Zawieranie umów w dobie COVID-19

W związku z wprowadzaniem coraz bardziej restrykcyjnych ograniczeń w zakresie prowadzenia działalności gospodarczej, mobilności społecznej i obrotu prawnego ze względu na postępującą pandemię koronawirusa (COVID-19), jako szczególnie istotna jawi się kwestia efektywnego i szybkiego zawierania umów przy zachowaniu minimalnych wymogów prawnych i z wykorzystaniem rozwiązań, które przewidują przepisy prawa.

W związku z tym poniżej w sposób zwięzły chcielibyśmy przedstawić możliwości, którymi dysponują strony przy zawieraniu umów w tych szczególnych okolicznościach, w szczególności zaś zwrócić uwagę na wprowadzoną nie tak dawno temu do polskiego prawa możliwość zawarcia umowy w formie dokumentowej.

W polskim prawie cywilnym obowiązuje zasada swobody formy. Zgodnie z art. 60 Kodeksu cywilnego (KC), z zastrzeżeniem wyjątków w ustawie przewidzianych, wola osoby dokonującej czynności prawnej może być wyrażona przez każde zachowanie się tej osoby, które ujawnia jej wolę w sposób dostateczny, w tym również przez ujawnienie tej woli w postaci elektronicznej (oświadczenie woli). Zasada ta odnosi się również do zawierania umów pomiędzy stronami.

Swobodę wyboru formy ograniczył ustawodawca, zastrzegając w przepisach szczególnych, że dokonanie określonych rodzajów czynności prawnych wymaga złożenia oświadczenia woli w formie szczególnej. Odstępstwo od zasady ogólnej mogą wprowadzić także same strony, postanawiając, że dokonanie przez nie oznaczonej czynności prawnej nastąpi w formie szczególnej (art. 76 KC).

O ile przepis szczególny nie nakazuje wprost stosowania określonej formy czynności prawnej (w tym kwalifikowanej formy takiej jak np. forma aktu notarialnego) lub strony nie wskazały wyłączności danej formy czynności prawnej, w praktyce obrotu stosowane są najczęściej poniżej wskazane formy dla zawarcia umowy:

1. zwykła forma pisemna (art. 78 KC) - do zachowania tej formy wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli, a w przypadku zawierania umowy wystarcza wymiana dokumentów obejmujących treść oświadczeń woli, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron lub dokumentów, z których każdy obejmuje treść oświadczenia woli jednej ze stron i jest przez nią podpisany;

Przykłady:

• jednoczesne (tj. w tym samym miejscu i czasie) złożenie podpisów pod umową przez wszystkie jej strony - umowa zostaje zawarta z chwilą złożenia ostatniego podpisu;
• sukcesywne składanie podpisów przez poszczególne strony przebywające w różnych lokalizacjach - umowa będzie podpisana po złożeniu ostatniego z podpisów oraz dojściu złożonego w ten sposób oświadczenia woli do drugiej strony;
• wymiana dokumentów – odbyć się to może w dwojaki sposób: (i) umowa zostaje zawarta poprzez wymianę dokumentów zawierających treść umowy, z których każdy jest podpisany przez jedną ze stron - umowa zostaje wówczas zawarta z chwilą dojścia do adresata ostatniego z podpisanych oświadczeń, a także (ii) możliwe jest zawarcie umowy poprzez wymianę dokumentów, z których każdy zawiera treść oświadczenia woli tylko tej strony, która go podpisała – umowa zostaje zawarta z chwila dojścia takiego oświadczenia do drugiej strony.
  
  

2. forma elektroniczna (art. 781 KC) – do zachowania tej formy wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym, tj. zaawansowanym podpisem elektronicznym, który jest składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia do składania podpisu elektronicznego i który opiera się na kwalifikowanym certyfikacie podpisu elektronicznego. Oświadczenie złożone w tej formie jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej. W przypadku niespełniana przed podpis elektroniczny wyżej wskazanych warunków, na tle aktualnego stanu normatywnego, możliwe, że konkretne oświadczenie woli składane za pomocą środków komunikacji elektronicznej spełniać będzie wymogi wskazane dla zachowania formy dokumentowej.

Przykłady:

Omawiana forma elektroniczna może być zastosowana dla oświadczeń woli obu stron, co oznacza, iż umowa jest zawarta w całości w formie elektronicznej. Możliwe jest również zawarcie umowy w ten sposób, że jedna ze strona podpisze umowę w formie pisemnej, natomiast druga dokona tego w formie elektronicznej. Podobnie, gdy ustawa przewiduje wymóg formy pisemnej dla danego oświadczenia woli (umowy), możliwe będzie złożenie takiego oświadczenia w formie elektronicznej ze względu na zrównanie formy elektronicznej z formą pisemną (art. 78 § 2 KC). Przykładowo, kwalifikowany podpis elektroniczny na umowie w formacie PDF będzie się sprowadzał do wzmianki identyfikacyjnej i datownika pod wybranym miejscem pod treścią umowy, które to dane zostaną umieszczone przez dedykowane oprogramowanie i opatrzone stosownym certyfikatem.

3. forma dokumentowa (art. 772 i art. 773 KC) – do zachowania tej formy wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu, w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej oświadczenie, przy czym za dokument uważa się nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią.

