działają. Chociaż w ostatnim czasie trochę nasila się ta kwestia związana z tym, że może jeszcze ten termin się przesunie.

Maciej Guzek
Wiadomo, sytuacja polityczna, na którą pewnie Ministerstwo Finansów samo nie ma wpływu.

Norbert Wasilewski
Dokładnie. Tak też jest, że każde przesunięcie powoduje, że i tak presja czasowa pojawia się na końcu. Faktycznie widać bardzo wzmożone zainteresowanie. Większość klientów ma wyselekcjonowane narzędzia, jeżeli chodzi o elementy informatyczne. W październiku mieliśmy webinar, podczas którego zapytaliśmy słuchaczy o wybrane narzędzia, 50% miało faktycznie je wybrane.

Maciej Guzek
Jeśli chodzi o wdrożenie to chyba nie tylko technikalia dużo znaczą. Oprócz samego narzędzia informatycznego, jest też chyba istotne przygotowanie całego procesu i kwestia merytoryczna jak to działa z perspektywy ustawy VAT?

Norbert Wasilewski
To jest ważne, żeby pamiętać o tym, że proces e-fakturowania to nie jest proces finansowy, księgowy, to jest proces biznesowy. Tak naprawdę dotyczy całego przedsiębiorstwa, wielu działów, sprzedażowego logistyki, prawnego, oprócz finansów. To jest bardzo szeroki proces. Bardzo istotne jest spojrzenie na element procesowy, analizę przedwdrożeniowa, dotycząca tego jakie mam transakcje, jak je raportuję, jakich systemów wymiany informacji używam w bieżącej działalności z kontrahentami, czy używam załączników. Jest masa kwestii technicznych, merytorycznych i procesowych, które trzeba rozstrzygnąć, żeby potem proces funkcjonował z jednej strony zgodnie z prawem, z drugiej strony efektywnie. Dodatkowo mocno wierzę w to, że akurat przy okazji tego procesu wiele procesów można zautomatyzować. To jest fajna zmiana prawna, podatkowa, która z jednej strony generuje pozytywny efekt fiskalny, kontrolowalność podatków itd., ale z drugiej strony daje benefit dla podatników i firm, żeby spróbowali zautomatyzować podatki.

Krzysztof Rogowski
To bardzo dobry głos w dyskusji. Jak najbardziej potwierdzam. Istnieje ogólne przekonanie, że KSeF to jest projekt informatyczny. Tak jak powiedziałeś KSeF to nie tylko projekt informatyczny. Informatyka jest na równi z merytoryką, z całym procesem, który wiąże się z wystawieniem faktury. W całym wdrożeniu w przedsiębiorstwie biorą udział nie tylko informatycy, ale też osoby z różnych działów. W takim wdrożeniu powinny wziąć udział osoby, które "dotykają" tej faktury chociaż raz, żeby sprawdzić, jak wygląda cały proces w przedsiębiorstwie. Zgadzam się, że pewne rzeczy będzie można zautomatyzować, ale wydaje mi się, że też bardziej uporządkowane. Słyszę od różnych firm wdrożeniowych, że jak zaczynają analizę przedwdrożeniową, to niektórzy łapią się za głowę, jak ten proces wyglądał i gdzie te faktury krążyły.

Maciej Guzek
Faktury spływające po kilku miesiącach...

Krzysztof Rogowski
Na przykład. Myślę, że proces analizy przedwdrożeniowej i później wdrożenie, naprawdę uporządkuje procesy w przedsiębiorstwach. Myślę, że niektórzy faktycznie dopiero widzą, co się u nich dzieje, jeśli chodzi o ten proces.

Norbert Wasilewski
Tak, to prawda, mam te same obserwacje.

Maciej Guzek
Właśnie a propos manualności. Dzisiaj byłem w hotelu, zapłaciłem, wziąłem fakturę. Jak takie procesy będą wyglądały wtedy, gdy będzie obowiązywał KSeF? Wysyłamy ludzi na delegację, którzy muszą się rozliczyć z tego pobytu, dajemy im karty służbowe, ale potrzebujemy też dokumentu. Mamy tysiące kierowców, którzy gdzieś jeżdżą, przedstawicieli handlowych, innego typu specjalistów, którzy muszą podróżować.

Norbert Wasilewski
To pewnie jeden z bardziej newralgicznych obszarów, jakim są wydatki pracownicze. Faktycznie element faktur rozproszonych jest takim elementem, który będzie na pewno trudny. Jak wszystkie podmioty z branży handlowej czy hotelarskiej do tego podejdą, gdzie faktycznie wystawiają takie faktury "w terenie". To oczywiście kwestia ustawienia nowych procesów, gdzie przedsiębiorstwa będą musiały znaleźć ścieżkę połączenia faktury, którą dostaną przez KSeF, np. z pobytem pracownika w hotelu czy z zatankowaniem paliwa na stacji, w sytuacji gdy pracownik nie używa karty paliwowej, tylko płaci gotówkowo. Z drugiej strony jest cały szereg faktur zakupowych, taki gdzie mamy w systemie naszych kontrahentów, numery zamówienia. Tutaj wracamy do kwestii automatyzmu. Przeciwwagą do tego będzie cały szereg faktur, gdzie będzie można zautomatyzować proces księgowania dokumentów czy wrzucania w koszty. To niewątpliwie jest kwestia zmapowania wszystkich elementów, czyli zweryfikowania jakie mamy typy kosztów i gdzie otrzymujemy faktury. Bazując na moich doświadczeniach projektowych w bardzo różnych branżach, widzę, że te procesy w różnych przedsiębiorstwach wyglądają bardzo różnie, są używane do tego różnego rodzaju narzędzia. Nawet w różny sposób jest podejmowane podejście w zakresie choćby tego na kogo ta faktura jest wystawiona. W wielu przedsiębiorstwach, w sytuacjach, gdzie nie odliczymy VAT, np. wydatki hotelarskie czy za restaurację, podatnicy się zastanawiają czy tej faktury wtedy nie brać na pracownika. Wtedy faktura jest wystawiona w reżimie konsumenckim, czyli nie jest wystawiona przez KSeF.

Maciej Guzek
W reżimie konsumenckim wystawiamy dalej faktury papierowe, tak?

Norbert Wasilewski
Tak. Na początku pracy legislacyjnej były pomysły, żeby wszystkie faktury, zarówno te konsumenckie, jak i w obrocie profesjonalnym, były ujęte w KSeF. Finalnie przyjęte zostało rozwiązanie, w którym faktury konsumenckie są wyłączone z KSeF. W sytuacji, o której wspomniałeś, czyli pracownik będący w hotelu, zawsze potencjalną opcją jest wzięcie faktury na pracownika, ale potem oczywiście jest kwestia kosztowości. Alternatywną opcją jest powiązanie tej faktury z konkretnym pobytem pracownika z konkretnym wydatkiem kartowym. Jak potem będzie wyglądała wymiana tych informacji, jaki dokument uzyska nasz pracownik w placówce detalicznej, to będzie zależało od tego, jak konkretny podmiot przygotuje się do wdrożenia. Myślę, że będą takie hotele, które będą miały połączenie z KSeF na poziomie kasy, ale będą też takie sieci hotelarskie, gdzie takiego połączenie nie będzie i faktura będzie wystawiana z opóźnieniem. Pytanie jak to wygląda ze strony ministerstwa, bo dyskusje z branżą retail czy hotelarską były dość szerokie.

Krzysztof Rogowski
Jeśli chodzi o konsultacje to były bardzo szerokie i bardzo burzliwe. Głosy były od prawa do lewa, że jednak powinny być, że nie powinny być. Finalnie stanęło na tym, że w KSeF ich nie ma. Jeśli chodzi o pewne opóźnienie, to system jest tak zaprojektowany, żeby działał online. Niemniej jednak pewnie mogą się zdarzyć sytuacje, że nie będziemy w stanie w tym i teraz miejscu wystawić faktury, dlatego mamy tzw. tryb offline'owy, w którym wystawimy fakturę i później wyślemy do KSeF do ślemy. Chociażby dla hotelu, który podałeś jako przykład i który nie ma bezpośrednio połączenia z KSeF, będzie istniała możliwość właśnie wystawienia faktury offline. Ona będzie oznaczona codem QR offline, później faktura będzie dosłana do KSeF. Potem, gdy zeskanujemy kod QR, to automatycznie zobaczymy, że faktura jest dosłana i pracodawca zobaczy ją w KSeF.

Norbert Wasilewski
Nasunęła mi się jedna rzecz. Wielu klientów pyta o to jak wygląda pojemność KSeF. Czy mógłbyś się do tego odnieść? Wiadomo są doświadczenia z wysyłki plików JPK. Zakładam, że takie testy się odbywały?

Krzysztof Rogowski
Chciałbym uspokoić. Przyłożyliśmy się do tego, bo przeprowadziliśmy pewną analizę na podstawie plików JPK VAT i widzimy, kiedy są pewne "piki", w których widać, że wszyscy wystawiają faktury. Dołożyliśmy do tego margines bezpieczeństwa. Dołożyliśmy też dodatkowy margines, jeśli chodzi o faktury korygujące, czy inne dodatkowe faktury, który co do zasady nie są wykazywane w JPK. W JPK są wykazywane faktury od czynnych podatników VAT, czyli mówimy o dacie lipcowej, ale później mamy datę styczniową, gdzie wchodzą pozostali. Należało jak najbardziej margines bezpieczeństwa na tych podatników dodatkowo nałożyć. Zakładamy, że bylibyśmy nawet w stanie obsłużyć do 100 000 000 faktur dziennie w przyzwoitych granicach czasowych.

