Najlepsze praktyki komunikacji w organizacji

Cześć nazywam się Paweł Tomkiel, jestem z Deloitte Digital.

Chciałem porozmawiać dzisiaj o czymś, co jest bardzo bliskie mojemu sercu. I co uważam w sumie za najważniejszą umiejętność w czasach, w których w organizacjach składających się z większej liczby osób, gdzie wspólnie pracujemy w zespołach, ten poziom, sposób komunikacji i wymiany informacji pomiędzy nami jest właściwie kluczowy dla efektywnego wykonania jakiegokolwiek zadania.

Na samym wstępie zaznaczę, że to, co będę mówił o komunikacji, mówię ze swojego doświadczenia, gdzie w większości jest to praca z zespołami deweloperskimi przy wytwarzaniu oprogramowania. I o takiej pracy twórczej będę mówił w kontekście komunikacji, z perspektywy zespołów, które muszą razem pokonywać przeszkody na drodze do wykrycia. Co więcej, muszą to wykonać w czasach, gdzie ta zmienność, złożoność i ilość niewiadomych po prostu otacza z każdej strony. I z tej perspektywy chcę powiedzieć dzisiaj o pięciu rodzajach komunikacji. Pomysł na nazwanie tych rodzajów, jakiś czas temu, wyczytałem w artykule firmy Nozbe, gdzie pisali o swojej piramidzie komunikacji. Odsyłam również do tego artykułu, znajdziecie do niego link w notatkach do tego podcastu. Odkąd to przeczytałem, moje zrozumienie komunikacji zaczęło się budować.

Przejdziemy przez pięć poziomów piramidy komunikacji. Przejdziemy przez meandry tego, jak ta komunikacja wpływa na efektywność pracy w zespole. No i na koniec zwrócimy uwagę, jakie zasady w organizacji możesz przyjąć w swoim zespole, żeby ta komunikacja przynosiła efekty.

Jakie rodzaje komunikacji możemy wyszczególnić?

1. Pierwszy rodzaj, to jest praca głęboka, gdzie właściwie nie komunikujesz się z nikim i niczym. Jesteś skupiony na swoim zadaniu, wykonujesz to zadanie, masz wszystkie informacje, które były do jego wykonania potrzebne i możesz się po prostu skupić, i to zadanie wykonać, np. napisać jakiś fragment oprogramowania, jakiś dokument, czy stworzyć jakiś projekt graficzny. Jesteś ty i twoja praca, zero komunikacji- praca głęboka. W takim świecie idealnym, to w tym stanie chcielibyśmy spędzać najwięcej czasu, najwięcej naszego dnia pracy, bo to tam wykonujemy realnie całą pracę.

2. Drugim poziomem komunikacji, jest informacja zwrotna. Wykonaliśmy jakąś pracę, jest jakiś efekt, ale chcemy zebrać tę informację zwrotną od naszych członków zespołu, od innych ludzi, czy od innych interesariuszy po to, żeby zobaczyć, czy wykonaliśmy to zadanie zgodnie z jakimiś oczekiwaniami czy wymaganiami. No i tutaj ta informacja zwrotna może do nas trafiać po dosyć długim okresie. Wysyłamy komuś dokument, czekamy na jakąś ocenę czy recenzję i otrzymujemy informację zwrotną. Czy to w formie komentarzy, czy w formie pisemnego podsumowania np. maila. Ale ta informacja zwrotna nie przychodzi do nas od razu. Wypuszczamy jakiś fragment pracy i ta informacja zwrotna przyjdzie w dzień, dwa, trzy, tydzień, w zależności od organizacji.

3. Poziom trzeci komunikacji. Są to wiadomości prywatne, potrzebne wtedy, kiedy nie możemy czekać długo na informację zwrotną. Wtedy, kiedy coś jest niejasne, kiedy napotkaliśmy jakieś przeciwności, kiedy brakuje nam jakiejś informacji i jeżeli to jest osoba, która może nam udzielić tych odpowiedzi, to wtedy wiadomości prywatne, czy to na czacie, czy w jakichś komentarzach pod zadaniem są najefektywniejszą formą uzupełnienia brakujących informacji, żeby tę pracę wykonać.

4. Czwartym poziomem komunikacji będzie rozmowa jeden na jeden. Wtedy, kiedy te wymiany wiadomości na czacie są nieefektywne, to znaczy zbyt dużo informacji nam brakuje albo zbyt trudno jest to zawrzeć w słowach, żeby to opisywać, łatwiej jest po prostu się zdzwonić, czy kiedyś jeszcze podchodziło się do biurka kolegi i zadawało się pytania.

5. Piąty są to spotkania, gdzie w więcej osób musimy coś omówić, musimy podjąć jakąś decyzję, potrzebujemy zebrać większą liczbę osób po to, żeby efektywniej wykorzystać czas wszystkich wokół, żeby nie czekać na informację, żeby ta pętla zwrotna była jak najkrótsza.

Zapraszamy do wysłuchania całego odcinka.

Link do artykułu: https://nozbe.com/pl/blog/piramida-komunikacji/