Ograniczenie ryzyka i identyfikacja oszczędności poprzez SAM - Software Asset Management

Stale rozwijająca się technologia sprawia, że obecnie każda organizacja korzysta na co dzień z oprogramowania komercyjnego. Kontrola zasobów oprogramowania w średnich i dużych organizacjach jest praktycznie niemożliwa bez specjalistycznej wiedzy i doświadczenia w obszarze licencjonowania. Liczba i rodzaje licencji, które zakupują organizacje, najczęściej nie odpowiadają ich realnym potrzebom. Zaangażowanie osób specjalizujących się w zarządzaniu oprogramowaniem oraz wdrożenie narzędzia SAM pozwalają na redukcję ponoszonych kosztów, ograniczenie ryzyka kar wynikających z posiadania niewystarczającej liczby licencji oraz na podniesienie poziomu bezpieczeństwa IT.

Kto korzysta z Software Asset Management (SAM)?

Według ankiety przeprowadzonej w 2018 roku przez Deloitte wśród przedstawicieli 27 największych organizacji w Polsce, działających w różnych obszarach gospodarki, jedynie 38% organizacji korzysta z dedykowanego narzędzia SAM (Software Asset Management). Zdaniem naszych ekspertów będzie się to zmieniać i w ciągu trzech lat większość firm w Polsce wdroży już takie narzędzie, a ich znaczna część będzie korzystała z usług zewnętrznego dostawcy w zakresie zarządzania oprogramowaniem i utrzymywania wdrożonego narzędzia. Już teraz jedna trzecia firm rozważa przeniesienie odpowiedzialności za SAM poza organizację, a jesteśmy przekonani, że będzie ich coraz więcej. Dlaczego warto zdecydować się na takie rozwiązanie?

Redukcja kosztów dzięki Software Asset Management

Nie jest tajemnicą, że redukcja kosztów to jeden z głównych powodów, dla którego organizacje decydują się na większość nowych rozwiązań i projektów. Dedykowane narzędzia do zarządzania oprogramowaniem nie są w tym przypadku wyjątkiem, a oszczędności płynące z wdrożenia tego typu narzędzia mogą być naprawdę duże. Należy jednak pamiętać, że samo wdrożenie nie wystarczy, aby osiągnąć oczekiwane rezultaty – aby dostrzec realne oszczędności, narzędzie należy zasilać bieżącymi danymi inwentaryzacyjnymi i licencyjnymi. Utrzymanie narzędzia wymaga wykwalifikowanego personelu posiadającego niezbędną wiedzę licencyjną oraz zaznajomionego z narzędziem.

Wydatki na oprogramowanie stanowią 20-40% budżetu IT firmy. W wielu organizacjach świadome zarządzanie oprogramowaniem daje możliwość ograniczenia tych wydatków nawet o kilkadziesiąt procent. Wiele organizacji dostrzega potencjał oszczędności tkwiący w obszarze SAM, gdyż obok wirtualizacji daje on największe możliwości ograniczenia kosztów IT. Wynika to z optymalizacji licencji czy uniknięcia kar wiążących się z niezgodnością licencyjną.

Innym aspektem są koszty związane z czasem, który musi być poświęcony na audyty oprogramowania. We wspomnianej wcześniej ankiecie prawie 50% respondentów wskazało, że na obsługę audytów licencyjnych ich organizacja poświęca 20-60 dni roboczych w roku (co przekłada się na 1-3 miesiące kalendarzowe), a prawie 30% osób wskazało odpowiedź powyżej 60 dni roboczych (czyli powyżej 3 miesięcy). Dla organizacji wiąże się to z dużymi kosztami, gdyż pracownicy zamiast zajmować się swoimi codziennymi zadaniami, muszą zajmować się działaniami wokół audytów. Korzystanie z narzędzia SAM i proaktywne działanie w tym obszarze pozwalają firmie ograniczyć ten czas, a co za tym idzie koszty wynikające z zaangażowania w audyt personelu IT, departamentów bezpieczeństwa i prawnego oraz ewentualnych doradców zewnętrznych, którzy pomagają przejść przez proces audytu.

Software Asset Management to wiarygodne dane

W efektywnym zarządzaniu oprogramowaniem kluczem jest operowanie na wiarygodnych danych, a zdanie to podziela ponad 50% respondentów, natomiast na drugim miejscu (21%) znalazł się wykwalifikowany personel. Nawet najlepsi ludzie nie będą w stanie efektywnie zarządzać oprogramowaniem, jeśli nie będą mieli dostępu do kompletnych i prawidłowych danych.