Maciej Guzek
Przyszło mi jeszcze do głowy jedno pytanie odnośnie przygotowania technicznego. Wiadomo mamy za naszą wschodnią granicą sytuację wojenną, musimy siłą rzeczy podchodzić trochę z nieufnością do niektórych naszych sąsiadów. Czy ministerstwo jakoś szczególnie przygotowywało się na ewentualne ataki hakerskie, które mogą nastąpić?

Krzysztof Rogowski
Tak, jak najbardziej też wzięliśmy to pod uwagę. Wszystko tutaj. Ataki DDoS też jak najbardziej są w pewien sposób wyłapywane, więc tutaj jak najbardziej system powinien być bezpieczny. KSeF jest oparty na modelu autoryzacji, uwierzytelnienia i posiadanych uprawnień. Co do zasady, w pierwszej kolejności muszę posiadać jakieś uprawnienia, muszę się autoryzować certyfikatem kwalifikowanym, profilem zaufanym, żeby w ogóle do tego systemu wejść, więc już z tej strony to bezpieczeństwo jest na wysokim poziomie. Przy integracji, pewnie zauważyliście, są wprowadzone pewne limity, które ograniczają możliwość dodatkowych ataków, czy błędnych implementacji, które w zły sposób łączą się z KSeF. Są też wprowadzone dodatkowe limity, jeśli chodzi o połączenie się z KSeF, ale to nie znaczy, że mogę raz na 2 godziny się połączyć z KSeF. Jeżeli mój system jest odpowiednio zintegrowany z naszym systemem, to wszystko powinno automatycznie płynnie przechodzić.

Wojciech Michalak
Pozostając na chwilę w temacie bezpieczeństwa i autoryzacji. Chciałbym być może rozprawić się z plotką, która od jakiegoś czasu krąży po rynku. Chodzi o informację co do tego, że tokeny, które są teraz w zasadzie główną formą uwierzytelnienia się przez przedsiębiorstwa, mają zostać po pewnym czasie wycofane i zastąpione. Czy rzeczywiście ministerstwo ma takie plany?

Krzysztof Rogowski
Wycofane - nie. Mówimy tutaj o ewolucji i zmiany formy tego tokena i nawet powiedziałbym podniesienia bezpieczeństwa tej autoryzacji. Obecnie token, który jest ciągiem znaków generowanym w KSeF. Pokazujemy go raz i wtedy odpowiednio sobie go przeklejam do programu księgowego czy do wystawiania faktur. Nowe tokeny będą oparte o certyfikaty, które są generowane w krajowym systemie e-faktur. Oczywiście musimy przyjść z kluczem prywatnym, później jest klucz publiczny, do tego jest generowany certyfikat, coś na zasadzie podpisu kwalifikowanego. To będzie wykorzystywane tylko i wyłącznie w krajowym systemie e-faktur, więc tutaj już mamy dodatkowy poziom bezpieczeństwa, jeśli chodzi o te certyfikaty. I to nie jest tak, że stare tokeny wycofamy od początku od razu. Zdajemy sobie sprawę, że dużo podmiotów będzie dostosowanych na obecnych zasadach. Nowe tokany będzie można również wykorzystywać do wysyłki paczek. Jak wprowadzimy nowe tokeny to dodatkowo przez określony czas stare będą równolegle funkcjonowały z nowymi tokenami.

Norbert Wasilewski
Nasuwa mi jedno pytanie. Wielu klientów ma model samofakturowania. Będzie on objęty KSeF. Samo fakturowanie szczególnie jest interesujące w przypadku, kiedy my sprzedajemy towary do podmiotu zagranicznego i ten podmiot zagraniczny samofakturuje. W ramach części projektów wdrożeniowych, przynajmniej w których ja uczestniczę, pojawia się kwestia związana z tym, żeby podatnik zagraniczny, nasz kontrahent, się uwierzytelnił i przede wszystkim kwestia posiadania przez ten podmiot NIP. Czy w zakresie tokenów ministerstwo planuje jakieś zmiany, żeby ułatwić proces samofakturowania?

Krzysztof Rogowski
Tak, tutaj na pewno wprowadzimy dodatkowy element też oparty o certyfikaty. Innymi słowy, polski podatnik będzie mógł nadać uprawnienie do samofakturowania, np. dla niemieckiego podatnika podając jego NIP unijny. W oparciu o certyfikat kwalifikowany tego nabywcy, będzie mógł się w pewien sposób uwierzytelnić w KSeF i wystawić taką fakturę, jeżeli będzie taka potrzeba.

