ExciseCube Narzędzie do elektronicznych ewidencji akcyzowych

Narzędzia

ExciseCube

Narzędzie do elektronicznych ewidencji akcyzowych

ExciseCube jest efektem połączenia doświadczenia podatkowego i technologicznego

Elektronizacja w podatku akcyzowym obejmuje kolejne obszary. Po wprowadzeniu elektronicznego monitorowania przemieszczeń wyrobów akcyzowych w procedurze zawieszenia poboru akcyzy (e-AD), wyrobów zwolnionych i ze stawką zero (e-DD) oraz wewnątrzwspólnotowych przemieszczeń wyrobów zharmonizowanych z zapłaconą akcyzą (e-SAD), wprowadzenia obowiązku składania deklaracji wyłącznie elektronicznie przyszedł czas na ewidencje i księgi akcyzowe. Ministerstwo Finansów od wielu miesięcy pracuje nad Centralną Ewidencją Wyrobów Akcyzowych (CEWA) – czyli zupełnie nowym rozwiązaniem teleinformatycznym dedykowanym do ewidencjonowania. W procesie legislacyjnym są już też przepisy, które spowodują, że od 1 lutego 2024 r. podmioty zobowiązane do prowadzenia ewidencji i ksiąg będą musiały zacząć ewidencjonować czynności z wyrobami akcyzowymi w CEWA. Z obecnego ich brzmienia wynika, że jedynie podmioty, które przed wejściem w życie CEWA będą prowadziły ewidencje i księgi elektronicznie na zasadach dziś obowiązujących będą mogły skorzystać z 18 miesięcznego okresu przejściowego.

Co znaczy prowadzić  ewidencję akcyzową elektronicznie zgodnie z obowiązującymi przepisami?

Przepisy wykonawcze szczegółowo określają wymogi, które spełniać będzie musiał program informatyczny służący do obsługi ewidencji prowadzonej przez podmiot. Jest to m. in. zapewnienie należytej ochrony informacji przekazanych do systemu, brak możliwości ich usuwania, możliwość generowania w porządku chronologicznym wpisów, zestawień czy raportów oraz identyfikacja osób dokonujących wpisów w programie komputerowym.

Organy wielokrotnie w ramach kontroli wypowiadały się, że pewne metody, jak na przykład prowadzenie ewidencji w MS Excel, nie są wystarczające i nie są akceptowane.

Biorąc to wszystko pod uwagę, chcąc wyjść naprzeciw potrzebom wielu przedsiębiorców, doświadczeni doradcy podatkowi w zakresie akcyzy oraz eksperci z działu Tax Technology Deloitte opracowali wspólnie autorskie narzędzie, zapewniające możliwość prowadzenia różnych typów ewidencji akcyzowych elektronicznie w programie niezależnym od ERP.

 

Czym jest ExciseCube?

ExciseCube jest efektem połączenia doświadczenia podatkowego i technologicznego co zaowocowało stworzeniem bezpiecznego narzędzia opartego na programie dedykowanym do tworzenia baz danych i przechowywania w nim dużej ilości danych, wpasowującego się w istniejącą infrastrukturę IT klientów.

Excise Cube nie wymaga skomplikowanego wdrożenia, a jednocześnie pozwala efektywnie wypełniać nowy obowiązek.


Autorski program Deloitte oparty na funkcjonalności programu MS Access umożliwia:

  • Szybkie wprowadzanie danych wymaganych przepisami prawa akcyzowego w odniesieniu do poszczególnych ewidencji akcyzowych oraz wgląd do nich;
  • Dokonywanie korekt wpisów w sposób pozwalający na śledzenie ich historii;
  • Jednoczesne wprowadzanie wpisów przez wiele osób znajdujących się w różnych lokalizacjach;
  • Generowanie raportów i zestawień na żądanie organów podatkowych oraz na potrzeby wewnętrzne, np. przygotowania deklaracji akcyzowych;
  • Drukowanie raportów i zestawień wg wybranych kryteriów w porządku chronologicznym;
  • Wykorzystanie istniejących u klienta rozwiązań w zakresie zarządzania dostępem oraz backup’u danych.
     

ExciseCube to narzędzie, które cechuje przyjazny dla użytkowników sposób wprowadzania danych, szybkość oraz prostota dokonywania wpisów.

 

Jakie ewidencje mogę prowadzić w ExciseCube?

ExciseCube jest rozwiązaniem standardowym, niemniej pozwalającym na skonfigurowanie go w sposób dedykowany dla konkretnego klienta, np. poprzez uzupełnienie słownika nazw produktów akcyzowych, kodów CN, czy danych kontrahentów aby uzupełnianie wpisów było szybkie i intuicyjne dla użytkownika.

