Podcast Podatki/Prawo: Kontrola podatkowa – na co warto zwrócić uwagę?

Wobec zwiększonej aktywności kontrolnej warto ustanowić profesjonalnego pełnomocnika, który wszechstronnie zajmie się reprezentowaniem podatnika wobec wielu różnych organów, które w określonych przypadkach równocześnie mogą oczekiwać udzielenia odpowiedzi, przekazania dokumentów lub wyjaśnień od jednego podatnika, stwierdza Joanna Zawiejska-Rataj, radca prawny, doradca podatkowy i Partner Associate w dziale Doradztwa Podatkowego Deloitte.

Ekspertka zauważa, że aktywność organów podatkowych zazwyczaj wzrasta jesienią, gdy kończy się kolejny okres przedawnienia zobowiązań podatkowych, a urzędnicy dążą do jak najszybszego dokończenia odpowiednich procedur przed końcem roku. Zdarza się, że urząd wszczyna postępowanie karne skarbowe, co może skutkować zawieszeniem biegu terminu przedawnienia podatków.

Jeśli zaś przedsiębiorca będzie musiał stawić czoła zarzutom w postępowaniu karnym skarbowym, istotnym jest, aby mógł przedstawić dowody dochowania należytej staranności w swoim działaniu. Mogą to być np. wewnętrzne procedury weryfikacji klientów pod kątem uniknięcia uczestnictwa w karuzelach VAT.

Takie prawidłowo sformalizowane i funkcjonujące w praktyce wewnętrzne procedury bardzo zyskują na znaczeniu. Jeśli rzeczywiście działają, to na tej podstawie można się bronić przed zarzutem umyślnego działania.

– wyjaśnia Joanna Zawiejska-Rataj.

Transkrypcja:

Paweł Rochowicz: Kontrole w firmie to temat, który poruszymy w naszej audycji już kolejny raz. Zapewniam, że nie będziemy się powtarzać. Być może można było zapomnieć o tych kwestiach wiosną tego roku, gdy działalność kontrolerska została ograniczona ze względu na epidemię. Obecnie obserwujemy, że urzędy są aktywne i sprawdzają np. prawidłowość wykorzystania pomocy z tzw. tarcz antykryzysowych. Poza tym są kontrolowane m.in. rozliczenia podatków dochodowych, dokumentacja cen transferowych oraz zgłoszone schematy podatkowe. Czego można spodziewać się po dzisiejszych kontrolach i jak sobie z nimi radzić, opowie Joanna Zawiejska-Rataj, radca prawny i doradca podatkowy, Partner Associate w dziale Doradztwa Podatkowego w Deloitte.

Joanna Zawiejska-Rataj: Dzień dobry.

PR: Proszę o podzielenie się informacjami z praktyki jak wygląda sytuacja, o której wspomniałem, czyli po ograniczeniach epidemicznych?

JZR: Można powiedzieć, że obecnie wszystko wróciło do normy. Prowadzone są czynności i przesłuchania. Do posiedzeń wróciły także sądy administracyjne z zachowaniem środków bezpieczeństwa i ostrożności, które wcześniej nie były stosowane. Jak najbardziej wszystko toczy się tak jak do tej pory, może nawet intensywniej. Z jednej strony obserwujemy stare tematy, które są zawsze bardzo ciekawe dla kontrolujących, czyli np. kontrole podatków dochodowych i kontrole w cenach transferowych. Obserwuje się także kontrole nowych obszarów, związanych z nietypową sytuacją "covidową" lub badania "tarczy antykryzysowej" i ulg przyznawanych podatnikom oraz tych rozumianych szeroko, np. rozliczenia podmiotów działających w strefach. Pod tym względem to są nowe obszary, które mogą przynieść pozytywny wynik dla organów. Pozytywny wynik dla organów to jest taki, który kończy się decyzją zawierającą zobowiązanie do zapłaty bądź zmniejszającą stratę.

PR: Mieliśmy różne formy pomocy państwa, np. wypłata postojowego lub odraczanie podatków. Czy rzeczywiście kontrolerzy interesują się jak korzystano z tej pomocy?