Norbert Wasilewski
A kwestia akceptacji faktur? Przepisy oczywiście w przypadku samofakturowania przewidują elementy związane z akceptacją. Jak wiemy KSeF nie daje takiej możliwości akceptacyjnej, bo kiedy wysyłam fakturę do KSeF, to jest ona wystawiona, potem nabywca ją odbiera. Zastanawiam się nad regulacjami KSeF, regulacjami dotyczącymi samofakturowania i procesu akceptacji faktur. Wielu klientów ma problem, jak to usankcjonować? Czy ministerstwo planuje jakieś wytyczne w tym zakresie?

Krzysztof Rogowski
Myślę, że pewne wyjaśnienia na pewno się pojawią, jeśli chodzi o to samo fakturowanie. Niemniej jednak zwróćcie, proszę uwagę, że cała procedura samofakturowania wymaga podpisania umowy, w której to zapiszemy zasady dotyczące zatwierdzania poszczególnych faktur. Dajemy "wolną rękę" przedsiębiorcom, aby dostosowali w pewien sposób akceptację do swoich kontaktów biznesowych. Czy to będzie akceptacja .xml'a przed wysyłką do KSeF, czy inna forma akceptacji to powinno to wynikać z umowy i z ustaleń pomiędzy tymi przedsiębiorcami.

Norbert Wasilewski
A kwestia wymiany faktur z kontrahentami zagranicznymi? W sytuacji, kiedy mamy fakturowanie, polski kontrahent fakturuje polskiego kontrahenta, to w zasadzie jedynym kanałem wymiany informacji będzie KSeF i odbiór faktur przez platformę. W przypadku faktur, które wystawiamy do kontrahentów zagranicznych, strony mogą się umówić w to dowolny sposób jak te dokumenty prześlą. Zastanawiam się, czy np. kwestia wizualizowania faktur poza KSeF w języku np. angielskim będzie przez ministerstwo dopuszczalne i będzie traktowane jako zgodne z przepisami?

Krzysztof Rogowski
Jeśli chodzi o tą wizualizację w innym języku, niż w tym, który jest w .xml... Co do zasady, jeżeli wypełnimy .xml w obcym języku, to gdy go zwizualizujemy, to będzie w obcym języku. Dużo pytań jest kierowanych do nas w kontekście wizualizacji, w przypadku, gdy .xml jest wystawiony po polsku, a my manewrujemy wizualizacją i automatycznie ją tłumaczymy na dowolny język. Myślę, że pojawią się pewne wyjaśnienia w tym zakresie jak należy do takich tematów podchodzić, czy to jest dopuszczalne czy niedopuszczalne. Poprosiłbym o chwilę cierpliwości, abyśmy mogli to opisać., bo to wymaga pewnej analizy jak podejść do tematu.

Maciej Guzek
Czy w takim razie to znaczy, że ministerstwo planuje opublikowanie wyjaśnień w tym zakresie?

Krzysztof Rogowski
Myślę, że jak najbardziej, pracujemy nad takimi wyjaśnieniami. Zebraliśmy już pokaźne materiały i chcielibyśmy to skonsultować z przedsiębiorcami.

Wojciech Michalak
Mam pytanie od strony technologicznej. Jedną kwestią jest wizualizacja faktury w formie papierowej czy pdf, na której mamy obowiązek umieszczenia QR kodu, a co w przypadku, w którym wymieniamy się z naszymi kontrahentami bezpośrednio poprzez Platformę EDI, czyli w sytuacji, w której wizualizacja danych zawartych na fakturze nie jest przesyłana w takiej formie, która pozwala nanieść na niej graficzną wizualizację kodu QR, a dane są wysyłane także w postaci .xml, chociaż inaczej ustrukturyzowanego, niż ten w KSeF.

Maciej Guzek
Zanim Krzysztof odpowiesz, to ja tylko Wojtek poproszę, żebyś rozwinął akronim EDI.

Wojciech Michalak
To jest electronic document interface. To są interfejsy systemowe, które pozwalają na bezpośrednią komunikację pomiędzy systemami, dokładnie kontrahentów. To są systemy, z których korzystają najwięksi retail'erzy, systemy, które istotnie usprawniają wymiany faktur, dokumentów, informacji pomiędzy dostawcami a odbiorcami.

Maciej Guzek
Dzięki za to wyjaśnienie i wróćmy do pytania do Krzysztofa.

