Optymalizacja wydatków licencyjnych w świetle nadchodzącego kryzysu finansowego

Artykuł

Optymalizacja wydatków licencyjnych w świetle nadchodzącego kryzysu finansowego

Software Asset Management

Marzec 2020

Po kryzysie finansowym z roku 2008 i kolejnych latach stabilnego, choć nie zawsze satysfakcjonującego wzrostu, rok 2019 przyniósł ze sobą zwiastuny kolejnego kryzysu. Tym razem negatywne przewidywania i prognozy spowolnienia ekonomicznego dają się zauważyć nie tylko w doniesieniach pojedynczych kasandrycznych ekonomistów, ale również w dokumentach Banku Światowego (World Development Report 2020: Trading for Development in the Age of Global Value Chains), Europejskiego Banku Centralnego (Nadzór Bankowy EBC: Ocena ryzyka na 2020), czy też Międzynarodowego Funduszu Walutowego (World Economic Outlook: Global Manufacturing Downturn, Rising Trade Barriers).

Nie jest więc kwestią dyskusyjną czy kryzys nadejdzie, ale raczej kiedy. Mając świadomość takiego stanu rzeczy warto się zatem zastanowić nad tym, czy firmy są gotowe na jego nadejście? Zrozumiałe jest, że organizacje przygotowane do stawienia czoła zawirowaniom finansowym i dysponujące odpowiednimi rezerwami strategicznymi w najlepszym stanie przetrwają nadchodzące zmiany. W obecnych warunkach prowadzenia biznesu (gospodarka globalna, współpraca międzynarodowa, wirtualizacja usług) trzeba brać pod uwagę, że żadna firma nie istnieje sama dla siebie – zależy od swoich partnerów biznesowych, klientów, współpracowników, dostawców itd. – i poziom tych zależności jest obecnie jeszcze intensywniejszy niż jeszcze parę lat temu czy też w czasach poprzedniego kryzysu (zgodnie z szacunkami Deloitte, typowa firma z listy Fortune 500 może współpracować z ponad 100 000 zewnętrznych współpracowników). W rezultacie narastający kryzys w dowolnym kraju może odbić się szerokim echem na wszystkich rynkach finansowych jak i na wynikach finansowych każdej firmy, nawet w przypadku tych, które nie są bezpośrednio powiązane z rynkiem objętym kryzysem.
 

Cięcia kosztów, czyli nie daj się firmie wykrwawić podczas kryzysu

Podstawową metodą przygotowania się na nadchodzący kryzys jest redukcja kosztów ponoszonych przez firmy. Oczywistymi rozwiązaniami wydają się redukcja zatrudnienia, zmniejszenie inwestycji, zwiększenie zasobów strategicznych, optymalizacja procedur i struktur. Ale, jak pokazują badania Harvard Business Review, podjęcie działań zapobiegawczych wcześniej, obranie długoletniej perspektywy czasowej oraz skupienie się na wzroście, a nie tylko na ograniczaniu kosztów, przynosi znacznie lepsze rezultaty. Kluczowa może być więc tu konieczność odpowiedniego zagospodarowania posiadanych zasobów, jak również ich optymalne wykorzystanie w celu osiągnięcia jak najlepszego zwrotu z poniesionych inwestycji.

Jednym z obszarów, gdzie w przypadku większości firm można poczynić znaczące oszczędności, jest obszar szeroko rozumianego IT. Oczywiście, rozwiązaniem nie jest powrót do papieru, czy też ograniczenie rozwoju – jak było to już wspominane, każda firma musi współpracować z innymi, planować swoje działania – a więc posiadać środki komunikacyjne i rzetelne źródła informacji. Jak pokazują dane Banku Światowego, zarówno koszty przechowywania informacji (a więc: infrastruktura informatyczna) jak i koszty transportu są coraz niższe (World Development Report 2020: Trading for Development in the Age of Global Value Chains).
 

