Powrót do miejsca pracy: jak uruchomić firmę po pandemii

W artykule pt. Jak zachować odporność w biznesie: powrót do normalnego działania po pandemii stwierdziliśmy, że odporność jest po prostu życiowym podejściem. Odporność – to umiejętność przetrwania kryzysu w dobrym stanie. W tak zmiennych warunkach nie wystarczy „odhaczanie” punktów z listy kontrolnej. Zarząd firmy musi analizować, dyskutować i podejmować decyzje, dotyczące podstawowych kwestii o charakterze strategicznym. Odporni liderzy zdają sobie sprawę, że wykonalne plany otwarcia muszą być elastyczne, wobec czego na bieżąco dostosowują je do zmian otoczenia. Przywracanie działalności w oparciu o listy kontrolne jest pozbawione niezbędnej elastyczności, w związku z czym sukces takiego sposobu działania stoi pod znakiem zapytania.

Proponujemy zatem, by proces powrotu do biura uwzględniał trzy etapy:

• ocenę zmian umowy społecznej zawartej z pracownikami;
• odpowiedzi na podstawowe pytania strategiczne dotyczące pracy, pracowników i miejsca pracy, od których zależą decyzje, dotyczące ponownego otwarcia firmy;
• wykorzystywanie istotnych narzędzi, wspomagających podejmowanie wyważonych decyzji strategicznych, takich jak scenariusze gospodarcze czy aktualne informacje o przepisach obowiązujących w Polsce.

Zmiany umowy społecznej

Jedna z najważniejszych zmian, spowodowanych pandemią, dotyczy umowy społecznej, w szczególności tej między pracodawcą a pracownikami. Ta niepisana umowa opiera się o powszechnie przyjęte, domyślne założenia, dotyczące „tego, jak się rzeczy mają”. Warto przeanalizować, jak głębokim zmianom podlega obecnie ta umowa:

• Powszechnie uznawane granice między pracą a życiem osobistym uległy zatarciu, bo pracownicy zaglądają kolegom do domów w czasie wideokonferencji, poznają ich życie – w przenośni i dosłownie – od kuchni.
• Dobre samopoczucie pracowników stało się widocznym priorytetem, zwłaszcza że wielu z nich boryka się z problemem utraty kontaktu rodziną i przyjaciółmi.
• Z dnia na dzień znikają uprzedzenia, dotyczące pracy z domu. Przykładem może być jedna z organizacji, gdzie po przejściu na pracę z domu wydajność – wbrew długoletnim obawom kadry zarządzającej – wzrosła, a nie spadła.
• Zarówno firmy, jak i administracja mają nie najlepsze doświadczenia z elastycznym systemem zatrudnienia, bo trudno jest wspierać osoby pracujące na zlecenie, stanowiące obecnie większość zatrudnianych talentów.

Co więcej, oczekiwania dotyczące bezpieczeństwa – fizycznego, emocjonalnego, finansowego i cyfrowego – znacząco wzrosły we wszystkich grupach interesariuszy, ze szczególnym uwzględnieniem pracowników etatowych.

Najważniejsze pytania strategiczne

Z prowadzonych przez nas szeroko zakrojonych badań wynika, że o przyszłości pracy decydują trzy podstawowe aspekty: praca (czyli co się robi), pracownicy (czyli kto ja wykonuje) oraz miejsce pracy (czyli gdzie się pracuje). Choć tematem niniejszej publikacji jest ponowne otwarcie miejsca pracy, powiązane z tym kwestie dotyczące pracy i pracowników nie tracą istotności. Sprawny pracodawca opracowuje i przekazuje pracownikom jasne zasady, dotyczące podstawowych kwestii, takich jak podejmowane przez specjalne grupy robocze działania, zmierzające do otwarcia firmy.

Najważniejsze pytania przy planowaniu powrotu do biura, jakie powinien zadać sobie pracodawca:

W jaki sposób zaplanować powrót do firmy?

• Należy określić, jakie piony, funkcje i stanowiska muszą działać na miejscu w firmie ze względu na efektywność, a kto może nadal pracować zdalnie. Zasady te ułatwiają zastosowanie procedur bezpieczeństwa.
• Należy ocenić rodzaj prac, które poszczególne zespoły muszą wykonywać na miejscu, w tym czas potrzebny do ich realizacji, bo to będzie stanowić podstawę planowania bezpiecznego wykorzystania przestrzeni.
• Zespoły pracujące zdalnie potrzebują wsparcia. Należy określić zasady działania zespołów pracujących zdalnie (uwzględniając takie czynniki, jak styl działania, normy i wykorzystywane technologie) i przeprowadzić szkolenia, dotyczące efektywnej i wygodnej pracy z domu.
• Trzeba opracować scenariusze, umożliwiające analizę możliwych sposobów rozmieszczenia pracowników w miejscu pracy ze szczególnym uwzględnieniem wydajności, kosztów, bezpieczeństwa i warunków działania.
• Stopniowe wprowadzanie wyznaczonych osób do firmy powinno przebiegać w oparciu o podzielony na etapy plan działania.
• Należy opracować wytyczne, dotyczące testowania, monitoringu, zagospodarowania przestrzeni i zarządzania miejscem pracy, a także zasady przyjmowania gości, uwzględniające wydajność oraz bezpieczeństwo fizyczne i emocjonalne.

W jaki sposób zapewnić firmie utrzymanie rentowności?

• Należy opracować modele finansowe, oparte o różne scenariusze ponownego otwarcia firmy i dojścia do pełnej sprawności działania, ze szczególnym uwzględnieniem kwestii płynności i dostatecznej kapitalizacji.
• Warto na bieżąco śledzić programy pomocy rządowej, które umożliwią pozyskanie dofinansowania w procesie powrotu do firmy.