Ile powinno kosztować IT, czy agile ma wpływ na koszty i co na to Pablo Escobar?

Na początku lat dwudziestych XXI wieku można z dużą dozą pewności powiedzieć, że technologia stanowi podstawę rozwijania i tworzenia nowych modeli biznesowych. Większość projektów zaczyna się od tego, że ktoś mówi „potrzebujemy budżetu na kilku deweloperów”.

Dla przykładu, możemy przyjrzeć się znanemu w Polsce brytyjskiemu fintech’owi Revolut, który powstał w 2015 roku i dziś obsługuje płatności dla 7 milionów klientów w Europie.  We wniosku z pierwszej rundy finansowej widzimy, że z potrzebnej kwoty 1,5m funtów, większość środków miała być przeznaczona na zatrudnienie tylko 5 osób, z których trzema byli deweloperzy. 

Również przykłady większych firm wyraźnie pokazują, że budżety IT w większości przypadków rosną. Z badania przeprowadzonego przez Deloitte w 2018 roku wśród 829 CIO z całego świata wynika, że ponad 55% liderów odpowiedzialnych za technologię przyznało, że budżet IT wzrósł w porównaniu z poprzednim rokiem:

Kto najwięcej wydaje na IT?

Tutaj nie ma zaskoczenia, ponieważ największe wydatki na IT, mierzone, jako procent przychodów, są w branżach, w których produkty i usługi są wirtualne, czyli w bankowości, telekomunikacji i ubezpieczeniach. Tam średnie budżety IT kształtują się na poziomie nawet 8% przychodów. Może natomiast być zaskakujące, że IT pochłania dużą część wydatków zarówno w takich branżach, jak opieka medyczna czy branża turystyczna, gdzie wydatki są wyższe o prawie 3 pp., niż w przypadku handlu detalicznego:

Analiza budżetów IT pozwala wyznaczyć kilka cech charakterystycznych dla firm, które budują swoją przewagę konkurencyjną na technologii. Ci cyfrowi prymusi różnią się od przeciętnych firm tym, że:

1. Wydają więcej na innowacje. Gdy przeciętne firmy wydają około 18% swoich budżetów IT na innowacje, cyfrowi prymusi przeznaczają na ten cel 26% budżetu. Z drugiej strony, ci ostatni wydają mniej na utrzymanie działania biznesu (47% budżetu IT przy 56% w przypadku przeciętnych firm). Projekty biznesowe pochłaniają podobną część budżetów w przypadku cyfrowych prymusów i przeciętnych firm – odpowiednio 27% i 26%.
2. Średnio mają 2 razy większe budżety IT. Firmy średnio wydają 3,38% przychodów na IT, podczas gdy cyfrowi prymusi przeznaczają na ten cel 6,35% przychodów. Na podstawie tego oraz powyższego punktu można wywnioskować, że budżety na innowacje są prawie 3 razy większe w firmach, które na technologii opierają ważny element strategii, jakim jest przewaga konkurencyjna.
3. Posiadają lepszy proces zarządzania inwestycjami w technologie. W tym przypadku lepszy oznacza współdzielony z biznesem. Wynika to z tego, że cyfrowi prymusi już dawno temu zmienili rolę IT w organizacji z dostawcy usług na lidera biznesowego oraz z tego, że granica między biznesem i IT została zatarta na rzecz multidyscyplinarnych, zwinnych zespołów produktowych.
4. Lepiej mierzą wpływ i wartość inwestycji w technologię. Jest to dość naturalne, że firmy, które więcej wydają na IT, jednocześnie więcej uwagi przywiązują do rozliczania tych wydatków. Po pierwsze, wydatki na IT są w tym przypadku traktowane jak inwestycje, które powinny mieć określone terminy oraz kwoty zwrotu, np. mierzone przez współczynnik ROI. Po drugie, efekty tych inwestycji w rachunku zysków i strat są w transparentny sposób pookazywane w organizacji przy użyciu odpowiedniego pulpitu sterowniczego (dashboard) oraz kart wyników. Nie da się czymś zarządzić, jeśli nie da się tego policzyć.