JZR: Na pewno było to badane na etapie, na którym podmioty o to wnioskowały. Wspieraliśmy również podatników w poszukiwaniu możliwości skorzystania z oferowanej pomocy. Myślę, że na intensywną falę chwileczkę musimy zaczekać. Gdy będzie się kończył rok podatkowy i będzie dochodziło do rozliczeń lat podatkowych, to w tym kontekście organy będą miały pełen obraz u podatników i w tym momencie kontrola może się zmaterializować. Pamiętajmy, że mimo wszystko kontrolujących goni czas i działają w tych latach, które są objęte ryzykiem przedawnienia. Ich badanie i intensywne działanie w tym zakresie również uniemożliwił COVID-19. Oczekiwanie jest raczej takie, że organy będą starały się, aby lata będące w toku kontroli, a zbliżające się do przedawnienia, zakończyć, a te co do których mamy jeszcze chwilę (bo organy mają na kontrole bardzo długi czas), mogą zaczekać.

PR: Jak rozumiem, koniec roku to czas zintensyfikowania kontroli, bo zbliża się koniec kolejnego roku, a więc i przedawnienie kolejnego okresu?

JZR: Dokładnie tak. Mamy zwykle taką "falę" kończenia danych postępowań. Należy pamiętać, że aby organ zdążył przed danym przedawnieniem to musi zdążyć wydać decyzję nie tylko I-instancyjną, ale i II-instancyjną, czyli rozpatrzenie już np. wyniku odwołania danego podatnika (postępowanie II-instancyjne zajmuje parę miesięcy). Oczywiście organy mają także różne przepisy, które pozwalają zawiesić termin przedawnienia. Jest wiele sytuacji, gdy umożliwia to toczące się postępowanie karno-skarbowe. Wtedy podatnik otrzymuje zawiadomienie, że postępowanie karno-skarbowe jest w toku. Jeśli otrzyma je przed terminem przedawnienia to w sposób skuteczny zawiesza bieg terminu przedawnienia. Natomiast czy skuteczny - to podlegało ostatnio intensywnej ocenie sądów, w szczególności NSA. Słusznie stwierdził, że nie w każdym przypadku takie zawieszenie będzie skuteczne, ponieważ organ musi wykazać, że faktycznie postępowanie karne skarbowe jest prowadzone dla swojej istoty, czyli w związku z tym, że stwierdzono podejrzenie dokonania przestępstwa lub wykroczenia karnego skarbowego, a nie w związku z tym, że zbliżało się przedawnienie i organ sięgnął po instrument wynikający z Ordynacji Podatkowej pozwalający zyskać czas na dalsze działania.

PR: Jak rozumiem to jest właściwy moment, aby ostrzec naszych słuchaczy, że nadchodzi sezon?

JZR: Niewątpliwie. Co więcej, trzeba pamiętać, że organy podatkowe mają bardzo wiele możliwości zwrócenia się do podatnika. Nie zawsze to będzie wprost kontrola podatkowa, kontrola celno-skarbowa czy postępowanie podatkowe. Jest mnóstwo innych możliwości pozyskania informacji. Z jednej strony są one klasyczne, np. czynności sprawdzające, które pozwalają organowi zorientować się, zanim jeszcze wejdzie kontrola czy coś u podatnika się dzieje, czy coś byłoby warte zbadania czy nie. Są również formy mniej formalne, gdzie mamy np. postępowanie podatkowe w jakimś innym podmiocie i organ przychodzi do nas z pytaniem o bardzo szczegółowe dane dot. np. naszych transakcji, z naszymi podmiotami powiązanymi, aby te informacje wykorzystać w prowadzonym przez siebie postępowaniu. Tego typu dane dają również podstawę do tego, że jeżeli organ znajdzie w nich jakąś nieprawidłowość, może zgłosić się do nas. Czyli są to kontrole krzyżowe, bądź zapytania na podstawie art. 155 Ordynacji podatkowej. Ten artykuł jest bardzo szeroki i pozwala organowi przyjść do każdego podmiotu, w związku z tym, że toczy się postępowanie podatkowe.

