Oddelegowania Koordynacja UE w ZUS – o co chodzi?

Analizy

Oddelegowania:  Koordynacja UE w ZUS – o co chodzi?

W ramach UE, a także w pozostałych państwach EOG oraz w Szwajcarii obowiązują wspólne przepisy dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego.

Strefa pracodawcy: Oddelegowania - kompendium wiedzy 12/2018

Osoba podlegająca ustawodawstwu unijnemu powinna co do zasady podlegać ubezpieczeniom społecznym w tym kraju, w którym fizycznie wykonuje pracę. Wyjątek stanowią m.in. pracownicy delegowani do innego państwa oraz osoby wykonujące pracę w kilku krajach

W ramach Unii Europejskiej (UE), a także w pozostałych państwach Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG, tj. Norwegii, Islandii i Liechtensteinie) oraz w Szwajcarii obowiązują wspólne przepisy dotyczące koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego. Przepisy te mają na celu wspieranie sytuacji, w których osoby zamieszkujące powyższe państwa przemieszczają się pomiędzy różnymi krajami, zmieniając miejsce zamieszkania oraz pracy. Jednocześnie wspólne przepisy nie wprowadzają jednolitych zasad zabezpieczenia społecznego, a każde państwo podlegające koordynacji zachowuje swoje indywidualne przepisy w tym zakresie.

Dwa rozporządzenia

Najistotniejszymi aktami prawnymi, które regulują kwestię koordynacji przepisów zabezpieczenia społecznego na terytorium UE, EOG i Szwajcarii, są:

  1. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 883/2004 z 29 kwietnia 2004 r. w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (dalej: Rozporządzenie 883/2004); oraz
  2. Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (WE) nr 987/2009 z 16 września 2009 r. dotyczące wykonywania rozporządzenia (WE) nr 883/2004 w sprawie koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego (dalej: Rozporządzenie wykonawcze 987/2009). 

Przepisy obu rozporządzeń mają bezpośrednie zastosowanie w każdym państwie z wymienionych wyżej obszarów.

Oddelegowania - kompendium wiedzy

Materiały autorstwa ekspertów Deloitte nt. oddelegowań. 

Oddelegowania - kompendium wiedzy

Podstawowe reguły

Kluczowe zasady wynikające ze wspólnotowych przepisów dotyczących koordynacji systemów ubezpieczeń społecznych są następujące:

  1. Dana osoba podlega ustawodawstwu z zakresu ubezpieczeń społecznych i jest zobowiązana płacić składki na ubezpieczenia społeczne tylko w jednym państwie członkowskim w tym samym czasie. Zasady podlegania systemom ubezpieczeń społecznych wynikają z przepisów unijnych oraz potwierdzane są przez instytucje zabezpieczenia społecznego poszczególnych krajów członkowskich. Ubezpieczony nie wybiera samodzielnie właściwego dla siebie systemu ubezpieczeń.
  2. Osoby ubezpieczone w danym kraju członkowskim mają takie same prawa i obowiązki, jak ubezpieczeni obywatele tego kraju (zasada równego traktowania i niedyskryminacji).
  3. W przypadku ubiegania się o świadczenie z systemu ubezpieczeń społecznych (np. emeryturę, zasiłek), brane są pod uwagę okresy ubezpieczenia w innych państwach członkowskich, jeśli okres ubezpieczenia stanowi kryterium przyznania danego świadczenia.
  4. W przypadku świadczeń pieniężnych należnych w danym kraju członkowskim, co do zasady uprawniony może je również otrzymać zamieszkując w innym kraju (zasada transferu świadczeń).
     

Właściwy system

W artykule skupimy się przede wszystkim na pierwszej opisanej wyżej zasadzie, tj. na tym, gdzie dana osoba powinna podlegać ubezpieczeniom społecznym. Pewne jest, że w danym momencie może mieć to miejsce tylko w jednym państwie.

Naczelną regułą wskazującą na kraj, którego ustawodawstwo ubezpieczeniowe należy stosować, jest zasada miejsca wykonywania pracy. Innymi słowy – każda osoba podlegająca ustawodawstwu unijnemu w zakresie ubezpieczeń powinna podlegać ubezpieczeniom społecznym w tym kraju, w którym fizycznie wykonuje pracę. Jednak od tej reguły istnieją określone wyjątki. Dotyczą one m.in. pracowników delegowanych i osób wykonujących pracę w kilku państwach.

