Ukraińcy w Polsce – podatki, ubezpieczenia społeczne i obowiązki legalizacyjne

Podatek dochodowy od osób fizycznych

Jeżeli obywatel Ukrainy spełnia warunki, aby zostać uznanym za polskiego rezydenta dla celów podatkowych, podlega on opodatkowaniu w Polsce od całości swoich światowych dochodów. Aby zostać polskim rezydentem podatkowym, wystarczy spędzić w Polsce więcej niż 183 dni w roku kalendarzowym lub przenieść do Polski ośrodek swoich interesów osobistych lub gospodarczych. Ponieważ wystarczające jest spełnienie jednego z tych dwóch warunków, przebywanie w Polsce dłużej niż 183 dni w 2022 r., nawet jeśli jest skutkiem działań wojennych prowadzonych na terytorium Ukrainy, jest już przesłanką uzyskania statusu polskiego rezydenta podatkowego. Należy także zauważyć, że określenie tego statusu powinno również uwzględniać zasady przewidziane w umowie o unikaniu podwójnego opodatkowania zawartej pomiędzy Polską a Ukrainą („Umowa”). Jednocześnie na podstawie przepisów specustawy o pomocy obywatelom Ukrainy, w okresie od 24 lutego 2022 do końca 2022 roku przeniesienie ośrodka interesów życiowych do Polski można stwierdzić na podstawie pisemnego oświadczenia złożonego przez obywatela Ukrainy.

Należy jednak zaznaczyć, że obywatel Ukrainy, nawet jeśli nie spełnia warunków, aby być uznanym za polskiego rezydenta podatkowego, nadal może podlegać opodatkowaniu w Polsce, jeśli uzyskuje dochody za pracę fizycznie wykonywaną na terytorium Polski (np. za pracę zdalną na rzecz ukraińskiego pracodawcy) lub inne dochody pochodzące ze źródeł położonych w Polsce. Umowa przewiduje pewne reguły ochronne, natomiast reguły te zazwyczaj nie obowiązują w przypadku przekroczenia określonych progów, np. osoba świadcząca pracę na podstawie ukraińskiej umowy o pracę przebywająca w Polsce dłużej niż 183 dni w 2022 r. nie skorzysta z ochrony przewidzianej w Umowie.

W konsekwencji, pomimo wyjątkowych okoliczności w jakich znaleźli się Ukraińcy w tym roku, osoby które przeniosły się do Polski i osiągają w trakcie pobytu w Polsce dochody (np. z tytułu zatrudnienia przez ukraińską firmę albo z indywidualnej działalności gospodarczej) mogą podlegać opodatkowaniu polskim podatkiem dochodowym.

Chcielibyśmy podkreślić, że jak dotąd w Polsce nie zostały uchwalone żadne szczególne zwolnienia w powyższym zakresie. Ministerstwo Finansów poinformowało, że podejście do określania kwestii takich jak np. ustalenie ośrodka interesów życiowych będzie w tym roku elastyczne, tym niemniej nie zostały złożone żadne deklaracje dotyczące zwolnienia Ukraińców z zobowiązań podatkowych w Polsce bądź np. zawieszenia obiektywnych kryteriów takich jak np. wskazany wyżej próg 183 dni pobytu w Polsce.

Ubezpieczenia społeczne

Ukraińcy zatrudnieni bezpośrednio przez polskich pracodawców co do zasady podlegają ubezpieczeniom społecznym w Polsce. Potencjalnie inna sytuacja występuje w przypadku zatrudnienia przez ukraińską firmę lub w przypadku pracy na własny rachunek jako osoba samozatrudniona.

Ponieważ Polska i Ukraina zawarły Umowę o zabezpieczeniu społecznym, konsekwencje w zakresie ubezpieczeń społecznych powinny być określone na podstawie tej umowy. Również w tym przypadku żadne szczególne zasady dotyczące obecnej sytuacji nie zostały jak dotąd wprowadzone w życie.

