Jak nie spędzać całego dnia na spotkaniach?

Transkrypcja podcastu

Zaczynasz pierwszą telekonferencję o 08:00 a o 18:00 zdejmujesz słuchawki i możesz w końcu zająć się pracą. Dlaczego tak jest?

Słuchasz podcastu Deloitte „Zwinne organizacje”, gdzie wraz z naszymi gośćmi dzielimy się najlepszymi praktykami wdrażania metodyk zwinnych w pojedynczych zespołach, jak i całych organizacjach. Notatki do tego i innych odcinków znajdziesz na naszym blogu Zwinne organizacje. Cześć, nazywam się Paweł Tomkiel i jestem agile coachem w Deloitte Digital.

Witam Cię w piątym odcinku podcastu „Zwinne organizacje”, gdzie zazwyczaj rozmawiamy o zwinności, czyli o metodyce agile. Dzisiaj zajmiemy się zwinnością operacyjną na poziomie każdego – i zespołu i managementu, bo porozmawiamy o spotkaniach.

Rzeczywistość spotkań teraz, od marca 2020 roku, jest dla nas coraz bardziej namacalna przez to, że – być może znasz to ze swojego doświadczenia – spędzamy dużo więcej czasu na wideokonferencjach. Po to, żeby się komunikować z zespołem i nie wypaść z pętli informacyjnej. To co powiedziałem we wstępie może nie być przesadzone, to znaczy prawdopodobnie słuchają mnie osoby, które faktycznie logują się na pierwszą telekonferencję o godzinie 08:00 i o 18:00 kończą wszystkie calle i spotkania. Dopiero wtedy mogą wykonać swoją pracę. Teraz pytanie – dlaczego właściwie tak jest?

Nowa rola spotkań i telekonferencji

Telekonferencje służą do komunikacji z zespołem i organizowania spotkań. To miejsce wymiany wiedzy, gdzie dyskutujemy i możemy wyrównać stan wiedzy. Dlatego na takich spotkaniach jest mnóstwo osób, zapraszamy większą ilość, niż jest potrzebna do zrealizowania samego celu spotkania po to, żeby wiedza się rozchodziła.

Druga kwestia dotyczy już nie tylko telekonferencji. Menedżerowie są na tyle zapracowani, że często łatwiej im się z kimś zdzwonić lub zorganizować spotkanie z zespołem, żeby coś ustalić lub przekazać informacje. W zapracowanym świecie menedżera nie ma dużo miejsca na komunikację inną niż bezpośrednia, np. na napisanie maila, w którym zawrzemy wszystkie szczegóły. Dużo łatwiej jest zebrać zespół i przekazać te informacje osobiście.

Słyszałem również o sytuacjach, gdzie spotkania są organizowane przez same zespoły, po to, żeby czas w pracy jakoś zlatywał. Spotkanie ma zapełniać godziny, które musimy spędzić w pracy. Więc to też może być przyczyna zbyt dużej ilości spotkań w firmie.

Wymiana wiedzy, komunikacja bezpośrednia menedżerów, przekazywanie informacji, ustalenia, dyskusje, to wszystko jest ważne. Tylko trzeba sobie zawsze zadać pytanie, czy to jest efektywnie wykorzystany czas zespołu i czy to spotkanie było konieczne?

Zastanówmy się, jak podejść zwinnie do tematu spotkań w firmie. Pierwszą wartością agile manifestu jest individuals and interactions over processes and tools – czyli ludzie i interakcje, ponad procesy i narzędzia, co można streścić w jednym prostym słowie: współpraca. Współpraca, która jest wskazana, jako pierwsza wartość agile, oznacza rozmowy, spotkania, dyskusje, wspólną pracę, spotkania na Zoomie, w Teamsach czy w salkach konferencyjnych. Z drugiej strony zwinność też zakłada bycie efektywnym w tym, co robimy i w tym, jak to robimy.

Ujawnię Ci siedem wskazówek, na które my w pracy z naszymi klientami zwracamy uwagę. Być może pomogą również i Tobie, jeżeli chodzi o organizację czasu, organizację spotkań w twojej firmie.

7 wskazówek efektywnej pracy

Rzecz pierwsza - ustal jasny cel spotkania i oczekiwany efekt po takim spotkaniu. Organizując spotkania ad hoc, czując, że musimy coś jeszcze przedyskutować, często nie dajemy sobie czasu na zastanowienie się, co chcemy na tym spotkaniu osiągnąć, oprócz tego, że coś przedyskutujemy; co będzie efektem końcowym i kiedy będziemy zadowoleni z takiego spotkania?

Rzecz druga – nie zapraszaj wszystkich, którzy według Ciebie powinni się przysłuchiwać. Spotkania powinny być ograniczone do tych osób, które są w stanie wypracować ten wspólny efekt, którego oczekujemy po spotkaniu. Godzinna telekonferencja, to nie jest podcast dla 40-50 osób.

Rzecz trzecia – kontroluj czas i o ile to możliwe, zakończ spotkanie nawet 5 minut przed końcem. To pozwoli ci przejść do…

…Punktu czwartego - czyli przychodzenia na czas, szczególnie, kiedy spotkanie jest duże. Z szacunku do wszystkich i nie marnując ich czasu, bądźmy punktualni. Są firmy, które mają np. zasadę, że bycie na czas oznacza bycie minutę przed rozpoczęciem spotkania. To jest bardzo ważne przy telekonferencjach, gdy wdzwania się 20-30 osób i muszą poczekać dwie minuty. To oznacza łącznie godzinę czasu firmy poświęcaną na oczekiwanie na ostatnią, brakującą, kluczową osobę.