PR: Domyślam się, że nie tak łatwo sobie z tym poradzić, dlatego warto zatrudnić fachowego pełnomocnika, aby reprezentował nas w sprawach kontrolnych. Proszę opowiedzieć jakiego rodzaju pełnomocnictwa możemy udzielić.

JZR: Podatnicy są atakowani ogromem różnej korespondencji. W toku prowadzenia bieżącej działalności operacyjnej obserwujemy sytuacje, w których dochodzi do przeoczenia korespondencji z urzędu, która spływa w tradycyjnej papierowej wersji, np. na recepcję do dużego podmiotu, a zanim dotrze do właściwej osoby to przeczeka w szufladzie, więc już jakiś termin może zostać przeoczony. Terminy czasami są bardzo kluczowe i nie da się ich w żaden sposób odzyskać. W tym kontekście współpraca i ustanowienie pełnomocnika mocno pomaga uporządkować ten obszar. Jeżeli jest to pełnomocnik, który ma w swojej kompetencji odbiór korespondencji, czyli doręczenia, to w tym momencie mamy gwarancję, że ta osoba w sposób profesjonalny tym zarządzi. Jest tutaj kilka możliwości. Najbardziej tradycyjna to jest taki pełnomocnik, który włącza się do już istniejącej sprawy. Podczas kontroli/postępowania podatkowego, chcemy, aby ktoś nas reprezentował i odbierał korespondencję, więc ustanawiamy pełnomocnika szczególnego. Ta osoba będzie nas reprezentowała w toku postępowania, ale może też nas wspierać w postępowaniu odwoławczym, zależy jak będzie sformułowany zakres pełnomocnictwa. Jest jeszcze dosyć ciekawa instytucja, ale w prasie czyta się uwagi, że nie jest w pełni wykorzystywana i nie jest tak popularna jak przypuszczano, że będzie, gdy wprowadzano tę instytucję do Ordynacji podatkowej. Ta instytucja to rola pełnomocnika ogólnego. Tego typu pełnomocnik jest rejestrowany w centralnym rejestrze i każdy urząd widzi, że dany podatnik ma go ustanowionego. Jeżeli urząd chce zadać jakieś pytanie, skierować wezwanie lub doręczyć upoważnienie o przeprowadzeniu kontroli, to powinien to zrobić na ręce pełnomocnika ogólnego. Co jest ważne, jeśli jest nim podmiot profesjonalny, czyli np. doradca podatkowy lub podmiot profesjonalny, to taka osoba może zarządzać całą korespondencją w sposób elektroniczny. Ma wgląd przez system ePUAP i od razu widzi, że coś oczekuje z urzędu i od razu może to odebrać, nie ma tutaj obiegu poczty papierowej. W taki sam sposób można odpowiadać organowi. Pod tym względem jest to niezwykle komfortowe i bezpieczne, oczywiście zakładając, że system elektroniczny działa bez zarzutu. Jeśli systemy się zawieszają lub nie są dostępne to wtedy mamy możliwość złożenia czegoś w formie tradycyjnej, papierowej. W konsekwencji ograniczamy ryzyko, że ważna korespondencja z urzędu, gdzieś się zgubi, albo dostaniemy karę porządkową, za przeoczenie jakiegoś wezwania i że w sposób nieuzasadniony nie odpowiadamy na nie.

PR: Od strony organizacyjnej chyba można to nazwać pewnym outsourcingiem spraw związanych z kontaktami z urzędem, ponieważ w ten sposób, pełnomocnik przejmuje całość spraw i śledzi je na bieżąco, pewnie znacznie lepiej niż robiłaby to niejedna firma sama?

JZR: Pełnomocnik od razu wie, w której jest procedurze. Czy jest to kontrola, zawiadomienie o kontroli, a może tylko czynności sprawdzające lub kontrole krzyżowe. Za każdym razem wiemy co się będzie działo, jakie przysługują nam prawa, jakie mamy terminy, czy możemy je przedłużać czy musimy ich absolutnie dotrzymać. Nie dziwię się, że podatnicy często się gubią, gdy przychodzi do nich kolejne pismo. Nie wiedzą w jakim trybie odpowiedzieć, czy musi odpowiadać, czy może przedłużyć termin na odpowiedź. To są wszystko pytania, na które prawidłowa odpowiedź bardzo pomaga w kontaktach z organami i organom w pozyskiwaniu informacji.

PR: Myślę, że pełnomocnik, który współpracuje z firmą zna historię różnych działań na styku z administracją skarbową, bo składał już np. informację o zastosowanych schematach podatkowych lub przygotowywał wnioski o interpretację. Takie informacje fiskus gromadzi i na ich podstawie sprawdza czy schemat, który został zgłoszony nastąpił lub czy sytuacja, o którą pytano w interpretacji rzeczywiście się wydarzyła. Jakie ma Pani doświadczenia w tej sytuacji?

JZR: Oczywiście, że złożenie takiego zapytania skutkuje tym, że np. odpowiedź na interpretację indywidualną trafia do naszego właściwego urzędu. Urząd dysponuje tymi danymi i może je wykorzystać w kontroli. W praktyce widzimy, że jeżeli przychodzi na kontrolę urząd, bardzo często najpierw prosi podatnika o interpretację indywidualne, które pozyskał. Zatem nie do końca ma przygotowaną tę wiedzę przed przyjściem, alternatywnie porównuje, ponieważ ma swoje dane i sprawdza co ma podatnik, co wie, z czego korzysta dla danego okresu. Z drugiej strony warto zauważyć, że mamy takie narzędzia, dzięki którym organy pozyskują bardzo wiele informacji, np. JPK. Tutaj ewidentnie widać, że organy kontaktują się z podatnikami i pytają dlaczego się nie zgadza i wzywają, jeśli są jakieś nieprawidłowości. Jest to obszerny zbiór danych o wszystkim co się dzieje w danym podmiocie i są one na bieżąco analizowane i wykorzystywane. Trzeba mieć pełną świadomość, że organy pozyskują coraz większe obszary informacji od coraz to innych podmiotów. Przykładowo MDR, w których są zaangażowane również podmioty doradcze i mają obowiązek przekazywania określonych informacji. Dane do analiz są czerpane z różnych źródeł i na ich podstawie analitycy typują podmioty do kontroli. W tej chwili jeśli jest wszczynana kontrola celno skarbowa, bądź zwykła kontrola podatkowa, to najczęściej jest ona efektem określonych zmian, które zaobserwowały organy, bądź obniżenia podatku, pojawienia się rozliczenia straty, nietypowych transakcji, które zostały zidentyfikowane w JPK. Trzeba o tym pamiętać, że kontrole planowe, które kiedyś były najczęstszym typem kontroli, gdzie raz na jakiś czas organ przychodził skontrolować co się dzieje u podatnika, są coraz rzadsze. Wg mnie szkoda, ponieważ w ten sposób podatnik miał regularny kontakt z organem i wiedział czy robi coś dobrze czy źle i miał możliwość skorygować wszystkie błędy i na bieżąco dalej już ich nie popełniać oraz nie "hodować" odsetek. Jeśli przyjdzie do nas kontrola i stwierdzi, że jest nieprawidłowość, tym większe odsetki są w przypadku dokonywania stosownych korekt.

PR: A co w sytuacji, jeśli mieliśmy złożyć zawiadomienie o schemacie podatkowym, nie złożyliśmy, przyjdzie kontroler i stwierdzi, że jednak jest schemat, który w jego mniemaniu służy do optymalizacji?

JZR: Mamy oczywiście olbrzymie sankcje wynikające zarówno z Ordynacji podatkowej, będące zarówno karami administracyjnymi, ale także odpowiedzialność indywidualną. Wracamy tu na grunt kodeksu karnego skarbowego, który został znowelizowany w sposób obszerny, tak aby odpowiednie sankcje nie były tylko w ramach przepisów ogólnych o informacjach podatkowych, ale aby były szczegółowe przepisy pozwalające karać nieprawidłowości przy składaniu MDR. Organy mają instrumenty, które mają zapewnić realizację tego obowiązku.