Inne grupy wyjątków

Unijne przepisy o koordynacji systemów ubezpieczeń społecznych dotyczą również osób samozatrudnionych. W ich przypadku, gdy dochodzi do sytuacji czasowego wyjazdu do innego państwa lub pracy w więcej niż jednym państwie jednocześnie, stosuje się zasady podobne do tych obowiązujących pracowników (omówione niżej).

Natomiast w przypadku:

  • osób zatrudnionych na pokładzie statku morskiego,
  • członków załóg lotniczych lub personelu pokładowego,
  • urzędników służby cywilnej,
  • osób otrzymujących zasiłek dla bezrobotnych,
  • osób powołanych / odwołanych ze służby w siłach zbrojnych lub służbie cywilnej przewidziane zostały odrębne reguły ustalania właściwego ustawodawstwa w zakresie ubezpieczeń społecznych.

Zakres stosowania

Zasady koordynacji dotyczą:

  • obywateli krajów UE, EOG i Szwajcarii podlegających ubezpieczeniom społecznym w jednym z tych krajów oraz członków ich rodzin, 
  • bezpaństwowców oraz uchodźców mających miejsce zamieszkania i podlegających ubezpieczeniom społecznym w krajach UE, EOG lub Szwajcarii oraz członków ich rodzin, 
  • obywateli krajów trzecich, którzy legalnie zamieszkują na terytorium UE i którzy przemieszczają się pomiędzy krajami UE oraz członków ich rodzin.

Oddelegowanie Pracownika, a nie składek

Polski pracodawca może wysłać podwładnego do pracy w innym kraju, a nadal zgłaszać go do ubezpieczeń w ZUS. Czasowy charakter takiego wyjazdu to tylko jeden z warunków, na jakich możliwa jest kontynuacja tych ubezpieczeń.

Do pierwszej grupy wyjątków od zasady podlegania ubezpieczeniom w państwie wykonywania pracy należą osoby wysłane przez pracodawcę w celu czasowego wykonywania pracy na terytorium innego kraju. Ta grupa obejmuje w szczególności pracowników delegowanych zagranicę, choć znajdują się w niej również osoby wysyłane w zagraniczne podróże służbowe.

Maksymalny okres

W celu wspierania swobody przepływu pracowników i usług, a także biorąc pod uwagę interes pracownika, ustalona została zasada, zgodnie z którą pracownik wysłany do pracy zagranicą i faktycznie wykonujący tam pracę, nie zostaje objęty systemem ubezpieczeń społecznych kraju wykonywania pracy, ale nadal podlega ustawodawstwu państwa, w którym normalnie prowadzi działalność zatrudniające go przedsiębiorstwo – jeśli okres pracy zagranicą nie przekracza 24 miesięcy (art. 12 Rozporządzenia 883/2004).

Pozostanie przez pracownika w systemie państwa delegującego jest możliwe również w przypadku przedłużenia okresu delegowania powyżej 24 miesięcy lub gdy z góry wiadomo, że oddelegowanie przekroczy ten limit. Warunkiem jest zawarcie w tym zakresie stosownego porozumienia przez instytucje ubezpieczeniowe państwa delegującego i państwa wykonywania pracy (art. 16 Rozporządzenia 883/2004). Każde z państw podlegających koordynacji wspólnotowej ma własne wytyczne dotyczące maksymalnych okresów pozostawania w systemie ubezpieczeń społecznych państwa delegującego, ale co do zasady (poza szczególnymi przypadkami) okres ten nie przekracza 5 lat.

Stawiane warunki

Regulacje unijne zmierzają do eliminowania sytuacji, w których zakładane będą „spółki-wydmuszki” w krajach, gdzie koszty ubezpieczeń społecznych są stosunkowo niskie, w celu wysyłania z nich pracowników do wykonywania pracy w innych krajach, w których te koszty są wyższe, przy jednoczesnym utrzymaniu składek w kraju wysyłającym, a co za tym idzie – niskiego kosztu. Stąd też przepisy przewidują wiele warunków, które należy spełnić, aby pracownik faktycznie mógł pozostać w systemie ubezpieczeń społecznych państwa, z którego został delegowany.

Przede wszystkim pracodawca wysyłający musi normalnie prowadzić działalność w danym państwie członkowskim, a między tym pracodawcą a wysyłanym pracownikiem musi w okresie delegowania istnieć bezpośredni związek.

Znaczna część działalności

Przepisy wskazują, że normalne prowadzenie działalności w danym kraju oznacza prowadzenie znacznej części działalności przedsiębiorstwa na jego terytorium. W celu oceny, czy ten warunek jest spełniony, sprawdza się m.in.:

  • miejsce, w którym znajduje się siedziba i administracja przedsiębiorstwa delegującego,
  • liczbę personelu administracyjnego delegującego przedsiębiorstwa obecną w państwie delegującym i w państwie zatrudnienia – jeśli w państwie delegującym pracuje tylko personel administracyjny, wyklucza to możliwość zastosowania przepisów dotyczących delegowania,
  • miejsce, w którym rekrutowani są pracownicy delegowani,
  • miejsce, w którym zawierana jest większość umów z klientami,
  • przepisy mające zastosowanie do umów zawieranych przez delegujące przedsiębiorstwo z klientami i z pracownikami,
  • liczbę umów wykonanych w państwie delegującym i w państwie zatrudnienia,
  • obroty osiągane przez delegujące przedsiębiorstwo w państwie delegującym i w państwie zatrudnienia w odpowiednio typowym okresie (np. jeśli przedsiębiorstwo osiąga mniej niż 25 proc. obrotów na terytorium danego państwa, może to wymagać dodatkowej analizy),
  • od jak dawna przedsiębiorstwo posiada siedzibę w delegującym państwie członkowskim.

Powiązania stron

Natomiast aby zbadać, czy istnieje bezpośredni związek między pracodawcą a pracownikiem, należy brać pod uwagę m.in. takie kwestie jak:

  • dalsze obowiązywanie umowy o pracę z pracodawcą delegującym (prawo do rozwiązania takiej umowy, określania rodzaju pracy, czy działań dyscyplinarnych powinno pozostawać po stronie pracodawcy wysyłającego),
  • wynagrodzenie, które nadal wypłaca pracodawca wysyłający (choć dopuszczalne są różnego rodzaju uzgodnienia między spółkami w tej kwestii).

Aby przeciwdziałać nadużywaniu wyjątku dotyczącego pracowników delegowanych do innego kraju, nie stosuje się go do osób, które zostały wysłane w miejsce innej delegowanej osoby. Ponadto aby móc stosować wobec pracownika delegowanego system ubezpieczeń społecznych kraju wysyłającego, powinien on być objęty systemem ubezpieczeń społecznych tego kraju bezpośrednio przed rozpoczęciem pracy w drugim państwie przez co najmniej miesiąc przed delegowaniem.

Zastosowanie powyższych przepisów do kolejnego oddelegowania danego pracownika w ramach tych samych przedsiębiorstw do tego samego kraju może nastąpić nie wcześniej niż po upływie dwóch miesięcy od poprzedniego delegowania.

Aktywność w co najmniej dwóch państwach

Przy tzw. multi-state workers państwem podlegania ubezpieczeniom społecznym wyznacza najczęściej jest miejsce zamieszkania pracownika. Dzieje się tak zawsze, jeśli wykonuje on w nim co najmniej ¼ pracy. W innych przypadkach może to być miejsce siedziby pracodawcy.

Drugą istotną grupą pracowników, do której nie stosuje się zasady podlegania ubezpieczeniom społecznym w miejscu wykonywania pracy, są pracownicy wykonujący pracę w więcej niż jednym państwie (art. 13 Rozporządzenia 883/2004). W tym przypadku kluczowe jest w pierwszej kolejności ustalenie miejsca ich zamieszkania. Przy czym miejsce zamieszkania dla celów unijnych ubezpieczeń społecznych rozumie się szerzej niż np. dla celów podatkowych – patrz ramka.

Państwem właściwym do ubiegania się o zaświadczenie dotyczące podlegania systemowi ubezpieczeń społecznych w danym kraju przez osobą wykonującą pracę w dwóch lub kilku krajach jednocześnie zawsze jest państwo miejsca zamieszkania. Zadaniem instytucji zabezpieczenia społecznego w tym kraju jest przede wszystkim potwierdzenie miejsca zamieszkania wnioskującej osoby.

Znaczna część pracy

Za pracownika wykonującego pracę w dwóch lub kilku państwach można uznać osobę, która wykonuje pracę w więcej niż jednym kraju i nie jest to praca o charakterze marginalnym (gdzie za pracę marginalną uznaje się pracę stanowiącą mniej niż 5 proc. regularnego czasu pracy pracownika, czy też pracę, za którą wynagrodzenie wynosi mniej niż 5 proc. całości).

Warto przy tym zwrócić uwagę, że przepisy nie wskazują na okresy, w których należy badać proporcje wykonywania pracy. Natomiast fakt, iż co do zasady formularze poświadczające podleganie ubezpieczeniom społecznym w danym kraju są wydawane na okresy przyszłe nieprzekraczające 12 miesięcy, sugeruje, że badane okresy nie powinny być dłuższe niż rok.

Podstawowym rozróżnieniem determinującym właściwe państwo podlegania ubezpieczeniom społecznym w powyższym przypadku jest fakt, czy dana osoba wykonuje znaczną część pracy (tj. co najmniej 25 proc.) w kraju miejsca zamieszkania. Jeżeli tak, to niezależnie od pozostałych okoliczności, pozostanie ona ubezpieczona w państwie miejsca zamieszkania.

Siedziba pracodawcy

Jeśli jednak warunek ten nie jest spełniony, wówczas dana osoba podlega ustawodawstwu:

1)     miejsca siedziby pracodawcy, jeżeli:

- jest zatrudniona przez jednego pracodawcę,

- jest zatrudniona przez co najmniej dwóch pracodawców z siedzibą w jednym państwie,

- jest zatrudniona przez co najmniej dwóch pracodawców z siedzibami w co najmniej dwóch państwach, z których jedno jest państwem jej zamieszkania – w tym ostatnim przypadku właściwe będzie ustawodawstwo państwa siedziby pracodawcy, innego niż państwo miejsca zamieszkania danej osoby.

2)     miejsce zamieszkania pracownika – jeżeli jest on zatrudniony przez co najmniej dwóch pracodawców z siedzibami w co najmniej dwóch państwach, z których żadne nie jest państwem miejsca zamieszkania tej osoby.

W przypadku tej grupy pracowników miejsce siedziby pracodawcy (jeśli to ono wskazuje na państwo właściwego ustawodawstwa) jest określane nieco mniej restrykcyjnie niż w przypadku pracodawcy delegującego. Oceniając fakt posiadania w danym kraju siedziby, należy brać pod uwagę m.in. następujące czynniki:

  • miejsce, w którym przedsiębiorstwo ma swoją siedzibę oraz administrację,
  • okres, jaki upłynął od momentu ustanowienia przedsiębiorstwa w państwie członkowskim,
  • liczbę pracowników administracyjnych pracujących w danym biurze,
  • miejsce, w którym zawierana jest większość umów z klientami,
  • biuro, w którym określa się politykę przedsiębiorstwa i podejmuje decyzje w kwestiach związanych z jego funkcjonowaniem,
  • miejsce, w którym zlokalizowane są główne funkcje finansowe, w tym usługi bankowe,
  • miejsce wskazane zgodnie z rozporządzeniami UE jako miejsce odpowiedzialne za zarządzanie dokumentacją i jej prowadzenie w związku z wymaganiami regulacyjnymi obowiązującymi w określonej branży, w której przedsiębiorstwo prowadzi działalność,
  • miejsce, w którym rekrutowani są pracownicy.

 

Aby ustalić miejsce zamieszkania dla celów unijnych ubezpieczeń społecznych, bierze się pod uwagę czynniki takie jak:

- sytuacja rodzinna,

- czas trwania i ciągłość pobytu w danym państwie,

- sytuacja zawodowa,

- działalność niezarobkowa,

- sytuacja mieszkaniowa,

- rezydencja podatkowa,

- przyczyny wyjazdu, a także plany i zamiary na przyszłość.

Problem z transportem

Praktyczny poradnik przygotowany przez Komisję Europejską w celu ułatwienia interpretacji przepisów dotyczących koordynacji ubezpieczeń społecznych wskazuje dodatkowo szczególną grupę wśród pracowników wykonujących pracę w więcej niż jednym kraju – tj. pracowników transportu międzynarodowego (kierowców). Poradnik wskazuje na to, że w ich przypadku ustalenie proporcji czasu pracy może być trudne i sugeruje inne możliwe rozwiązania, np. ustalenie proporcji na podstawie liczby ładunków / rozładunków w danym państwie.

Warto potwierdzić system ubezpieczeń i uprawnienia

Praktyka pokazuje, że już na początku wyjazdu zagranicę pracownik powinien być wyposażony w zaświadczenie o kontynuowaniu ubezpieczeń w Polsce i o uprawnieniach do zagranicznej opieki zdrowotnej.

W przypadku osób przemieszczających się w ramach państw UE, EOG i Szwajcarii dowodem na podleganie ubezpieczeniom społecznym w danym państwie (z reguły innym niż kraj wykonywania pracy) jest zaświadczenie A1. O jego wydanie występuje się do instytucji ubezpieczeniowej w kraju delegującym (w przypadku delegowań) lub w kraju miejsca zamieszkania (w przypadku osób wykonujących pracę w więcej niż jednym kraju jednocześnie).

Lepiej wcześniej niż później

Zaświadczenie A1 nie konstytuuje faktu podlegania ubezpieczeniom w danym kraju (ma charakter deklaratoryjny) i co do zasady nie ma obowiązku występowania o nie w chwili wyjazdu (można je uzyskać również retroaktywnie). Niemniej jednak, ponieważ stanowi ono dowód, że w kraju miejsca wykonywania pracy nie są należne składki na ubezpieczenia społeczne, rekomendowane jest, aby uzyskać je na samym początku wykonywania pracy poza krajem siedziby pracodawcy.

W związku ze zwiększającą się restrykcyjnością przepisów dotyczących pracowników delegowanych w ramach UE, za brak ważnego zaświadczenia A1 może grozić kara finansowa w kraju wykonywania pracy. Ma to już miejsce np. we Francji. Co istotne, nie są wskazane minimalne okresy, dla których powinno się uzyskiwać te dokumenty. W związku z tym warto sprawdzić, czy w danym kraju funkcjonują takie kryteria. Na przykład Polska nie ma oficjalnej zasady minimalnego okresu, dla którego należy uzyskać A1 przez osoby wykonujące tutaj pracę.

Podmiotem występującym o zaświadczenie A1 może być:

- pracodawca – w przypadku delegowań lub pracy w więcej niż jednym kraju, lub

- sam ubezpieczony, który pracuje w więcej niż jednym kraju lub jest osobą samozatrudnioną.

Opieka zdrowotna

Oddzielnym zagadnieniem są natomiast formularze poświadczające fakt podlegania ubezpieczeniu zdrowotnemu w danym kraju. Powszechnie używanym dokumentem (zwłaszcza w sytuacji wyjazdów turystycznych lub krótszych oddelegowani i podróży służbowych) jest Europejska Karta Ubezpieczenia Zdrowotnego (EKUZ). Uprawnia ona do dostępu do opieki zdrowotnej w kraju innym niż kraj ubezpieczenia, na zasadach analogicznych do osób ubezpieczonych w tym kraju. Przy czym objęcie opieką zdrowotną na podstawie EKUZ jest ograniczone wyłącznie do sytuacji nagłej potrzeby (np. nagła choroba, wypadek).

Alternatywnym dokumentem poświadczającym podleganie ubezpieczeniu zdrowotnemu jest zaświadczenie S1, które jest wydawane np. w przypadku delegowań zagranicznych trwających co najmniej rok. Daje ono podstawę do pełnej opieki zdrowotnej w drugim państwie niebędącym krajem miejsca zamieszkania, na takich samych zasadach jak ubezpieczone tam osoby. Oba dokumenty można uzyskać, składając stosowny wniosek do Narodowego Funduszu Zdrowia.

Zaostrzenie zasad w zakresie delegowań

W grudniu 2016 r. zapowiedziano zmiany do Rozporządzeń 883/2004 i 987/2009. Do tej pory nie zostały ostatecznie przyjęte, ale warto o nich wspomnieć. Idą one w podobnym kierunku, jak planowane zmiany w kontekście Dyrektywy 96/71/WE dotyczącej delegowania pracowników w ramach świadczenia usług oraz Dyrektywy wdrożeniowej 2014/67/UE, tj. zaostrzenia zasad dotyczących międzynarodowych delegowań pracowników. W planach jest m.in.:

  • wprowadzenie możliwości weryfikowania prawidłowości wystawienia zaświadczenia A1 przez kraj przyjmujący i większe możliwości egzekwowania rewizji lub wycofania nieprawidłowo wystawionego zaświadczenia A1 przez instytucję kraju przyjmującego wobec instytucji, która wystawiła zaświadczenie,
  • w przypadku pracowników wysyłanych do wykonywania pracy w drugim kraju zdefiniowanie ich jako delegowanych w rozumieniu dyrektywy 96/71/WE lub wysłanych przez danego pracodawcę do innego państwa członkowskiego w celu wykonywania pracy w imieniu tego pracodawcy,
  • rozszerzenie zasady niezastępowania jednej osoby delegowanej przez kolejną również na osoby samozatrudnione,
  • w przypadku osób wykonujących pracę w więcej niż jednym państwie – zaostrzenie kryteriów definiujących państwo, w którym siedzibę posiada pracodawca danej osoby.

Artykuł ukazał się w Rzeczpospolitej dnia 14 grudnia 2017r.

Subskrybuj newsletter "Strefa pracodawcy: podatki i prawo"

Subskrybuj na e-mail powiadomienia o nowych wydaniach

Czy ta strona była pomocna?