Krzysztof Rogowski
Jeśli chodzi o kwestię .xml i EDI to zwróćmy uwagę, że zgodnie z przepisami fakturą jest dokument wystawiony przy użyciu KSeF wraz z nadanym numerem X. Dokument wystawiony przy użyciu KSeF musi posiadać określoną strukturę. Struktura jest opublikowana w centralnym repozytorium wzorów dokumentów elektronicznych i jest wprost ogłoszona, jak ona wygląda. Jeśli chodzi o EDI, to co do zasady podmioty, którzy korzystają z EDI to wystawiają faktury w trochę innym formacie. Fakturą co do zasady jest .xml z KSeF, a to co jest w EDI to jest coś "przepisanego" z .xml. To tak jakbym wziął fakturę, schował w sejfie, bo KSeF jest takim sejfem, który przez faktury przechowuje przez 10 lat i przerysował fakturę, np. na kartkę i tym się posługiwał. To nie będzie to samo, bo zgodnie z przepisami to, co jest w KSeF jest fakturą. Myślę, że w wyjaśnieniach, o których powiedziałem, warto żebyśmy informacje jak podchodzić do tego przypadku.

Norbert Wasilewski
Odnośnie całego obszaru płatności i numeru KSeF, jeżeli chodzi o tytuły przelewów? Jak ten obowiązek będzie połączony, np. z kwestią przepisów dotyczących zatorów płatniczych i w ogóle czy będzie, mamy też schemę na żądanie z wyciągami bankowymi? Czy plany ministerstwa są takie, aby szeroko wykorzystać tę funkcjonalność?

Krzysztof Rogowski
Jeśli chodzi o numer KSeF i identyfikator zbiorczy to miało to w zamyśle dotyczyć identyfikacji zatorów płatniczych, podniesieniu jakości takiej identyfikacji, ponieważ wtedy mielibyśmy jednoznaczną identyfikację faktury z płatnością, która jest dokonywana.

Maciej Guzek
Doprecyzowując to ma działać, tak że w tytule przelewu mam podać numer e-faktury?

Krzysztof Rogowski
Numer KSeF, 35 znakowy numer składający się z NIP, daty wystawienia oraz kilku cyferek technicznych, ten numer będziemy wykorzystywać w tytułach płatności, jeżeli płacimy za jedną fakturę. Chciałbym też uspokoić i rozwijać kolejny mit, który mówi o tym, że ministerstwo narzuca na przedsiębiorców dokonywanie 100 przelewów w sytuacji, gdy dokonywałem wcześniej jeden przelew. To nieprawda. Jeżeli naszą praktyką biznesową jest płacenie zbiorczo za wiele faktur, to my tego nie zmieniamy, tylko chcielibyśmy, aby to było w pewien sposób uporządkowane. Wydaje nam się, że w dłuższej perspektywie to będzie dobre rozwiązanie dla dwóch stron, dla administracji z oczywistych względów, jak i dla przedsiębiorców. Jeżeli teraz płacimy za 100 faktur, to co do zasady ciężko jest tam wpisać 100 numerów faktur, za które dokonujemy płatność, bo formatka przelewu ma określoną długość. Jeżeli wprowadzimy identyfikator zbiorczy, to w pierwszej kolejności, w krajowym systemie e-faktur zaznaczymy, za które faktury chcemy zapłacić. Wygenerujemy jeden 35-znakowy numer, identyfikator zbiorczy, który wkleimy w tytuł przelewu i wtedy sprzedawca czy nasz kontrahent zdekoduje sobie i zobaczy jasno, za które faktury dokonywana jest płatność. Będzie miał po prostu 1 do 1 za co dokonywana płatność? Jeden numer KSeF może być wykorzystywany w wielu identyfikatorach zbiorczych.

Maciej Guzek
Właśnie miałem o to zapytać.

Krzysztof Rogowski
Dużo osób o to pyta właśnie. Czy mam wykorzystywać go raz, dwa czy 5, gdy płacę częściowo. Np. mogę wykorzystywać sam identyfikator zbiorczy kilkukrotnie, ponieważ umówiliśmy się, że za 5 faktur będę częściowo płacił. Jeśli chodzi o kompensaty, to różnicę, która nie została skompensowana i dotyczy np. części jednej faktury, to jak najbardziej. My tylko mamy informacje o tym, co jest płacone, a czy to jest płacone kilkukrotnie do wyczerpania kwoty, czy w jakiś inny sposób, to w to nie ingerujemy.

Norbert Wasilewski
Rozumiem, że ten obowiązek będzie dotyczył również podatników zagranicznych, którzy nie posiadają stałego miejsca prowadzenia działalności w Polsce, którzy zasadniczo nie wejdą w pełen obowiązek KSeF. Rozumiem, że intencją ministerstwa jest, żeby część podatników, którzy są zarejestrowani na VAT w Polsce, mieli ograniczony obowiązek KSeF?

Krzysztof Rogowski
Przepis mówi o płatnościach pomiędzy czynnymi podatnikami VAT. Myślę, że postaramy się wyjaśnić w dedykowanych wyjaśnieniach przy identyfikatorze, jak akurat w takim temacie podchodzić do tych identyfikatorów i czy na pewno podchodzić.

