Korzyści z pracy twórczej w branży IT

Podstawa prawna:

1. Prawo Autorskie – ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz. U. 2022 poz. 2509),
2. Ustawa o PIT – ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tj. Dz. U. 2022 poz. 2647),
3. Interpretacja ogólna – interpretacja ogólna nr DD3.8201.1.2018 Ministra Finansów z dnia 15 września 2020 r. w sprawie zastosowania 50% kosztów uzyskania przychodów do honorarium autorskiego

Zastosowanie 50% kosztów uzyskania przychodów w branży IT

Ustawa o PIT przyznaje pracownikom niektórych sektorów możliwość skorzystania z preferencyjnych 50% kosztów uzyskania przychodów („50% KUP”) w stosunku do honorarium autorskiego otrzymanego za korzystanie lub rozporządzanie prawami autorskimi do utworów przez nich stworzonych. Do działalności objętych tą ulgą zalicza się m.in. działalność twórczą w zakresie programów komputerowych i gier komputerowych oraz działalność badawczo-rozwojową.

Skorzystanie z tej ulgi oznacza, że po spełnieniu określonych kryteriów pracownik może uzyskać wyższe wynagrodzenie netto, przy niezmienionym poziomie wynagrodzenia brutto.

Do czasu wydania Interpretacji ogólnej kryteria stosowania 50% KUP nie były jasne. W Interpretacji ogólnej przedstawiono kluczowe warunki, których spełnienie konieczne jest do wdrożenia systemu wynagrodzenia opartego na 50% KUP. Poniżej koncentrujemy się na kluczowych aspektach prawnych, do jakich odnosi się Interpretacja ogólna w zakresie funkcjonowania struktury opartej na 50% KUP.

Nie każdy utwór daje ulgę

Wdrażając 50% KUP w pierwszej kolejności należy zidentyfikować pracowników, którzy w ramach wykonywania swoich obowiązków zawodowych tworzą utwory w rozumieniu Prawa autorskiego. Jednakże, samo stworzenie przez pracownika utworu nie jest wystarczające do zastosowania 50% KUP. Utwory te muszą bowiem powstawać w wyniku podejmowania przez pracownika określonego rodzaju działalności, wskazanego w przepisach Ustawy o PIT, w tym działalności twórczej w zakresie programów komputerowych.

Zatem w pierwszym etapie analizy możliwości objęcia pracownika 50% KUP powinno uwzględnić się dwa kluczowe elementy:

1. ustalenie czy pracownik tworzy/stworzył utwór w rozumieniu Prawa autorskiego;
2. potwierdzenie, że utwór ten powstał w ramach jednej z kategorii działalności twórczej, dającej możliwość zastosowania 50% KUP.

Utworem w rozumieniu Prawa autorskiego jest każdy przejaw działalności twórczej o indywidualnym charakterze, ustalony w jakiejkolwiek postaci. Oznacza to, że utwór powinien posiadać następujące cechy:

1. być rezultatem pracy człowieka,
2. być przedmiotem działalności twórczej, a więc zmierzać do powstania nowego dzieła,
3. mieć indywidualny charakter, tzn. być oryginalny i odróżniać się od innych wytworów podobnego rodzaju,
4. zostać utrwalony w jakiejkolwiek postaci, przy czym sposób wyrażenia utworu nie ma znaczenia.

Prawo autorskie nie zawiera zamkniętego katalogu dzieł podlegających ochronie. Nie przesądza też jednoznacznie, jakie konkretnie rezultaty działalności ludzkiej uznać należy za utwór. Wręcz przeciwnie – na skutek postępu technicznego oraz rozwoju nowych technologii, kategorie wytworów objętych ochroną prawno-autorską ulegają dynamicznym zmianom.

- Karol Ciszak, Radca prawny, Partner Associate | Deloitte Legal

Istotne w tej mierze znaczenie odgrywa m. in. orzecznictwo sądów polskich oraz zagranicznych. W tym miejscu należy wspomnieć, że bez wątpienia za utwór w rozumieniu Prawa autorskiego może zostać uznany program komputerowy.

Co istotne, wartość artystyczna lub materialna utworu nie ma znaczenia w kontekście jego prawno-autorskiej ochrony. Nie oznacza to jednak, że każdy rezultat działania będzie utworem podlegającym ochronie. W szczególności nie jest możliwe uznanie za utwory w rozumieniu Prawa autorskiego dzieł w pełni szablonowych, przygotowanych według szczegółowych instrukcji lub ścisłych wymogów technicznych.

Ustawa o PIT nie definiuje pojęcia działalności twórczej w zakresie programów komputerowych. Stąd pojawiają się dość często wątpliwości, jakie utwory mają charakter pozwalający właściwie zastosować do nich ulgę podatkową. W praktyce każdy utwór (rodzaj utworów) należy oceniać indywidualnie posługując się m.in. wypracowanym orzecznictwem, stanowiskiem doktryny lub znajomością i specyfiką zagadnień z danego obszaru IT.

Zasadniczo uznanie kodu źródłowego za utwór będący wytworem działalności twórczej w zakresie programów komputerowych nie powinno budzić wątpliwości. Jednakże oprócz kodu źródłowego istnieją inne materialne efekty działalności pracowników, które również możemy zaliczyć do tej kategorii, takie jak np. graficzny interfejs użytkownika, czy niektóre rodzaje dokumentacji. Niemniej jednak, każdorazowo w sposób zindywidualizowany należy badać, czy taki wytwór posiada także cechy wymagane Prawem autorskim opisane powyżej.

Przeniesienie praw autorskich na pracodawcę

Warunkiem zastosowania 50% KUP jest uznanie, że honorarium autorskie stanowi przychód z tytułu korzystania lub rozporządzania prawami autorskimi lub pokrewnymi przez pracownika na rzecz pracodawcy. Powoduje to konieczność przeniesienia autorskich praw majątkowych przysługujących pracownikowi na pracodawcę.

Standardowy model nabycia autorskich praw majątkowych do utworów pracowniczych przewiduje, że prawa te powstają pierwotnie na rzecz pracownika-twórcy. Przechodzą one na pracodawcę dopiero z chwilą ich przyjęcia. W takiej sytuacji nie ma wątpliwości, że dochodzi do rozporządzenia autorskimi prawami majątkowymi na rzecz pracodawcy, co umożliwia wypłatę honorarium autorskiego i zastosowanie 50% KUP.

Wyjątek od wskazanej zasady stanowi art. 74 ust. 3 Prawa autorskiego, zgodnie z którym prawa majątkowe do utworu pracowniczego, którym jest program komputerowy przysługują pracodawcy, o ile umowa o pracę nie stanowi inaczej. Oznacza to, że pracodawca nabywa z mocy prawa autorskie prawa majątkowe do programów komputerowych tworzonych przez pracowników już w momencie ustalenia (stworzenia) programu. Nie dochodzi tym samym do przeniesienia tych praw przez pracownika na pracodawcę, a pracownik nie otrzymuje z tego tytułu honorarium autorskiego, co wyklucza prawo do zastosowania 50% KUP.

Możliwe jest jednak odmienne uregulowanie kwestii przejścia praw autorskich w umowie o pracę. Przykładowo pracodawca i pracownik mogą uzgodnić, że majątkowe prawa autorskie do programu komputerowego nie przysługują pracodawcy już w momencie ustalenia programu, tylko zostają na niego przeniesione przez pracownika. W takim wypadku nastąpi powrót do zasady wtórnego nabycia przez pracodawcę majątkowych praw autorskich do programu za odpowiednim wynagrodzeniem, co umożliwi zastosowanie 50% KUP.

- Jakub Markiewicz, Adwokat, Senior Managing Associate | Deloitte Legal

Ustalenie wysokości honorarium autorskiego

Honorarium autorskie to część wynagrodzenia należna pracownikowi z tytułu przeniesienia na pracodawcę autorskich praw majątkowych do stworzonych przez niego utworów. Z Interpretacji ogólnej wynika, że obligatoryjnym warunkiem wdrożenia 50% KUP jest wyraźne wyodrębnienie honorarium autorskiego od innych składników wynagrodzenia. Ma to istotne znaczenie, gdyż podwyższone koszty uzyskania przychodu mogą zostać zastosowane jedynie do honorarium autorskiego, a nie do całości wynagrodzenia ze stosunku pracy lub innych elementów wynagrodzenia.

Przepisy, orzecznictwo, jak i doktryna nie dają jednoznacznych odpowiedzi, jaki jest właściwy sposób ustalania wysokości honorarium autorskiego. Kwestia ta została pozostawiona swobodzie kontraktowej stron stosunku pracy. Interpretacja ogólna zastrzega jednak, że niezależnie od wybranej metody ustalania wysokości honorarium autorskiego (np. czy to na podstawie czasu pracy czy też wyodrębnienia kwotowego lub procentowego) musi być ono powiązane z utworami stworzonymi przez pracownika.

Archiwizacja utworów

Uzyskanie przychodu z rozporządzania prawami autorskimi powinno być odpowiednio dokumentowane. Niemniej jednak żadne przepisy nie określają, w jaki sposób proces dokumentowania powinien przebiegać.

Przykładowym rozwiązaniem jest prowadzenie ewidencji utworów tworzonych przez pracowników. Ewidencja taka może okazać się pomocna w przypadku ewentualnej kontroli organów podatkowych.

Istotne jest posiadanie przez pracodawcę dowodów potwierdzających, że utwory, za które pracownik otrzymał honorarium autorskie, powstały oraz zostały zaakceptowane przez pracodawcę.

Dostosowanie dokumentów pracowniczych

Wdrożenie struktury wynagradzania pracowników z zastosowaniem 50% KUP może wiązać się z koniecznością zmiany dokumentów pracowniczych (takich jak np. umowa o pracę) lub stworzenia odpowiednich procedur (akceptacji utworów, archiwizowania).

- Anna Gajdemska, Aplikantka Adwokacka, Associate

Powinny one zawierać postanowienia zgodne z odpowiednimi przepisami z zakresu Prawa autorskiego i Ustawy o PIT dotyczące m.in. momentu przeniesienia praw autorskich oraz właściwego podziału wynagrodzenia na wynagrodzenie zasadnicze i honorarium autorskie.

Dlaczego warto?

Mimo, że wdrożenie i utrzymywanie w zgodzie z aktualnymi regulacjami systemu 50% KUP wiąże się niewątpliwie z zaangażowaniem dodatkowych zasobów (ludzkich, czasowych) to jest to bez wątpienia skuteczne narzędzie pozwalające na zwiększenie atrakcyjności danego przedsiębiorcy (pracodawcy) w oczach potencjalnych i aktualnych pracowników z branży IT.