SAM w dobie telepracy

Jest taki cytat z Woody’ego Allena, który trafnie podsumowuje wydarzenia ostatnich dni i tygodni „Jeżeli chcesz rozśmieszyć Boga, opowiedz mu o twoich planach na przyszłość” (można by też tutaj sięgnąć do oryginalnego hebrajskiego przysłowia, które brzmi „Człowiek planuje, Bóg się śmieje” („Mann traoch, Gott Lauch”). Taka jest też sytuacja większości firm – wszystkie plany biznesowe, perspektywy rozwoju, a nawet sposób pracy musiały zostać przeanalizowane, zmienione, a czasami nawet stworzone na nowo. W większości przypadków był to proces, który musiał dokonać się z dnia na dzień, często bez dokładnych wytycznych i mając na celu przede wszystkim zapewnienie ciągłości działania firmy w nowych warunkach.

Telepraca

Obecnie, głównym kierunkiem zmian jest przeniesienie miejsca pracy z dotychczasowego biura do domu pracownika – o ile tylko pozwalał na to charakter wykonywanej pracy. Zamiast uczestniczenia w spotkaniach, organizowane są wideokonferencje, szkolenia są zastępowane webinariami, zwykłe rozmowy z osobą z sąsiedniego biurka odbywają się za pomocą komunikatora – służbowy komputer i zainstalowane na nim oprogramowanie stały się główną metodą kontaktu z pracodawcą, ale też współpracownikami i klientami firmy. Wykorzystanie firmowych VPNów bije wszelkie rekordy, a firmy, które nie są silnie obecne w sieci coraz bardziej tracą na znaczeniu – bo tylko wirtualna obecność pozwala skutecznie kontaktować się ze światem zewnętrznym – czyli też z klientami. Za zachodzącymi w świecie zmianami nie zawsze nadążają adekwatne zmiany w organizacji (np. adaptacje polityk bezpieczeństwa, regulaminów czy też modyfikacje sprzętowe) – a wtedy bardzo często pracownicy sami organizują sobie metody komunikacji za pomocą Facebooka, Messengera, Hangouta, Zooma, dzielą się plikami na Dropboxie lub Google Drive, próbują i testują różne rozwiązania pracy grupowej – nie biorąc przy tym pod uwagę nie tylko kwestii bezpieczeństwa danych i standardów architektury IT narzuconej przez przedsiębiorstwo, ale także wymagań licencyjnych używanego oprogramowania.

Wybór odpowiednich narzędzi

Zawsze trzeba wziąć pod uwagę, że nie każdy pracownik należycie zadba o bezpieczeństwo współdzielonych danych, a nawet jeżeli to zrobi, to czy na pewno będzie dla niego istotne, czy udostępni plik z danymi osobowymi na Google Drive, Dropboxie czy też na OneDrive. To, co się liczy, to skuteczne przekazanie informacji. Dla użytkownika, nie będzie z reguły miało znaczenia, czy serwery hostujące daną usługę znajdują się na czy też poza terenem Unii Europejskiej, jaki jest poziom zabezpieczeń dla plików (szyfrowanie), kto może mieć do nich dostęp (nie mówię tu o formie szpiegostwa przemysłowego, a raczej automatów zbierających zanonimizowane dane), czy też wymogów licencyjnych (np. zyskujące na popularności narzędzie do wideokonferencji Zoom pozwala korzystać z darmowego konta, ale można wtedy utrzymywać tylko jedno połączenie. Rozpoczęcie nowej rozmowy (równolegle), wymaga posiadania oddzielnej licencji hosta.) Większość dostawców oprogramowania poważnie ograniczyło swoje trwające działania audytowe w związku z ograniczeniami związanymi z epidemią, niektórzy również znacznie uelastycznili swoje wymagania licencyjne w tym czasie (darmowe wersje oprogramowania na czas pracy z domu, możliwość skorzystania z dodatkowych licencji, poszerzenie dozwolonego użycia). Wydawać by się mogło, że w takich okolicznościach zapotrzebowanie na rozwiązania Software Asset Management będzie coraz mniejsze, a sam dział w firmie mógłby być potencjalnym celem cięcia kosztów. Czy tak jest w rzeczywistości? Spójrzmy na kilka możliwych scenariuszy wydarzeń.

