Wsparcie eksperckie dla działów finansowych i centrów usług wspólnych (FRO)

W realiach dzisiejszego otoczenia prawnego, zespoły finansowe borykają się z koniecznością dostosowywania się do ciągłych zmian przepisów, jak i praktyki organów podatkowych. Wzrost liczby obowiązków powoduje coraz większe wyzwania związane z udźwignięciem bieżących zadań.

Wychodząc naprzeciw potrzebom klientów, proponujemy elastyczne czasowo wsparcie specjalistów Deloitte wyspecjalizowanych w wymaganych obszarach, zarówno w zakresie pełnienia funkcji o charakterze merytorycznym, jak i kierowniczym.

• Szybkie i elastyczne zaadresowanie wyzwań wynikających z chwilowych niedoborów poprzez wsparcie doświadczonych, zewnętrznych specjalistów.
• Zwiększenie komfortu i bezpieczeństwa Spółki w ramach wybranych procesów oraz funkcji m.in. w przypadku tworzenia nowego stanowiska pracy, kiedy wymagane jest doraźne wsparcie, które pozwoli na zaawansowany proces HR.
  
• Zachowanie ciągłości funkcjonowania zespołu i procesów w przypadku wyzwań o charakterze niedoborów kadrowych w ramach długoterminowego wsparcia ekspertów.
• Odciążenie zasobów wewnętrznych przedsiębiorstwa m.in. przy wprowadzeniu nowego systemu oraz pracy nad migracją danych czy procesów.

Oferowane przez nas wsparcie może być całkowicie dostosowane do Państwa potrzeb i na bieżąco modyfikowane w miarę upływu czasu. W szczególności nasze usługi obejmować mogą:

• Wsparcie świadczone zdalnie, hybrydowo lub w pełni w Państwa biurze
• Pomoc doświadczonych specjalistów, m.in. księgowych AP / AR / GL, ekspertów podatkowych (VAT, CIT), specjalistów ds. płac i kadr, głównych księgowych.
• Skalowalne czasowo i osobowo wsparcie konieczne do wykonania wyznaczonych obowiązków.
• Asysta dla pracowników w tematach merytorycznych oraz wsparcie dla ekspertów pełniących funkcje menadżerskie.
• Konsultacje ze specjalistami z jednego lub kilku obszarów, w tym odpowiednie łączenie w zespole kompetencji w obszarze finansów i zagadnień podatkowych, zależnie od faktycznych potrzeb.
• Wsparcie ekspertów w zakresie Interim Finance Manager/Interim CFO, wsparcie działów finansów związane z raportowaniem i sprawozdawczością finansową, controllingiem i audytem wewnętrznym, wykorzystujące wiedza techniczną i doświadczenie w zakresie MSSF i Polskich Standardów Rachunkowości oraz umiejętność szybkiego identyfikowania ryzyk i potencjalnych obszarów non-compliance.

Klient 1

Klient zgłosił się do Deloitte z prośbą o wsparcie w postaci dedykowanych konsultantów, którzy pomogliby grupie przeprowadzić przeniesienie procesów z zagranicznych lokalizacji do polskiego centrum usług wspólnych. Projekt obejmował kilka krajów równocześnie. W ramach projektu dużym wyzwaniem była konieczność zapewnienia sprawnego i szybkiego przejęcia funkcji oraz transferu procesów do SSC przy jednoczesnym zapewnieniu kontynuacji działalności. Konsultanci Deloitte pracowali na kilku systemach księgowych. W projekt było zaangażowanych ponad 15 osób ze strony Deloitte Central Europe (większość zespołu z Polski, w ramach elastycznego wykorzystania zasobów osobowych w projekcie uczestniczyli też przedstawiciele biur Deloitte z Litwy oraz Czech).

Konsultanci Deloitte w ramach usług Financial Resources Outsourcing wspierali klienta na różnych poziomach struktury organizacyjnej, w szczególności - Team manager, Team Lead, AP Accountant, GL Accountant, Junior accountant, Credit Control Analyst. Zakres zadań wykonywanych przez Deloitte obejmowała m.in. wsparcie w:

• procesach księgowych,
• optymalizacji procesów, zwiększeniu efektywności zadań,
• tworzeniu procedur dla wybranych procesów,
• zarządzaniu zespołem,
• komunikacji pomiędzy centrum usług wspólnych a biznesem,
• tranzycji procesów,
• wdrażaniu w zadania nowych osób, zatrudnionych przez Klienta.

