E-faktury: wsparcie Deloitte we wprowadzeniu KSeF – Krajowego Systemu e-Faktur

Przepisy dotyczące e-faktury oraz Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) weszły w życie z początkiem 2022 r., jako rozwiązanie fakultatywne. Ministerstwo Finansów konsekwentnie zapowiadało, że faktury ustrukturyzowane (e-faktury) staną się obligatoryjną i wyłączną formą wystawiania faktur. Rada Unii Europejskiej udzieliła Polsce zgody na wprowadzenie obligatoryjnego fakturowania ustrukturyzowanego (ten kierunek będzie także kontynuowany w innych krajach UE w związku z planowanym wprowadzeniem regulacji VAT In Digital Age (VIDA).

Patrząc na aktualną wersję projektowanych regulacji, KSeF ma obejmować sprzedażowe transakcje B2B (krajowe oraz transgraniczne). We wcześniejszych planach MF było objęcie KSeF także fakturami konsumenckimi (B2C), jednak ostatecznie zostały one wyłączone z tego mechanizmu. W marcu 2023 roku na stronie rządowej, został przedstawiony projekt odpowiednich przepisów krajowych dotyczących e-faktury i systemu KSeF.

Istotą e-faktury jest wystawianie jej według jednego wzorca w oparciu o strukturę logiczną (schemę) XSD ustaloną przez Ministerstwo Finansów oraz przechowywanie i przetwarzanie tak wystawionych faktur w scentralizowanym Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). System KSeF sprawdza poprawność przesyłanych do niego faktur i decyduje o ich dopuszczeniu do obrotu. KSeF zapewnia ponadto organom podatkowym bieżący wgląd w wystawiane przez podatników e-faktury.

Jak zapewnia resort finansów, wprowadzenie nowego rodzaju faktur ma na celu m.in. dalsze uszczelnianie systemu podatkowego oraz uproszczenie rozliczeń między firmami i zapewnienie im bezpieczeństwa obrotu.

asdasdasdasd

• Weryfikacja, czy w systemie ERP/FK znajdują się dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia faktury ustrukturyzowanej

• Dostosowanie systemów IT do połączenia z platformą KSeF

• Testowanie danych/weryfikacja wewnętrzna

• Przygotowywanie faktur korygujących

• Pobieranie faktur od kontrahentów z platformy KSeF bezpośrednio do systemu ERP/FK

• Samofakturowanie

• Autoryzacja

• Faktoring

• Faktury korygujące

• Brak załączników do faktur

• Współpraca z biurami księgowymi w zakresie odbioru faktur

• Zaliczki

Nowy schemat FA(2) to ponad 300 pól obligatoryjnych, fakultatywnych i opcjonalnych.

Zupełnie nowe informacje, które należy zaraportować:

• Sekcja Rozliczenia
• Sekcja Płatność
• Sekcja Warunki Transakcji
  

• warsztaty przeprowadzane dla działów finansowo-księgowych oraz współpracujących z nimi działów IT, dotyczące głównych zagadnień merytoryczno-procesowych związanych z Krajowym Systemem e-Faktur

• analiza procesów biznesowych związanych z wystawianiem i otrzymywaniem faktur, w tym pomoc we wprowadzaniu procedur mających na celu ich usprawnienie pod kątem nowych regulacji prawnych i specyfikacji platformy KSeF

• weryfikacja dostępności danych wymaganych do wystawienia poprawnej faktury ustrukturyzowanej w systemach wykorzystywanych do wystawiania faktur przez Klienta - z punktu widzenia wymogów stawianych przez strukturę logiczną FA(2)

• przegląd VAT pod kątem gotowości na faktury ustrukturyzowane, mający na celu ocenę ryzyk wynikających z aktualnego sposobu wystawiania i otrzymywania faktur, uwzględniający specyfikę działalności wykonywanej przez Klienta

• pomoc merytoryczno-techniczna w tworzeniu przez Klientów (albo współpracujące z Klientami podmioty) rozwiązań wewnętrznych, służących obsłudze procesów związanych z wysyłaniem i odbieraniem e-faktury przez KSeF.

• przygotowywanie dokumentów technicznych dotyczących Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) dla zespołów IT Klienta (również w języku angielskim).

• testowanie poprawności merytoryczno-technicznej plików generowanych przez systemy Klienta, mających być przedmiotem wysyłki do KSeF.

• pomoc w wysyłaniu i pobieraniu u-faktur przez Klienta (usługowe prowadzenie procesu)
  

Aplikacja webowa taxCube™

Aplikacja webowa taxCube™ jest łatwym w obsłudze i szytym na miarę rozwiązaniem, pozwalającym automatyzować procesy związane z wybranymi raportowaniami podatkowymi:

Narzędzie pozwala w prosty i przejrzysty sposób:

• przygotowywać - dla potrzeb plików JPK albo faktur ustrukturyzowanych - dane raportowe, na podstawie plików o różnym formacie i pochodzących z różnych źródłowych
• weryfikować ich poprawność,
• dostarczać odpowiednio na bramkę podawczą MF pliki JPK albo faktury ustrukturyzowane do platformy KSeF
  
  