W miarę przenoszenia się organizacji do infrastruktury wirtualnej (Citrix, VMware, rozwiązania chmurowe) coraz trudniej jest śledzić licencjonowanie oraz wykorzystywane oprogramowanie. Organizacje korzystające wcześniej z pojedynczych systemów, nie mogą już na nich polegać, aby zapewniły pełny wgląd w środowisko IT. Różne rodzaje środowisk zarządzane są przez różne systemy, co powoduje rozproszenie danych istotnych z punktu widzenia zarządzania oprogramowaniem. Bez przeprowadzania dogłębnej i czasochłonnej analizy, nie ma możliwości szybkiego rozeznania się w sytuacji licencyjnej, w jakiej znajduje się organizacja. Ponadto w środowisku często występują urządzenia, które nie są zinwentaryzowane w żadnym z dostępnych w organizacji systemów, a wiedza o nich bywa rozproszona i osoby zarządzające oprogramowaniem mogą nie mieć świadomości o istnieniu takich zasobów.

Trudnościom tym można zaradzić poprzez skorzystanie z usług partnera, który będzie w stanie dostarczyć rozwiązanie dostosowane do problemów i wyzwań, z jakimi boryka się dana organizacja. Jednym z takich rozwiązań może być raportowanie i zarządzanie zgodnością licencyjną w organizacji przez partnera, który będzie dostarczał odpowiednie dane w oparciu o dedykowane narzędzie do zarządzania oprogramowaniem, które zbiera dane z wielu systemów funkcjonujących w organizacji oraz dodatkowo dostarcza własne rozwiązania zbierania danych inwentaryzacyjnych, które umożliwią stworzenie pełnego obrazu wykorzystywanego w organizacji oprogramowania. W przypadku prawidłowego skonfigurowania i utrzymywania takiego narzędzia, możemy mieć pewność, że dane, na których pracujemy, są kompletne i wiarygodne, a dzięki temu możemy łatwiej podejmować decyzje biznesowe w obszarze SAM. Warto pamiętać, że w przypadku zdecydowania się na outsourcing usług w obszarze SAM, odpowiedzialność za poprawność danych leży po stronie usługodawcy.

Zapewnienie zgodności z warunkami licencji

Dla osób odpowiedzialnych za obszar SAM w organizacji, lub też dla partnera świadczącego usługi w tym zakresie, obliczanie i monitorowanie pozycji licencyjnej oraz zapewnienie zgodności to tak naprawdę kluczowe zadania. Mnogość miar i warunków licencyjnych oraz ich częste zmiany (np. pomiędzy poszczególnymi wersjami) sprawiają, że konieczne jest nie tylko posiadanie bardzo specjalistycznej wiedzy, ale też częste jej aktualizowanie. Utrzymywanie takiej wiedzy wewnątrz organizacji nie jest opłacalnym rozwiązaniem – dobrą alternatywą jest outsourcing takiej usługi. Z dodatkową pomocą przychodzą również narzędzia SAM, które posiadają zaszytą wiedzę licencyjną i regularnie aktualizują swoje biblioteki, aby zapewniać aktualne dane.

Ponad 80% respondentów w naszej ankiecie odpowiedziało, że w ich organizacji za kluczowych można uznać pięciu lub więcej producentów oprogramowania. Manualne monitorowanie pozycji licencyjnej dla tylu dostawców, np. za pomocą arkusza kalkulacyjnego, jest niezwykle czasochłonne i podatne na błędy, a robienie tego na bieżąco, czy nawet co miesiąc, jest praktycznie niemożliwe. I rzeczywiście, aż 45% organizacji weryfikuje zgodność licencyjną tylko w razie potrzeby lub w razie audytu, a ponad 30% jedynie raz w roku. Tymczasem prawidłowo zarządzane narzędzie SAM pozwala monitorować zgodność licencyjną w sposób ciągły.

Na rynku realizowanych jest też coraz więcej audytów oprogramowania. Dla wielu producentów programy zgodności są elementem cyklu sprzedaży i ich rutynowym działaniem. Firmy nieprzygotowane do audytu narażają się na ryzyko niezgodności z warunkami licencyjnymi lub wykorzystywania oprogramowania ponad nabyte uprawnienia, co często wiąże się z wysokimi karami nakładanymi przez licencjodawców. Zaufany partner w obszarze SAM, działający w oparciu o narzędzie SAM oraz świadome zarządzanie oprogramowaniem umożliwiają organizacji przygotowanie się do audytu zawczasu i co za tym idzie ograniczenie ewentualnych niezgodności licencyjnych.