Wyzwania licencyjne

Telepraca wymaga często dodatkowych narzędzi lub też wykorzystania nowych funkcjonalności już posiadanego oprogramowania. Pojawia się tu jednak szereg pytań, na które warto znać zawczasu odpowiedź, np.:

• Czy takie nowe użycie jest dozwolone?
• Czy pokrywa je obecnie posiadana licencja?
• Czy nagły wzrost użycia komunikatora, z poziomu 10 jednoczesnych użytkowników na poziom 500 jednoczesnych użytkowników nie niesie ze sobą dodatkowych wymogów licencyjnych?
• Czy jeżeli do telekonferencji dołączy się 40 osób, zamiast zwyczajowych 5, to nadal takie użycie jest objęte licencją?

To są tylko przykłady pytań, na które dobrze zarządzany i posiadający aktualną wiedzę zespół Software Asset Management może przedstawić błyskawiczną odpowiedź.

Częstym rozwiązaniem w firmie jest posiadanie dedykowanych stacji roboczych, z zainstalowanym konkretnym oprogramowaniem – w momencie konieczności skorzystania z niego, logujemy się na konkretnym komputerze, lub też łączymy się zdalnie poprzez sieć firmową. Ale teraz jesteśmy w domu (w innym budynku), innym mieście, a nawet w innym kraju. I tu znowu rodzą się pytania:

• Czy licencja produktu ograniczona geograficznie pozwala użytkownikowi na takie rozwiązanie? Jeżeli nie, to co musimy zrobić?

o   Czy musimy kupić nową licencję?

o   Czy może wystarczy dokupić aktualizację / przejść na bardziej korzystny model licencyjny?

Tutaj znowu odpowiedzi udzieli kompetentny członek zespołu Software Asset Management.

Praca z domu może wymagać też użycia nowych narzędzi – pracownik może potrzebować nowego komunikatora, pełnego pakietu biurowego, dostępu do nowego VPNa czy też możliwości uruchamiana zadań na zdalnym serwerze. Czy zawsze musimy kupować w tym celu nowe licencje? A może warto skorzystać z wiedzy specjalisty od zarządzania oprogramowaniem, że producent oprogramowania udostępnił bezpłatne licencje na okres trzech miesięcy dla swoich dotychczasowych klientów, zminimalizował wymagania licencyjne, a może po prostu posiadamy wolne licencje (pochodzące z nadmiarowych zakupów przez wprowadzeniem efektywnego systemu Software Asset Management lub też zwolnione w wyniku reorganizacji pracy), które teraz możemy wykorzystać (i ograniczyć w ten sposób nadmiarowe wydatki na oprogramowanie)?

Planowanie ciągłości działania firmy

Efektywny dział Software Asset Management może też znacząco przyczynić się do właściwego planowania działań firmy na wypadek nie tylko kryzysu epidemiologicznego, ale także innych wypadków mogących zakłócić bieżące funkcjonowanie firmy. W porozumieniu z osobą odpowiedzialną za Business Continuity Planning w firmie, specjaliści Software Asset Management mogą pomóc zaplanować zakupy licencyjne, nie tylko w zakresie właściwej ilości licencji, ale również ich odpowiednich typów umożliwiających dalsza pracę warunkach zagrażających ciągłości funkcjonowania firmy. Dzięki posiadanej wiedzy, mogą zasugerować kupienie licencji nieograniczonych geolokalizacyjnie, zasugerować wykorzystanie innych typów użytkownika, czy też wybranie odmiennego sposobu licencjonowania, co nie tylko może pomóc przygotować firmę na ewentualne kryzysowe sytuacje (i np. zapewnienie możliwości sprawnej telepracy tysiącom specjalistów), ale również może też przynieść długoterminowe oszczędności. Myśląc o ciągłości działania firmy warto również rozważyć, czy zawsze musimy polegać na własnych specjalistach? Nawet w dużych przedsiębiorstwach dział Software Asset Management liczy zazwyczaj parę osób. Utrzymanie nawet nielicznego zespołu oraz zapewnienie mu aktualnej wiedzy w zakresie całości posiadanego oprogramowania (poprzez szkolenia, warsztaty, certyfikacje) może wymagać znacznych nakładów finansowych – bez 100% gwarancji, że ktoś nie będzie chciał zmienić pracy, czy też w wyniku nieprzewidywalnych okoliczności członkowie zespołu nie będą dostępni w trakcie kryzysu (np. z powodu choroby).

