Dlaczego PI Planning nazywany jest biciem serca SAFe?

Czym jest PI Planning?

Scaled Agile Framework definiuje PI Planning jako cykliczne spotkanie członków Agile Release Train (ART), podczas którego omawiana jest wspólna wizja i misja produktu lub rozwiązania i planowana jest jego kolejna iteracja. Twórca, Dean Leffingwell, podkreśla, że PI Planning jest pulsem SAFe oraz że bez tego wydarzenia nie może być mowy o stosowaniu tej metody. PI Planning to na ogół dwudniowy warsztat, który ma szczegółowo opisaną strukturę następujących po sobie sesji. Wkład do PI Planningu stanowi kontekst biznesowy, roadmapa i wizja produktu lub rozwiązania oraz 10 głównych funkcjonalności, które mają być dostarczone w kolejnym przyroście produktu. Podczas spotkań zespołowych członkowie poszczególnych zespołów produktowych uzgadniają swoje zadania, oceniają swoje możliwości, omawiają zależności i decydują, jaką część pracy będą mogli skończyć w omawianej jednostce czasu (na ogół 3-4 kolejne miesiące). Produktami wyjściowymi warsztatu powinny być: opis celów, do których osiągnięcia zobowiązują się członkowie ARTu oraz tablica programu, przedstawiająca potencjalne daty dostarczenia funkcjonalności, zależności pomiędzy zespołami i główne kamienie milowe kolejnego Program Increment.

Określenie kontekstu i priorytetów biznesowych

Podstawowym celem PI Planning jest uzgodnienie wspólnych celów biznesowych i wypracowanie wspólnego podejścia do ich realizacji. Zespoły mogą bezpośrednio skonfrontować swoje wizje z partnerami biznesowymi i dowiedzieć się jakie są priorytety, ramy czasowe, ryzyka i szanse, które niosą ze sobą wprowadzane rozwiązania. Jest to warsztat, a co za tym idzie, wiedza wszystkich uczestników jest kluczowa do właściwego zaplanowania pracy na kolejne miesiące. Zadaniem partnerów biznesowych jest określenie kontekstu i wartości biznesowej produktów lub rozwiązań. Zespoły zaś oceniają jaką część pracy będą mogły wykonać w omawianej jednostce czasu, jakie rozwiązania najlepiej wdrożyć, jak najefektywniej doprowadzić do dostarczenia wartości biznesowej oczekiwanej przez partnerów. Ekspertyza każdej ze stron jest konieczna do określenia szans i zagrożeń, powiązań wewnętrznych (w ART) i zewnętrznych (poza ART). Każdy uczestnik powinien znać swoją rolę i wynikające z niej odpowiedzialności.

Szybkie podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów

PI Planning jest także szansą na przyspieszenie podejmowania kluczowych decyzji i rozwiązywania problemów organizacyjnych. Korzystając z ekspertyzy członków zespołów i umocowania kierownictwa i partnerów biznesowych można zgłosić, omówić i rozwiązać utrudnienia, które hamują efektywną pracę i dostarczanie nowych produktów czy rozwiązań, a co za tym idzie spowalniają osiąganie przyrostów wartości biznesowej.

Zrozumienie współzależności

Produkt, szczególnie w dużej organizacji lub korporacji, nigdy nie istnieje w próżni, w oderwaniu od pozostałych produktów, systemów i procesów. Zrozumienie zależności pomiędzy systemami i zespołami jest warunkiem koniecznym do efektywnego zaplanowania pracy i uniknięcia przynajmniej części utrudnień i przestojów w pracy, wynikających z czekania na decyzje lub rozwiązania, za które odpowiedzialny jest ktoś inny. Podczas PI Planningu zespoły mają okazję omówić wszystkie zależności pomiędzy sobą. Zostają one naniesione na tablicę programu i stanowią jeden z produktów warsztatu.

Współpraca i budowanie relacji

Ważnym elementem PI Planning od początku było spotkanie członków ARTu twarzą w twarz. Ma to szczególne znaczenie w środowisku rozproszonym, często międzynarodowym, gdzie współpracujący ze sobą na co dzień ludzie nie widują się regularnie i nawiązywanie relacji jest utrudnione. Pandemia znacząco wpłynęła na możliwość bezpośredniego kontaktu i obecnie często wydarzenie to odbywa się online przy pomocy narzędzi do współpracy zespołowej. Przez ostatnie dwa lata nastąpił ogromny rozwój technik i narzędzi umożliwiających efektywne spotkania pomiędzy członkami zespołów, o ile będą one odpowiednio przygotowane w oparciu o najlepsze praktyki.

PI Planning jest okazją do bezpośredniej współpracy pomiędzy kierownikami  produktu (Product Manager, System Architekt, Release Train Engineer), członkami wszystkich zespołów produktowych i partnerami biznesowymi. Dogłębne zrozumienie odpowiedzialności swojej roli w procesie jest kluczowe do przeprowadzenia udanego i efektywnego warsztatu. Odpowiednie przygotowanie materiałów i szkoleń w zakresie tych odpowiedzialności przed przystąpieniem do PI Planningu bardzo usprawnia pracę w trakcie tego wydarzenia. Drugim ważnym elementem jest przygotowanie narzędzi do pracy i zapewnienie doświadczonych prowadzących, znających proces i mogących wspierać zespoły podczas ich sesji.

PI Planning jest wyczerpującym i trudnym wydarzeniem. Wymaga sporej dojrzałości zwinnej ludzi i odpowiedniej organizacji, przygotowania treści i logistyki. Przy zachowaniu odpowiednich praktyk może być efektywnym narzędziem do planowania pracy zespołów zwinnych w średnim okresie (około 3-4 miesiące). Jest wydarzeniem, które wyznacza tętno ARTu, regularnie odmierza dostarczaną wartość biznesową i pozwala uzgodnić wspólny dla wielu zespołów kurs w drodze do realizacji jednej wizji i strategii.

Poniżej przedstawiam listę dobrych praktyk usprawniających efektywne przeprowadzenie tego wydarzenia: