Systemy kafeteryjne a prawo pracy

W odpowiedzi na takie podejście pracowników na rynku pojawia się coraz szersza oferta programów kafeteryjnych, czyli „baz” świadczeń, które pracodawcy mogą oferować swoim pracownikom. Pracownicy mogą korzystać z zakontraktowanych przez firmę świadczeń, czy rabatów w ramach przyznanej im puli środków, zgodnie z własnymi preferencjami. W praktyce najczęstszymi elementami takich programów są karnety do klubów fitness, bilety na imprezy sportowe i kulturalne, karty lunchowe, karty przedpłacone zasilane przez pracodawców, czy różnego rodzaju bony podarunkowe lub rabatowe.

Za takim podejściem nie nadążają jednak przepisy prawa pracy. Nie dostrzegają one tego rodzaju programów. Dlatego decydując się na oferowanie pracownikom świadczeń w ramach wybranego systemu kafeteryjnego, dla uniknięcia negatywnych konsekwencji prawnych czy podatkowych, pracodawcy mogą posiłkować się jedynie ogólnymi wytycznymi wynikającymi z przepisów.

Jakie ograniczenia wynikają z prawa pracy?

Przede wszystkim to, że świadczenia niepieniężne stanowić dla pracownika jedynie przysłowiową wisienkę na torcie. Samo wynagrodzenie za pracę powinno być natomiast wypłacane w formie pieniężnej. Ta zasada dotyczy nie tylko wynagrodzenia zasadniczego, ale także wszelkiego rodzaju premii uzależnionych od wyników (tak osiąganych przez indywidualnych pracowników, jak i całą organizację). Składniki „odwynikowe” również uznawane są bowiem za element wynagrodzenia, pomimo że nie są wypłacane w stałej wysokości.

Pamiętać należy również, że różnicowanie uprawnień pracowników do świadczeń, ich wysokości, jak i dostępności poszczególnych składników może być oceniane przez pryzmat dyskryminacji. Powinno być zatem zawsze oparte o przesłanki obiektywne, w szczególności kwalifikacje danego pracownika i jakość (wartość) wykonywanej przez niego pracy. Dlatego, co do zasady, oferta w ramach programu kafeteryjnego powinna być taka sama dla wszystkich pracowników i to na nich powinien być „przerzucony” ciężar wyboru świadczeń w ramach przyznanej im puli środków do wykorzystania.

Opodatkowywać czy nie?

Co do zasady wszystkie świadczenia pracodawcy na rzecz pracownika (także te niepieniężne) stanowią przychód pracownika. Powinny zatem zostać od nich potrącone zaliczki na podatek i składki na ubezpieczenie społeczne. W efekcie kwota, jaką pracownik otrzyma na konto będzie proporcjonalnie niższa, co często jest przez pracowników postrzegane negatywnie.

Warto zatem pamiętać, że przepisy podatkowe dają możliwość częściowego zwolnienia z opodatkowania i składkowania świadczeń, jeśli finansowane są ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Należy jednak pamiętać, że nie wszystkie rodzaje świadczeń mogą być finansowane ze środków funduszu. Ze zwolnienia podatkowego skorzystać można np. w przypadku świadczeń o charakterze kulturalno-oświatowym (bilety do kina, czy teatru). Preferencyjne zasady nie znajdą już natomiast zastosowania np. do kart lunchowych. Różnice w statusie podatkowym poszczególnych rodzajów świadczeń należy uwzględnić na etapie doboru tych, które będą dostępne dla pracowników.

W przypadku finansowania świadczeń z zakładowego funduszu pamiętać także należy, że do części z nich konieczne może być także stosowanie kryterium socjalnego. Osoby gorzej sytuowane powinny mieć prawo do skorzystania ze świadczeń do wyższej kwoty niż pracownicy sytuowani lepiej. W praktyce odbywa się to zwykle poprzez przyznanie takim osobom wyższej puli środków do wydania w danym czasie. Nie wiąże się to jednak zwykle z poszerzeniem samego zakresu oferty dla osób gorzej sytuowanych.

Popularność programów kafeteryjnych na polskim rynku rośnie z każdym rokiem. Jak zauważyli jednak sami ankietowani, ciągle jest relatywnie niska. Wydaje się, że jednym z czynników mogących mieć na to wpływ jest brak przejrzystości regulacji prawnych i ugruntowanej praktyki organów w tym zakresie.