Narzędzie ExciseCube jest rozwiązaniem pozwalającym na proste uzupełnianie i generowanie:

  • Ewidencji energii elektrycznej;
  • Ewidencji wyrobów węglowych;
  • Ewidencji wyrobów gazowych;
  • Ewidencji wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo;
  • Ewidencji wyrobów akcyzowych nabywanych wewnątrzwspólnotowo przez zarejestrowanego odbiorcę;
  • Ewidencji wyrobów zwolnionych od akcyzy.

Istnieje również możliwość zbudowania innej ewidencji bądź księgi wymaganej przepisami akcyzowymi wg indywidualnych potrzeb klienta.

 

Czy ExciseCube jest zgodny z przepisami?

Narzędzie ExciseCube spełnia wszelkie wymogi podyktowane przepisami prawa, w szczególności:

  • Umożliwia wgląd w treść dokonywanych wpisów;
  • Umożliwia dokonywanie korekty danych, identyfikację osoby dokonującej tej korekty oraz daty jej dokonania;
  • Uniemożliwia standardowe usuwanie wpisów przez użytkowników aplikacji;
  • Pozwala na generowanie oraz drukowanie zestawień i raportów w porządku chronologicznym;
  • ­W zakresie ochrony przechowywanych danych przed zniekształceniem lub utratą dostosowuje się do standardów infrastruktury IT klienta.

Wraz z narzędziem dostarczana jest pisemna instrukcja obsługi programu komputerowego.

Po udostępnieniu specyfikacji CEWA oraz finalnej schemy do wysyłania danych do CEWA przenalizujemy również możliwość docelowej komunikacji ExciseCube z CEWA.

 

Co zyskuję wybierając ExciseCube?

  • Prostą i szybką implementację obowiązku prowadzenia ewidencji akcyzowych elektronicznie bez potrzeby ingerowania w istniejące systemy np.klasy ERP;
  • Intuicyjne narzędzie, które pracownicy będą potrafili wypełniać bez wielogodzinnych szkoleń;
  • Ograniczenie pomyłek we wpisach poprzez zdefiniowanie wartości słownikowych określonych pól;
  • Możliwość szybkiej reakcji w przypadku żądania zestawienia bądź raportu przez organy podatkowe;
  • Usprawnienie w przygotowywaniu deklaracji akcyzowych oraz analizie danych np. dla celów controllingu;
  • Dodatkowo prowadzenie ewidencji elektronicznie zgodnie z obecnymi przepisami, zgodnie z brzmieniem projektu nowelizacji ustawy akcyzowej pozwolą skorzystać z 18 miesięcznego okresu przejściowego dla wypełnienia obowiązku rozpoczęcia ewidencjonowania w CEWA.

 

Jak w praktyce wygląda implementacja ExciseCube?

ExciseCube może zostać zainstalowany w dwóch wariantach:

  • ­Przy wykorzystaniu współdzielonego dysku sieciowego jako miejsca przechowywania danych z aplikacji;
  • ­Przy wykorzystaniu istniejącej infrastruktury bazodanowej (np. MSSQL).


Pozwala to na wykorzystanie istniejących u klienta rozwiązań w zakresie zarządzania dostępem oraz backup’u danych.

 

Czego potrzebuję, żeby ExciseCube działał?

Do uruchomienia ExciseCube wystarczy komputer z systemem Windows oraz zainstalowany pakiet MS Office z programem MS Access, a w przypadku nieposiadania MS Office wystarczy darmowa biblioteka uruchomieniowa MS Access Runtime.

W razie pytań jesteśmy do Państwa dyspozycji.

Kontakt:

Anna Wibig

Anna Wibig

Partner Associate w Zespole Podatku Akcyzowego i ESG

Anna jest Partner Associate w Dziale Podatków Pośrednich, gdzie odpowiada za rozwój usług związanych z podatkiem akcyzowym oraz wsparcia podatkowego w zakresie strategii ESG przedsiębiorstw. Jej doświ... Więcej

Mateusz Jopek

Mateusz Jopek

Starszy menedżer w zespole Podatku Akcyzowego i ESG

Mateusz jest starszym menedżerem w zespole podatków pośrednich Deloitte specjalizującym się w doradztwie w zakresie podatku akcyzowego oraz tematów powiązanych. Posiada bogate doświadczenie w zakresie... Więcej

Paweł Hulewicz

Paweł Hulewicz

Dyrektor w Zespole Technologii w Podatkach

Pracę w konsultingu podatkowym rozpoczął w 2004 roku. W trakcie swojej kariery zawodowej zajmował się między innymi przeglądami podatkowymi systemów ERP pod kątem sprawdzenia prawidłowości rozliczeń p... Więcej