Przewidywany wzrost wydatków w obszarze IT

Choć koszty infrastruktury informatycznej spadają, to – jak pokazuje raport Gartnera z listopada 2019 – całościowe nakłady na obszar IT wciąż rosną. Gartner przewiduje wzrost całościowych nakładów o 3,4% w roku 2020 (rok 2019: -3,2%). Szczególnie szybko ma rosnąć wzrost nakładów na oprogramowanie – z 3,4% w roku 2019 do 9,2% w roku 2020.

Czy Twoja firma jest gotowa na nadchodzący kryzys?

Potencjał oszczędności w obszarze licencji oprogramowania

Mając świadomość nadchodzącego kryzysu oraz tego, że firmy wydają na IT (w tym w szczególności na oprogramowanie) coraz więcej warto się zastanowić, czy wszystkie te zakupy są naprawdę potrzebne i uzasadnione. Zgodnie ze statystykami wynikającymi z przeglądów licencyjnych prowadzonych przez Deloitte:

  • 78% firm płaci za wsparcie oprogramowania, które jest niewykorzystywane,
  • 91% firm posiada niewykorzystane oprogramowanie,
  • 71 % firm wspiera wykorzystywane oprogramowanie w zakresie przekraczającym poziom wykorzystania licencyjnego.

Jak widać, już sama optymalizacja w obszarze zakupów oprogramowania może przynieść firmie znaczne oszczędności. Istnieje natomiast jeszcze jeden obszar z tym związany. Otóż należy pamiętać, że używając oprogramowania, trzeba spełniać odpowiednie warunki licencyjne – a to z kolei pociąga za sobą możliwe problemy przy ich niedotrzymaniu. Ryzyko niezgodności licencyjnej, wykrytej np. w trakcie audytu wykonywanego na zlecenie producenta (a kryzys finansowy oraz związane z tym spowolnienie zakupów nowych licencji wpływa dodatnio na ilość przeprowadzanych audytów), jak również konieczność poniesienia dodatkowych kosztów z tym związanych, jest ostatnią rzeczą jaka jest potrzebna firmie w trakcie kryzysu finansowego. Tym istotniejsze staje się więc, między innymi, skuteczne zarządzanie oprogramowaniem w firmie – zarówno tym już posiadanym, jak również przewidywanym do zakupu.

Jak poradzić sobie z tym wyzwaniem?

Tylko wnikliwa analiza posiadanych i planowanych do zakupu licencji pozwoli stwierdzić, czy takie inwestycje są naprawdę potrzebne i czy nie można tutaj poczynić oszczędności. Działania takie wymagają dogłębnej wiedzy eksperckiej obejmującej wszystkich dostawców używanego oprogramowania. Trzeba też wziąć pod uwagę, że wymagania licencyjne są często zmieniane przez producentów oprogramowania i rozwiązania, które zapewniały zgodność licencyjną (czy też optymalizację ponoszonych kosztów) w poprzedniej wersji oprogramowania mogą nie być właściwe dla najnowszych wersji programów. Biorąc pod uwagę skalę i złożoność zagadnień w obszarze licencjonowania nie trudno dojść do wniosku, że samodzielne pozyskanie i utrzymywanie tak szerokich kompetencji przez firmy we własnym zakresie jest zwyczajnie nieopłacalne. Rozwiązaniem tego problemu jest powierzenie zarządzania oprogramowaniem zewnętrznym specjalistom, posiadającym niezbędną wiedzę i doświadczenie w tej dziedzinie.

Czasu nadejścia kryzysu finansowego nie da się przewidzieć, ale pewnym jest, że kryzys w końcu się zmaterializuje. Zadaniem dobrze zarządzanej firmy jest stawić mu czoła i zminimalizować jego potencjalne skutki dla sprawnego funkcjonowania organizacji, a – jak starałem się dowieść w niniejszym artykule – działania podjęte w zakresie Software Asset Management są niezbędne aby pozwolić firmie zbliżyć się do tego celu.

to activtae fullwidth component . Do not delete! This box/component contains JavaScript that is needed on this page. This message will not be visible when page is activated.

Czy ta strona była pomocna?