Świadczone przez Deloitte wsparcie zaowocowało współpracą z Klientem na wielu płaszczyznach, zarówno związanych z przejmowaniem i implementowaniem procesów, jak i wsparciem przy zarządzaniu zespołem, i uzupełnianiu braków kadrowych oraz elastycznym zwiększaniem wydajności procesów prowadzonych w centrum usług wspólnych w okresach zwiększonego nakładu pracy.

Klient 2

Firma zgłosiła się do Deloitte z prośbą o tymczasowe przejęcie funkcji menadżerskiej w ramach regionalnego centrum usług wspólnych. Celem Klienta było znalezienie osoby z dużym doświadczeniem w zarządzaniu różnymi procesami w obszarze SSC która okresowo będzie pełnić funkcję menadżera, sprawdzi istniejące procesy oraz zaproponuje usprawnienia. Po zdefiniowaniu celów i potrzeb Klienta, do zespołu projektowego została alokowana osoba, która zgodnie z oczekiwaniami Klienta, posiadała odpowiednie doświadczenie w prowadzeniu procesów i zarządzaniu zasobami ludzkimi. Ekspert Deloitte dokonał przeglądu procedur wewnętrznych Klienta, schematów księgowań oraz sprawdził zgodność raportowania finansowego z wymaganiami ustawowymi. Klient był na tyle zadowolony z usług Deloitte, że przedłużył kontrakt z Deloitte angażując nas również w finalizację procesu przygotowania dla Polskich spółek sprawozdań finansowych za ubiegłe okresy.

Klient 3

Firma zgłosiła się do Deloitte z uwagi na wypowiedzenie umowy jednemu z kluczowych pracowników na stanowisku managerskim, czym skutkował odczuwalny brak kadrowy. Firma poprosiła Deloitte o wyznaczenie pracownika BPS na stanowisko Dyrektora Działu Podatkowego, tak, żeby mieć czas na swobodną rekrutację. Firmie zależało w szczególności na wsparciu merytorycznym zespołu w procesach podatkowych. Deloitte oszacował potrzebne wsparcie i zaproponował współpracę z 3 ekspertami BPS. Wsparcie Deloitte polegało na sporządzaniu deklaracji podatkowych, pomocy zespołowi klienta przy kontroli podatkowej, szybkim uzupełnieniu braków kadrowych i automatyzacji procesów. Z uwagi na aktualność projektu, Deloitte jest w stałym kontakcie z Tax Managerem, któremu doradza w codziennych działaniach, i odciąża go z bieżących aktywności. W codziennych obowiązkach pomaga klientowi stały zespół, który składa się z 3 osób.

Klient 4

Firma zgłosiła się po wsparcie do działu BPS Deloitte w okresie tranzycji procesów finansowych. Po decyzji o outsourcingu księgowości do biura rachunkowego, po pewnym czasie okazało się jednak, że skomplikowane procesy związane z księgowością, braki kadrowe i niedostateczne wsparcie zewnętrznego podmiotu, spowodowały, że firma zaczęła poszukiwać pomocy większej organizacji. Deloitte oddelegował na projekt 4 konsultantów, a celem ekspertów było ustabilizowanie procesów wewnętrznych. Projekt trwał ok. 12 miesięcy. W tym czasie udało się osiągnąć założone cele i pomóc firmie w poprawie procesów księgowych, dzięki którym, organizacja stworzyła sprawnie funkcjonujący dział księgowy.

Klient 5

Klient będący Spółką notowaną na Giełdzie Papierów Wartościowych, działającą w obszarze budowy, zarządzania i wynajmu nieruchomości zgłosił się do Deloitte z prośbą o wsparcie zespołu księgowo-finansowego. Klient odczuwał braki kadrowe w dziale raportowania finansowego wynikające z czasowej lub stałej nieobecności kilku członków zespołu. Szybkie działanie Deloitte, elastyczność w podejściu do Klienta oraz odpowiednia prezentacja podczas spotkania sprawiły, że złożona oferta spotkała się z akceptacją Klienta, na skutek czego do pracy oddelegowano dwóch specjalistów Deloitte na stanowisku Project Managera. Praca miała charakter stacjonarny, a specjaliści Deloitte pracowali przy użyciu sprzętu zapewnionego przez Klienta. Zakres świadczonych usług obejmował:

• wsparcie w przygotowaniu skonsolidowanego sprawozdania finansowego za pierwszy i drugi kwartał roku finansowego;
• wsparcie w przygotowaniu jednostkowych sprawozdań finansowych (kilkunastu spółek celowych w oparciu o przepisy MSSF oraz w oparciu o Ustawę o rachunkowości;

Współpraca z Klientem trwała kilkanaście tygodni. Otrzymaliśmy pozytywną informację zwrotną od Dyrektora Finansowego Spółki. Nasz zespół stał się na kilkanaście tygodni częścią zespołu Klienta, co pozwoliło spełnić wymogi raportowe oraz sporządzić skonsolidowane sprawozdanie finansowe w oczekiwanym terminie.

Klient 6

W trakcie realizacji wraz z Deloitte projektu doradczego w obszarze finansowo-księgowym, klient będący nowym właścicielem nabytej niedawno spółki zmagał się z problemami natury kadrowej ze względu na trwający okres wypowiedzenia osoby pełniącej rolę Dyrektora Finansowego. W związku z tym Deloitte zaproponował klientowi wsparcie w postaci oddelegowania osoby na stanowisku Senior Managera do pełnienia roli tymczasowego Dyrektora Finansowego w nabytej spółce na okres kilku miesięcy, do momentu znalezienia nowej osoby na to stanowisko. Uzgodniony zakres prac obejmował prowadzenie kilkuosobowego działu księgowości oraz dwu osobowego działu controllingu, koordynację przygotowania pierwszego budżetu spółki, następnie aktualizacji w postaci forecast, zarządzanie procesem zamknięcia miesiąca i skrócenie czasu zamknięcia miesiąca do 3 dni roboczych, miesięczne raportowanie wyników w oparciu o Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej (MSSF) wraz z porównaniem do budżetu, finalizację prac nad sprawozdaniem statutowym zgodnie z Polskimi Standardami Rachunkowości (PSR) i audytem zewnętrznym, analizę bilansu otwarcia po przejęciu i wprowadzenie stosownych korekt, budowanie funkcji controllingu, przygotowywanie raportów controllingowych np. takich jak analizy przychodów i kosztów na miesięczne spotkania Monthly Business Review z krajowym i zagranicznym Zarządem, jak również bieżącą współpracę z zespołem finansowo-księgowym spółki matki oraz z lokalnym Zarządem. W trakcie projektu dodatkowym utrudnieniem okazało się odejście osoby na stanowisku Głównej księgowej z bardzo krótkim okresem wypowiedzenia. Głównymi wyzwaniami były konieczność wdrożenia się w wyjątkowo krótkim czasie i poznania specyfiki biznesu spółki, struktury organizacyjnej i realizowanych transakcji, wsparcie firmy w momencie, kiedy nie ma możliwości przekazania obowiązków, z czym nasz ekspert poradził sobie z sukcesem. Pomimo opisanych wyzwań w okresie kilku miesięcy współpracy udało się zrealizować postawione cele i zadania oraz płynnie przeprowadzić dział finansowo-księgowy przez trudny okres zmiany, jak również płynnie przekazać obowiązki nowemu Dyrektorowi Finansowemu.

• Deloitte Doradztwo Podatkowe jest największą firmą doradztwa podatkowego na rynku - nasz zespół tworzy ponad 600 specjalistów, w tym doradców podatkowych, radców prawnych i adwokatów.
• Korzystając z międzynarodowego doświadczenia sieci Deloitte, oferujemy innowacyjne, a zarazem sprawdzone rozwiązania dostosowane do konkretnych potrzeb - we wszystkich zagadnieniach podatkowych mających wpływ na działalność przedsiębiorstw.
• Jesteśmy blisko Ciebie - Deloitte działa poprzez sieć 9 biur w Polsce (Warszawa, Gdańsk, Katowice, Kraków, Łódź, Poznań, Rzeszów, Szczecin i Wrocław).
• Praktyka podatkowa Deloitte w Polsce była wielokrotnie nagradzana przez media i niezależnych ekspertów.