COVID-19, KSH

Analizy

Walne zgromadzenia akcjonariuszy w czasach epidemii SARS-CoV-2

Alert prawny 10/2020

W ostatnim dniu marca Sejm przyjął ustawę stanowiącą tzw. Tarczę Antykryzysową, w której znowelizowano między innymi Kodeks Spółek Handlowych (k.s.h.), rozszerzając możliwość przeprowadzenia walnego zgromadzenia akcjonariuszy (WZA) przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej w spółkach akcyjnych. Obecnie jedynie spółki, których statut sprzeciwia się takiej formie przeprowadzenia walnych zgromadzeń, nie mogą odbywać tzw. e-WZA. Oznacza to, że znaczna grupa spółek, których statuty do tej pory nie przewidywały postanowień związanych z e-WZA, od 31 marca może przeprowadzać WZA w tej formie.

Jak zorganizować e-WZA:

1. Ustanowienie przez radę nadzorczą regulaminu określającego szczegółowe zasady udziału w walnym zgromadzeniu przy wykorzystywaniu środków komunikacji elektronicznej. Obowiązek uchwalenia regulaminu jest jedyną wyraźną zmianą w sposobie organizacji e-WZA, która weszła w życie 31 marca. – Postanowienia, które mogłyby się znaleźć w takim regulaminie są, w przypadku niektórych spółek, już sformułowane w regulaminach uchwalonych przez WZA lub w ogłoszeniach o zwołaniu WZA. W takim przypadku wystarczy jedynie ich zatwierdzenie przez radę nadzorczą w formie regulaminu. Zgodnie z nowelizacją k.s.h. rada nadzorcza może podejmować uchwały, a zatem również zatwierdzać regulamin w trybie zdalnym, o ile nie sprzeciwiają się temu postanowienia statutu;

2. Znalezienie odpowiedniej platformy – od strony formalnej e-WZA w obecnej sytuacji (a przynajmniej do 3 września 2020 r.) nie będą znacząco różniły się od nielicznych e-WZA przeprowadzonych do tej pory, jednakże należy liczyć się z faktem, że liczba akcjonariuszy zainteresowanych zdalnym uczestnictwem może znacząco wzrosnąć. W związku z tym spółki korzystające z własnych platform powinny spodziewać się większego obciążenia serwerów, zaś wszystkie spółki staną przed wyzwaniem logistycznym związanym ze zdalną weryfikacją dużej liczby dokumentów. Rozwiązaniem dla wielu spółek, szczególnie tych mniejszych, może być skorzystanie z dostępnych na rynku usług kompleksowej obsługi e-WZA, które oferuje m.in. KDPW. Jednakże nawet w takim przypadku to na emitencie ciążą z reguły obowiązki związane z weryfikacją części dokumentów takich jak pełnomocnictwa czy wyciągi z rejestrów;

3. Warunki techniczne obowiązujące od 31 marca (niezmienione znacząco względem poprzednio obowiązujących):

  • zapewnienie dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym wszystkich osób uczestniczących w walnym zgromadzeniu, w ramach której mogą one wypowiadać się w toku obrad walnego zgromadzenia,
  • zapewnienie wykonywania osobiście lub przez pełnomocnika prawa głosu przed lub w toku walnego zgromadzenia,
  • zapewnienie transmisji obrad walnego zgromadzenia w czasie rzeczywistym tylko dla spółek publicznych;

4. Weryfikacja dokumentów – Tarcza Antykryzysowa nie przewiduje zdalnych procedur weryfikacji dokumentów uprawniających akcjonariuszy do udziału w WZA ani dokumentów potwierdzających umocowanie pełnomocników. Należy przyjąć, że proces weryfikacji dokumentów, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, powinien odbywać się podobnie do obecnie znanych procedur weryfikacji, tj. przez załączenie skanów dokumentów do systemu obsługującego e-WZA lub przesłanie ich bezpośrednio na adres email wskazany przez emitenta albo nadanie pocztą tradycyjną. Spółki powinny pamiętać, że w obecnej sytuacji, z uwagi na większe zainteresowanie zdalnym uczestnictwem, weryfikacja dokumentów będzie wiązała się z większym obciążeniem czasowym, a także powinny zostać wprowadzone dodatkowe zdalne procedury potwierdzające. Należy też pamiętać o obowiązkach związanych z ochroną danych osobowych wynikających z RODO. Agenda WZA powinna przewidywać dodatkowy czas na sprawdzenie tożsamości uczestników, jeżeli zachodzi taka potrzeba. Istnieje też możliwość (np. w platformie KDPW) nadania wcześniej zweryfikowanym uczestnikom kodów identyfikujących, którymi „logują się” do WZA.

5. Tarcza Antykryzysowa nie zwalnia z obowiązku sporządzenia protokołu WZA przez notariusza. Notariusz będzie musiał być nadal obecny w miejscu przeprowadzenia WZA, w którym sporządzi protokół, a jeśli przewodniczący zgromadzenia będzie w innym miejscu, to będzie on musiał złożyć podpis na protokole w obecności notariusza w innym terminie. Niewykluczone, że będzie również możliwość zdalnego udziału notariusza (przebywającego np. we własnej kancelarii) w e-WZA, o ile zostanie mu zapewniony dostęp do przebiegu WZA na żywo, w sposób umożliwiający sporządzenie protokołu. Krajowa Rada Notariuszy nie wydała do tej pory żadnego stanowiska w tym przedmiocie, zatem trzeba się spodziewać, że, przynajmniej do momentu uregulowania tej kwestii, to konkretny notariusz będzie wskazywał w jakim miejscu powinien się znajdować w celu przeprowadzenia czynności. Obecnie można przypuszczać, że osoba, która zgodnie z wiedzą emitenta będzie prawdopodobnie wyznaczona do pełnienia funkcji przewodniczącego będzie przebywać w trakcie WZA w miejscu wyznaczonym do jego przeprowadzenia wraz z notariuszem.

