Zardządzanie oprogramowaniem SAM

Artykuł

System do zarządzania oprogramowaniem (SAM) – inwestycja, która się sama finansuje

Sierpień 2018

Skomplikowanie umów licencyjnych, mnogość oprogramowania w firmach, wirtualizacja, chmury, subskrypcje, rosnąca opłaty licencyjne oraz audyty producentów oprogramowania – to tylko niektóre problemy, z jakimi borykają się firmy korzystające z komercyjnego oprogramowania. Według wyliczeń Deloitte, wydatki związane z oprogramowaniem stanowią 20-40 proc. budżetu IT. Dlatego firmy coraz bardziej dostrzegają, że efektywne zarządzanie oprogramowaniem (SAM) przestaje być możliwe bez odpowiedniego systemu SAM. Nowoczesne programy SAM, praktycznie online, pozwalają stworzyć bilans licencyjny, czyli porównać posiadane uprawnienia licencyjne z faktycznie wykorzystywanym oprogramowaniem z uwzględnieniem logiki wynikającej z umów. Dzięki systemowi SAM praca z licencjami sprowadza się do sprawdzenia zebranych danych i ewentualnie uzupełnienia informacji, których system nie jest w stanie automatycznie sczytać.

Oszczędności i ograniczenie ryzyka

System SAM jest w stanie ułatwić i zautomatyzować pracę z licencjami. Natomiast to tylko droga do celu, jakim jest optymalne korzystanie z licencji. Oznacza to z jednej strony oszczędności, bo nie kupujemy nadmiarowych licencji, ale też ograniczenie ryzyka niezgodności licencyjnej – system monitoruje stan zgodności z warunkami licencyjnymi głównych producentów. Doświadczenie pokazuje, że inwestycje we wdrożenie systemu SAM powinny się zwrócić maksymalnie w ciągu dwóch lat w postaci kilku czynników:

  • redukcja kosztów wsparcia, ponowne użycie licencji
  • zwiększona produktywność personelu zajmującego się licencjami
  • lepsze ceny zakupu licencji
  • redukcja niezgodności i ograniczenie ryzyka występowania niezgodności licencyjnych
     

Co ciekawe, zdarzają się przypadki, kiedy podczas badania słuszności koncepcji (ang. Proof of Concept) identyfikowane są oszczędności pozwalające nawet sfinansować zakup i wdrożenie systemu SAM.

Akademia SAM

Zapraszamy na kolejne spotkanie poświęcone zagadnieniom związanym z Software Asset Management. Podczas najbliższego spotkania nie tylko podzielimy się z doświadczeniami zdobytymi podczas wdrożenia narzędzi SAM, ale także postaramy się omówić wyzwania jakie mogą się pojawić.

Warszawa, 19.03.2019

Zarejestruj się

Rosnąca świadomość w Polsce

Na polskim rynku pojawia się coraz więcej przetargów związanych z dostawą i wdrożeniem systemu do zarzadzania oprogramowaniem, co świadczy o rosnącej świadomości firm. Duża część z tych postępowań kończy się sukcesem, ale są też takie, które kończą się fiaskiem. Przykładem mogą być firmy, które pomimo wyboru świetnej technologii, po jej wdrożeniu nie korzystają z niej, wciąż wykonując ręczne przeglądy licencji oprogramowania. Powodem jest błędne przeświadczenie, że wdrożenie narzędzia rozwiąże wszystkie problemy, podczas gdy jest to dopiero początek świadomego zarządzania oprogramowaniem, który wymaga ciągłego zaangażowania po stronie firmy.

Widzimy też firmy, które precyzyjnie zdefiniowały wymagania dotyczące systemu, natomiast nie zweryfikowały ich na etapie postępowania i odebrały zestaw kilkudziesięciu skryptów, które nie ułatwiają pracy osobom zajmującym się licencjami w firmie. Niestety, takich sytuacji jest więcej. Dlaczego tak się dzieje? Co można zrobić, aby zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu projektu?

Proof of Concept

Jednym z kluczowych elementów wdrożenia systemu SAM jest Proof of Concept, czyli etap, na którym dostawca instaluje testowo system w infrastrukturze zamawiającego i udowadnia wartość, jaka płynie z jego wdrożenia. Coraz więcej firm decyduje się na taki etap i to tylko potwierdza rosnącą świadomość polskich firm. Ważne jest, żeby dobrze zaplanować PoC. Podczas testowej instalacji dostawcy prezentują się od jak najlepszej strony pokazując tzw. quick wins i przewagi oferowanych systemów. My zachęcamy, żeby zamawiający również stworzył własne scenariusze, jakie chciałby zobaczyć w ramach PoC – każda firma jest inna i warto, żeby wykorzystać ten zazwyczaj 2-3 tygodniowy okres na szczegółowe sprawdzenie systemu w odniesieniu do naszej organizacji. Niektóre firmy bazują na rozwiązaniach Microsoft i je interesuje rozliczanie licencji tego producenta. Bardziej zróżnicowane infrastruktury mogą wymagać przetestowania bardziej egzotycznych scenariuszy licencyjnych jak np. rozliczanie licencji PVU w klastrach HP-UX czy mikropartycjonowanie AIX. Pamiętajmy, że bardzo często największe koszty oprogramowania oraz ryzyko audytowe to oprogramowanie instalowane na serwerach.

