Zarządzanie licencjami oprogramowania – postawić na profesjonalistów czy szkolić własnych pracowników?

Możliwe są tutaj różne strategie podchodzenia do zagadnienia wymienionego w tytule. Do wyboru mamy m.in. zupełny outsourcing procesów SAM. Koszty związane ze współpracą z zewnętrzną firmą zajmującą się zarządzaniem oprogramowaniem w ramach organizacji mogą być jednak znaczne. Alternatywą dla przedsiębiorstw jest oddelegowanie oraz wyszkolenie w procesach zarządzania licencjami swoich pracowników. Wykwalifikowani pracownicy mają optymalizować koszty, minimalizować ryzyko niezgodności oraz inwentaryzować oprogramowanie w ramach powierzonych im obowiązków. Jeżeli tylko przedsiębiorstwo dysponuje wystarczającymi zasobami ludzkimi, wiedzą i odpowiednimi środkami, można rozważyć taką opcję. Można również spróbować połączyć oba powyższe rozwiązania. Wówczas odpowiednio przeszkolony przedstawiciel przedsiębiorstwa, jako osoba mająca wgląd w strukturę oraz specyfikę oprogramowania organizacji, współpracuje z zewnętrzną firmą. W trakcie niniejszej analizy skupimy się konkretnie na opłacalności strategii wyszkolenia własnego pracownika oraz spróbujemy odpowiedzieć na pytanie, czy jest to z pewnością dobrym rozwiązaniem w każdej sytuacji.

Szkolenia kluczem do sukcesu?

W obecnych czasach na rynku możemy znaleźć cały szereg różnych szkoleń dla pracowników z zakresu zarządzania licencjami. Są one przeprowadzane przez audytorów, firmy specjalizujące się w budowaniu kompetencji SAM oraz samych twórców oprogramowania (na przykład szkolenia oferowane przez SAP czy Microsoft). W ich trakcie pracownik może poznać miary licencyjne różnych producentów, ich najpopularniejsze produkty, specyfikę tychże oraz programy, które pomagają zarządzać licencjami. W tym momencie możemy zauważyć pierwszą wadę dotyczącą „samodzielności” w kwestii zarządzania licencjami – a mianowicie różnorodność zasad licencjonowania oraz możliwość ich zmiany przez dostawcę oprogramowania. Najwięksi producenci oprogramowania nie tylko różnią się w kwestii miar licencyjnych i ich definicji, ale też często zmieniają regulacje dotyczące swoich produktów, nawet w ciągu jednego roku. Aby umożliwić pracownikowi skuteczne zarządzanie oprogramowaniem należy regularnie inwestować w jego szkolenie, tak, aby był na bieżąco ze wszystkimi zmianami. Takie działania należy podejmować wobec każdego z producentów oprogramowania, z którego oprogramowania korzysta firma. Oczywistym jest, że wymaga to zarówno poświęcenia znacznych nakładów finansowych jak i czasu danego pracownika. Poniesione nakłady mogą w takim przypadku przekraczać koszty zatrudnienia firmy zewnętrznej.

Znaczenie doświadczenia

Kolejnym argumentem przemawiającym za zasadnością zaangażowania w proces SAM zewnętrznych profesjonalistów jest ich doświadczenie. Nawet najlepsze kursy i szkolenia dostarczają kursantom przede wszystkim wiedzę teoretyczną, a osiągnięcie biegłości w pracy i poznanie wszystkich jej praktycznych aspektów wymaga czasu. Zewnętrzne firmy, współpracują z wieloma klientami, zarówno na rynku krajowym jak i za granicą, zdobywają wiedzę praktyczną, która w przypadku audytów okazuje się być bardzo wartościowa. Owa wiedza, oprócz tego, że stanowi dużą pomoc podczas audytu, pozwala również na optymalizację kosztów – na przykład poprzez sugestie dotyczące zmiany miar licencyjnych na bardziej korzystne, rezygnację z niewykorzystywanych programów, zakup pakietów produktów bądź też przekazanie nieużywanych licencji do innych oddziałów firmy. Te wszystkie działania mogą przełożyć się na znaczne oszczędności, które mogą zasilić budżet przedsiębiorstwa.

Nieprzewidywalne czynniki

Biorąc pod uwagę kwestie czysto ludzkie, nie możemy zapominać, że osoby oddelegowane do zajmowania się licencjami na oprogramowanie w naszej organizacji mogą pójść na długoterminowe zwolnienie, bądź zmienić pracę. W przypadku takich nieprzewidzianych zdarzeń, nasza firma, postawiona przed widmem audytu, musi naprędce wyznaczać zastępców, zbierać dane dotyczące zainstalowanego oprogramowania oraz mieć nadzieję na uzyskanie pełnej zgodności licencyjnej. Oczywiście, wówczas cały proces szkolenia pracownika (a co za tym idzie także koszty), z perspektywy naszego przedsiębiorstwa, nie są właściwie wykorzystane. W przypadku korzystania z usług profesjonalnej firmy doradczej z wieloletnim doświadczeniem na polu SAM troska oraz czas przeznaczony na nasze zobowiązania licencyjne oraz o terminowe wykonanie czynności z nimi związanych zdecydowanie maleją. Zaoszczędzony w ten sposób czas możemy przeznaczyć na rozwijanie istotnych z punktu widzenia biznesu obszarów naszej firmy.

Następująca konkluzja wyłania się po przeanalizowaniu możliwości, jakimi dysponują firmy w kwestii zarządzania licencjami oprogramowania: niewiele jest firm, które mają wystarczająco duże środki zarówno finansowe, jak i „personalne”, aby w wystarczającym stopniu własnoręcznie zadbać o sferę zgodności licencyjnej. Trzeba być świadomym, że jest to zadanie, które, aby było wykonane należycie i nie naraziło spółki na utratę reputacji i finansów, wymaga wiele uwagi, pewnej metodyki i dogłębnej znajomości realiów rynku. Jeśli jako przedsiębiorstwo nie mamy odpowiedniej wiedzy dotyczącej licencjonowania oprogramowania, a wyszkolenie w tej materii pracowników zajmie za dużo czasu i środków, warto wówczas zdać się na doświadczenie oraz wiedzę, którymi dysponują profesjonalne firmy doradcze. Zapewni nam to spokój, który ciężko w jakikolwiek sposób przeliczyć na pieniądze. Niezbędnym jest natomiast oddelegowanie jednego z naszych pracowników do procesów związanych z licencjonowaniem oprogramowania. Zadaniem takiej osoby nie jest pełne zarządzanie oprogramowaniem, ale dogłębna znajomość firmy, jej potrzeb i wykorzystywanych produktów. W zakres kompetencji może wchodzić współpraca ze specjalistami z firmy zewnętrznej i reprezentowanie przedsiębiorstwa w trakcie potencjalnego audytu. Taki „hybrydowe” podejście do kwestii zgodności licencyjnej naszego przedsiębiorstwa jest najlepszym rozwiązaniem.

Autor: Jan Siennicki