PR: Czasami nie chodzi o schematy podatkowe, a o domniemane przestępstwa fiskalne, gdy urząd celno skarbowy wszcznie postępowanie przeciwko podatnikowi. W takich sytuacjach możemy się bronić na różne sposoby, ale też cenną możliwością jest wskazane pewnej polityki wewnętrznej firmy służącej dochowaniu należytej staranności, która może nas uratować przed karą, prawda?

JZR: Oczywiście tak. Jest tutaj kilka istotnych obszarów. Przede wszystkim wszystkie podstawowe podatkowe przestępstwa karno skarbowe muszą zostać zasadniczo przypisane jako umyślne. To oznacza, że podatnik chciał je popełnić i to było działanie z premedytacją, zamiar bezpośredni. Jednak w umyślności jest pewien obszar szarości, czyli zamiar ewentualny, co oznacza, że podejrzewam, że coś może być źle i się na to godzę. Jest to najtrudniejszy obszar do ograniczenia i zarządzenia ryzykiem, ponieważ zazwyczaj podatkami w organizacjach zajmują się profesjonaliści, którzy powinni mieć aktualną wiedzę. Potencjalnie, jeżeli nie dopatrują się i nie przeprowadzają procedur nadzoru, to być może godzą się na to, że jest coś źle. Wtedy pojawia się właśnie obszar szarości i zamiaru ewentualnego. W tym kontekście procedury wewnętrzne są na wagę złota, ponieważ mamy w tym momencie dobre praktyki, które co prawda istnieją w wielu podmiotach, ale są spisane. Istnieje zatem dokument, który działa w spółce i funkcjonuje oraz który można pokazać organom. Jeżeli osoby zajmujące się sprawami gospodarczymi/finansowymi spółki działają zgodnie z tymi procedurami i nagle pojawi się pewne uchybienie, to nie można przypisać winy, ponieważ każdy działał zgodnie z procedurą i chciał zrobić prawidłowo. Być może zadziałało się coś, np. błąd systemu, który spowodował, że powstało błędne rozliczenie podatkowe, ale nie było to umyślne. To jest właśnie klucz do procedur wewnętrznych, które nabierają znaczenia. Chciałabym natomiast ostrzec przed jedną sytuacją. Procedury muszą naprawdę funkcjonować w praktyce. To musi być coś co działa w firmie, co jest i co przez wiele lat pozwalało rozliczać podatki. Najgorszą sytuacją jest to, gdy w spółce są procedury i one nie są przestrzegane. Wtedy organ może wykazać w bardzo prosty sposób niedbalstwo i godzenie się na to, że coś było źle, jednak machnęliśmy na to ręką, mimo, że mogliśmy coś podejrzewać.

PR: Rozumiem, że w sytuacjach np. weryfikacji swojego kontrahenta, jako przeciwdziałanie wciągnięciu w karuzelę VATowską, mogą być przewidziane pewne zadania dla działu zakupów, logistyki, sprzedaży itp. Jeżeli udowodnimy, że przestrzegamy wszystkich tych procedur, to mamy szansę, aby nie ponieść kary?

JZR: Oczywiście, tutaj jest kwestia należytej staranności, o której już wspominaliśmy. Przykłady spraw VAT, których było mnóstwo i nadal się jeszcze toczą, pokazują jakiego znaczenia nadano procedurom wewnętrznym. Często były one decydujące dla organów o ocenie należytej staranności, czyli dokument, który nie był nakazany prawem, nie miał przypisanej formy prawnej...

PR: No właśnie, nie ma tego w przepisach o VAT, prawda?

JZR: Tak, nagle okazuje się, że wewnętrzny dokument, który pokazuje wewnętrzny porządek podatkowy, wg którego wszystkie procesy są przemyślane, wszystko analizujemy i badamy z należytą starannością, jest decydujący. Widzimy, że faktycznie wielu podatników decyduje się na spisanie swoich dobrych praktyk. My to bardzo zalecamy. Pamiętajmy, że nie może to być wdrożenie praktyki nieistniejącej, tylko po to, aby był spisany dokument. To musi być codzienność i rzeczywistość w danej firmie.

