Jak zminimalizować ryzyka związane z niewykonywaniem umów w dobie koronawirusa SARS-CoV-2?

W wielu przekazach medialnych przedsiębiorcy mogą przeczytać, że wirus SARS-CoV-2 to przypadek siły wyższej, który wyłącza ich odpowiedzialność lub odpowiedzialność ich kontrahentów za szkody wywołane niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązań umownych.

W rzeczywistości wcale nie jest jednak tak łatwo zwolnić się jednostronnie z zobowiązań kontraktowych wobec innych podmiotów. 

Przedsiębiorcy, którzy polegając wyłącznie na tym przekazie zaniechają rozważenia wszystkich okoliczności faktycznych danej sprawy oraz znajdujących do niej zastosowania regulacji umownych i ustawowych mogą być wciąż narażeni na odpowiedzialność. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania przez nich zobowiązań kontraktowych grozić może im zapłata kar umownych przewidzianych w umowach i odszkodowań - pomimo trwającej pandemii.

Z drugiej strony oparcie się wyłącznie na publicznie podawanych informacjach może spowodować bezzasadne zaniechanie dochodzenia przysługujących przedsiębiorcy praw wobec kontrahenta niewywiązującego się ze swoich zobowiązań. Ponadto, obecna sytuacja może negatywnie wpłynąć na płynność finansową firm, a tym samym konieczne może się okazać podjęcie negocjacji z bankami.

Poniżej przedstawiamy podstawowe zasady wykonywania umów w czasach pandemii oraz przykładowe działania, które można podjąć w związku z nimi.
 

Co do zasady strony umowy w chwili jej zawierania mają dużą swobodę w regulowaniu skutków jej niewykonania. Zasadą jest jednak, że:

1. w przypadku niewykonania zobowiązań pieniężnych – niezależnie od przyczyny – wierzycielowi należą się odsetki za opóźnienie w zapłacie,
2. w przypadku niewykonania zobowiązań niepieniężnych dłużnik jest zobowiązany do zapłaty odszkodowania lub też zapłaty kar umownych – chyba, że dłużnik nie ponosi winy.

Zarówno w przypadku zobowiązań pieniężnych jak i niepieniężnych skutki niewykonania zobowiązań mogą być dalej idące i obejmować przykładowo wcześniejsze wypowiedzenie czy też odstąpienie od umowy.   

W nadzwyczajnych sytuacjach, a wydaje się, że pandemia wirusa SARS-CoV-2 może takie sytuacje generować, prawo cywilne przewiduje pewne możliwości ograniczenia negatywnych skutków niewykonania zobowiązań.

Przedsiębiorca, który z uwagi na pandemię nie jest w stanie wykonać swych zobowiązań, może naszym zdaniem przede wszystkim powoływać się na:

a)   Brak winy w niewykonaniu zobowiązania, w szczególności w związku z  wystąpieniem przypadku siły wyższej w postaci pandemii SARS-CoV-2,

b)   Nadzwyczajną zmianę stosunków w związku z pandemią SARS-CoV-2 – jedynie w pewnych szczególnych sytuacjach,

c)    Następczą niemożliwość świadczenia – w sytuacji,
w której wiadomo, że dane świadczenie obiektywnie nie może już być spełnione.

Skorzystanie z któregokolwiek z powyższych praw wymaga jednak spełnienia odpowiednich warunków. Opiszemy je w kolejnych punktach.

Jak już wspominaliśmy, niewykonanie zobowiązań może mieć daleko idące niekorzystane skutki. Natomiast co do zasady dłużnik może zwolnić się z odpowiedzialności za naruszenie zobowiązania, jeśli nie ponosi winy. Mając na uwadze, że brak winy dłużnika może być związany ze światową pandemią, o braku winy można mówić wtedy, gdy zastosowanie znajdzie koncepcja siły wyższej.

Co do zasady, aby powołać się na wystąpienie siły wyższej uniemożliwiającej spełnienie danego świadczenia konieczne jest spełnienie określonych warunków:

• Wystąpiło zdarzenie niezależne od przedsiębiorcy,
• Zdarzenie to doprowadziło do niewykonania zobowiązania,
• Zdarzenia tego nie można było rozsądnie przewidzieć w chwili zawierania umowy,
• Skutkom zdarzenia nie można było zapobiec.