Zgodnie z ogólną zasadą wynikającą z umowy o zabezpieczeniu społecznym, składki na ubezpieczenia społeczne powinny być płacone w państwie, w którym praca lub usługi są wykonywane. Może to oznaczać formalny obowiązek ukraińskiego pracodawcy zarejestrowania się w Polsce dla potrzeb ubezpieczeń społecznych. Jeśli jednak po stronie ukraińskiej zostanie uzyskany odpowiedni certyfikat, dana osoba może pozostać ubezpieczona w systemie ukraińskim w czasie pracy w Polsce. Uzyskanie takiego certyfikatu może być albo czynnością jednostronną po stronie ukraińskiej (np. w przypadku oddelegowania pracownika do pracy w Polsce na okres nieprzekraczający 24 miesięcy) albo może wymagać zgody ZUS (np. gdy żaden wyjątek przewidziany Umową nie znajduje bezpośredniego zastosowania, ale instytucje obu państw uzgodnią wyjątek w interesie danej osoby lub grupy osób). Ze strony polskiej instytucji (ZUS) nie zostały jak dotąd przedstawione żadne precyzyjne wytyczne dotyczące podejścia do sytuacji Ukraińców, którzy relokowali się do Polski z powodu wojny.

Numer PESEL i status UKR – zachowanie uprawnień wynikających ze specustawy

Zmiany w statusie obywateli Ukrainy w Polsce, wynikają z wprowadzonej w lipcu 2022 r. nowelizacji ustawy o pomocy obywatelom Ukrainy, a także z wcześniejszych zapisów specustawy, zapowiadających zmianę statusu beneficjentów ww. ustawy, po upływie terminów wcześniej w niej wskazanych.

Co do zasady, obywatel Ukrainy, który opuścił terytorium Polski na czas dłuższy niż 1 miesiąc, traci uprawnienia wynikające ze specustawy. Nowelizacja doprecyzowuje, jaki status posiada osoba, która wcześniej posiadała „status UKR”, a następnie wyjechała z Polski. Po przekazaniu przez Komendanta Głównego Straży Granicznej informacji o wyjeździe z Polski na okres powyżej 1 miesiąca, „status UKR” zostanie automatycznie zmieniony na „status NUE”. Stanie się tak również wtedy, gdy obywatel Ukrainy przedstawi dokumenty, potwierdzające złożenie wniosku o legalizację pobytu, wyłączającego go z zastosowania ustawy lub złożył wniosek o udzielenie ochrony międzynarodowej.

Nowością wynikającą z nowelizacji specustawy jest nałożony na Komendanta Głównego Straży Granicznej obowiązek informowania ZUS o wyjeździe na okres powyżej 1 miesiąca, obywatela Ukrainy, który podlega przepisom specustawy.

Wyjazd z Polski dotyczy przekraczania zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych granic strefy UE Schengen. Jednocześnie „status UKR” może zostać przywrócony. W praktyce zatem obywatele Ukrainy, którzy opuścili kraj w związku z konfliktem zbrojnym, nie tracą uprawnień, które daje im specustawa pod warunkiem, że ponowny wjazd do Polski będzie spowodowany konfliktem zbrojnym. Przepis dotyczący ewentualnej utraty uprawnień, wynikających ze specustawy po 1 miesiącu nieobecności, nie dotyczy osób, które zostały skierowane do wykonywania pracy lub usług poza granicami Polski, przez podmioty prowadzące działalność w Polsce.

Dostęp do rynku pracy

Obowiązujące przepisy dają obywatelom Ukrainy wolny dostęp do rynku pracy w Polsce w przypadku podjęcia zatrudnienia u polskich pracodawców. Warunkiem jest legalny pobyt na podstawie zezwoleń i wiz uzyskanych przed wybuchem wojny lub pobyt uznany za legalny na podstawie przepisów specustawy. Bez zmian pozostaje obowiązek zgłoszenia przez pracodawcę faktu powierzenia pracy przez obywatela Ukrainy do powiatowego urzędu pracy właściwego z uwagi na siedzibę pracodawcy, w terminie 14 dni od dnia podjęcia zatrudnienia. Powyższa regulacja została uszczegółowiona: praca musi być wykonywana w wymiarze pracy nie niższym niż wskazany w powiadomieniu oraz za wynagrodzeniem nie niższym niż ustalone według stawki określonej w powiadomieniu. Obowiązek powiadomienia nie dotyczy obywateli Ukrainy, posiadających wolny dostęp do rynku pracy w Polsce na podstawie przesłanek, wymienionych w przepisach ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.

