Zmiany w Krajowym Systemie e-Faktur już niedługo

Jak informowaliśmy w naszym newsletterze nr 2/2024, z informacji płynących z Ministerstwa Finansów (m.in. briefing prasowy z 19 stycznia 2024 r.) wynika, że wejście w życie przepisów o obligatoryjnych e-fakturach nie nastąpi w 2024 r., jednak przedstawiciele resortu jednoznacznie wskazali, iż nie planuje się rezygnacji z wdrożenia KSeF – jest to wciąż jeden z priorytetów resortu.

Przez ostatni miesiąc przedstawiciele Ministerstwa Finansów spotykali się z przedsiębiorcami, przedstawicielami jednostek samorządu terytorialnego, reprezentantami firm doradczych, księgowymi oraz twórcami systemów księgowych. W trakcie przeprowadzonych spotkań zwrócono uwagę na wiele praktycznych problemów stojących przed podatnikami w związku z wejściem w życie obowiązku wystawiania faktur VAT poprzez KSeF.

Wyzwania

Za największe wyzwania podatnicy uznali przykładowo wejście w życie KSeF w różnych terminach dla różnych podatników w zależności od ich statusu VAT, jak również trudności związane z koniecznością ustalania statusu VAT nabywcy. Zwracano również uwagę na potencjalne ryzyko niewystarczającej przepustowości systemu w początkowej fazie jego powszechnego obowiązywania, a także problemy w przystosowaniu się niektórych podatników, tzw. wykluczonych cyfrowo, do nowych zasad. Przedstawiciele samorządów wielokrotnie w trakcie konsultacji podnosili także, aby zobowiązać sprzedawców do umieszczania danych odbiorcy faktury (oprócz danych nabywcy) na fakturach. Ministerstwo jednoznacznie jednak wskazało, iż zobowiązanie takie nie zostanie na sprzedawców nałożone.

Mając na względzie pojawiające się postulaty, Ministerstwo Finansów zaproponowało szereg zmian legislacyjnych dotyczących funkcjonowania systemu.

Podsumowanie założeń proponowanych zmian:

1. Obowiązek KSeF zostanie wprowadzony dla wszystkich podatników w jednym terminie, a nie tak jak planowano pierwotnie w pierwszej kolejności wyłącznie dla podatników VAT czynnych.
2. Faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej będą mogły być wystawiane poprzez KSeF (opcjonalnie). Konsument otrzyma dostęp do takiej faktury poprzez jej wydanie z kodem QR (tzw. dostęp anonimowy).
3. Wprowadzenie zasady „samoidentyfikacji” nabywcy dla potrzeb obowiązku wystawiania na jego rzecz faktur w KSeF. Podatnicy zwolnieni z VAT będą zobowiązani podawać na fakturach numer VAT (jeśli są zarejestrowani dla potrzeb VAT) lub NIP (w przypadku pozostałych), w sytuacjach gdy dokonują zakupów na potrzeby działalności gospodarczej. Dodatkowo, podatnicy rozliczający podatek dochodowy od osób fizycznych na zasadach ogólnych lub wg stawki liniowej, dla celów rozliczenia tego podatku, będą zobowiązani do posiadania faktury wystawionej w KSeF. Na ten moment nie jest jednak jasne, jak ta zasada „samoidentyfikacji” opisana będzie w przepisach i czy będzie wystarczająca dla wyeliminowania sytuacji błędnej identyfikacji statusu nabywcy, a także czy odpowiedzialność sprzedawcy, w przypadku dokonania błędnej samoidentyfikacji przez nabywcę, zostanie wyłączona lub chociaż ograniczona.
4. Do KSeF wprowadzona zostanie możliwość przesyłania załączników, ale wyłącznie w formie ustrukturyzowanej (zgodnie z ustaloną schemą), np. w przypadku faktur za media, usługi telekomunikacyjne i inne „zbiorcze”.
5.  W okresie przejściowym dla wszystkich podatników wprowadzona zostanie opcja wystawiania elektronicznych faktur „offline” poza KSeF z kodem QR i wprowadzania ich do KSeF następnego dnia roboczego (z uwagi na obawy zgłaszane przez przedsiębiorców dotyczące konieczności korekt rozliczeń VAT w przypadku odrzucenia faktur przez KSeF w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego).
6. Zapewniona zostanie możliwość wcześniejszego wygenerowania oraz poboru certyfikatów nabywcy do faktur wystawianych w okresie awarii i offline.
7. W początkowym okresie obowiązywania KSeF nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach, w tym dokonywanych mechanizmem podzielonej płatności oraz istniała będzie możliwość wystawiania faktur papierowych przez podatników, u których korzystanie z KSeF może być problematyczne (tzw. wykluczenie cyfrowe), a skala i wartość wystawianych faktur nie jest duża. Dotyczyło będzie to sytuacji, gdy żadna z faktur wystawianych przez podatnika nie przekroczy 450 zł, do sumy 10 tys. zł miesięcznie.
8. Odroczone zostanie nakładanie kar za niestosowanie KSeF w początkowym okresie jego funkcjonowania w formie obligatoryjnej.

 
Co dalej?

Projekt przepisów proponowanych zmian ma zostać opublikowany już na początku kwietnia 2024 r. Wiele z nich poddanych będzie dalszym konsultacjom. Ministerstwo Finansów planuje, aby na początku maja skierować projekt ustawy do kolejnych etapów prac legislacyjnych.

O terminie wejścia w życie przepisów o obligatoryjnych e-fakturach Ministerstwo Finansów planuje poinformować na przełomie kwietnia i maja 2024 r. Pewne jest natomiast, iż KSeF w wersji obligatoryjnej nie zacznie obowiązywać w 2024 r. Odłożenie w czasie wejścia w życie obowiązywania omawianych przepisów daje samorządom trochę więcej czasu na przygotowania. Nie ma jednak wątpliwości, iż obowiązek stosowania KSeF wejdzie w życie (prawdopodobnie już w 2025 r.), dlatego nie warto odkładać przygotowań na ostatnią chwilę, zwłaszcza z uwagi na fakt, iż jest to niezwykle skomplikowana i wieloaspektowa materia.

Będziemy na bieżąco informować Państwa o dalszym przebiegu praz legislacyjnych.