Sama pandemia nie stanowi jeszcze o wystąpieniu przypadku siły wyższej. Dopiero w przypadku gdy pandemia uniemożliwia wykonywanie zobowiązań w terminie i przedsiębiorca nie jest w stanie temu zapobiec można mówić o wystąpieniu siły wyższej – i to tylko co do tej części zobowiązań, których faktycznie nie da się wykonać.

Natomiast zwiększenie kosztów wykonania zobowiązania nie jest jednak wystarczające do uznania, że przedsiębiorca nie ponosi winy za niewykonanie zobowiązania, jeśli jest ono nadal możliwe do wykonania przy zwiększonych kosztach. W takim przypadku można jednak rozważyć skorzystanie z uprawnień związanych z nadzwyczajną zmianą stosunków gospodarczych.

W przypadku, gdy zobowiązania nie da się wykonać w danym czasie co do zasady przedsiębiorca nie powinien ponosić odpowiedzialności wobec kontrahenta. Zobowiązanie to jednak nie wygasa, a tylko termin na jego wykonanie jest wstrzymany do czasu ustania stanu siły wyższej.

Należy jednak podkreślić, że w obrocie profesjonalnym dla skutecznej obrony przed roszczeniami z uwagi na pandemię SARS-CoV-2 konieczne jest podjęcie wszelkich dostępnych środków zaradczych, a w szczególności:

• podejmowanie wszelkich starań, aby zobowiązanie zostało wykonane pomimo utrudnionych warunków prowadzenia działalności gospodarczej, np. podjęcie próby zatrudnienia pracowników na zastępstwo w miejsce tych, którzy nie mogą czasowo świadczyć pracy,
• minimalizowanie szkody, którą może ponieść druga strona, np. zawiadamiając ją jak najszybciej o problemach z realizacją umowy, uzgadnianie z nią na bieżąco możliwych rozwiązań, np. dostaw innych produktów czy też zmniejszonych dostaw,
• dokładne dokumentowanie przyczyn niewykonania zobowiązań (przerwany łańcuch dostaw w związku z wirusem, bardzo niska dostępność pracowników, problemy z transportem itd.), jak i podjętych działań naprawczych (np. poszukiwanie alternatywnych dostawców, firm transportowych, pracowników na zastępstwo).

Należy zawsze pamiętać, że to na dostawcy ciąży obowiązek wykazania, że nie ponosi on winy za niewykonanie zobowiązania. Dlatego też bardzo ważne jest, aby okoliczności wyłączające jego winę były jak najprostsze do wykazania. To wymaga odpowiednio prowadzonej dokumentacji.

- Łukasz Żuławiński, Radca prawny, Senior Associate

Kodeks Cywilny przewiduje, że w razie, gdyby nastąpiła nadzwyczajna zmiana stosunków, która doprowadziła do tego, że spełnienie świadczenia byłoby połączone z nadmiernymi trudnościami albo groziłoby jednej ze stron rażącą stratą, czego strony nie przewidziały przy zawarciu umowy sąd może zmienić lub rozwiązać taką umowę.

Wydaje się, że to uprawnienie mogłoby być wykorzystane w sytuacjach nagłych zmian cen pewnych towarów w związku z pandemią lub też zmniejszenia się rynku zbytu na pewne towary. W takim wypadku trudno mówić o sile wyższej, bo świadczenie da się spełnić, natomiast, gdyby jego spełnienie prowadziło do pokrzywdzenia jednej strony, strona ta może skorzystać z uprawnienia do wystąpienia do sądu o zmianę lub rozwiązanie umowy. Z tego uprawnienia mogliby więc skorzystać zarówno:

• odbiorcy, którzy nie będą potrzebowali zamówionych produktów z uwagi na kurczący się rynek zbytu,
• dostawcy, którzy dostarczają towary, których cena u producentów bardzo wzrosła w związku z pandemią.