Odrębną kwestią pozostaje wykonywanie pracy w Polsce na podstawie ukraińskiej umowy o pracę. Zagraniczny pracodawca z Ukrainy nie może złożyć notyfikacji do powiatowego urzędu pracy zgodnie ze specustawą, więc Ukraińcy pracujący na podstawie zagranicznych umów o pracę nie korzystają z pełnego dostępu do rynku pracy na podstawie zapisów specustawy. W przypadku formalnego delegowania do pracy w Polsce zastosowanie będą miały przepisy ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, które mogą powodować konieczność uzyskania zezwolenia na pracę oraz dokumentu pobytowego w celu legalnego wykonywania pracy. Jeśli wykonywanie pracy nie odbywa się w ramach formalnego delegowania, co może mieć miejsce w przypadku Ukraińców uciekających z terytorium Ukrainy w związku z wojną, do rozważenia pozostają warunki wykonywania pracy zdalnej w Polsce i możliwość wykonywania tej pracy bez zezwolenia na pracę.

Legalny pobyt w Polsce

Zgodnie z przepisami specustawy, pobyt obywateli Ukrainy, których ww. akt obejmuje swoim zakresem podmiotowym, uznaje się za legalny w okresie 18 miesięcy, licząc od dnia 24.02.2022 r. W tym czasie obywatele Ukrainy korzystają ze statusu ochrony czasowej w Polsce.

Obywatele Ukrainy korzystający z ochrony czasowej w Polsce na podstawie specustawy mogą wnioskować w udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy. Jednak taki wniosek będzie mógł być złożony dopiero po upływie 9 miesięcy od dnia ich wjazdu do Polski, w związku z działaniami wojennymi na terytorium Ukrainy, nie później jednak niż po upływie wskazanych wyżej 18 miesięcy.

Termin złożenia wniosków przez obywateli Ukrainy, którzy wjechali do Polski po wybuchu wojny zacznie swój bieg 24.11.2022 r. i od tej daty uprawnieni obywatele Ukrainy będą mogli składać indywidualne wnioski o udzielenie zezwolenia na pobyt czasowy. Ten typ zezwolenia częściowo został uregulowany przepisami specustawy, w pozostałym zakresie stosuje się przepisy ustawy o cudzoziemcach.

Najistotniejsze cechy zezwolenia na pobyt czasowy, o który będą mogli ubiegać się obywatele Ukrainy:

1. Zezwolenie wydawane będzie jednorazowo, na okres 3 lat;
2. Właściwy do rozpatrzenia wniosku będzie wojewoda właściwy ze względu na miejsce pobytu wnioskodawcy; zmiana miejsca pobytu w trakcie procesu, nie będzie mieć wpływu na właściwość miejscową wojewody
3. Postępowanie będzie jednoinstancyjne, tym samym decyzja, która zapadnie w sprawie będzie ostateczna
4. Obywatel Ukrainy, któremu udzielone zostanie ww. zezwolenie, będzie uprawniony do wykonywania pracy w Polsce bez zezwolenia na pracę
5. Decyzja odmowna może być wydana tylko w przypadku:
   1. uchybienia terminu do złożenia wniosku,
   2. jeżeli dane cudzoziemca znajdują się w wykazie osób, których pobyt w Polsce jest niepożądany
   3. gdy wymagają tego względy obronności, bezpieczeństwa państwa lub ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego.

Możliwość podróżowania

Kwestia umożliwienia przemieszczania się obywateli Ukrainy w ramach strefy UE Schengen została uregulowana na mocy porozumienia pomiędzy Ministerstwem Spraw Wewnętrznych i Administracji a Komisją Europejską w lipcu 2022 r. Beneficjenci specustawy mogą korzystać z dokumentu pobytowego diia.pl w aplikacji mobilnej mObywatel. Do jego uzyskania konieczne jest posiadanie numeru PESEL ze statusem UKR oraz profilu zaufanego. Profil zaufany jest dostępny dla dorosłych oraz dzieci powyżej 13 roku życia, więc aplikacja mObywatel i certyfikat diia.pl nie będą mogły być zastosowanie w przypadku małoletnich dzieci poniżej 13 roku życia.

Dokument elektroniczny wraz z ważnym paszportem uprawnia do:

• przekraczania granic zewnętrznych UE oraz wewnętrznych państw strefy Schengen,
• pobytu na terytorium Polski w okresie swojej ważności,
• pobytu na terytorium innych państw Schengen w okresie do 90 dni w ostatnich 180 dniach.

* * *

Biorąc pod uwagę przywołane wyżej regulacje prawne, sytuacji obywateli Ukrainy którzy przenieśli się do Polski w 2022 r. może wymagać szczególnej uwagi i mogą ich obciążać określone obowiązki podatkowe i inne obowiązki w Polsce. Chętnie przedstawimy naszą ofertę wsparcia w określeniu zakresu tych obowiązków oraz ich prawidłowego wypełnienia.