Przykłady:

Wśród przykładów oświadczeń mieszczących się w ramach formy dokumentowej wskazać można: e-mail, SMS, faks, wiadomość na pliku z zapisem dźwiękowym czy wiadomość na pliku audiowizualnym (wymiana oświadczeń woli za pomocą tych środków komunikacji w przypadku zawarcia umowy). Taki dokument nie musi zawierać podpisu (własnoręcznego lub elektronicznego), jednakże nie ma przeszkód aby dokument tekstowy opatrzony był podpisem powielanym mechanicznie (np. facsimile, kopia faksowa, skan), w postaci dźwiękowej lub audiowizualnej, a także aby wiadomość elektroniczna (mailowa) została zakończona wpisem imienia i nazwiska składającego lub danymi pozwalającymi zidentyfikować składającego.

W przypadku tej formy istotne jest (dla uniknięcia wątpliwości), aby strony w sposób jasny i jednoznaczny wskazały na wolę zawarcia umowy w tej formie, a inna forma nie była przewidziana przez przepis szczególny np. jedna ze stron może w e-mailu załączyć plik z treścią umowy oraz oświadczyć, że poprzez taki mail chce zawrzeć umowę, natomiast druga strona może odpowiedzieć na taki e-mail, jednocześnie potwierdzając zawarcie załączonej umowy.

- mówi Błażej Badera 

Kwalifikowanymi formami pisemnymi są:

• forma pisemna z urzędowym poświadczeniem daty (tzw. data pewna);
• forma pisemna z urzędowym poświadczeniem podpisu (np. forma pisemna z podpisami notarialnie poświadczonymi);
• forma aktu notarialnego.

Wskazane wyżej formy zawarcia umowy będą się wiązały co do zasady z koniecznością ich dokonania przez strony przed organem publicznym lub notariuszem. Istnieje również możliwość w przypadku formy pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi złożenia oświadczeń w dwóch różnych dokumentach o tej samej treści lub obejmującymi oświadczenie woli danej strony przed dwoma różnymi notariuszami. W sytuacji zawierania umowy w formie aktu notarialnego co do zasady obowiązuje zasada jedności miejsca, czasu oraz akcji, ale niewykluczone jest zawarcie umowy w formie dwóch aktów notarialnych w trybie złożenia oferty i jej przyjęcia (przy czym to drugie oświadczenie nawiązywałoby w swojej treści do aktu notarialnego i oferty nim objętej), np. jedna strona składa ofertę zawarcia umowy o treści określonej w akcie notarialnym, natomiast druga przyjmuję tę ofertę w formie aktu notarialnego.

Skutki prawne niedochowania przewidzianej formy czynności prawnej mogą być zróżnicowane. Wyróżnia się trzy podstawowe rodzaje rygorów:

• formę zastrzeżoną wyłącznie dla celów dowodowych (ad probationem) (art. 74 KC) - niezachowanie tego rygoru spowoduje utrudnienia w przeprowadzeniu niektórych dowodów na fakt dokonania danej czynności prawnej (zawarcia umowy), należy jednakże podkreślić, iż tych ograniczeń nie stosuje się w stosunkach pomiędzy przedsiębiorcami. Taki rygor przewidziany jest np. dla umowy kontraktacji (art. 616 KC) lub dla odwołania darowizny (art. 900 KC);
• formę zastrzeżoną pod rygorem nieważności (ad solemnitatem) (art. 73 KC) - oznacza to konieczność objęcia daną formą całej treści czynności prawnej (umowy), inaczej okaże się ona bezwzględnie nieważna – takie zastrzeżenie mogą przewidzieć strony lub wprost przepis prawa. Taki rygor przewidziany jest np. dla udzielenia pełnomocnictwa ogólnego (art. 99 § 2 KC) lub umowy przejęcia długu (art. 522 KC);
• formę zastrzeżoną dla wywołania określonych skutków prawnych (ad eventum) (art. 73 KC) – w przypadku braku zachowania takiej formy czynność będzie ważna, z tym że nie wywoła niektórych skutków, a tylko te, które nie są zależne od dochowania formy. Taki rygor przewidziany jest np. dla zastrzeżenia własności przy zawarciu umowy sprzedaży, które powinno być stwierdzone pismem, a jednocześnie wymaga, by dla skuteczności tego zastrzeżenia względem osób trzecich miało ono formę pisemną kwalifikowaną – forma z datą pewną (art. 590 KC).

Uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia (art. 77 § 1 KC).

Jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej, chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę (art. 77 § 2 KC).

Jeżeli umowa została zawarta w innej formie szczególnej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia; natomiast odstąpienie od umowy albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem (art. 77 § 3 KC).

Wprowadzone przez władze publiczne środki bezpieczeństwa ograniczające mobilność społeczną (np. kwarantanna lub izolacja), a także tzw. social distancing podejmowany przez uczestników obrotu utrudniają w praktyce zawieranie umów, niemniej co do zasady nie uniemożliwiają obrotu prawnego. W takich okolicznościach istotnego znaczenia nabiera możliwość zawierania umów w formie dokumentowej (o ile inna forma nie została zastrzeżona przez ustawę lub strony) oraz wymiana dokumentów zawierających złożone przez strony oświadczenia woli.

- mówi Krystian Kowalski
 

Środkiem ograniczającym konieczność osobistego stawiennictwa wielu stron jest również możliwość udzielenia pełnomocnictw ograniczonej liczbie osób przez strony (np. pełnomocnictwa ogólnego, o ile nie jest konieczne pełnomocnictwo rodzajowe lub szczególne), pamiętając o zachowaniu formy pełnomocnictwa.