Skorzystanie z powyższego uprawnienia wymaga uzyskania wyroku sądowego, co znacznie utrudnia szybkie rozstrzygnięcie sprawy, zwłaszcza, że pandemia wpłynie również negatywnie na pracę sądów. 

W przypadku, gdyby pandemia doprowadziła do tego, że określone świadczenie obiektywnie nie jest i nie będzie możliwe w przyszłości a nie wynika to z winy zobowiązanego to zobowiązanie do tego świadczenia wygasa. Wydaje się jednak, że taka sytuacja może mieć miejsce, gdy dotyczy osobistego wykonania świadczenia przez osobę, która w wyniku pandemii nie będzie mogła już tego świadczenia wykonać.

Podkreślić należy, że polskie firmy produkcyjne niejednokrotnie sprzedają swoje produkty poza Polskę. W takim wypadku ze szczególną ostrożnością należy zbadać, jakie prawo jest właściwe dla tej umowy. Może się okazać, że w wielu przypadkach polski Kodeks Cywilny nie znajdzie zastosowania bądź znajdzie je w ograniczonym stopniu.

Należy pamiętać również o tym, że Polska – jak i wiele innych krajów, z którymi polscy przedsiębiorcy utrzymują stosunki gospodarcze jest stroną Konwencji Wiedeńskiej (CISG), która – o ile nie wyłączy się jej stosowania – stanowi element polskiego porządku prawnego, a jej przepisy są stosowane w pierwszej kolejności przed przepisami krajowymi.

Konwencja Wiedeńska w inny sposób reguluje kwestie odpowiedzialności sprzedawcy. Podkreślić należy, że o ile koncepcja braku winy dostawcy z uwagi na siłę wyższą znajduje swój odpowiednik w Konwencji Wiedeńskiej, to przepisy o nadzwyczajnej zmianie stosunków już nie. Wydaje się więc, że w takiej sytuacji dopuszczalność skorzystania z takiego uprawnienia na podstawie Kodeksu Cywilnego byłaby wątpliwa. Co więcej, w przypadku wystąpienia siły wyższej Konwencja Wiedeńska wprost przewiduje obowiązek zawiadomienia drugiej strony o wystąpieniu tego stanu pod rygorem odpowiedzialności odszkodowawczej.

Różnice pomiędzy poszczególnymi ustawodawstwami w zakresie oceny stosunków prawnych w warunkach pandemii wirusa SARS-CoV-2 mogą być daleko idące. Dlatego też warto przeprowadzać przeglądy kluczowych umów na prawie obcym przy pomocy specjalistów z tej dziedziny.  

Nawet w przypadku, gdy właściwe jest prawo polskie a Konwencja Wiedeńska nie znajduje zastosowania, odpowiedzialność za wykonanie zobowiązań umownych może się znacząco różnić od standardów, które opisaliśmy powyżej. Co do zasady odpowiedzialność za wykonanie zobowiązań można rozszerzać i niejednokrotnie się to zdarza. Możliwe jest np. wyłączenie możliwości powoływania się na siłę wyższą.

W takim przypadku warto jest zrobić przegląd umów pod tym kątem, aby odpowiednio ustawić priorytety produkcyjne.

Przykład I

Z uwagi na zwolnienia lekarskie związane z pandemią ponad połowa załogi zakładu produkcyjnego X nie przychodzi do pracy. W związku z tym zakład nie jest w stanie wypełnić wszystkich swoich zobowiązań wobec wszystkich kontrahentów. Może on natomiast obsłużyć tylko jednego spośród dwóch klientów. 

Klient A to duży krajowy podmiot, w umowie z którym przyjęto odpowiedzialność producenta na zasadzie ryzyka, m.in. wyłączono możliwość powoływania się na siłę wyższą.

Klient B to spółka niemiecka, która w stosunkach międzynarodowej sprzedaży stosuje Konwencję Wiedeńską.

Rozwiązanie

A. Zakład X nie może wobec Klienta A powoływać się na siłę wyższą. Niewykonanie umowy wiąże się z odpowiedzialnością odszkodowawczą.

