Q&A - CEWA, czyli ewidencje akcyzowe po nowemu

Tak. Zasadniczo w projekcie ustawy z dnia 31 stycznia 2023 r. (numer UD 325), dalej „Projekt”, nie ma przewidzianych wyjątków od obowiązku prowadzenia ewidencji, dokumentacji i rejestrów przy użyciu CEWA ani ze względu na rodzaj prowadzonej dokumentacji, ani wielkości działalności w zakresie wyrobów akcyzowych czy ilości wpisów. Co warto podkreślić, obowiązkiem CEWA będą również objęte rejestry, które dotychczas były prowadzone wyłącznie w formie papierowej np. rejestr sprzedaży wyrobów zawierających alkohol skażony wybranymi metodami w stężeniu 50% w opakowaniach o pojemności większej niż 1,5 l. Natomiast Ustawodawca dostrzegł potrzebę wprowadzenia zmian w samych obowiązkach ewidencyjnych. Na przykład podmiot produkujący piwo nie ma być zobowiązany do prowadzenia księgi kontroli produkcji piwa, jeśli prowadzi tę produkcję w składzie podatkowym.

Projekt wskazuje taką datę wejścia w życie tego obowiązku. W toku publicznych konsultacji jednak wiele podmiotów zgłosiło, że jest to zbyt krótki okres w szczególności ze względu na konieczność dostosowania systemów informatycznych do nowej formy dokonywania wpisów ewidencyjnych. Z ostatnich ustnych przekazów płynących ze strony Ministerstwa Finansów wynika, że CEWA będzie gotowa na 1 lutego 2024 r., jednak te podmioty, które prowadzą ewidencje elektronicznie, będą miały 18 miesięcy licząc od 1 lutego 2024 r., żeby rozpocząć ewidencjonowanie za pomocą CEWA. Szczegóły tego okresu przejściowego mają być wkrótce opublikowane wraz z Projektem w wersji po konsultacjach publicznych. Podmioty, które prowadzą ewidencje papierowo, będą musiały rozpocząć ewidencjonowanie za pomocą CEWA od 1 lutego 2024 r.

Z dostępnych informacji o tym jak ma działać CEWA wynika, że powinno to być możliwe. Założeniem CEWA jest, że podmiot zobowiązany do prowadzenia ewidencji będzie je prowadził oddzielnie na każde miejsce prowadzenia działalności. Ministerstwo Finansów nie wskazywało do tej pory, że podmiot może wybrać tylko jedną formę komunikacji z CEWA.

Brak jest wciąż projektów rozporządzeń wykonawczych, z których będzie to wynikać. Ministerstwo Finansów wskazuje, że ewidencje powinny być prowadzone na bieżąco. Z ostatnich przekazów ustnych wynika, że podmiot będzie miał 5 dni na dokonanie wpisu od momentu zaistnienia okoliczności powodujących obowiązek dokonania wpisu. Podczas spotkań prezentujących CEWA padały propozycje od przedsiębiorców, aby została wprowadzona możliwość raportowania za okresy np. tygodniowe, niemniej na ten moment nie wiadomo, do czego Ministerstwo Finansów ostatecznie się przychyli. Co warto zauważyć, momentem dokonania wpisu do ewidencji nie będzie moment wysłania pliku .xml na bramkę CEWA, a moment, kiedy cały importowany plik .xml zostanie pozytywnie zweryfikowany przez CEWA Importer pod kątem spełniania reguł biznesowych oraz uprawnienia użytkownika do wykonania żądanej operacji. Obecnie nie ma jednak szczegółowej informacji, na czym to sprawdzenie będzie polegać i jak długo będzie procedowane przez system.

Pod koniec zeszłego roku Ministerstwo Finansów zapowiadało, że środowisko testowe będzie udostępnione najprawdopodobniej w maju 2023 r.

Tak, każdy podmiot będzie zobowiązany do prowadzenia własnych słowników, które zostały zdefiniowane w systemie CEWA. Oczywiście tylko tych, które będą wymagane w ewidencjach prowadzonych przez podmiot. Jak wynika z informacji przekazywanych przez Ministerstwo Finansów, system CEWA odrzuci wpis, jeśli będzie zawierał dane, które nie będą w słowniku. Na przykład system odrzuci wpis o przyjęciu na skład podatkowy wyrobu A, jeśli wyrób A nie będzie wprowadzony do słownika wyrobów ze wszystkimi wymaganymi przez CEWA parametrami.

Dla każdego wpisu do ewidencji w CEWA będzie musiał być wskazany użytkownik, który tego wpisu dokonuje. Wygląda więc na to, że to ten użytkownik będzie odpowiedzialny za dokonany wpis na gruncie KKS. W przypadku przesyłania danych do CEWA w formie pliku .xml może to być ten sam użytkownik, który dokonuje przesłania danych do systemu CEWA, ale nie musi. Zarówno osoba przesyłająca jak i osoba wskazana jako dokonująca wpisu musi mieć nadane stosowane upoważnienie w CEWA do tych czynności dla danej ewidencji. W praktyce przy dużych przedsiębiorstwach może to stanowić spore wyzwanie, w szczególności, jeśli obecnie wpisy do systemu ERP, gdzie jest prowadzona ewidencja, są dokonywane przez wielu pracowników bądź wręcz automatycznie przez sam system.

W pierwszym etapie CEWA nie spowoduje automatycznie braku obowiązku składania deklaracji akcyzowych, niemniej Ministerstwo Finansów zapowiada, że taki będzie kierunek rozwoju systemu CEWA.