Dowiedz się więcej na temat SAM

Kto się tym zajmuje?

Po pierwsze, nie ma narzędzia, które „samo wszystko zrobi”, dokładnie policzy pozycję licencyjną, wskaże wyjątki w naszej infrastrukturze. Zawsze będzie konieczna ingerencja czynnika ludzkiego. Czy to, aby zainstalować agentów, czy aby właściwie oznaczyć instalacje (np. klaster active/pasive, czy instalację testową) czy w wielu innych przypadkach.

Po drugie, widzimy lukę kompetencyjną. Niestety, na rynku pracy jest bardzo mało specjalistów, którzy znają zasady licencjonowania. Dodatkowo, wiedza licencyjna, która sama w sobie nie dość, że jest skomplikowana, zawiera bardzo dużo specjalnych przypadków, to jeszcze często ulega zmianom. W każdym większym przedsiębiorstwie musimy się liczyć ze znajomością licencjonowania kilku albo nawet kilkunastu producentów oprogramowania. Dodatkowo, właściwe administrowanie systemem SAM wymaga, poza wiedzą licencyjną, również wiedzy technicznej (integracja z innymi systemami wykorzystywanymi w przedsiębiorstwie – AD, SCCM, ILMT itp.) oraz znajomości umów licencyjnych. Mając na uwadze te wszystkie elementy oraz zakładając, że specjalista ds. licencji ma zwykle dość niską pozycję w organizacji, łatwo możemy sobie wyobrazić, że nie ma dużo chętnych do zajmowania się tematem, który jest wysoce specjalistyczny i nie jest szczególnie atrakcyjny.

Po trzecie, ze względu na skalę problemu oraz koszty związane z jego rozwiązaniem, bardzo często firmy stosują politykę odsuwania decyzji, nie bacząc na konsekwencje, które się mogą z nimi wiązać (braki licencyjne i ryzyko związane z potencjalnym audytem z jednej strony czy większe koszty oprogramowania z drugiej).

Po czwarte, nie istnieją dobre praktyki rynkowe, które mogą pomóc w podjęciu decyzji o wyborze systemu czy partnera. Ponieważ rośnie zainteresowanie firm, które chcą skutecznie zarządzać oprogramowaniem, pojawia się coraz więcej dostawców, którzy twierdzą, że są w stanie wdrożyć takie rozwiązania. I w tym przypadku, by zwiększyć prawdopodobieństwo sukcesu konieczne jest przeprowadzanie Proof of Concept, aby zweryfikować działanie oferowanego systemu i kompetencje partnera.

SAMaaS, czyli skupmy się na istocie problemu

Może zamiast definiować oczekiwania co do narzędzia, zespołu zajmującego się zarządzaniem oprogramowaniem w naszej firmie, procesami itp. skupmy się tylko nad dwoma, znacznie łatwiejszymi do określenia elementami. 

Po pierwsze – czego oczekujemy po właściwym zarządzaniu oprogramowaniem?

Po drugie – kto jest nam w stanie to zapewnić?

Na pierwsze pytanie jesteśmy w stanie dość łatwo odpowiedzieć, ponieważ nie mówimy o konkretnych funkcjonalnościach systemu, integracji czy innych elementach – tylko o informacjach, jakich oczekujemy, jak często powinny być generowane czy modyfikowane itp. Czyli standardowej działalności operacyjnej, z którą mamy już doświadczenia w wielu innych obszarach.

Trochę trudniej będzie z wyborem partnera, ponieważ musimy pamiętać, że podpisując taką umowę deklarujemy się na współpracę z nim na 2-3 lata. Ale tutaj też powinniśmy sobie poradzić, jeżeli wysoko zawiesimy poprzeczkę odnośnie jego płynności finansowej, kompetencji, referencji (nie tylko tych napisanych, ale również zweryfikowanych przez nas) oraz zespołu, który zajmuje się tematem zarządzania oprogramowaniem.

W ostatecznym rozrachunku nie interesuje nas wdrożenie i utrzymanie rozwiązania firmy X czy Y, ale optymalizacja kosztów, zgodność licencyjna i świadome podejmowanie decyzji. A ponieważ nie jest to kluczowy obszar naszej działalności, to może warto delegować to zadanie wysoko wyspecjalizowanej firmie, która zrobi to dla nas lepiej, szybciej i taniej. Koszty związane z oprogramowaniem to 20-40% budżetu IT i coraz więcej firm decyduje się powierzyć zarządzanie oprogramowaniem specjalistom.

Czy ta strona była pomocna?