B. Odpowiedzialność wobec Klienta B jest ograniczona do czasu ustania przyczyn, jednak tylko o ile nie jest możliwe przezwyciężenie trudności związanych z pracownikami. Konieczne jest jednak natychmiastowe zawiadomienie Klienta o zaistniałej sytuacji pod rygorem odpowiedzialności odszkodowawczej.

W razie, gdyby jednak pracownicy Zakładu X byli w stanie pracować w godzinach nadliczbowych lub możliwe byłoby uzupełnienie braków załogi pracownikami z agencji pracy tymczasowej, Zakład X byłby zobowiązany do podjęcia takich działań niezależnie od konsekwencji finansowych – choćby to zwiększyło koszty do tego stopnia, że produkcja nie byłaby opłacalna.

Przykład II

Zakład produkcyjny Y ma problemy z dostawami materiałów, gdyż od swoich stałych dostawców otrzymuje tylko 2/3 koniecznych do produkcji materiałów. Zakład Y mógłby jednak kupić materiały po cenie o 200% wyższej od innych dostawców. W związku z tym zakład nie jest w stanie wypełnić wszystkich swoich zobowiązań wobec wszystkich kontrahentów. Może on natomiast obsłużyć tylko dwóch spośród trzech klientów.

Klient C to duży krajowy podmiot, w umowie z którym przyjęto odpowiedzialność producenta na zasadzie ryzyka, m.in. wyłączono możliwość powoływania się na siłę wyższą.

Klient D to spółka niemiecka, która w stosunkach międzynarodowej sprzedaży stosuje Konwencję Wiedeńską.

Klient E to spółka polska, umowa z którą przewiduje standardowe warunki odpowiedzialności z kodeksu cywilnego.

Rozwiązanie

A. Zakład Y nie może wobec Klienta A powoływać się na żadne okoliczności nadzwyczajne wobec przyjęcia odpowiedzialności na zasadzie ryzyka. Niewykonanie umowy wiąże się z odpowiedzialnością odszkodowawczą.

B. Nie można wobec Klienta D powoływać się na przypadek siły wyższej, bo niezbędne materiały są dostępne na rynku, tylko po znacznie wyższej cenie. Co do zasady nie można się powoływać również na nadzwyczajną zmianę stosunków, bo Konwencja Wiedeńska nie przewiduje takiej koncepcji zwolnienia się od odpowiedzialności.

C. Nie można wobec Klienta E powoływać się na przypadek siły wyższej, bo niezbędne materiały są dostępne na rynku, tylko po znacznie wyższej cenie. Istnieje jednak szansa, że sąd uzna, że doszło do nadzwyczajnej zmiany stosunków, która powinna prowadzić albo do zwiększenia ceny produktów albo do rozwiązania umowy. Należy więc podjąć rozmowy z tym podmiotem.  

Pandemia może wywoływać u niektórych przedsiębiorców problemy z płynnością finansową, a to może się przełożyć na trudności ze spłatą zobowiązań finansowych. W pewnych sytuacjach może to skutkować realizacją uprawnień przez kredytodawców, a w skrajnym wypadku postawieniem zobowiązań w stan wymagalności, wypowiedzeniem umów finansowych i realizacją zabezpieczeń. Zakres uprawnień kredytodawcy zależy od postanowień umów finansowych, natomiast działania banku mogą być wszczęte nie tylko na skutek samego braku spłaty, ale także na skutek spełnienia się innych okoliczności (events of default np. zagrożenie spłaty, naruszenia krzyżowe), a także pogorszenia się wskaźników finansowych (financial covenants). W konsekwencji z punktu widzenia kredytobiorców kluczowa staje się odpowiednia ocena sytuacji finansowej i prawnej oraz przygotowanie strategii do podjęcia rozmów z bankami.