Maciej Guzek
A propos identyfikatora płatności, czy to znaczy, że nie będę mógł zrobić czegoś takiego, co chyba teraz się dzieje, że np. wysyłam pracownika z kartą firmową, aby kupił drukarkę i ma wziąć fakturę. Jeśli on zapłaci kartą, to nie będzie miał tego identyfikatora i nie będzie miał jak go wprowadzić.

Krzysztof Rogowski
Dobrze, że ten temat poruszyłeś, bo to nie będzie dotyczyło takich sytuacji. To będzie dotyczyło "standardowych przelewów"? Tak też jest skonstruowany ten przepis. Jeżeli dokonujemy standardowy przelew, w którym mam możliwość podania tytułu płatności, to jak najbardziej. Jeśli chodzi o płatność kartą, to co do zasady nie ma możliwości podania tego tytułu płatności, więc transakcji gotówkowych, kartowych ten przepis nie dotyczy.

Norbert Wasilewski
Jak w praktyce będzie funkcjonowało informowanie strony publicznej o zaplanowanych niedostępnościach, czy te informacje będą się pojawiały wcześniej?

Krzysztof Rogowski
Jeśli chodzi o informowanie o niedostępnościach to będą one na 2 sposoby. Na pewno taka informacja będzie na BIP MF w harmonogramie. Dodatkowo za pośrednictwem API, czyli takie bezpośrednie połączenie program KSeF, będzie konkretna wtyczka, która będzie informowała o planowanych niedostępnościach KSeF, czyli cały harmonogram, który będzie na BIP będzie mógł każdy odczytać również z poziomu API. Natomiast, jeśli chodzi o tematy awaryjne, to zgodnie z przepisami ustawy mamy obowiązek zamieszczenia takiej informacji na BIP, ale mamy świadomość, że nie każdy siedzi i czyta BIP, co 3 sekundy odświeża tę stronę. Dodatkowo, zgodnie z przepisami, przewidzieliśmy niezależny interfejs, "druga nitka", z którą mój program, jeżeli mam program do fakturowania, pierwszą nitką jest KSeF, a drugą nitką to będzie informacja o tym, czy KSeF działa, czy nie działa. Wtedy, jeżeli będzie awaria, będzie automatycznie ogłoszona na BIP, to automatycznie ta druga nitka będzie słała informację o tym, że KSeF przechodzi w tryb awaryjny. Wtedy mój program, z którego korzystam, wyświetli mi na pulpicie informacje o tym, że przechodzimy w tryb awaryjny do wystawienia faktur.

Wojciech Michalak
Co w sytuacji, w której po stronie podatnika pojawi się problem? Oczywiście, przepisy przewidują możliwość wystawienia w takiej sytuacji faktury w trybie offline'owym, awaryjnym, ale jednocześnie nakazują dostarczenie takiej faktury w ciągu 1 dnia roboczego od wystawienia jej w trybie offline. Co w sytuacjach, w których po stronie podatnika pojawi się awaria, której nie jesteśmy w stanie rozwiązać? W ciągu 1 czy 2 dni, a musimy wystawiać faktury.

Krzysztof Rogowski
Tutaj wprowadziliśmy taki tryb offline'owy. On jest powiązany i w pewien sposób ujednolicony z trybem awaryjnym, żeby nie było, że jak mam offline to robię to inaczej, a mam awarię to robię to jeszcze inaczej, wszystko będzie tak samo wyglądało. Tylko faktycznie jest różnica w dacie w terminie dosłania tej faktury. Przy awarii po stronie administracji to jest 7 dni, przy awarii po stronie podatnika to jest 1 dzień roboczy, więc najlepiej w piątek, bo wtedy w poniedziałek mamy więcej dni. Dlaczego 7 dni, jeśli chodzi o administrację? Zwróćcie proszę uwagę, że jeżeli KSeF nie działa, powiedzmy przez 2 dni, to wszyscy będą wystawiać te faktury w trybie offline'owym. Gdy KSeF ruszy, to oni przestawią się na tryb online'owy, a my będziemy musieli tysiące faktur dodatkowo jeszcze zebrać z tego trybu awaryjnego. Chodziło też o to, żeby rozłożyć to na jak najdłuższy okres, chodzi o wydajność systemu. Wracając do jednego dnia, to taki termin został zaproponowany, był skonsultowany z dostawcami oprogramowania i w dużej mierze był akceptowalny. W pierwszej wersji to były 24 godziny, później dopiero to ewoluowało do jednego dnia roboczego, więc to było skonsultowane. Niemniej jednak zobaczymy, jak to faktycznie będzie wyglądało. Jeżeli będą jakieś głosy, że to jednak za mało... Zobaczymy jaka to będzie skala, bo wtedy dopiero możemy ocenić, czy jednak jest to za krótko, czy w dużej mierze jest to wystarczający termin.