Czy organizacje zwinne mają większe szanse, aby stać się cyfrowym prymusem?

Na pewno sam agile nie sprawi, że budżet na IT wzrośnie. Jego wielkość zależy od wielu czynników takich jak strategia biznesowa, oczekiwany przez inwestorów zwrot z inwestycji i koszty utrzymania. Metodyka wytwórcza oraz przyjęty framework tworzenia organizacji ma mały wpływ na wartość kosztów IT w rachunku zysku i strat. Nie mniej jednak, agile powinien mieć ogromny wpływ na to, jak wygląda proces decydowania o przeznaczaniu ustalonych środków oraz czy efektywnie są one wydawane. W ramach transformacji agile zazwyczaj redefiniowany jest proces budżetowania w firmach, który historycznie bazuje na corocznych budżetach, co może utrudniać szybkość działań w organizacji.

Wynika to z tego, że przy budżetowaniu rocznym jest określony jeden moment w roku, kiedy podejmowane są decyzje na temat inwestycji. Szybkość działania, zgodna z podejściem zwinnym, wymaga, aby częściej występowały zmiany kierunku i decyzje na temat przeznaczania zasobów w firmie, dlatego też coraz więcej firm decyduje się na plany kwartalne. Stanowi to również odpowiedź na pytanie, jak powiązać ze sobą strategię biznesową, budżet roczny oraz backlog zespołów zwinnych:

Czy agile, rozumiany, jako nurt zmian, może zostać wykorzystany do zmniejszenia kosztów IT?

Zgodnie z najpopularniejszą odpowiedzią wśród Agile Coach’ów – „to zależy”. Na pewno organizacja zwinna, zbudowana z zespołów produktowych i oparta na decyzyjnych Produkt Ownerach, jest efektywniejsza, niż klasyczna organizacja oparta na silosach funkcjonalnych. Wynika to, ze sposobu w jaki działa proces wytwórczy w organizacjach klasycznych i z tego, że organizacja oparta na silosach funkcjonalnych prowokuje powstawanie wszystkich 7 rodzajów strat wymienionych w koncepcji Lean:

Można wyciągnąć z tego następujące wnioski: przyjmijmy, że przykładowa firma zatrudnia 300 deweloperów, a każdy z nich kosztuje średnio 500 PLN dziennie. Za te 500 PLN firma, tak naprawdę, kupuje 8 godzin pracy dewelopera, ale czy te 8 godzin jest spędzanych efektywnie? Jest bardzo prawdopodobne, że mimo szczerych chęci deweloper nie może 8 godzin pracować nad rozwiązaniem, ponieważ traci część swojego czasu na wyżej wymienione czynności, zwane stratami. Dlatego też można założyć, że z 8 godzin tylko 5 jest poświęcanych na tworzenie wartości, a pozostałe 3 godziny są marnowane. W przypadku omawianej firmy oznacza to, że marnowanych jest dziennie ponad 56 tyś. złotych. Przez złą organizację i nieefektywny proces te pieniądze są tracone, mimo że nie muszą być. W tym miejscu przypomina mi się scena z serialu Narcos, gdy Pablo Escobar pali w piecu plikami banknotów, by ogrzać swoją rodzinę. Na pewno tak zużyte pieniądze wygenerowały trochę ciepła, ale czy był to najefektywniejszy sposób?

Fot. Jp Valery on Unsplash

Biorąc pod uwagę wyżej wymienione argumenty, można przyjąć, że organizacja zwinna musi być bardziej efektywna niż organizacja klasyczna. Jednak odpowiedź na to, jak zostaną zmonetyzowane zidentyfikowane oszczędności – czy na obniżenie kosztów, czy na powołanie nowych zespołów produktowych, czy na oddanie zespołom większej ilości czasu na innowacje – zależy od decyzji świadomie zarządzającego firmą lidera, nie ważne czy jest to duża firma, scaleup czy startup.