Inspekcja i adaptacja w Scrum – remedium (nie tylko) na kryzys

Czym jest inspekcja i adaptacja?

Jednym z pryncypium manifestu Agile, czyli deklaracji zasad i wartości wspólnych dla zwinnych metod zarządzania, jest "Reagowanie na zmiany ponad podążanie za planem" (więcej na ten temat pisaliśmy w tekście "Czym tak naprawdę jest Agile?"). Zastosowanie tej zasady znajduje odzwierciedlenie w Scrumie w postaci dwóch filarów: inspekcji oraz adaptacji. O trzecim filarze - transparencji - przeczytasz w tekście „Czy przejrzystości w Scrum można nadużyć?”.

Inspekcja jest inaczej sposobem monitorowania, służącym sprawdzeniu, czy artefakty Scruma – jak Backlog Produktu, Backlog Sprintu oraz Przyrost – i postęp pracy, są zgodne z założeniami oraz oczekiwaniami. Taka kontrola jest wykonywana po to, by wykryć ewentualne odchylenia lub niedociągnięcia, które można skorygować. Właśnie temu służy drugi filar – adaptacja, czyli sposób niwelowania rozbieżności pomiędzy stanem pożądanym a rzeczywistym.
 

Korzyści wynikające z procesu

Inspekcja i adaptacja razem tworzą pętlę uczenia się przez pozyskiwanie informacji zwrotnej, zarówno na poziomie zespołu, jak i organizacji. W tradycyjnych metodach wytwarzania oprogramowania, tego rodzaju kontrola odbywała się dopiero na koniec – po wytworzeniu produktu. W Scrumie, dzięki pracy w krótkich odcinkach czasu zwanych sprintami, taka kontrola rezultatów odbywa się codziennie, ale jej szczególne znaczenie jest widoczne na koniec cyklu, który trwa od jednego tygodnia do jednego miesiąca.

W przypadku metod tradycyjnych (waterfall), projekt może trwać nawet 3 lata, więc kontrola wykonana po tak długim okresie może wykazać dramatyczne odchylenia od początkowych wymagań oraz aktualnych oczekiwań rynku, a co za tym idzie - korekty mogą wymagać dodatkowego długiego czasu, co wiąże się także z rosnącymi kosztami.

W przypadku metod zwinnych, częste przeprowadzanie kontroli i bieżąca korekta rozbieżności sprawia, że zyskuje na tym jakość produktu, który może być szybciej wdrożony na rynek (bez dodatkowego, poprojektowego okresu naprawy błędów). Istotną korzyścią jest także możliwość wprowadzenia zmian do początkowych założeń odnośnie wizji produktu. Dzięki częstej pętli zwrotnej, otrzymuje się dodatkowe informacje (również z rynku), wpływające na koncepcję produktu oraz zakres projektu. Niewątpliwą zaletą w tym przypadku jest również organizacyjne uczenie się. Dzięki częstszemu procesowi kontroli oraz dostosowania produktu, poznajemy lepiej potrzeby klientów, uczymy się rozwiązywać problemy w sposób bardziej kreatywny oraz wiemy, jak nie popełniać danych błędów w przyszłości.

Ostatnią kwestią jest również poprawa współpracy między biznesem i IT. W procesie biorą udział nie tylko członkowie zespołu Scrumowego, ale również interesariusze, którzy najlepiej znają oczekiwania rynku oraz dostarczają informacji o tym, co jest pożądane z perspektywy klienta. Dzięki temu możliwe jest połączenie technologii i biznesu.
 

Kiedy jest najlepszy moment na przeprowadzenie inspekcji oraz co podlega adaptacji?

W momencie planowania Sprintu, inspekcji poddajemy Backlog Produktu oraz wizję, co bezpośrednio wpływa na zakres funkcjonalności realizowany w trakcie iteracji. Adaptowany jest zatem Backlog Sprintu. Na Daily Scrum członkowie zespołu Scrumowego śledzą postęp realizacji prac w kierunku realizacji celu Sprintu i w przypadku ewentualnych trudności, dostosowują Backlog, renegocjując zakres funkcjonalności wybrany do realizacji w najbliższej iteracji. Ta kończy się Przeglądem, na którym weryfikuje się, czy przyrost produktu, stworzony przez zespół, spełnia oczekiwania, a w wyniku pozyskanej informacji, modyfikuje się Backlog (być może trzeba produkt rozbudować, albo wyeliminować część jego funkcjonalności?). Ważnym momentem jest również Retrospektywa, na której zespół analizuje swoje działanie (dokonuje inspekcji), oraz generuje usprawnienia, które wdraża w kolejnych cyklach.
 

Inspekcja i adaptacja w czasach kryzysu

Powyżej opisane funkcjonowanie mechanizmu inspekcji i adaptacji jest przydatne nie tylko w codziennej pracy w zmiennym środowisku, ale nabiera szczególnego znaczenia w obliczu kryzysu. Pandemia wywarła wpływ na całą gospodarkę, a w szczególności na:

• dostawców - którzy stracili część źródeł pozyskiwania półproduktów, a więc nie mogli dalej zaopatrzyć firmy, wpływając na jej możliwości działania;
• klientów - którzy w obliczu trudności z dostępnością produktów, rosnących cen i ryzyka utraty pracy, zaczęli wydawać mniej i/lub rozsądniej, wpływając bezpośrednio na popyt;
• firmy - które zmuszone były zweryfikować swój profil działalności, ofertę i wielkość produkcji w stosunku do zapotrzebowania rynku, kondycji finansowej i możliwości zaopatrzenia w surowce.

W tak niestabilnych warunkach, organizacje nie mogą pozwolić sobie na długookresowe planowanie i konieczna jest częsta weryfikacja wstępnych założeń, by dostosować działania do okoliczności w celu minimalizowania strat lub maksymalizacji korzyści.

W jaki sposób można wykorzystać inspekcję i adaptację w obliczu kryzysu?

• Weryfikacja trudności w pracy zdalnej - dzięki krótkim iteracjom i częstemu sprawdzaniu, czy pracownicy mają odpowiednie warunki do pracy zdalnej, możliwe jest usunięcie przeszkód, które utrudniają pracę w nowych okolicznościach (np. poprzez wzmocnienie zaplecza infrastrukturalnego, zapewnienie stabilnego łącza).
• Modyfikacja zakresu projektu - częsta inspekcja i adaptacja sprawia, że rozsądniej wydaje się pieniądze, inwestując je w 20% wymagań, które będą generować 80% korzyści, co wpływa bezpośrednio na oszczędności.
• Testowanie nowej oferty - dzięki tworzeniu MVP (ang. Minimum Viable Product) i wypuszczaniu go na rynek w obszarach do tej pory nie eksplorowanych, pozyskuje się opinię zwrotną, którą można wykorzystać do modyfikacji produktu. Dzięki temu możliwe jest znalezienie dochodowej niszy nawet w warunkach kryzysu.
• Efektywniejsze wykorzystanie dostępnych zasobów - dzieje się tak poprzez alokację pracowników wraz z już posiadanymi przez nich umiejętnościami do zadań, których w bardziej pewnych czasach by nie wykonywali. Należy zaznaczyć, że nie chodzi o wykonywanie pracy dużo poniżej kwalifikacji, ale o zmianę jej rodzaju. Wzbogacenie pracy i jej różnorodność są także istotnymi czynnikami motywacyjnymi, a efekt ten może zostać wzmocniony, jeśli zamiast zwalniać pracownika – umiejętnie wykorzysta się jego potencjał, utrzymując poziom zatrudnienia. Będzie to budowało jego poczucie bezpieczeństwa oraz postawę lojalności.
   

Ucz się na błędach

Na koniec warto wspomnieć, że proces inspekcji i adaptacji nie zawsze kończy się sukcesem. Porażki są naturalnym elementem procesu uczenia się, ale dzięki większej regularności, błędy można wychwycić szybciej, by równie szybko móc je naprawić. Ważne jest, żeby stworzyć do tego odpowiednie warunki: kultura organizacyjna wspierająca transparencję, otwartość, szacunek i umiejętność przyznania się do błędu stają się niezbędnymi czynnikami poprawiającymi efektywność inspekcji i adaptacji.