Powrót do normalności

Okres epidemii rządzi się swoimi własnymi prawami. Firmy rozszerzają licencje, rozdają za darmo dostępy do oprogramowania o znacznej wartości komercyjnej, udostępniają dodatkowe funkcjonalności na czas epidemii, czy też pozwalają korzystać z dodatkowych licencji – wszystko to, żeby poprawić komfort użytkowników i zapewnić firmom możliwość funkcjonowania w gwałtownie zmieniającej się rzeczywistości. W związku z obecną sytuacją, część z największych producentów oprogramowania mocno ograniczyło już trwające programy weryfikacji zgodności licencyjnej klientów. Nie można jednak założyć, że taki stan będzie trwał wiecznie. Większość zmian w umowach licencyjnych, możliwość bezpłatnego uzyskania dodatkowych licencji czy też możliwość poszerzenia dozwolonego użycia oprogramowania jest ściśle ograniczona czasowo. Zarówno w trakcie epidemii jak i po niej, gdy uda się już przywrócić normalne funkcjonowanie przedsiębiorstw, kluczowe będzie posiadanie sprawnie działającego zespołu Software Asset Management. Jego zadaniem jest nie tylko pomóc firmie sprawnie i efektywnie wykorzystywać zmieniające się warunki licencyjne w czasie kryzysu, ale również zapewnienie dalszego, zgodnego z warunkami licencyjnymi funkcjonowanie przedsiębiorstwa po kryzysie.

Perspektywy na przyszłość

Jaki będzie świat po kryzysie spowodowanym wirusem COVID-19? Czy pakiety pomocowe szykowane przez rządy przyniosą skutek? Czy gospodarka odżyje i wróci do poziomu sprzed kryzysu? Czy przetrwają najmniejsze firmy? Jak będzie wyglądała działalność biznesowa przedsiębiorstw? Zależnie od źródeł naszych informacji, możemy uzyskać różne odpowiedzi na te pytania. Tym, co jest pewne, i co powtarza się w większości prognoz, to przede wszystkim zmiana – zmiana sposobu funkcjonowania firm, zmiana sposobu wykonywania pracy, wzrost roli pracy zdalnej, ale też wzrost roli informatyzacji przedsiębiorstw, ich otwartości na zmiany i gotowości do dokonywania wymuszonych chwilą zmian adaptacyjnych.

Zmiany w licencjonowaniu produktów pojawiają się zawsze – niezależnie od występowania kryzysów czy też epidemii. Często, nie są to drobne modyfikacje (aktualizacja podstawy prawnej, uzupełnienie wyłączeń odpowiedzialności), a raczej takie, które zmieniają kompletnie zasady licencjonowania produktu. Śledzenie tych zmian (a więc również szkolenia i certyfikacje), bieżące na nie reagowanie, modyfikacja wewnętrznych procedur, planowanie nowych zakupów – te wszystkie zadania ciążą na zespole Software Asset Management – i pociągają za sobą wysokie koszty jego utrzymania. W sytuacji pogarszającej się koniunktury finansowej, takie inwestycje nie zawsze są możliwe. Potencjalnym rozwiązaniem, łączącym w sobie zarówno oszczędność finansów jak i również dalsze sprawne i efektywne zarządzanie licencjami może być zlecenie takich usług zewnętrznym współpracownikom.

Sam sprawnie funkcjonujący dział Software Asset Management (czy to wewnętrzny czy też zewnętrzny) nie uratuje firmy w kryzysie, ale posiadanie zespołu fachowców dysponujących rozległą i na bieżąco aktualizowaną wiedzą z zakresu zarządzania oprogramowaniem może znacząco przyspieszyć i ułatwić zarówno obecne, jak i przyszłe zmiany i dostosowywanie się do nowych, wymuszonych przez rynek, okoliczności.