Czy w ramach pracy zdalnej, pracownicy mogą wykonywać obowiązki z dowolnego kraju?

Coraz częściej pojawiają się zatem sytuacje, gdy pracownik jest zainteresowany, aby świadczyć pracę dla swojego polskiego pracodawcy z terytorium innego państwa, np. poprzez pozostanie na kolejny miesiąc bądź dwa w miejscu, gdzie odpoczywał na urlopie, czy wręcz rozważając przeniesienie się na parę miesięcy w okresie zimowym np. na Maltę bądź Cypr.  Zgoda na taką elastyczną formę pracy jest często ogromnie motywująca dla pracownika i traktowana jako forma benefitu.

Kodeks pracy reguluje zasady świadczenia pracy na odległość – wykonywanej regularnie poza zakładem pracy - poprzez instytucję telepracy, z kolei do sytuacji tymczasowego polecenia wykonywania pracy na zasadzie „home office” lepiej odnoszą się wprowadzone do polskiego porządku prawnego tymczasowe regulacje dotyczące możliwości pracy zdalnej na czas sytuacji pandemicznej.

Toczą się prace na wprowadzeniem przepisów o pracy zdalnej na stałe do kodeksu pracy, jednak zarówno obecne, jak i planowane rozwiązania tyczą się kwestii stosowania narzędzi pracy oraz wypłaty ekwiwalentu za sprzęt własny pracownika.

Tymczasem, pracodawca przed wyrażeniem zgody na pracę za granicą, powinien uwzględnić także inne kwestie, które nierzadko w ogóle nie są adresowane przez obowiązujące Regulaminy Wynagradzania czy Regulaminy Pracy:

1. Czy i kiedy pracownik może zacząć podlegać opodatkowaniu za granicą?

Czy jest limit czasu spędzonego za granicą, którego przekroczenie powoduje obowiązku opodatkowania tam? Czy fakt, że ważna jest polska umowa, chroni przed opodatkowaniem za granicą?

2. Jak zaadresować kwestie podatkowe u płatnika -  czy nadal pobierać zaliczki na podatek PIT w Polsce?

Aby prawidłowo zabezpieczyć interesy pracodawcy konieczna jest analiza modelu wykonywania pracy oraz sytuacji pracownika zarówno po stronie kraju wykonywania pracy jak i po stronie polskiej.

3. Czy podpisywanie umów i świadczenie pracy przez pracownika poza siedzibą pracodawcy ma jakieś konsekwencje podatkowe dla Spółki?

Na co zwrócić uwagę, aby nie powstał zakład za granicą, co powoduje, że na spółkę mogą zostać nałożone dodatkowe obowiązki z zakresu rejestracji, raportowania, prawidłowego rozliczenia czy prowadzenia dokumentacji za granicą.

4. Ubezpieczenia społeczne – jak się kształtują obowiązki w krajach Unii, a jak w innych krajach? Co z ubezpieczeniem zdrowotnym?

Czy można zabezpieczyć pracownika i pracodawcę? Czy nie trzeba będzie płacić składek za granicą? Jakie dokumenty należy zdobyć?

5. Formalno-prawne zagadnienia wykonywania pracy za granicą?

Czy są jakieś wymogi, które trzeba spełnić, np.  w zakresie czasu pracy, odpowiedniej ilości dni urlopowych, czy wysokości wynagrodzenia? Czy trzeba aneksować umowę o pracę?

6. Czy obowiązują jakieś wymagania w zakresie legalizacji pobytu czy pracy?

Każde państwo tworzy system zdobywania uprawnień i pozwoleń do wykonywania tam pracy czy innych wymogów imigracyjnych, ale też może przewidywać maksymalny okres pobytu czy pracy, który nie rodzi obowiązku uzyskiwania zezwoleń.

Temat pracy zdalnej z zagranicy może być adresowany w różnych obszarach, np.:

  Kompleksowej analizy modelu wykonywania pracy z terytorium zagranicznego przez Państwa pracownika / pracowników lub wskazania implikacji, w konkretnym przypadku pracy za granicą,

 Przygotowania regulaminu pracy zdalnej,

 Komunikacji do pracowników czy, kiedy i na jakich zasadach praca z zagranicy jest możliwa,

 Prezentacji dla zarządu pokazującej ryzyka/kwestie do rozważenia przed podjęciem decyzji o zgodzie na pracę spoza terytorium Polski bądź odmowie takiej zgody.

Warto rozważyć zaangażowanie doradców, którzy wesprą pracodawcę w temacie pracy zdalnej w Polsce, ale również będą mogli zaoferować asystę w tym zakresie za granicą.

Współautor tekstu : Bartlomiej Łukasik, Senior Konsultant w Dziale Doradztwa Podatkowego