Maciej Guzek
Tak. Pamiętajmy, że mamy jeszcze pół roku okresu buforowego, kiedy nie będzie się to wiązało z karami, więc wtedy będziecie mogli to zaobserwować.

Norbert Wasilewski
Jeszcze kwestia, może trochę z innej beczki, kwestia grup VAT i w ogóle też oddziałów? Wiele przedsiębiorstw prowadzi działalność rozproszoną po kraju, grupy VAT to specyficzna sytuacja. Wielu klientów pyta jak właściwie mają spowodować i doprowadzić do sytuacji, żeby wiedzieli, gdzie te faktury mają ukierunkować, jeżeli mają choćby np. grupę VAT? Często będzie tak, że część podmiotów z grupy, która dostaje pewne dokumenty, niespecjalnie będzie szczęśliwa, jeśli inne podmioty, które są w tej grupie VAT, będą miały dostęp bezpośrednio do tych dokumentów. Jak to będzie wyglądało?

Krzysztof Rogowski
KSeF jest do tego przygotowany. Wraz z wprowadzeniem początkiem roku funkcjonalności dla jednostek samorządu terytorialnego, automatycznie została wprowadzona taka możliwość dla grup VAT. Sprowadza się to w zasadzie do jednego. W przypadku JST trzeba zaktualizować NIP-2 i podać w dedykowanej rubryce jednostki, które podlegają centralizacji. Natomiast jeśli chodzi o grupy VAT, to też jest centralizacja, ale bardziej biznesowa, niż publiczna. Zakładając grupę VAT oczywiście musimy wskazać kto jest przedstawicielem grupy VAT. Cała grupa VAT staje się nowym podmiotem i otrzymuje nowy NIP. Jeżeli grupa VAT będzie kupowała, to będzie kupował ten nowy podmiot, czyli ten nowy NIP, ale na tym druku NIP-2 podajemy też NIP członków grupy VAT, które na potrzeby VAT są w pewien sposób zawieszone na czas trwania tej grupy, niemniej jednak one normalnie funkcjonują. Na potrzeby KSeF mamy możliwość nadania przez grupę VAT odpowiedniego uprawnienia dla konkretnego NIP'u, czyli dla konkretnego członka grupy VAT i np. dyrektora finansowego w tym członku. Wtedy on zarządza uprawnieniami lokalnie, w ramach scentralizowanej jednostki. Wydaje nam się, że trzeba będzie trochę popracować nad ogólnopolskimi standardami, bo to zadziała pod warunkiem, że na fakturze oprócz nabywcy, czyli tej grupy VAT, znajdzie się też członek grupy VAT, czyli NIP podmiotu scentralizowanego.

Norbert Wasilewski
Rozumiem, że jako podmiot trzeci?

Krzysztof Rogowski
Dokładnie tak w podmiocie trzecim. Wtedy ta faktura automatycznie zaksięguje się w szufladce tego podmiotu trzeciego, a dyrektor finansowy będzie mógł zobaczyć tylko i wyłącznie tę faktura, nic więcej. Faktur innego podmiotu scentralizowanego nie podejrzy. To też jest bezpieczne rozwiązanie, bo każdy się uwierzytelniał w swoim kontekście, więc jak najbardziej to już funkcjonuje. Mamy drugie rozwiązanie, jeśli mogę powiedzieć o nim dwa słowa, o identyfikatorach wewnętrznych. Grupy VAT JST działają w oparciu o NIP'y nadrzędne i podrzędne, które są jednoznacznie identyfikowalne. Może się tak zdarzyć, że może być jednostka rozproszona, która działa pod jednym NIP'em, więc wtedy generujemy identyfikator wewnętrzny dla konkretnej jednostki, jakoś go nazywamy, np. 145. Identyfikator wewnętrzny składa się z NIP mojej firmy "myślink" 145 i suma kontrolna, którą wygeneruje KSeF. Innymi słowy, jeżeli wiem w jakiej firmie pracuje, wiem, że moja jednostka ma jakieś określony numer, to podając ten numer przy okienku, czy kupując jakiś towar, czyli NIP i po myślniku identyfikator jednostki, to wtedy zasada działania jest automatyczna. Nadaję określone uprawnienia na identyfikator wewnętrzny konkretnemu podmiotowi, który może zarządzać tymi uprawnieniami i faktura się tam zamelduje. To samo może dotyczyć przedstawicieli podatkowych, czy jakichś specyficznych prezesów, bo niekoniecznie wszyscy powinni widzieć takie faktury, więc tutaj jak najbardziej jest taka funkcjonalność globalna.

Norbert Wasilewski
Czy ministerstwo planuje wskazać wytyczne jak podejść do tego raportowania daty wystawienia? Data wystawienia w większości biznesów towarowych nie generuje obowiązku podatkowego, tylko data dostawy, jak podchodzić do dat wystawienia w przypadku plików JPK. Czy podatnicy będą mieli te daty zmieniać? Czy będą jakieś może wytyczne?