6. Dodatkowe warunki techniczne/obowiązki spółek od 3 września 2020 r.

  • Obowiązek niezwłocznego elektronicznego potwierdzenie otrzymania głosu przez spółkę;
  • Na wniosek akcjonariusza (złożony w ciągu 3 miesięcy od zakończenia WZA), spółka przesyła akcjonariuszowi potwierdzenie, że jego głos został prawidłowo zarejestrowany oraz policzony.


e-WZA odbywające się w dobie epidemii SARS-CoV-2:

W ostatnich dniach odbyło się kilka walnych zgromadzeń akcjonariuszy spółek publicznych. Niektórzy z emitentów nie zdecydowali o wprowadzaniu zmian zasad przeprowadzania WZA ogłoszonych przed pandemią, podczas gdy inni podjęli decyzję, że WZA będzie przeprowadzone z możliwością uczestnictwa przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej.

Rozwiązania dotychczas wykorzystane przez spółki podczas walnych zgromadzeń z możliwością zdalnego uczestnictwa obejmowały m.in.:

  • umożliwienie akcjonariuszom chcącym uczestniczyć w WZA przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej zgłoszenie tej chęci spółce w formie mailowej. Akcjonariusze byli zobowiązani do przesłania mailem dokumentów potwierdzających ich prawo do uczestnictwa lub umocowanie do reprezentowania akcjonariusza. Lista była sprawdzona wraz z listą przesłaną przez KDPW;
  • elektroniczna weryfikacja akcjonariuszy i przesłanie zweryfikowanym akcjonariuszom linków do platformy umożliwiającej udział w WZA;
  • zdalna obecność nie tylko akcjonariuszy, ale też członków zarządu, członków rady nadzorczej oraz przedstawicieli audytora;
  • wydłużenie czasu na głosowanie, uwzgledniające ewentualne opóźnienie w transmisji;
  • sporządzenie listy obecności przed rozpoczęciem transmisji, zaś zatwierdzanie jej w trakcie transmisji;
  • udostępnienie treści uchwał i możliwości zmian do tych uchwał za pośrednictwem platformy;
  • uruchomienie w przeddzień WZA wszystkim akcjonariuszom platformy internetowej, w celu umożliwienia akcjonariuszom przetestowania sprzętu, z którego będą korzystać oraz wydajności łącza.

 

Podsumowanie:

W czasie pandemii niezwykle istotnym dla spółek powinno być niezakłócone odbycie walnych zgromadzeń przy równoczesnym zapewnieniu bezpieczeństwa uczestników, a także równego dostępu akcjonariuszy do uczestnictwa w walnym zgromadzeniu. Tarcza Antykryzysowa umożliwia spółkom akcyjnym przeprowadzanie tzw. zdalnych walnych zgromadzeń przy wykorzystaniu środków komunikacji elektronicznej. e-WZA powinny pozwolić spółkom ograniczyć liczbę osób fizycznie obecnych w miejscu przeprowadzania zgromadzenia. Jednakże zauważamy również, że e-WZA może wiązać się z problemami natury technicznej dotyczącymi m. in. realizacji transmisji, zdalnej weryfikacji dokumentów, zorganizowania platformy do głosowania, czy sposobu protokołowania przez notariusza, o czym spółki powinny pomyśleć z odpowiednim wyprzedzeniem, aby zapewnić bezproblemowe odbycie walnego zgromadzenia.

COVID-19 - Nawigator prawny

Nadzwyczajne uwarunkowania wymagają niezwłocznego podejmowania decyzji. W obliczu zagrożenia tylko dobrze przygotowane firmy będą w stanie zapewnić odpowiednią ochronę prawną i ciągłość swojego biznesu.

Dowiedz się więcej

Treść powyższego alertu została zaktualizowana w związku z uchwaleniem przez Sejm tzw. Tarczy Antykryzysowej 2.0 w wersji nie uwzględniającej uprzednio zapowiadanych zmian legislacyjnych, o których wzmianka została zamieszczona w alercie w pierwotnym brzmieniu. Do zmian tych należy zaliczyć możliwość zdalnego protokołowania e-WZA przez notariusza oraz dopuszczenie składania pełnomocnictw do udziału w WZA w formie elektronicznej, niewymagającej opatrzenia kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Mając na względzie, że ww. zmiany odpowiadały postulatom podmiotów zainteresowanych, pozostaje mieć nadzieję, że kwestie te powrócą pod obrady Sejmu w kolejnych miesiącach.

Cykl webcastów: Tarcza antykryzysowa


Tarcza antykryzysowa - Rządowe drogowskazy dla przedsiębiorców w obliczu pandemii

> Odsłuchaj nagranie

Tarcza antykryzysowa - Wpływ COVID-19 na inwestorów działających w ramach Polskiej Strefy Inwestycji i SSE

> Odsłuchaj nagranie

Tarcza antykryzysowa - Nowe możliwości finansowego wsparcia dla pracodawców w walce z COVID-19

> Odsłuchaj nagranie

Masz pytania lub wątpliwości?
Chcesz dowiedzieć się więcej?

Napisz do nas

Subskrybuj "Alerty prawne"

Otrzymuj powiadomienia na e-mail o nowych Alertach prawnych Deloitte Legal

Więcej informacji: Combating COVID-19 with resilience

Czy ta strona była pomocna?