Rzecz piąta – korzystaj z roli moderatora na spotkaniach, zwłaszcza przy dużych spotkaniach. Jeżeli nie masz takich kompetencji w tym momencie w firmie, możesz zaprosić kogoś z zewnątrz do prowadzenia kluczowych spotkań. Możesz też wyszkolić spośród swojej kadry osoby, które będą moderować. To jest bardzo ważna rola na spotkaniu. Moderator pilnuje czasu i tego, by temat nie schodził na dygresje, zapisuje rzeczy, które powinniśmy poruszyć później, ale są poza tematem tego spotkania i trzyma całą dyskusję w ryzach, pcha całą grupę do celu.

W tym punkcie chciałem też wspomnieć, że w spotkaniach na żywo, ale i w ich wersjach cyfrowych bardzo pomocne są np. techniki typu liberating structures. To po polsku by się nazywało wyzwalające struktury. Są to krótkie przepisy, które mają umożliwić wypowiedzenie się w danym temacie wszystkim osobom obecnym na spotkaniu, niezależnie od ich liczby. Jednocześnie nie zabiera to zbyt dużo czasu, np. robiliśmy warsztaty z pomocą liberating structures dla naszych klientów czy wewnętrznie w Deloitte, gdzie 40 osób mogło się wypowiedzieć i podzielić się wnioskami z całą grupą w ok. 15 minut. Jeżeli jesteś zainteresowany, jak to działa, to poczytaj albo zgłoś się do nas. Liberating structures, to jest ten kierunek, który możesz zgłębić.

Punkt szósty dotyczy już Twojego kalendarza. Jeżeli masz kluczową pracę do wykonania w danym dniu, zablokuj na to czas w swoim kalendarzu i broń go, tak, jakby to było inne spotkanie. To, co uważasz za kluczowe, z czego jesteś rozliczany, praca, za którą jesteś odpowiedzialny, powinna być twoim priorytetem. Spotkania rzadko mają taką rangę, żeby musiały się odbyć natychmiastowo. Często to są po prostu spotkania operacyjne. Do Twojej decyzji zostawiam, kiedy zdecydujesz się przełożyć swoją pracę na rzecz spotkania, ale to jest dobra praktyka, żeby mieć czas przeznaczony na pracę. Jeżeli tego czasu nie będzie, to dopiero po serii wszystkich spotkań będziesz mógł tą pracę wykonać.

Punkt siódmy zostawiłem na koniec, ale właściwie, jego brak jest przyczyną większości rzeczy, które wymieniliśmy do tej pory. Mianowicie, zastanów się, czy już teraz w Twojej firmie macie lub czy możecie wdrożyć narzędzia do komunikacji asynchronicznej. Jeżeli w tym momencie głównym miejscem pracy w Twojej firmie jest e-mail oraz wideokonferencje, ewentualnie dodatkowo czat, to trudno jest utrzymać w ryzach wszystkie zadania i wątki, które się toczą w pracy operacyjnej. W takiej sytuacji spotkania faktycznie są konieczne, żeby uspójnić wiedzę, która przelatywała zdawkowo na mailach, na których nie każdy był w CC (więc nie dostał takiego maila), być może coś zostało komuś przesłane, ale w połowie, więc nie zobaczył kolejnych wiadomości.

Czy masz teraz narzędzia, które pozwalają Ci zarządzać przepływem informacji, komunikacją i wiedzą w firmie? Mowa o narzędziach do prowadzenia konkretnych projektów, produktów, trzymania backlogu produktu; miejscu, gdzie trzymasz wszystkie zadania, dyskusje są pogrupowane pod każdym z takich zadań, gdzie następuje wymiana wiedzy. Czy jest jakieś miejsce, w którym Twoi ludzie mogą znaleźć wiedzę dotyczącą obecnych ustaleń, dotychczas podjętych decyzji, obecnego stanu produktu czy jakiejś dokumentacji? Czy jest narzędzie w Twojej firmie do komunikacji ad hoc, inne niż e-mail? Na przykład czat, w którym masz zdefiniowane grupy, grupy robocze, produktowe, grupy zespołu, gdzie ten zespół może się komunikować. To jest coś, co wszystkie firmy cyfrowe robią bardzo dobrze. Korzystanie z tych dobrodziejstw technologii usprawnia pracę. Wszystkie firmy wiodące i technologicznie zaawansowane używają tych narzędzi. To usprawnia im pracę, przepływ informacji i komunikację, dzięki czemu są największymi graczami na rynku.

To już koniec odcinka piątego. Mam nadzieję, że kwestie, które wymieniłem były dla ciebie wartościowe. Jeżeli ten odcinek ci się podobał, zachęcam Cię do subskrypcji naszego podcastu. Zachęcam cię również, żebyś podzielił się nim ze swoimi znajomymi, udostępnił na swoich kanałach społecznościowych, będziemy ci za to bardzo wdzięczni. To pozwoli nam dotrzeć do szerszego grona odbiorców, czyli osób, które chcą mieć lub zwiększać zwinność swoich organizacji. Do usłyszenia w kolejnym odcinku!