Zespół Deloitte zapewnia sprawne aktualizacje aplikacji w przypadku:

• opublikowania przez MF kolejnych wersji schem, czy też
• zmian w danych źródłowych Klienta

Główne funkcjonalności modułu faktur ustrukturyzowanych systemu taxCube™ WEB

• import plików zawierających dane źródłowe
• weryfikacja poprawności technicznej zaimportowanych plików
• generacja plików będących podstawą do wysyłki
• wysyłka do KSeF
• pobieranie z KSeF u-faktur zakupowych
• przegląd danych
• monitorowanie statusów
• pobieranie faktur ustrukturyzowanych na dysk użytkownika - w postaci pierwotnej albo zwizualizowanej
• archiwizacje danych
• notyfikacje I powiadomienia mailowe – wysyłanie powiadomień do kontrahentów o wystawieniu e-faktury oraz możliwość dołączania dowolnych załączników (w sposób automatyczny lub ręczny).
• nadawanie użytkownikom ról z różnymi zakresami uprawnień w ramach platformy KSeF
• przechowywanie informacji na temat akcji podejmowanych przez użytkowników

Proces implementacji modułu faktur ustrukturyzowanych systemu taxCube™

• analiza przedwdrożeniowa (analiza procesów, przygotowanie mapowania i plików wsadowych)
• techniczne wdrożenie aplikacji
• bieżące wsparcie utrzymaniowe

Platforma Unified Compliance Reporting (UCR)

Platforma UCR to stabilne rozwiązanie całkowicie zarządzane z poziomu systemu SAP, które jest utrzymywane przez zespół Deloitte począwszy od 2016 r.

Usprawnia obsługę procesów związanych z: JPK, KSeF, zatorami płatniczymi, białą listą, czy ePIT. Rozwiązanie jest w całości zamknięte w systemie SAP bez konieczności instalacji dodatkowego oprogramowania, infrastruktury zewnętrznej lub wykorzystywania serwisów pośredniczących. Zespół SAP Deloitte zapewnia sprawną obsługę bieżących i przyszłych wymagań raportowych.

Główne funkcjonalności modułu dla KSeF platformy UCR

• Obsługa faktur wychodzących:
  • pełna integracja z procesem wystawiania faktur w SD i FI
  • obsługa kompletu procesów fakturowania (korekty, zaliczki, faktoring, rabaty potransakcyjne, VAT marża, itp.)
  • FA(2) jako dokument-bliźniak towarzyszący oryginalnej fakturze w całym cyklu życia
• Obsługa faktur przychodzących:
  • faktury przychodzące jako wstępnie wprowadzone dokumenty MM
  • bezproblemowa integracja z istniejącymi procesami opisu/obiegu faktur przychodzących

Business Central

Business Central jest systemem klasy ERP firmy Microsoft, umożliwiającym sprawną, skuteczną i elastyczną obsługę procesów w organizacjach.
Aby pozwolić naszym klientom na bezproblemową integrację ich instalacji systemów D365 Business Central oraz Dynamics NAV z Krajowym Systemem e-Faktur zbudowaliśmy rozszerzenie wspierające wysyłkę i odbiór faktur do/z systemu KSeF oraz ich proste mapowanie do kont czy rodzajów dokumentów, z których korzystamy obecnie. Narzędzie nie wymaga zaawansowanych integracji.

Główne funkcjonalności

• Obsługa faktur wychodzących
  • Pełna integracja z procesem wystawiania faktur i innych dokumentów związanych ze sprzedażą (np. faktury korekty) w Business Central
  • Możliwość przesyłania dokumentów pojedynczo lub jako paczki w procesie inicjowanym manualnie lub automatycznie w zależności od potrzeb
  • oznaczanie statusu dokumentów przeznaczonych do wysyłki na każdym etapie procesu
  • Odbiór UPO z serwerów Ministerstwa Finansów i jego rejestracja w Business Central
  • zapewnienie kompletnych logów zdarzeń z obsługiwanych procesów.
• Obsługa faktur przychodzących
  • Import dokumentów z KSeF inicjowany ręcznie lub automatycznie
  • Moduł mapowania pobranych dokumentów do struktur Business Central na podstawie słów kluczowych czy odpowiednich pól na fakturze
  • Moduł księgujący dokumenty w odpowiednich miejscach w Business Central na podstawie zdefiniowanych mapowań.

• Deloitte Doradztwo Podatkowe jest największą firmą doradztwa podatkowego na rynku - nasz zespół tworzy ponad 600 specjalistów, w tym doradców podatkowych, radców prawnych i adwokatów.

• Korzystając z międzynarodowego doświadczenia sieci Deloitte, oferujemy innowacyjne, a zarazem sprawdzone rozwiązania dostosowane do konkretnych potrzeb - we wszystkich zagadnieniach podatkowych mających wpływ na działalność przedsiębiorstw.

• Jesteśmy blisko Ciebie - Deloitte działa poprzez sieć 9 biur w Polsce (Warszawa, Gdańsk, Katowice, Kraków, Łódź, Poznań, Rzeszów, Szczecin i Wrocław).

• Praktyka podatkowa Deloitte w Polsce była wielokrotnie nagradzana przez media i niezależnych ekspertów.