Warto tutaj także wspomnieć o benefitach korzystania z usług zewnętrznego partnera w zakresie zarządzania licencjami – nie tylko odciąża to firmę i przenosi odpowiedzialność na partnera w przypadku audytu, ale również zmniejsza ryzyko jego wystąpienia. Dostawcy oprogramowania, wiedząc o takich usługach świadczonych u klienta, rzadziej decydują się na przeprowadzenie u nich audytu, a istnieją również programy, które pozwalają zupełnie go uniknąć. Przykładem jest program, który IBM kieruje do swoich klientów, polegający na zaangażowaniu globalnego partnera IBM, tzw. IASP (IBM Authorized Software Asset Management Provider), do monitorowania zgodności licencyjnej ich produktów. Deloitte jest jednym z czterech partnerów IASP na świecie. Umowę z partnerem IBM można zawrzeć na 1, 2 lub 3 lata z możliwością przedłużenia, a IBM gwarantuje, że nie będzie przeprowadzał audytów legalności oprogramowania u danego klienta w okresie jej trwania. Partner IASP raz na kwartał jest zobowiązany przygotować raporty zgodności dla oprogramowania IBM. W razie wykrycia braków licencyjnych, klient może dokupić brakujące licencje od IBM lub jego partnerów, z uwzględnieniem obowiązujących rabatów.

Software Asset Management to także optymalizacja licencji

Zapewnienie zgodności licencyjnej to jedno, ale zaangażowanie partnera z obszerną wiedzą licencyjną i doświadczeniem w obszarze SAM pozwala również na optymalizację licencji oprogramowania. Z szacunków Deloitte wynika, że średnio 22%, czyli prawie jedna czwarta zakupionego oprogramowania nigdy nie zostanie użyta, a 58% przedsiębiorstw płaci za wsparcie oprogramowania, z którego nie korzysta. Doświadczona osoba, wykorzystując narzędzie SAM, bardzo łatwo może zidentyfikować nadmiarowe licencje, co w przyszłości pozwala zminimalizować zakupy niepotrzebnego wsparcia. Ponadto znajomość środowiska IT umożliwia rozpoznanie potencjalnych oszczędności poprzez jego rekonfigurację. Narzędzia SAM dają również możliwość przeprowadzenia symulacji, aby przetestować różne konfiguracje i scenariusze, co pozwala znaleźć najlepsze i najbardziej opłacalne rozwiązanie dla danej organizacji.

Wiedza, jakich licencji potrzebuje firma, daje nam również lepszą pozycję negocjacyjną w przypadku zawierania czy przedłużania umów z dostawcami oprogramowania. Możemy wynegocjować lepsze warunki, które będą najodpowiedniejsze dla naszej organizacji. Dodatkowo, pozwala to na wyeliminowanie nadmiaru usług wsparcia i licencji oprogramowania oraz na zwiększenie wydajności firmy poprzez optymalizację inwestycji w oprogramowanie.

Zwiększenie bezpieczeństwa

Narzędzie Software Asset Management (SAM) odgrywa również bardzo ważną rolę w obszarze cyberbezpieczeństwa. Jest ono w stanie dostarczyć informacji na temat urządzeń wykorzystywanych w środowisku IT oraz tego, jakie produkty są na nich zainstalowane, włącznie ze szczegółowymi informacjami, takimi jak wersja czy poprawki. Niektóre z narzędzi posiadają też biblioteki zawierające daty końca wsparcia producenta dla poszczególnych produktów.

Narzędzia SAM dają także możliwość tworzenia tzw. czarnych i białych list, czyli list zawierających aplikacje zakazane i dozwolone w danej organizacji. Pozwala to często na włączenie alertów w przypadku, gdy narzędzie wykryje instalację produktu znajdującego się na czarnej liście, który potencjalnie może zagrażać bezpieczeństwu IT firmy. Zachęcam również do lektury artykułu, który bardziej szczegółowo porusza to zagadnienie.

Software Asset Management - Podsumowanie

Aż 84% ankietowanych wśród korzyści wdrożenia narzędzia SAM wskazało na wsparcie w przeprowadzeniu zgodności licencyjnej i pomoc w redukcji kosztów. Nie zmienia to jednak faktu, że prawie dwie trzecie firm (62%) wciąż z takiej technologii nie korzysta, a może ona przynieść znaczące oszczędności. Należy jednak pamiętać, że jeśli zdecydujemy się na wdrożenie takiego narzędzia, to potrzebne są doświadczone osoby do jego obsługi i utrzymywania, aby można było w pełni wykorzystać jego możliwości. Niestety często takich ludzi brakuje – 35% organizacji zatrudnia zaledwie jedną osobę odpowiadającą za zarządzanie licencjami lub w ogóle nie ma dedykowanej osoby, natomiast ponad połowa posiada zespół składający się z dwóch lub trzech osób. Utrzymywanie specjalistycznej, ulegającej ciągłym zmianom wiedzy, przy tak małych zespołach nie jest opłacalne i warto rozważyć przeniesienie odpowiedzialności za SAM lub wybrane usługi z tego obszaru na zewnętrznego dostawcę. Jak pokazują wyniki ankiety, 86% organizacji korzysta z usług w obszarze SAM, a według naszych ekspertów i zgodnie ze światowymi trendami coraz więcej firm będzie się decydować na outsourcing podstawowych czynności w zakresie SAM.