PR: Pod koniec września ogłoszono projekt zmian w CIT. Prawdopodobnie duże podmioty zostaną zobowiązane do składania informacji o swojej polityce podatkowej. Wg projektu (na dzień dzisiejszy jest to projekt), trzeba będzie jeszcze raz poinformować urząd skarbowy ile złożyło się dokumentów z MDR, jakie interpretacje itd. oraz informacje o przyszłości, np. o planowanych restrukturyzacjach. Zakładając, że jest to wciąż projekt, jak Pani przewiduje jakie zmiany wprowadzi w firmie?

JZR: To jest projekt zmiany ustaw w podatku dochodowym od osób prawnych. Jest rzeczywiście nacisk na pełną transparentność. Jak rozumiem ta informacja nie ma być kierowana do organów, ale ma być publikowana na stronach internetowych danych podmiotów, czyli ma być dostępna dla każdego obywatela.

PR: Tak, MF uzasadnia, że w interesie społecznym, aby wszyscy wiedzieli, dlaczego pojawiają się takie koszty i przychody, tak?

JZR: Tutaj pojawia się pytanie w tle, na ile akurat ta informacja dla osób przeciętnie niezajmujących się podatkami, które jak wiemy są materią niezwykle skomplikowaną, będzie przydatna i faktycznie to pokaże. Do tej pory, do wyobraźni osób niezajmujących się na co dzień podatkami, lepiej przemawiały publikowane informacje o tym, jakie kwoty podatków płaciły poszczególne kategorie podmiotów. Wg mnie, na razie, ten przepis jest mocno niedookreślony. Zawiera pewne kategorie, które powinien opisać i ujawnić podatnik, ale nie do końca jest powiedziane w jaki sposób. Proszę zauważyć, że w przepisach są przewidziane duże sankcje, nawet do miliona złotych. W tym momencie, patrząc na przepisy sankcyjne, pojawia się duża wątpliwość jak możemy nakładać sankcje na coś co jest dosyć szeroko pojęte i szeroko płynne. Na ten moment, przepis jest dosyć mało precyzyjny, jeśli ma być zagrożony tak wysoką potencjalną sankcją. Tak samo, planowane podejścia. Jak możemy rozliczyć kogoś z tego, że coś planował? Czy w tym momencie ta informacja jest prawidłowa czy nie? Czy będzie musiał wytłumaczyć się w kolejnym sprawozdaniu, że tego nie zrobił, czy to oznacza, że ta poprzednia informacja była rzetelna i prawidłowa? Pojawia się sporo znaków zapytania, gdy spojrzy się na przepis od strony czysto praktycznej i technicznej jak go zrealizować.

PR: Przykładowo w tym roku chciałem z mojej grupy kapitałowej wydzielić dwie spółki celowe, ale przyszedł kryzys i raczej zamknę firmę, aniżeli wydzielę kolejne. Czy zatem może przyjść kontrola i zapytać o niedokonaną restrukturyzację?

JZR: Tutaj też jest dodatkowy aspekt, w którym pojawia się pytanie czy możemy oceniać zamiar na dany moment przez pryzmat późniejszych działań podatnika. Oczywiście, że nie. Podatnik podejmuje decyzję w danych okolicznościach gospodarczych, planuje tak, aby prowadzić swój biznes najlepiej jak może. Sytuacja gospodarcza jest bardzo dynamiczna i prawo nigdy nie nadąża za nią, za pomysłami przedsiębiorców, za rozwojem nowych form współpracy, prawo zawsze jest wtórne, zwłaszcza podatkowe. W tym kontekście może to być też argument dla organów dla oceny działań, niestety często negatywnych dla podatników, że coś planował, podjął jakieś działania i potem z tego zrezygnował, więc czy możemy z tym wiązać skutki podatkowe? To jest coś co obserwujemy obecnie w różnych postępowaniach, które prowadzimy.

PR: Na razie może o tych projektowych zmianach nie będziemy więcej mówić, bo jest to wciąż projekt. Dziękuję za rozmowę.