Wsparcie Deloitte związane z wprowadzeniem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Przepisy dotyczące faktur ustrukturyzowanych oraz Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) weszły w życie z początkiem 2022 r., jako rozwiązanie fakultatywne. Jednakże Ministerstwo Finansów konsekwentnie zapowiada, że faktury ustrukturyzowane staną się obligatoryjną i wyłączną formą wystawiania faktur przez podatników. Rada Unii Europejskiej udzieliła Polsce specjalnej zgody w tym względzie, pozwalając na wprowadzenie obligatoryjnego fakturowania ustrukturyzowanego od 1 lipca 2024 r. KSeF obejmuje sprzedażowe transakcje B2B (krajowe oraz transgraniczne). Wcześniej w zakresie KSeF były także faktury B2C, ale aktualnie planowane jest ich zwolnienie z KSeF. Strona rządowa nie przedstawiła jeszcze projektu odpowiednich przepisów krajowych.

Istotą faktur ustrukturyzowanych jest ich wystawianie według jednego wzorca w oparciu o strukturę logiczną (schemę) XSD ustaloną przez Ministerstwo Finansów oraz przechowywanie i przetwarzanie tak wystawionych faktur w scentralizowanym Krajowym Systemie e-Faktur. System sprawdza poprawność przesyłanych do niego faktur i decyduje o ich dopuszczeniu do obrotu. Zapewnia on ponadto organom podatkowym bieżący wgląd w wystawiane przez podatników faktury.

Jak zapewnia resort finansów, wprowadzenie nowego rodzaju faktur ma na celu m.in. dalsze uszczelnianie systemu podatkowego oraz uproszczenie rozliczeń między firmami i zapewnienie im bezpieczeństwa obrotu.

• Weryfikacja, czy w systemie ERP/FK znajdują się dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia faktury ustrukturyzowanej
• Dostosowanie systemów IT do połączenia z platformą KSeF
• Testowanie danych/weryfikacja wewnętrzna
• Przygotowywanie faktur korygujących
• Pobieranie faktur od kontrahentów z platformy KSeF bezpośrednio do systemu ERP/FK

• Samofakturowanie
• Autoryzacja
• Faktoring
• Faktury korygujące
• Brak załączników do faktur
• Współpraca z biurami księgowymi w zakresie odbioru faktur
• Zaliczki

Nowa schema FA_VAT to ponad 600 pól obligatoryjnych, fakultatywnych i opcjonalnych.

Zupełnie nowe informacje, które należy zaraportować:

• Sekcja Rozliczenia
• Sekcja Płatność
• Sekcja Warunki Transakcji

• warsztaty przeprowadzane dla działów finansowo-księgowych oraz współpracujących z nimi działów IT, dotyczące głównych zagadnień merytoryczno-procesowych związanych z Krajowym Systemem e-Faktur

• analiza procesów biznesowych związanych z wystawianiem i otrzymywaniem faktur, w tym pomoc we wprowadzaniu procedur mających na celu ich usprawnienie pod kątem nowych regulacji prawnych i specyfikacji platformy KSeF

• weryfikacja dostępności danych wymaganych do wystawienia poprawnej faktury ustrukturyzowanej w systemach wykorzystywanych do wystawiania faktur przez Klienta - z punktu widzenia wymogów stawianych przez strukturę logiczną FA_VAT

• przegląd VAT pod kątem gotowości na faktury ustrukturyzowane, mający na celu ocenę ryzyk wynikających z aktualnego sposobu wystawiania i otrzymywania faktur, uwzględniający specyfikę działalności wykonywanej przez Klienta
  

• pomoc merytoryczno-techniczna w tworzeniu przez Klientów (albo współpracujące z Klientami podmioty) rozwiązań wewnętrznych, służących obsłudze procesów związanych z wysyłaniem i odbieraniem faktur przez Krajowy System e-Faktur

• przygotowywanie dokumentów technicznych dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur dla zespołów IT Klienta (również w języku angielskim)

• testowanie poprawności merytoryczno-technicznej plików generowanych przez systemy Klienta, mających być przedmiotem wysyłki do KSeF
  

• pomoc w wysyłaniu i pobieraniu u-faktur przez Klienta (usługowe prowadzenie procesu)
  

Aplikacja webowa taxCube™

Aplikacja webowa taxCube™ jest łatwym w obsłudze i szytym na miarę rozwiązaniem, pozwalającym automatyzować procesy związane z wybranymi raportowaniami podatkowymi:

Narzędzie pozwala w prosty i przejrzysty sposób:

• przygotowywać - dla potrzeb plików JPK albo faktur ustrukturyzowanych - dane raportowe, na podstawie plików o różnym formacie i pochodzących z różnych źródłowych
• weryfikować ich poprawność,
• dostarczać odpowiednio na bramkę podawczą MF pliki JPK albo faktury ustrukturyzowane do platformy KSeF
   

Zespół Deloitte zapewnia sprawne aktualizacje aplikacji w przypadku:

• opublikowania przez MF kolejnych wersji schem, czy też
• zmian w danych źródłowych Klienta
   

Główne funkcjonalności modułu faktur ustrukturyzowanych systemu taxCube™ WEB

• import plików zawierających dane źródłowe
• weryfikacja poprawności technicznej zaimportowanych plików
• generacja plików będących podstawą do wysyłki
• wysyłka do KSeF
• pobieranie z KSeF u-faktur zakupowych
• przegląd danych
• monitorowanie statusów
• pobieranie faktur ustrukturyzowanych na dysk użytkownika - w postaci pierwotnej albo zwizualizowanej
• archiwizacje danych
• notyfikacje i powiadomienia mailowe
• nadawanie użytkownikom ról z różnymi zakresami uprawnień w ramach platformy KSeF
• przechowywanie informacji na temat akcji podejmowanych przez użytkowników
   

Proces implementacji modułu faktur ustrukturyzowanych systemu taxCube™

• analiza przedwdrożeniowa (analiza procesów, przygotowanie mapowania i plików wsadowych)
• techniczne wdrożenie aplikacji
• bieżące wsparcie utrzymaniowe

Platforma Unified Compliance Reporting (UCR)

Platforma UCR to stabilne rozwiązanie całkowicie zarządzane z poziomu systemu SAP, które jest utrzymywane przez zespół Deloitte począwszy od 2016 r.

Usprawnia obsługę procesów związanych z: JPK, KSeF, zatorami płatniczymi, białą listą, czy ePIT. Rozwiązanie jest w całości zamknięte w systemie SAP bez konieczności instalacji dodatkowego oprogramowania, infrastruktury zewnętrznej lub wykorzystywania serwisów pośredniczących. Zespół SAP Deloitte zapewnia sprawną obsługę bieżących i przyszłych wymagań raportowych.

Główne funkcjonalności modułu dla KSeF platformy UCR

• Obsługa faktur wychodzących:
  • pełna integracja z procesem wystawiania faktur w SD i FI
  • obsługa kompletu procesów fakturowania (korekty, zaliczki, faktoring, rabaty potransakcyjne, VAT marża, itp.)
  • FA_VAT jako dokument-bliźniak towarzyszący oryginalnej fakturze w całym cyklu życia
• Obsługa faktur przychodzących:
  • faktury przychodzące jako wstępnie wprowadzone dokumenty MM
  • bezproblemowa integracja z istniejącymi procesami opisu/obiegu faktur przychodzących

Business Central

Business Central jest systemem klasy ERP firmy Microsoft, umożliwiającym sprawną, skuteczną i elastyczną obsługę procesów w organizacjach.

Aby pozwolić naszym klientom na bezproblemową integrację ich instalacji systemów D365 Business Central oraz Dynamics NAV z Krajowym Systemem eFaktur zbudowaliśmy rozszerzenie wspierające wysyłkę i odbiór faktur do/z systemu KSeF oraz ich proste mapowanie do kont czy rodzajów dokumentów, z których korzystamy obecnie. Narzędzie nie wymaga zaawansowanych integracji.

Główne funkcjonalności

• Obsługa faktur wychodzących
  • Pełna integracja z procesem wystawiania faktur i innych dokumentów związanych ze sprzedażą (np. faktury korekty) w Business Central
  • Możliwość przesyłania dokumentów pojedynczo lub jako paczki w procesie inicjowanym manualnie lub automatycznie w zależności od potrzeb
  •  oznaczanie statusu dokumentów przeznaczonych do wysyłki na każdym etapie procesu
  • Odbiór UPO z serwerów Ministerstwa Finansów i jego rejestracja w Business Central
  • zapewnienie kompletnych logów zdarzeń z obsługiwanych procesów.
• Obsługa faktur przychodzących
  • Import dokumentów z KSeF inicjowany ręcznie lub automatycznie
  • Moduł mapowania pobranych dokumentów do struktur Business Central na podstawie słów kluczowych czy odpowiednich pól na fakturze
  • Moduł księgujący dokumenty w odpowiednich miejscach w Business Central na podstawie zdefiniowanych mapowań.

• Deloitte Doradztwo Podatkowe jest największą firmą doradztwa podatkowego na rynku - nasz zespół tworzy ponad 600 specjalistów, w tym doradców podatkowych, radców prawnych i adwokatów.
• Korzystając z międzynarodowego doświadczenia sieci Deloitte, oferujemy innowacyjne, a zarazem sprawdzone rozwiązania dostosowane do konkretnych potrzeb - we wszystkich zagadnieniach podatkowych mających wpływ na działalność przedsiębiorstw.
• Jesteśmy blisko Ciebie - Deloitte działa poprzez sieć 9 biur w Polsce (Warszawa, Gdańsk, Katowice, Kraków, Łódź, Poznań, Rzeszów, Szczecin i Wrocław).
• Praktyka podatkowa Deloitte w Polsce była wielokrotnie nagradzana przez media i niezależnych ekspertów.