社内ペーパーレス化の本丸！障がいのあるメンバーが活躍するデジタライズセンター

デロイト トーマツ グループのデジタライズセンターとは

COVID-19下で多くの社員・職員が在宅勤務となっても、紙の郵便物はまだまだ重要な通信手段です。しかし紙で届く郵便物は、毎日出社して取りに行くわけにいかないもの。そこでデジタライズセンターのメンバーが、届けられた紙の郵便物をスキャンし、専用システムで各社員・職員へデータを送信しています。メールを受け取った後、原本を保管しておく、または廃棄するなどの希望も自動返信で伝えることができ、利用者からは大変便利なサービスだと好評を得ています。

デジタライズセンターを運用するのは障がいのあるメンバー

このデジタライズセンターは、トーマツチャレンジド株式会社に所属する障がいのあるメンバーが、中心となって切り盛りしています。郵便物の仕分けから始まり、開封、スキャン、システムへの必要事項登録と対象者へのメール送信、希望のあった原本対応等、毎日てきぱきとこなしていく姿は、まさにデジタル化・ペーパーレス化のプロフェッショナル。4～5人×2チームのチーム制で対応する郵便物の数は、1か月におよそ1,500件にものぼるといいます。

郵便物は工程ごとにファイリングして整理します。指示は明確にボックスに書いてあります。

複合機でのスキャンからメール送信まで、一つのITシステムで一貫して行います。

デジタライズセンターの開設はコーポレート部門一丸となって

デジタライズセンターの開設にあたっては、デロイト トーマツ コーポレート ソリューション合同会社のITおよび総務部門（T&CS部門）と、トーマツチャレンジドの管理・指導職員が実務担当者としてフローの構築に参画しました。実務担当者のひとりが「スキャンしたデータが曲がっている」と気づいたときには、A4の厚紙でできた専用の台紙を作成するという工夫で解決。実はこの工夫、障がいのあるメンバーも含む全員で、アイデアを出し合って思いついたとのことです。

社内のデジタル化は今後の可能性も無限大

実際にスタートしてみたところ、システム化の作業手順が明確で障がいのあるメンバーにとってもわかりやすく、日々処理スピードも上がってきています。サービス開始から半年経った2021年9月現在も、さらなる効率化や対象の拡大等、よりよいサービス提供を目指し、障がいの有無にかかわらず全メンバーが一体となって、日々改善を図っています。

WorldClassとは？

WorldClassは、教育（Education）、スキル開発（Skills）、機会創出（Opportunity）の 3分野で、2030年までに全世界で累計1億人の人々に対してポジティブなインパクトを及ぼすことを目指すDeloitteのグローバルな取り組みです。この一環として、デロイト トーマツ グループにおいても、2030年までに200万人の人々に対してインパクトを及ぼすことを目標に掲げ、取り組みを推進していきます。デロイト トーマツ グループは、障がい者雇用やダイバーシティの推進に積極的に取り組んでいます。

WorldClassとは