- Mateusz Ordyk, Radca prawny, Partner, Deloitte Legal

1. Przede wszystkim należy podejmować wszelkie działania nakierowane na realizację zobowiązań pomimo trwających trudności. Co do zasady zwiększone koszty działalności nie mogą uzasadniać niewykonywania zobowiązań.
2. W przypadku, gdy nie jest możliwe wykonanie przez Państwa wszystkich zobowiązań, warto jest przeprowadzić przegląd umów z klientami – co do których występuje zagrożenie niewykonania zobowiązań w terminie, w ramach którego ustalone zostaną następujące kwestie:
   
   a) Jakie zasady odpowiedzialności za zobowiązania wynikają z umowy? Czy można skutecznie zwolnić się z odpowiedzialności z uwagi na okoliczności związane z pandemią?
   
   b) Czy konieczne jest podjęcie jakichś działań w związku z trwającą pandemią, np. zawiadomienie klienta w odpowiedni sposób, podjęcie środków zaradczych?
   
   c) Jaką należy przyjąć strategię dalszych działań i procedury dotyczące: priorytetów produkcyjnych, podjęcia negocjacji umów z klientami w zakresie przesunięcia terminów realizacji, przesłania do klienta informacji lub też stanowiska prawnego w zakresie wzajemnych stosunków handlowych?
   
   d) Jakie procedury powinny być dopełnione celem późniejszego skutecznego powoływania się na powyższe okoliczności?
3. Niezależnie od powyższego należy zawsze odpowiednio dokumentować wszystkie trudności uniemożliwiające wykonanie zobowiązań w terminie, a także dokładać wszelkich starań, aby informować kontrahentów o tych trudnościach i zmniejszać negatywne skutki niewykonania zobowiązań.
4. W przypadku przedsiębiorców, dla których pandemia może wywołać problemy z płynnością finansową warto jest przeprowadzić przegląd umów finansowych, pod kątem zagrożeń naruszenia tych umów nie tylko na skutek samego braku spłaty, ale także na skutek spełnienia się innych okoliczności (events of default np. zagrożenie spłaty, naruszenia krzyżowe), a także pogorszenia się wskaźników finansowych (financial covenanants). Z punktu widzenia kredytobiorców kluczowa jest odpowiednia ocena sytuacji finansowej i prawnej oraz przygotowanie strategii do podjęcia rozmów z bankami.

1. W przypadku, gdyby Państwa kontrahenci mieli problemy z płynnością finansową, rekomendujemy Państwu przeprowadzenie analizy i oceny ryzyka z tym związanego. Jeżeli umowa na to pozwala, warto rozważyć podjęcie rozmów z takim klientem zmierzających do zmiany warunków kontraktowych na bardziej bezpieczne (jeśli to akceptowalne biznesowo - przedłużenie terminów zapłaty, niższy poziom kredytu kupieckiego, wprowadzenie odpowiednich zabezpieczeń). 
2. Ponadto, zalecamy Państwu również przeprowadzić przegląd umów z Państwa dostawcami – co do których istnieje zagrożenie niewykonania zobowiązań w terminie, w ramach którego warto ustalić:
   
   a) Jakie zasady odpowiedzialności za zobowiązania wynikają z umowy? Czy dostawca może się zwolnić od odpowiedzialności w związku z trwającą pandemią? Czy zgłaszane przez niego problemy faktycznie usprawiedliwiają zwolnienie się z odpowiedzialności?
   
   b) Jakie formalnie działania musiałby podjąć, aby skutecznie uniknąć odpowiedzialności za niewykonanie zobowiązań?
   
   c) Jaki model działania można przyjąć w stosunku do dostawców – czy odroczyć terminy zapłaty czy też próbować zmobilizować do wykonywania umów lub skompensować sobie szkodę wynikającą z niewykonania przez nich zobowiązań? 

W dobie koronawirusa przedsiębiorcy są zmuszeni podejmować w bardzo krótkim czasie bardzo trudne decyzje, które mogą zaważyć na przyszłości ich biznesu. Zarządzanie kryzysowe wymaga jednak uwzględnienia czynników prawnych – w tym zwłaszcza treści zawartych umów z kluczowymi klientami, dostawcami oraz instytucjami finansowymi. W wielu przypadkach podjęcie stosunkowo niekosztownych działań może uchronić biznes od bardzo dotkliwych kar umownych, odszkodowań a nawet przedwczesnego rozwiązania umowy. Konieczne jest jednak podjęcie odpowiednich środków zaradczych.

- Robert Uhl, Adwokat, Partner Associate