Krzysztof Rogowski
Z ustawy wynika, kiedy faktura KSeF jest wystawiona. Ona jest wystawiona wtedy, kiedy jest przesłana. Na to też wskazuje numer KSeF. Datę wystawienia należy brać, sporządzając pliki JPK VAT z faktycznej daty przesłania tej faktury do KSeF. I w drugą stronę, jeśli chodzi o odliczenie tego podatku, czyli kiedy ja faktycznie otrzymałem fakturę, to mamy z kolei datę systemową, czyli datę wygenerowania numeru KSeF. Oczywiście zarówno data wystawienia, jak i data otrzymania tej faktury jest dostępna z poziomu systemu. Każdy integrator raczej powinien odpowiednie daty prezentować swoim klientom. My takie daty w naszej aplikacji podatnika prezentujemy, jeśli chodzi o datę otrzymania tej faktury, bo jest też taka rubryka w zakładce faktur zakupowych.

Norbert Wasilewski
Jeszcze temat załączników, które dla sporej części przedsiębiorstw są imanentnym elementem obrotu. Czasem załączniki są wielokrotnie większe i dłuższe aniżeli faktury. KSeF na dzień dzisiejszy nie obsługuje tych załączników. Czy potencjalnie na późniejszym etapie jakieś zmiany mogą się pojawić?

Krzysztof Rogowski
Początkowo nie zakładaliśmy i celowo nie wprowadziliśmy tych załączników do KSeF. Co przyniesie przyszłość? Na dzień dzisiejszy trudno mi odpowiedzieć, czy nasze pierwotne założenie się utrzyma, czy jednak trochę ewoluuje w dodatkowy proces. Zwróćcie proszę uwagę, dlaczego też tych załączników nie ma? Powiedziałeś o wielkości tego pliku, jest ciężki. Sam plik .xml to 2,5,10 kb, zdarzają się większe, ale jest on szybki, lekki do sprawdzenia i do przetworzenia. Natomiast do takiego 5 kb pliku może być dołączone 5 GB specyfikacji, jakiś różnych wykresów itp. Ciężko by to było sprawnie obsłużyć. Drugim elementem jest to, że w pierwszej kolejności zależy nam na danych podatkowych. Specyfikacja w pewien sposób wpływa na to co jest zawarte na fakturze, ale to można zweryfikować później w ramach pogłębionych czynności, jakie były umowy itp. Niemniej jednak w pierwszej kolejności istotna jest wydajność tego systemu. Będziemy przetwarzać 2,5-3 miliarda dokumentów rocznie przez 10 lat, jest tego trochę. Druga sprawa jest powiązana z fakturami B2C, czy my aby na pewno nie za dużo chcemy widzieć. W specyfikacjach są załączane specyficzne tematy, o których na pierwszym etapie wstępnej kontroli i analizy danych, które są w plikach, niekoniecznie musimy mieć wiedzę. Tak jak wspomniałem, następne etapy, jakieś czynności weryfikacji mogą skłonić urzędnika do tego, aby poprosić o jakieś dodatkowe wyjaśnienia do tej konkretnej faktury.

Maciej Guzek
Mnie to wyjaśnienie przekonuje. Natomiast tak się zastanawiam, bo podatnicy nie przygotowują tych specyfikacji, dlatego że im się to podoba i mają taki kaprys, tylko one są potrzebne handlowo, z tych czy innych powodów. Norbert to może bardziej do ciebie jest pytanie. Jak wdrażacie to teraz? Co w takim razie radzicie? Klient musi ten załącznik dosłać. Musi też zidentyfikować, powiązać go z fakturą, bo specyfikacja jest do konkretnej faktury. jak praktycznie podatnik ma zadziałać w takiej sytuacji?

Norbert Wasilewski
To wymusza nam w pewnym sensie dodatkowy kanał komunikacji. Stąd też np. to pytanie Wojtka o EDI, czy w ogóle o wysyłkę mailową? To powoduje, że model wysyłania dokumentów, wizualizacji faktur, czy choćby dodatkowych specyfikacji mailowo, innymi kanałami, czy papierowo, chociażby w przypadku projektów budowlanych często się odbywa, po prostu gdzieś tam na budowie. Tego typu dokumenty nadal będą funkcjonować, natomiast kluczowe będzie, żeby w odpowiedni sposób referowały do numeru faktury, czy do numeru KSeF, żeby potem nabywca takiej faktury był w stanie jedno z drugim powiązać.

Maciej Guzek
Krzysztof, dla ciebie duże podziękowania za przyjęcie naszego zaproszenia, również dla Was Norbert i Wojtek. Trzymamy kciuki za to, żeby wdrożenie się udało, żeby system bez problemu ruszył 1 lipca i żeby działał sprawnie.