Zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza – nowa część akt osobowych

Kluczową zmianą będzie wprowadzenie kolejnej, piątej części akt osobowych oznaczonej literą „E”.

Część E będzie przeznaczona na archiwizację dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu, do których ustawodawca zalicza wynikające z Kodeksu Pracy:

• informacje dotyczące kontroli trzeźwości pracownika przeprowadzonej przez pracodawcę,
• informację dotyczącą badania stanu trzeźwości pracownika przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego,
• informacje dotyczące przeprowadzonej przez pracodawcę kontroli pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu,
• informację dotyczącą badania pracownika na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu przeprowadzonego przez uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego.

Dokumenty te będą archiwizowane w aktach osobowych przez okres nieprzekraczający roku od dnia ich zebrania. Ponadto dokumenty będą przechowywane podobnie jak dokumentacja dot. kar, czyli w wydzielonych częściach dotyczących konkretnej kontroli z przyporządkowaniem E1, E2, E3 itd. wraz z indywidualnym porządkiem chronologicznym, numerowaniem oraz wykazem dokumentów znajdujących się w danej części.

Co zmieni się w części B akt osobowych?

Katalog dokumentów przechowywanych w części B akt osobowych zostanie rozbudowany o:

• potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu kontroli trzeźwości pracowników lub kontroli na obecność w ich organizmach środków działających podobnie do alkoholu, grupie lub grupach pracowników objętych taką kontrolą i sposobie jej przeprowadzania,
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej.

Krótki czas na działanie w zakresie dokumentacji pracowniczej

Przepisy mają wejść w życie dnia 21 marca 2023 r., z wyjątkiem zmiany dot. pracy zdalnej, która ma wejść w życie 7 kwietnia 2023 r.

Pracodawcy będą mieli 14 dni od dnia wejścia w życie nowych przepisów na dostosowanie sposobu przechowywania dokumentów związanych z kontrolą trzeźwości pracowników zgromadzonych przed dniem wejścia w życie nowego rozporządzenia dot. zasad wprowadzanych opisywaną zmianą.

W przypadku potrzeby szczegółowego omówienia opisywanych zmian, sprawdzenia lub dostosowania istniejących procedur związanych z prowadzeniem akt osobowych albo chęcią powierzenia nam prowadzenia akt osobowych zapraszamy do kontaktu.